行政前臺崗位職責(zé)及工作流程

行政前臺崗位職責(zé)及工作流程一、制定目的及范圍行政前臺作為公司對外的第一窗口，承擔(dān)著重要的接待、溝通和協(xié)調(diào)職能。為確保行政前臺的工作高效、有序，特制定本崗位職責(zé)及工作流程。本流程適用于所有行政前臺工作人員，涵蓋日常接待、電話處理、文件管理等多個(gè)方面。二、崗位職責(zé)行政前臺的主要職責(zé)包括但不限于以下幾個(gè)方面：1.接待訪客負(fù)責(zé)接待來訪客戶、合作伙伴及其他訪客，提供熱情、專業(yè)的服務(wù)，確保訪客信息的準(zhǔn)確記錄。2.電話接聽與轉(zhuǎn)接負(fù)責(zé)接聽公司電話，準(zhǔn)確記錄來電信息，并根據(jù)需要將電話轉(zhuǎn)接至相關(guān)部門或人員。3.郵件與快遞管理負(fù)責(zé)公司郵件及快遞的收發(fā)，確保及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞信息，妥善保管重要文件。4.會議室管理負(fù)責(zé)會議室的預(yù)定與管理，確保會議室的整潔與設(shè)備的正常使用。5.辦公環(huán)境維護(hù)負(fù)責(zé)前臺及公共區(qū)域的日常維護(hù)，確保環(huán)境整潔、舒適，提升公司形象。6.文件管理負(fù)責(zé)公司日常文件的整理、歸檔與保管，確保文件的安全與便捷查找。7.協(xié)助行政事務(wù)協(xié)助行政部門處理日常事務(wù)，包括但不限于辦公用品采購、員工考勤記錄等。三、工作流程1.接待訪客流程1.1訪客登記：訪客到達(dá)前臺時(shí)，前臺工作人員需主動(dòng)問候，并要求填寫訪客登記表，記錄訪客姓名、來訪單位、來訪事由及時(shí)間。1.2通知被訪人員：登記完成后，及時(shí)通知被訪人員，確認(rèn)其是否在崗，并引導(dǎo)訪客至等候區(qū)。1.3引導(dǎo)訪客：被訪人員到達(dá)后，前臺工作人員需禮貌引導(dǎo)訪客前往會議室或指定地點(diǎn)，并提供必要的飲水等服務(wù)。2.電話接聽與轉(zhuǎn)接流程2.1接聽電話：電話響起時(shí)，前臺工作人員需在三聲鈴響內(nèi)接聽，禮貌問候并自報(bào)姓名。2.2記錄信息：如來電者需留言，需詳細(xì)記錄來電者姓名、聯(lián)系方式及留言內(nèi)容。2.3轉(zhuǎn)接電話：根據(jù)來電者需求，將電話轉(zhuǎn)接至相關(guān)部門，確保轉(zhuǎn)接順暢，并告知被轉(zhuǎn)接人員來電情況。3.郵件與快遞管理流程3.1收件登記：收到郵件或快遞時(shí)，需及時(shí)進(jìn)行登記，記錄寄件人、收件人及快遞單號。3.2分發(fā)郵件：根據(jù)登記信息，將郵件及快遞及時(shí)分發(fā)至相關(guān)部門或人員，并確保簽收。3.3重要文件保管：對于重要文件，需妥善保管，并及時(shí)通知相關(guān)人員領(lǐng)取。4.會議室管理流程4.1會議室預(yù)定：各部門需提前向前臺提交會議室預(yù)定申請，注明會議時(shí)間、人數(shù)及所需設(shè)備。4.2會議室準(zhǔn)備：在會議開始前，前臺工作人員需檢查會議室的設(shè)備及環(huán)境，確保一切正常。4.3會議結(jié)束后整理：會議結(jié)束后，及時(shí)整理會議室，清理垃圾，恢復(fù)會議室的整潔狀態(tài)。5.辦公環(huán)境維護(hù)流程5.1日常檢查：前臺工作人員需定期檢查前臺及公共區(qū)域的衛(wèi)生情況，確保環(huán)境整潔。5.2物品補(bǔ)充：如發(fā)現(xiàn)辦公用品短缺，需及時(shí)向行政部門反饋，確保辦公環(huán)境的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。5.3設(shè)備維護(hù)：定期檢查前臺設(shè)備（如電話、傳真機(jī)等）的使用情況，確保設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)。6.文件管理流程6.1文件整理：每日對收到