衡陽居易新型環(huán)保節(jié)能建材科技有限公司采購制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1衡陽居易新型環(huán)保節(jié)能建材科技有限公司簡介 衡陽居易新型環(huán)保節(jié)能建材科技有限公司采購制度優(yōu)化設計1衡陽居易新型環(huán)保節(jié)能建材科技有限公司簡介衡陽居易新型環(huán)保節(jié)能建材科技有限公司（以下簡稱居易建材）是國內(nèi)引領性、面向住宅工業(yè)化和建筑節(jié)能領域，致力于新型輕質(zhì)節(jié)能墻板研發(fā)、生產(chǎn)、銷售于裝配的建材科技技術企業(yè)。公司坐落于雁城衡陽市白沙洲湘江之畔，占地兩萬余平方米，注冊資本100萬人民幣，技術力量雄厚。公司投資研發(fā)的專利產(chǎn)品——新型輕質(zhì)隔熱保溫墻板，已獲湖南省墻改辦新型建筑材料認證，具有重量輕、強度高、防滲水性能好、耐火、隔熱、隔音等突出優(yōu)點，填補了國內(nèi)空白。居易憑借持續(xù)的技術創(chuàng)新能力、強烈的品牌質(zhì)量意識、精誠的經(jīng)營服務理念，引領輕質(zhì)保溫墻板行業(yè)，樹立行業(yè)標桿，開啟住宅工業(yè)化背景下節(jié)能墻板材技術革命，將我國的輕質(zhì)保溫墻板技術提升到了一個前所未有的高度。目前公司生產(chǎn)的墻板在衡陽市大型樓盤、影院、汽車4S店、廠區(qū)房、室內(nèi)隔墻裝修、亭臺樓閣、圍欄等工程領域廣泛使用。圖1公司組織結構圖2衡陽居易新型環(huán)保節(jié)能建材科技有限公司采購制度現(xiàn)狀衡陽居易新型環(huán)保節(jié)能建材科技有限公司與一般的制造企業(yè)一樣，實行的是傳統(tǒng)型的采購模式。根據(jù)生產(chǎn)需求確定好采購物資，經(jīng)由部門經(jīng)理審核批準，而后由采購部門聯(lián)系多家原料供應商，通過詢價對比與出具價格最優(yōu)的供應方建立合作關系。具體的采購流程如圖2：圖2衡陽居易新型環(huán)保節(jié)能建材科技有限公司采購流程圖3衡陽居易新型環(huán)保節(jié)能建材科技有限公司現(xiàn)行采購制度存在的問題通過對居易建材公司的調(diào)查，以及相關資料的查詢和分析，我認為該公司存在以下幾個問題：采購計劃編制不合理、采購流程設計存在缺陷、采購監(jiān)督制度不完善。3.1采購計劃編制不合理根據(jù)我對該公司的了解，居易建材在進行墻板生產(chǎn)時對原材料的需求很大，其耗用的主要原材料為水泥、石膏、粉煤灰等。一次所需采購的材料數(shù)量和種類較多，因此該公司通常在年末就對來年的采購計劃進行預算編制，但在第二年執(zhí)行過程中，由于水泥和石膏的市場價格變化波動頻繁，在進行采購時會受到當期市場價格的影響，如若當期市場價格超過預算價格，就會導致實際的采購成本增加。而之前的采購預算又是在歷史價格的基礎上制定的，必然會造成計劃的預算結果和現(xiàn)實相差極大，并且因為制定的是年度預算，無法在中途改變，最終只能導致采購預算的失效。同時在進行采購計劃編制時，對來年的材料需求是在本年材料用量的基礎上預估的，沒有考慮到當期產(chǎn)品的銷售量，往往導致材料采購的數(shù)量過多或過少。材料采購過多，導致庫存增加，不僅增加了部分倉儲費的開支，而且由于水泥、石膏這類原材料容易受潮吸濕，一旦貯藏時間過久，材料使用強度下降，必然會造成部分材料的浪費。而材料不足，在生產(chǎn)過程中隨時可能因為缺乏原料，迫使生產(chǎn)線停工，影響產(chǎn)品完工進度。而采購人員不得不采取緊急采購方式，接受市場價格，導致采購成本增加，影響了企業(yè)的經(jīng)濟效益。這說明該公司采購計劃編制過于的流于其形式，沒有很好的達到控制成本的效果。3.2采購流程設計存在缺陷如上圖1公司的組織結構所示，我們可以了解到居易建材不存在直屬管轄的采購部門，而是附屬于物料部之下，這就意味著相關的采購業(yè)務需要經(jīng)由物料部的審核和批準才能被允許執(zhí)行，在進行緊急采購或者涉及重大金額業(yè)務交易時，也必須按照該流程進行，這就使得采購程序過于的繁瑣，耽誤業(yè)務進度。其次，在供應商的選擇上，主要是由采購部門直接進行對接、交流。盡管采取價格孰低的原則確定，但難以避免采購人員為謀取私利和供應商進行不合理的交易，以此損害公司的利益。再者，由于該公司的主要業(yè)務是生產(chǎn)建筑材料，對原材料需求多且消耗大，那么對其供應商是否能夠及時提供物料的要求也相對較高。但往往在實際運行中，卻經(jīng)常出現(xiàn)物料不能在規(guī)定時間內(nèi)供給或者供給充足但質(zhì)量不過關的情況。而采購部門給予的答復是由于雙方在接洽過程中，過于強調(diào)價格因素，追求利益最大化，缺乏對供應商各方面的了解。因此居易建材需要建立一條穩(wěn)定的供應鏈來滿足自身的供給需求。此外，采購合同作為采購流程中最重要的一環(huán)，主要是由采購人員與供應商在確定好合作意愿后雙方進行的協(xié)商和簽訂。而為了滿足采購需求，采購人員在進行合同簽訂時關注點更多在于材料的單價、數(shù)量、交貨期限、付款方式等，忽視了對材料質(zhì)量的要求和相關驗收標準以及由于具體行為（如交貨不及時、質(zhì)量檢驗不合格、運輸公司選擇不當造成貨物丟失等）可能造成違約情況發(fā)生所規(guī)定的違約標準的審查。從而導致居易建材公司采購合同的風險增加。3.3采購監(jiān)督機制不完善通常而言，公司監(jiān)督部門對公司開展的各項采購業(yè)務進行監(jiān)督，能夠有效避免工作上的一些失誤。但是居易建材對這方面卻缺乏重視，導致部分的監(jiān)管人員沒有意識到自己的職責，在實行監(jiān)督時草草了事，無法及時發(fā)現(xiàn)問題，等到事后出現(xiàn)重大錯誤才想辦法挽救，給采購業(yè)務留下了較大的隱患。而且公司受其規(guī)模限制，為了節(jié)約成本、減少開支，對于監(jiān)管部門和執(zhí)行部門之間的界限區(qū)分也不明確，經(jīng)常出現(xiàn)同一部門扮演兩種角色的情況，這就很容易造成監(jiān)管力度的失效，使得監(jiān)督部門形同虛設。4衡陽居易新型環(huán)保節(jié)能建材科技有限公司采購制度優(yōu)化設計針對以上居易建材公司出現(xiàn)的采購制度問題，我做出的優(yōu)化如下：4.1合理編制采購計劃采購計劃作為采購業(yè)務的第一步，編制是否得當深深影響著后續(xù)采購業(yè)務的開展。該公司自身的采購計劃存在較大缺陷，如采購計劃設置不當、預算編制不合理等，造成了一些可避免成本的增加。因此，居易建材在制定采購計劃時，應編制采購計劃表（如表1），根據(jù)前一季度的生產(chǎn)需求確定下期材料采購計劃數(shù)，然后考慮當期材料期初和期末的結存量，通過公式：本期生產(chǎn)計劃數(shù)+期初結存數(shù)-期末結存數(shù)得出下期實際應采購的材料數(shù)量。這樣就能有效避免采購數(shù)量上的不穩(wěn)定性，節(jié)約采購成本，降低庫存量。表1原材料采購計劃表需求數(shù)量物質(zhì)名稱規(guī)格單位期初結存需求量期末結存采購量供貨廠商需求時間備注此外，在進行采購預算編制時，為了適應市場的靈活多變和預算的可控，居易建材應該取消以一個固定的會計年度為周期制定的采購預算。相反可以選擇采用滾動預算的編制方法代替，大大彌補原先預算編制上存在的不足。因此居易建材在期初進行編制時，不再制訂總年度預算計劃表，而是把一個年度劃分為四個季度，制定季度預算計劃表。先建立起每個月的預算數(shù)據(jù)，然后匯總成一個季度的總預算數(shù)。如果在某個季度期間，發(fā)現(xiàn)采購成本超過了預算范圍，采購員可以根據(jù)實際情況對后續(xù)的預算進行調(diào)整與補充。例如，居易建材第二季度的預算計劃（如表2），我們通過制定這樣的季度預算，可以更加直觀的得出每個月的材料預算和一個季度的總預算，即使材料的價格隨著市場行情波動劇烈，我們也可以采取更換材料廠商、更改采購方式等手段，盡可能減少價格因素帶來的成本增加，同時及時對下一個季度的預算進行更改調(diào)整，如此循環(huán)往復，不斷使其貼合實際，充分發(fā)揮預算對成本的控制作用。表2采購預算表采購預算表公司名稱衡陽居易新型環(huán)保節(jié)能建材科技有限公司制表時間2020年3月編號物料名稱類別型號規(guī)格單位單價預算周期預付款比率（%）預算合計（元）第二季度4月份5月份6月份01水泥水泥噸410元82000615004100020%18450002石膏建筑石膏斤6.4元96008960768030%2624003粉煤灰C類粉煤灰噸150元22500270001950020%6900004網(wǎng)格布內(nèi)墻保溫網(wǎng)格布5*5*75克平方米2元20000160002200040%580004.2建立完善的采購流程采購業(yè)務作為公司業(yè)務的核心，應當建立獨立的采購部門直接對接上級。對涉及較大金額業(yè)務時，就可減少一些不必要的審批程序，提高辦事效率。面對采購供應商出現(xiàn)的問題，居易建材也可以通過加強供應商管理，建立完善的管理體系來提高供應商的質(zhì)量，同時企業(yè)應提高風險意識，減少由采購合同風險帶來的損失，確保公司的經(jīng)濟利益。4.2.1優(yōu)化組織結構居易建材作為一家專門從事生產(chǎn)建材的制造企業(yè)，其中采購業(yè)務占據(jù)了公司業(yè)務中的絕大部分。為了便于對日常采購進行處理，該公司應該設立獨立的采購部門直接對接上級。當涉及較大金額業(yè)務時，可直接傳遞給總經(jīng)理或者更上層領導進行決策，減少一些不必要的審批程序，提高辦事效率。而對于涉及金額不大或者非公司主要業(yè)務的物資采購（如辦公用品等），給予采購部門經(jīng)理一定的權限，按照個人的職業(yè)判斷能力和公司的采購經(jīng)驗及處理程序，進行一般采購的審批工作。同時為了加強采購部門的內(nèi)部管理和控制，居易建材有必要對采購部內(nèi)部的職權按照采購物料的性質(zhì)進行嚴格的劃分，強化各崗位職能，明確責任分工，提高采購的辦事效率。圖3優(yōu)化后的采購組織結構圖4.2.2建立完善的供應商管理體系由于居易建材生產(chǎn)的墻板所涉及的原材料較多，與其建立合作關系的采購供應商也紛繁復雜。經(jīng)過仔細調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，影響供應商選擇的主要是人際交往和價格優(yōu)勝兩個因素，這也是造成大量采購物資質(zhì)量持續(xù)下降的根本原因。對此，居易建材有必要采取措施，建立完善的供應商管理制度。首先，對供應商進行分類管理。依據(jù)材料的重要程度，可以將采購物資供應商分為三大類。第一類：重要物資供應商。指產(chǎn)品生產(chǎn)的主要原料，如水泥、石膏、粉煤灰等，對于這類原料，公司一次性購進的數(shù)量較多，其質(zhì)量的好壞會直接影響到最終產(chǎn)品的性能。因此，公司選擇供應商的主要依據(jù)不再是價格，而應該是品質(zhì)。采購員可以在該類原料的主要市場上尋找具有良好口碑的、有一定質(zhì)量保障的供應商作為該類原料的合作對象。第二類：輔助物資供應商，指對產(chǎn)品性能不產(chǎn)生主要影響的原料。如抹面膠漿、錨固釘?shù)?。對于這類材料，采購員可以結合品質(zhì)和價格進行綜合考慮，通過對比、分析從中選擇經(jīng)濟效益最高的一家，作為該類產(chǎn)品的供應商。第三類：非生產(chǎn)物資供應商。指不是用于產(chǎn)品生產(chǎn)的物資采購供應商。如用于公司管理所需的辦公用品、低值易耗品等物資的采購。由于平時經(jīng)常性的使用，消耗較大且易毀損，更新?lián)Q代的時間較短，最適應采用價格優(yōu)勝的原則，滿足了公司需要的同時又降低了采購成本。其次，對供應商進行考核。為了保證生產(chǎn)的有效進行，在合理根據(jù)供應商類別進行選擇后，公司應該對已經(jīng)完成的合作交易進行下列項目的考評：1.質(zhì)量是否滿足生產(chǎn)需求2.供應是否及時3.成本是否合理4.售后是否及時。如果選擇的供應商滿足以上要求，公司就可與其建立長期的戰(zhàn)略合作關系，穩(wěn)定生產(chǎn)供應鏈，控制采購成本。反之，如果不滿足以上要求，公司應該及時更換供應商，以免對未來產(chǎn)品生產(chǎn)造成影響。表3供應商考核表供應商編號：考核周期：供應商名稱聯(lián)系人地址及郵編電話考核項目所占比例考核指標指標計算方法得分價格30平均價格比率（20）（供貨價格-市場平均價格）*100%最低價格比率（20）（供貨價格-市場最低價格）*100%產(chǎn)品質(zhì)量30產(chǎn)品合格率（15）合格件數(shù)/抽樣件數(shù)*100%退貨率（15）退貨/交貨次數(shù)*100%交貨情況25交貨準時率（10）準時次數(shù)/總交貨次數(shù)*100%按時交貨量率（10）實際未交貨量/應交貨量*100%服務情況15配合度（5）出現(xiàn)問題配合解決的次數(shù)信用度（5）失信次數(shù)/合作總次數(shù)*100%總分100所屬等級得分等級等級分數(shù)標準相應措施A85-100分優(yōu)秀供應商，可建立長期友好合作關系B70-84分合格供應商，進行正常采購C60-69分一般供應商，按照需求減少或增加采購D59分以下不合格供應商，應予以淘汰考核人名單審核人姓名所屬部門考核項目考核意見簽字確認填表人：審核人：4.2.3規(guī)范合同簽訂程序正確簽訂采購合同，能夠有效避免合同中的漏洞，減少損失，降低公司的合同風險。在合同簽訂前，采購部門應該對供應商的營業(yè)資格進行核實，了解該公司是否具備合法的營業(yè)能力，檢查其基本信息如公司地址是否真實存在、法人代表有無變更等，避免與假冒公司簽訂無效合同，增加公司風險。此外，采購人員還可以通過網(wǎng)絡進行信息查詢，收集對方的信用情況、市場規(guī)模、售后反饋等具體信息，判斷該公司是否具有履約能力。如果經(jīng)過查實，該公司自身確實存在相關問題，則采購人員可以選擇更改合同條款或者拒絕與其簽訂購貨合同。在進行合同簽訂時，采購員應當仔細閱讀合同內(nèi)容，對其中存在表達不清晰或者容易引起爭議的條款應及時向對方提出并解決，以免日后出現(xiàn)問題。其次采購員還需關注合同中列明的材料類別、等級、產(chǎn)地，避免對方以次充好。同時公司也可以安排一位法務人員對合同中各項條款進行進一步的審查。例如合同解除、中止、終止的情況、有關合同爭議的解決辦法、違約情況如何處理等，防止后續(xù)發(fā)生合同糾紛。在合同簽訂后，采購員要及時追蹤，了解對方的合同執(zhí)行情況，并適時與對方聯(lián)系溝通，確保能否如期交貨，預防可能發(fā)生的合同違約風險。如若出現(xiàn)合同違約情況，采購員應根據(jù)造成合同違約的事項，依照合同規(guī)定要求對方承擔必要賠償責任。此外，在和對方進行溝通時，采購員應注意保留所有往來的原始證據(jù)，避免日后發(fā)生糾紛，及時維護自身權力。4.3建立健全的企業(yè)監(jiān)督機制監(jiān)督職能在企業(yè)日常管理中發(fā)揮著至關重要的作用，因此企業(yè)有必要加強采購監(jiān)督管理，規(guī)范采購行為，提高采購質(zhì)量和效率。設置采購監(jiān)督小組，專門對采購業(yè)務進行監(jiān)督。為了加強監(jiān)督的力度，居易建材應該建立專門的采購監(jiān)督小組，該組的組成人員由8到10人構成，分別從公司的不同部門中挑選，給予他們不同的監(jiān)督職能。每種職能由2到3位成員負責，彼此相互監(jiān)督和制約，防止監(jiān)督人員利用監(jiān)督職能謀取私利。表4監(jiān)督職能劃分及職責要求職能具體要求管理監(jiān)督職能由監(jiān)督小組組長實行，主要對采購從收集信息、詢價、比價、定價、請購、訂購、催交、到進貨驗收、整理付款的全部采購流程進行總的監(jiān)督管理，并對監(jiān)督小組成員負責財務監(jiān)督職能由監(jiān)督小組成員（2-3人）負責，主要對居易建材采購業(yè)務中的資金往來或者涉及資金的相關活動進行監(jiān)督。如對采購預算審核的監(jiān)督、支付貨款的審核監(jiān)督等。審計監(jiān)督職能由監(jiān)督小組成員（2-3人）負責，主要對采購所發(fā)生的全部經(jīng)濟業(yè)務的處理進行監(jiān)督，法務監(jiān)督職能主要對簽訂的采購合同進行合理性、合法性的監(jiān)督，還有為公司采購制度提供的法律依據(jù)實行該四項監(jiān)督職能，有利于幫助居易建材更好的發(fā)揮監(jiān)督效用，加強公司內(nèi)部管理。提高監(jiān)管人員的責任意識，實行工作獎勵機制。要想監(jiān)管工作能有效的進行除了明確各監(jiān)督人員的職能之外，實施必要的獎懲機制也是有必要的。如果只是一味的以完成監(jiān)督工作為目標，不采取任何方式對監(jiān)督人員進行一定的激勵和鼓舞，很容易挫傷監(jiān)督人員的工作積極性，導致工作上的懶散、松懈，不利于監(jiān)督的有效實施。所以居易建材可以通過設置相關獎懲條例，規(guī)范監(jiān)管人員的工作作風，提高公司員工對工作的責任心和上進心。表5監(jiān)督工作獎懲條例獎勵機制1．在監(jiān)督過程中如有發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)