湖南豪利有限責任公司采購制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1 湖南豪利有限責任公司簡介 湖南豪利有限責任公司采購制度優(yōu)化設計湖南豪利有限責任公司簡介湖南豪利有限責任公司(以下簡稱豪利有限公司)，是傳統的企業(yè)，成立于二零一三年零六月二十一日，法定代表人是王建軍，地址位于湖南省邵陽市新寧縣金石鎮(zhèn)四組一百零四號，擁有在職員工三十余人。經營范圍主要包括自產自銷、加工電子產品、線材、連接器、電腦及零配件塑料制品、五金制品模具。為全縣零售商提供產品，提供工作崗位，價格較便宜。公司根本結構像圖1所示：圖1湖南豪利有限責任公司公司基本組織結構湖南豪利有限責任公司現狀湖南豪利有限責任公司采購業(yè)務的主要流程：采購的需求--制定采購計劃--總經理審批--尋找供應商--詢價、比價、議價--采購洽購--合同簽訂（確定付款的條件、貨運方式、售后服務）--交貨驗收--質檢--入庫--財務結算這幾個模塊。首先是生產人員提出采購需求給采購部，然后采購人員把制定好的采購計劃給總經理簽字審核，而后再尋找適合的供應商進行物料的采購和合同的簽約，最后驗收合格才材料入倉庫，財務部則進行財務結算。如圖2所示：為了了解湖南豪利有限責任公司近幾年營業(yè)額的狀況，現對湖南豪利有限責任公司近幾年營業(yè)額進行分析如圖3所示：從中我們可以看到，湖南豪利有限責任公司近幾年營業(yè)額大幅降低，因為采購制度的不合理并沒有與時俱進做出改革，生產力落后，導致客戶流失。 采購需求采購計劃采購需求采購計劃找供應商采購審批采購洽談合同簽訂交貨驗收財務結算詢價、比價、議價財務確認付款條件及賬期總經理審批不合格合格入庫退貨圖2湖南豪利有限責任公司采購審批圖圖32017年-2020年湖南豪利有限責任公司營業(yè)額情況湖南豪利有限責任公司采購制度中存在問題缺乏緊急采購制度湖南豪利有限責任公司物料采購都是統一的采購流程，總是因為突然需要采購某個物料但是審批環(huán)節(jié)比較多，需要很多部門進行簽字，手續(xù)繁瑣。從而使得采購部門不能準時的采購所急需的物資。在極大程度影響了生產部門的工作效率，滿足不了客戶需求，影響生產進度。采購計劃制定不合理生產與采購無法進行互動。湖南豪利有限責任公司部門物資采購計劃和生產計劃之間聯系不緊密。生產計劃是采購物料的基石，而湖南豪利有限責任公司并沒有重視這一點。生產部門提出的計劃合不合常理，行不行得通，采購部門都沒有和生產部門互相溝通討論，只要總經理一審核，采購員就馬上進行物料采購。而且再加上湖南豪利有限責任公司和供應商關系好，采購全靠當面說明采購內容，沒有相應的采購表格和流轉單，不便于日后的追責和檢查。這就導致公司采購毫無計劃，從而增加了大量采購成本。采購部門績效考核的不嚴謹績效考核指標制定不合理。湖南豪利有限責任公司采購部門的考核指標是由部門內部制定的，防止被扣分和不出錯,考核指標基本上是“不容易被扣分”的指標，比如說遲到可以補卡不影響考勤率不扣分，采購人員外出辦事只要把事情辦完就不會扣分，沒有時間約束，當天沒完成的工作可以拖到第二天或者當月完成；偏離員工職責的重點，并且湖南豪利有限責任公司的考核指標沒有辦法促進員工工作效率的提高。績效考核的數據很難記錄,得不到公平、公正的保障。每次考核,考核人員都是依據績效數據來進行考核,然而因為采購部門的績效考核基本上使用采購部門本身提供的數據來進行考核,數據的真實性不值得完全信任。側面反映出,績效考核存在人情往來機會。供應商管理不健全因為采購部門的工作人員沒有先進完善的供應商管理知識，沒有熟練的實際操作能力，依據以前的經驗和傳統的方式選擇與評價供應商，缺乏合理的考核方法，使得采購部門對供應商管理工作落后于其他企業(yè)。再加上湖南豪利有限責任公司的采購部門一直認為采購物料只要和供應商搞好關系，兩者之間尋求平衡點。然而這往往會不平衡發(fā)展。采購過程中，與供應商保持良好關系很重要，但時間一長，湖南豪利有限責任公司會依賴或受制于某些特定供應商。對湖南豪利有限責任公司尋找新的好供應商非常不好，和對湖南豪利有限責任公司進行技術上面的創(chuàng)新很不利，更加方便損壞企業(yè)的利益，讓內部滋生貪污。湖南豪利有限責任公司采購制度優(yōu)化設計增加緊急采購制度湖南豪利有限責任公司應該根據公司采購實際情況新增緊急采購制度。目的是完善緊急采購的管理過程，提升采購效率，保證生產部門生產的正常進行。范圍就比如說在生產過程中總經理需要加急的物料、生產要的電子產品、線材、連接器和零配件等等需要立即采購的采購活動。采購流程如下，由生產部門在得知之后，去倉庫進行檢查，判斷是否需要緊急采購，如需要，生產部制定緊急采購計劃交部門負責人審核；通過后，采購部詢價商量擬定初步計劃交部門負責人審核，最后總經理審批完。采購人員根據該方案進行物料采購，財務部則按合同付款。如圖4所示：生產部生產部采購部總經理財務部判斷是否需要緊急采購制定緊急采購計劃生產部審核詢價，擬定初步方案采購部審核緊急采購方案總經理審批按合同付款執(zhí)行方案，報財務部一份圖4湖南豪利有限責任公司緊急采購優(yōu)化圖采購計劃優(yōu)化設計為了日后采購的規(guī)范化，便于尋找原因。湖南豪利有限責任公司做出如下內部流轉單，它的作用是方便總經理了解采購進行到哪里和尋找對應的采購業(yè)務負責人。生產部門需要物料采購時，將采購計劃單和填好的流轉單一起交給采購部門，采購人員采購完成后，把流轉單交給總經理留存。如表1所示：表1湖南豪利有限責任公司內部流轉單內部流轉單公司負責人填表日期內容接收人接收日期辦結日期交付人接收人接收日期辦結日期交付人接收人接收日期辦結日期交付人接收人接收日期辦結日期交付人生產部門以公司目標和生產能力為基本要素制訂生產計劃，然后再根據生產計劃制定物資需求計劃，提出具體的物料采購計劃，填寫采購計劃單。如表2所示：表2湖南豪利有限責任公司采購計劃單采購計劃單物料名稱存量各訂單需求量統計不足數量上次訂單余量訂購預計入庫時間備注日期數量填表人電話號碼時間采購部門依據采購計劃，選擇合適的供應商，制定規(guī)范合理的采購計劃然后進行商務談判，完成采購訂單，采購所需要物資。如表3所示：表3湖南豪利有限責任公司采購訂單表采購訂單表采購代碼貨物名稱規(guī)格型號數量采購預算備注合計預算外預算內其他金額合計財務負責人經辦人電話號碼因為采購部門能獲得更好、更便宜的物資，降低生產成本；在采購部門進行調查后可以信息反饋給生產部門，看是否需要補進先前提出的采購計劃。采購完結后，讓采購部門的相關負責人對采購物資進行質檢和分類，然后將采購的物資交給生產部門，最后進行財務方面的結算。采購績效考核優(yōu)化設計確認考核的標準。制定合理科學的采購工作考核標準，規(guī)范具體的數量、完成時間要求及扣分標準,給績效考核提供具體依據。這也就使考核過程更加公平、公正、公開,利于提高員工積極性。如表4所示：表4湖南豪利有限責任公司考核表考核項目分值考核內容扣分項考核人訂單完成率25原材料完成時效停工斷料扣5分，未按時到位扣和緊急采購加價扣2分生產部采購成本控制15原材料調價的及時性合理性未在規(guī)定時間內做好調價程序扣2分財務部采購執(zhí)行力度15超計劃或無計劃采購超計劃扣2分，無計劃扣5分采購部長臨時性任務15是否規(guī)定時間完成未按時完成扣2分，當月未完成扣5分采購總監(jiān)日常內部管理10合同歸檔，臺賬完整性，發(fā)票入賬檔案混亂、入賬不及時、扣2分采購總監(jiān)出勤率10出勤制度考核遲到早退扣2分，曠工一天扣5分行政部信息化辦公10上傳下達，溝通使用信息化手段未使用電腦網絡完成信息傳達扣2分行政部建立量化記錄體系。真實存在績效數據能促進績效考核的實施，可以制作工作日志評價表格，對每天工作人員的工作進行量化管理，為績效考核提供客觀數據，減少主觀因素對考核的影響。同時，部門領導應該對部門員工的日常工作進行評估，提出表揚獎勵和改進意見，完成評價表格。為了減少員工借著和領導關系好或者賄賂相關負責人等主觀因素的影響，應該減少部門領導對員工打分對于考核分數所占比重,每個季度對之前的評價表格進行復查，避免出錯。后面，為了考核結果能更好地體現出來，可以將數據進行量化記錄。如表5所示：表5湖南豪利有限責任公司量化記錄表姓名：職務：考核時間：考核人：內容實際情況次數最終情況遲到早退違紀被公司扣款或通報批評串崗、脫崗服務態(tài)度差有投訴進貨信息反映不全面錯進、不按計劃進貨專業(yè)水平欠佳，部門抱怨其他工作建議正確選擇供應商湖南豪利有限責任公司應該要求采購人員在做好本職工作的同時，積極組織采購人員每周用一到二個小時進行業(yè)務學習，每個月都要組織采購人員學習與采購相關的業(yè)務知識，并且要求采購人員深入市場內部實地考察，加強溝通，增強采購人員實際操作能力。湖南豪利有限責任公司的采購部門在每次對采購的物料開展市場調研后，選擇四到五家名單，進行挑選；然后在生產、采購、技術部門分別抽選一人組成評選小組，實地去調查供應商，檢查完符合公司條件的填寫調查表；然后計算出每個供應商參照打分總分先后順序，再決定是否選擇該供應商。供應商每一年都要重新進行評價和實地調查，淘汰不合格者，然后再按之前流程重新選擇；對于守信用、供貨準時、質量達標等的供應商，公司可以提供優(yōu)惠政策如采購物料不需要檢查、優(yōu)先支付貸款等。規(guī)定好每個采購物料的收貨標準、與供應商的交接規(guī)程；派遣專職駐廠員，隨機對供應商商品進行抽查保證品質。如圖5所示：不合格不合格采購列入合格名列交貨評審適當獎勵淘汰合格不合格供應商資訊收集基本資料篩選調查申請物料市場調研評估實地調查淘汰年度調查圖5湖南豪利有限責任公司供應商管理流程圖總結采取合理有效的采購制度對一個企業(yè)來說非常重要，湖南豪利有限責任公司應該根據自身企業(yè)的采購條件和要求來制定行之有效的采購方案。湖南豪利有限責任公司的采購制度存在著缺乏緊急采購制度、采購計劃制定不合理、采購部門績效考核不合理、供應商管理不健全等問題。對于缺乏緊急采購制度，湖南豪利有限責任公司應該根據公司采購實際情況新增緊急采購制度；對于第二點采購計劃制定不理想，采購部和生產部互相溝通討論，填寫相應的采購表格和流轉單，控制采購成本；對于績效考核不合理問題，公司應該建立量化記錄體系方便以后考核結果統計和分析；做到考核公正公開，杜絕一些關系戶。對于供應商管理不健全，公司應該把職能集中到一起，實施統