2023年6月合肥米廷會議商務接待方案設計

湖南商務職業(yè)技術學院

目錄

1背景介紹..........................................................1

2接待目的..........................................................1

3接待時間和地點....................................................1

4接待對象..........................................................1

5接待日程..........................................................2

6接待流程..........................................................3

6.1第一天流程....................................................3

6.1.1接車......................................................3

6.1.2入住酒店..................................................3

6.1.3實地考察..................................................3

6.1.4接待晚宴..................................................4

6.2第二天流程....................................................4

6.2.1舉行項目推薦會............................................4

6.2.2市內(nèi)觀光游覽..............................................4

6.3第三天流程....................................................5

6.3.1準備早餐..................................................5

6.3.2安排送機..................................................5

7接待準備..........................................................5

8接待人員分工......................................................6

9經(jīng)費預算..........................................................6

10接待預案.........................................................7

參考資料............................................................8

I

湖南商務職業(yè)技術學院

2023年6月合肥米廷會議商務接待方案設計

1背景介紹

合肥某商業(yè)地產(chǎn)舉行招商活動，合肥米廷會議公司主要經(jīng)營會展及慶典活動

代理招商、組織策劃及管理服務、商務禮儀服務、代理、發(fā)布，實現(xiàn)利益的最大

化。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，服務業(yè)所占比重正在逐步提高。為了引進龍頭企業(yè)，改善

產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，提升產(chǎn)業(yè)層次，提高資源的利用率，拓寬銷售渠道等，將于泰國企業(yè)

達成長久的合作關系，實現(xiàn)雙方利益最大化。

泰國商人經(jīng)營的一些產(chǎn)品需要通過渠道將產(chǎn)品擴銷經(jīng)營一體化，實現(xiàn)增值的

效果。泰國商人一行8人將于2020年6月20日到達招商會現(xiàn)場進行實地考察。

該商務考察團將會乘坐CX654于10點40分到達合肥新橋國際機場，對方要求我

方招商部安排車輛和人員接站。我方會負責的安排這次招商活動，對泰國商人的

到來表示熱烈的歡迎，會準備貴賓當?shù)氐拿朗?，也可以嘗試合肥的美食。我方公

司會派人員按時的在機場接待貴賓。

2接待目的

為了拓寬銷售渠道，提高市場的覆蓋率，以及短時間內(nèi)實現(xiàn)資本回籠，更好

的通過這次招商活動是雙方的關系更加密切，提出更加寶貴的建議的想法，實現(xiàn)

雙方利益最大化。

3接待時間和地點

接待時間：2023年6月20號

接待地點：合肥新橋國際機場

酒店地點：華天國際酒店

會議地點：合肥米廷會議公司B座902

4接待對象

表1接待對象表

序號姓名職位特點

1奧維德商會會長喜歡打泰拳、愛看足球比賽

2緹香商會副會長插花、舞蹈

3格伯特商會秘書長喜歡收集一些經(jīng)典古書

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4梅金商會理事運動型、喜歡踢足球

5圖利奧商會專職干比較注重文化禮節(jié)

事

商會常務理喜歡新鮮事物，對一切自然法則很

6阿西姆

事受喜愛

7德肖恩商會財務經(jīng)唱歌、跳舞樣樣精通

理

8巴特商會執(zhí)行會書法、文筆精湛

長

5接待日程

表2接待日程表

日期時間地點內(nèi)容

合肥新橋國際機場

上午10：40分接機：泰國商務考察團

11：30分合肥某商業(yè)地產(chǎn)舉行實地考察

12：00—13：00合肥香格里拉午餐：自助餐

合肥商業(yè)專場項聽取招商部舉行的專場項目說

6月20下午14：00—16：

目說明會明

日00

會

辦理入住手續(xù)；告知酒店房間

號碼；將其一行人帶領至房

18：00華天國際酒店

間；接

待晚宴

合肥櫻花閣、萬吃早餐，領導在櫻花閣，工組

上午7：00-8：00江閣人

員在萬江閣(自助餐）

巢湖風景優(yōu)美，遼闊水域風

6月219：00—11：00合肥市巢湖光；湖島、山林、灣咀為自然

日景觀

11：30—12：30合肥香格里拉午餐：自助餐

鎮(zhèn)內(nèi)有古城墻、古炮臺、太平

下午14：00—17：

合肥三河古鎮(zhèn)軍指揮部舊址、英王府、一人

00

巷、

2

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萬年臺等

玫瑰廳1+3桌晚餐；主桌：玫瑰廳1+3桌，

18：00—19：30多功能廳工

作人員：多功能廳

KTV、游泳館、棋

20：00-22：30自由安排

牌室

合肥櫻花閣、萬江吃早餐，領導在櫻花閣，工組

6月22上午7：00—8：00閣人

日員在萬江閣(自助餐）

9：30合肥新橋國際機場送機：泰國商務考察團

6接待流程

6.1第一天流程

6.1.1接車

招商部確定好所接待客人的名單、抵達酒店機場時間及交通工具（火車、高

鐵、飛機）等相關信息，落實配好接站車輛車次，接站人員。于2022年6月20

日上午10：40分前抵達合肥新橋國際機場做好接機準備。

6.1.2入住酒店

辦理入住手續(xù)；告知酒店房間號碼；將其一行人帶領至房間。

豪華套間：2間

標準套間：4間

說明：每天僅為客戶早晨上班時間的下午7:15分前提供免費叫醒顧客的服

務，午休以外的其余時間每天下午的2:40分后提供上門叫醒顧客；房間里還要

再準備好些小水果、點心、雀巢的袋裝咖啡、鮮花。以上由李贊、王淼具體負責，

相關部門配合。

6.1.3實地考察

了解清楚來賓的基本情況；確定實地考察的陪同人員。招商部以及貴公司規(guī)

劃好路線，安排實地考察的講解人員。將這次項目的時間、地點、標準、預算、

流程等方面的工作落實到位。

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6.1.4接待晚宴

（1）18：00晚宴正式開始，晚宴主持人引導大家共同舉杯，歡迎泰國商務

人員到來，祝這次招商活動順利舉行，圓滿結(jié)束。

（2）18：00—19：00用餐時段：主桌：玫瑰廳1+3桌，工作人員：多功能

廳，公司領導和工作人員向泰國友人敬酒，交流溝通，拉近彼此的距離。

（3）19：00—21：00娛樂時段：

文藝節(jié)目（2-3個節(jié)目）：唱歌、跳舞、表演。

游戲節(jié)目（2-3個）：增加兩方彼此之間的關系和默契，更加直觀的感受到

我們的熱情。

（4）21：00之后可以各自安排：

KTV：芙蓉廳、百合廳，準備：茶水、水果、小吃、鮮花。由李琳負責，相

關部門配合。

游泳館：邱飛負責。

棋牌室：安排四間棋牌室，準備：茶水、水果、點心。

夜宵：中廚房負責安排。

6.2第二天流程

6.2.1舉行項目推薦會

專場說明會將于6月20號下午2點在合肥米廷會議廳開始，根據(jù)參會人員

人數(shù)的統(tǒng)計將會安排中型會議廳，會議開始前將會準備席位卡、茶水、紙巾、鮮

花、音響、話筒、電腦（PPT）、紙、筆以及投影設備，為項目推薦會做好準備。

會議開始前參會人員到場時工作人員會安排各個領導前往等候廳休息。

（1）5F貴賓廳：省監(jiān)察團及泰國商人休息室。

（2）6F會議室：所有工作人員的休息室。

（3）玫瑰廳：來信來訪接待室。

以上由劉柏、沈雁具體負責，相關部門配合。

6.2.2市內(nèi)觀光游覽

招商部負責及時準確接待各類游客并將提前通知組織及各次商務考察團成

員分別提前安排至合肥市景區(qū)和到巢湖（巢湖風景優(yōu)美，遼闊水域風光；湖島、

山林、灣咀為自然景觀）；三河古鎮(zhèn)景區(qū)（鎮(zhèn)內(nèi)有古城墻、古炮臺、太平軍指揮

部舊址、英王府、一人巷、萬年臺）等進行實地參觀或游覽考察或游覽觀光，提

4

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前預定并提前按旅行社接待部門要求報訂最好的旅游接待酒店及安排旅游接待

行程計劃、安排好準備好的各種旅游運輸專用接待車輛，駕駛接待人員，導游人

員，旅游的景點，旅游運輸?shù)耐局邪才诺穆糜尉筒忘c。

6.3第三天流程

6.3.1準備早餐

早上7：00—8：00為商務考察團安排早餐。

地點：合肥櫻花閣、萬江閣（領導在櫻花閣，工組人員在萬江閣(自助餐）。

6.3.2安排送機

早餐結(jié)束之后安排泰國商務考察團稍作休息，我方招商部把商務車、禮品、

合肥當?shù)靥禺a(chǎn)準備好，9：30安排工作人員把泰國商務考察團送往機場。

7接待準備

（1）接待日程以及商會名單的個人信息。

熟悉酒店旅客服務接待計劃及工作日程計劃上旅客的食宿具體安排，所接待

客人的名單、抵達酒店機場時間及交通工具（火車、高鐵、飛機）等相關信息，

落實配好接站車輛車次，接站人員。

（2）選擇酒店的原因及酒店接待前的注意事項。

①華天國際酒店曾于我方公司合作過，信譽度比較高。第一，地理位置比較

優(yōu)越；第二，硬件設施比較完善（安全保障設施、內(nèi)部運行保障設施、工程保障

設施等）；第三，服務人員企業(yè)的人文文化比較高。

②接待前酒店管理人需掌握接待客人就餐的具體餐飲、住宿和特殊飲食要求

和飲食注意的事項，做好日常住宿接待和餐飲膳食安排工作，以及安保設施的工

作。

（3）項目推介會開始的準備。

①舉行項目推介會時提前10分鐘在停車場等待迎接，同時預留車位。會議

開始前再次確定好參會名單，會議廳布置物料的準備是否齊全，避免遺漏，做好

應急準備工作。

②5F貴賓廳：省監(jiān)察團及泰國商人休息室。

③6F會議室：所有工作人員的休息室。

④玫瑰廳：來信來訪接待室。

以上由劉柏、沈雁具體負責，相關部門配合。

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（4）市內(nèi)游玩計劃與準備工作。

招商部負責及時準確接待各類游客并將提前通知組織及各次商務考察團成

員分別提前安排至合肥市景區(qū)和到巢湖、三河古鎮(zhèn)景區(qū)等進行實地參觀或游覽考

察或游覽觀光，提前預定并提前按旅行社接待部門要求報訂最好的旅游接待酒店

及安排旅游接待行程計劃、安排好準備好的各種旅游運輸專用接待車輛，駕駛接

待人員，導游人員，旅游的景點，旅游運輸?shù)耐局邪才诺穆糜尉筒忘c。

8接待人員分工

（1）主責部門：行政部

配合迎賓接待商務考察團的時間，告知前臺，提前10分鐘做好迎賓準備；

衛(wèi)生檢查、會場安排、配合工作（預定市內(nèi)景點瀏覽的票務、商務車、餐飲等工

作）配合指導組的相關工作，落實到位。

（2）主責部門：保安部

注意督促引導出入車輛嚴格做到合法有序的規(guī)范車輛排放，注意好單位門前

車輛禁止進出區(qū)的道路交通與安全設施管理，配合指導好市公安部門要全力協(xié)調(diào)

做好小區(qū)周邊車輛安全與防范的保衛(wèi)工作。

（3）職責部門：質(zhì)培部

在公司所有會議接待或活動組織開始執(zhí)行前，按照活動接待策劃方案中的時

間要求，檢查現(xiàn)場各部門職責的工作落實等情況，并按規(guī)定及時聯(lián)系與現(xiàn)場營銷

部負責人溝通、落實。

（4）職責部門：財務部

整理好接待會前會議準備期間的所有費用情況，餐飲人員安排、住宿場地安

排、會議費用安排、接待會務車輛使用安排情況等幾個方面發(fā)生的各種費用。并

且統(tǒng)計好向公司的財務部匯報，后期需要采購的物料及時溝通并記錄。

9經(jīng)費預算

表3費用預算表

項目單價數(shù)量合計

辦公用品4500元4500元

辦公設施5000元5000元

會議接待物料4300元4300元

旅行費用（往返1000元/次22000元

路）

租賃商務車1500元/輛23000元

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住宿費400元/間156000元

餐飲費7600元7600元

媒體采訪8000元8000元

會場布置費用500元/張1500元

（幕布）

燈光300元/個51500元

音箱380元/個83040元

攝影2500元/個25000元

桌椅50元/個201000元

舞臺租賃3000元13000元

其他費用（質(zhì)檢2000元2000元