采購手冊(cè)采購員的基礎(chǔ)知識(shí)采購員的工作技能要求

第一節(jié)、商務(wù)宴會(huì)禮儀

采購人員與供應(yīng)商洽談業(yè)務(wù)中難免參與宴請(qǐng)活動(dòng)，宴請(qǐng)?zhí)駝?dòng)的整個(gè)過程不僅是表現(xiàn)自我

和強(qiáng)化關(guān)系的同時(shí)宴請(qǐng)過程中參與人在整體活動(dòng)中體現(xiàn)出來的行為也從另一個(gè)角度體現(xiàn)了

公司的整體素養(yǎng)和層次，所以鵬搏采購人員要掌握基本的宴會(huì)禮儀，在這里希望我們采購

人員能從宴會(huì)前、宴會(huì)過程中、宴會(huì)離場三個(gè)角度掌握因有的基本禮儀。

宴會(huì)前：

一、我方宴請(qǐng)供應(yīng)商，要注意宴請(qǐng)的地點(diǎn)、時(shí)間、人員層次。地點(diǎn)選擇交通便捷的地方，

充分考慮邀請(qǐng)人員時(shí)間充沛性，赴約注意準(zhǔn)時(shí)赴約，避免遲到等行為。赴約人員人數(shù)不易

變更。

二、向主人介紹來賓，向女士介紹男士，向年長者介紹年幼。

三、眾歡同樂，切忌私語，瞄準(zhǔn)賓主，把握大局，語言得當(dāng)，詼諧幽默。

宴會(huì)過程中：

一、座次

二、總的來講，座次是“尚左尊東”、“面朝大門為尊”。若是圓桌，則正對(duì)大門的為

主客，主客左右手邊的位置，則以離主客的距離來看，越靠近主客位置越尊，相同距

離則左側(cè)尊于右側(cè)。若為八仙桌，如果有正對(duì)大門的座位，則正對(duì)大門一側(cè)的右位為

主客。一般來說，如果你的老板出席的話，你應(yīng)該將老板引至主座，請(qǐng)客戶最高級(jí)別

的坐在主座左側(cè)位置。除非這次招待對(duì)象的領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別非常高。

三、點(diǎn)菜

四、笳果時(shí)間允許，你應(yīng)該等大多數(shù)客人到齊之后，將菜單供客人傳閱，并請(qǐng)他們來點(diǎn)

菜。當(dāng)然，作為公務(wù)宴請(qǐng)，你會(huì)擔(dān)心預(yù)算的問題，因此，要控制預(yù)算，你最重要的是

要多做飯前功課，選擇合適檔次的請(qǐng)客地點(diǎn)是比較重要的，通常，先上冷盤，接下來

是熱炒，隨后是主菜，然后上點(diǎn)心和湯，如果感覺吃得有點(diǎn)膩，可以點(diǎn)一些餐后甜

品，最后是上果盤。在點(diǎn)菜中要顧及到各個(gè)程序的菜式。優(yōu)先考慮本地或所在酒店的

特色菜肴。在安排菜單時(shí)，還必須考慮來賓的飲食禁忌，特別是要對(duì)主賓的飲食禁忌

高度重視。

五、吃菜

六、客人入席后，而應(yīng)待主人打招呼，由主人舉杯示意開始時(shí)，客人才能始；不要發(fā)出

不必要的聲音0掉在桌子上的菜，不要再吃。不要用手去嘴里亂摳。用牙簽剔牙時(shí)，

應(yīng)用手或餐巾掩住嘴。不要讓餐具發(fā)出任何聲響。

七、用餐結(jié)束后，餐后不要不加控制地打飽嗝或曖氣；在主人還沒示意結(jié)束時(shí)，客人不

能先離席。

八、喝酒

九、主人敬主賓、陪客敬主賓、主賓回敬、陪客互敬。記?。鹤骺徒^不能喧賓奪主亂

敬酒，那樣是很不禮貌，也是很不尊重主人的。

十、倒茶

十一、添茶的時(shí)候要先給上司和客戶添茶，最后再給自己添。

宴會(huì)離場：

一、一般酒會(huì)的時(shí)間很長，中途離開酒會(huì)現(xiàn)場，一定要向邀請(qǐng)你來的主人說明、致歉，

不可一溜煙便不見了，

二、與主人打過招呼，應(yīng)該馬上就走，有些人參加酒會(huì)準(zhǔn)備離去時(shí)，會(huì)問她所認(rèn)識(shí)的每一

個(gè)人要不要一塊走。結(jié)果本來熱熱鬧鬧的場面，被她這么一鼓動(dòng)，一下子便提前散場了。

這種鬧場的事，最難被宴會(huì)主人諒解，可千萬不要犯下這鐘錯(cuò)誤。

三、宴會(huì)結(jié)束時(shí)，應(yīng)該由主賓先離場，然后陸續(xù)離場。

第二節(jié)、基本專業(yè)知識(shí)

采購是指在市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)為獲取商品或服務(wù)而對(duì)獲取對(duì)象的渠道、方式、質(zhì)量、價(jià)

格、時(shí)機(jī)等進(jìn)行選擇，并把貨幣資金轉(zhuǎn)化為標(biāo)的物的交易過程。

一：采購的分類

（一）按價(jià)格分類

1.招標(biāo)采購2.詢價(jià)采購3.比價(jià)采購4.議價(jià)采購5.定價(jià)采購6.公開市場采

購

（二）按采購主體分類

1.個(gè)人采購2.集團(tuán)采購

（三）按采購方法分類

1.傳統(tǒng)采購

2.科學(xué)采購1）訂貨點(diǎn)采購2）MRP采購4）供應(yīng)鏈采購5）電子商務(wù)采購

二：采購的價(jià)值

采購降低成本和技術(shù)革新，除了直接降低采購價(jià)格，采購也能夠以一種間接的方式對(duì)企業(yè)

競爭地位的提高做出貢獻(xiàn)。這種間接貢獻(xiàn)以產(chǎn)品品種的標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量成本的降低和產(chǎn)品交

貨時(shí)間的縮短等形式出現(xiàn)。在實(shí)踐中，這些間接貢獻(xiàn)通常比直接節(jié)省的金錢更實(shí)在

三：采購部門的職責(zé)

1.供應(yīng)商的選擇與評(píng)價(jià)

2.保證公司在采購價(jià)格上的優(yōu)勢(shì)

3.制定采購制度和設(shè)計(jì)合理的采購流程

4.提高采購效率

5.控制采購風(fēng)險(xiǎn)

四：采購員必備的能力

1.成本意識(shí)與價(jià)值分析能力

2.預(yù)測能力（指對(duì)價(jià)格和供應(yīng)量的預(yù)測）

3.表達(dá)能力

4.良好的人際溝通與協(xié)調(diào)能力（與供應(yīng)商、與管理部門、與營銷部門、與生管部門、與品

管部門、與生產(chǎn)現(xiàn)場、與財(cái)務(wù)部門、與技術(shù)部門、與倉儲(chǔ)部門）

5.專業(yè)知識(shí)（指所經(jīng)辦的產(chǎn)品知識(shí)）

五：采購的原則（5R原則）

采購就是在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商處買回所需數(shù)量商品或者相關(guān)服務(wù)的

活動(dòng)

采購必須要圍繞“價(jià)”、“質(zhì)”、“量”、“地”、“時(shí)”等基本要素來展開工作

5R原則:適時(shí)（Righttime）、適質(zhì)（Rightquality）適量（Rightquantity）、適價(jià)

（Rightprice）>適地（Rightplace）

六：采購程序的關(guān)鍵步驟

1.發(fā)現(xiàn)需求

2.對(duì)需求進(jìn)行描述，即對(duì)所需的物品、商品或服務(wù)的特點(diǎn)和數(shù)量準(zhǔn)確加以說明

3.確定可能的供應(yīng)商并對(duì)其加以分析

4.確定價(jià)格和采購條件

5.擬定并發(fā)出采購訂單

6.對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤并/或催貨

7.接受并檢驗(yàn)收到的貨物

8.結(jié)清發(fā)票并支付貨款

9.維護(hù)供應(yīng)商

七：戰(zhàn)略聯(lián)盟與伙伴關(guān)系實(shí)施流程

1.建立滿足企業(yè)需求的戰(zhàn)略

2.組建支持戰(zhàn)略聯(lián)盟與伙伴關(guān)系的內(nèi)部結(jié)構(gòu)

3.識(shí)別聯(lián)盟或伙伴關(guān)系的機(jī)會(huì)

4.培育并發(fā)展聯(lián)盟與伙伴關(guān)系

八：供應(yīng)商選擇決策

決定和某個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行大量業(yè)務(wù)往來通常需要一系列合理的標(biāo)準(zhǔn)。良好的采購技術(shù)是決策

背后盡可能合理的論證過程。通常情況下，采購方對(duì)供應(yīng)上能否滿足自己的質(zhì)量、數(shù)量、

交付、價(jià)格、服務(wù)目標(biāo)等的觀察將支配決策結(jié)果。與這些基本采購目標(biāo)相關(guān)的還有一些更

重要的供應(yīng)商品質(zhì)，包括歷史紀(jì)錄、設(shè)備與技術(shù)力量、財(cái)務(wù)狀況、組織與管理、聲譽(yù)、系

統(tǒng)、程序柔性、通信、勞資關(guān)系、位置等。

九：采購員應(yīng)如何規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)采購員風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估行為的調(diào)查表明：與未經(jīng)審查和不熟悉的供應(yīng)商做交易存在的風(fēng)險(xiǎn)是很

大的。采購員可以采取一系列的行動(dòng)去避免、減輕、轉(zhuǎn)嫁、限制或者抵制風(fēng)險(xiǎn)。通過雙重

或多重供應(yīng)源而非單一供應(yīng)源來降低風(fēng)險(xiǎn)。采購員也可以通過協(xié)商支付條款來限制風(fēng)險(xiǎn)：

條款允許當(dāng)確定支付日到期時(shí)可以分期付款，但是保留一部分的付款，直到完成和接受了

所提供的服務(wù)為止。當(dāng)一個(gè)采購員采取了如下的行動(dòng)：如挑選一個(gè)供應(yīng)商，或者轉(zhuǎn)換供應(yīng)

商，或者同意一定的條款和條件時(shí)，他應(yīng)該清楚地知道采取這些措施帶給以下三者的風(fēng)

險(xiǎn)：所做出的決定對(duì)公司的影響、預(yù)期回報(bào)以及這兩者間的權(quán)衡。所以采購員在規(guī)避采購

風(fēng)險(xiǎn)時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎行事。

第三節(jié)、稅務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)

目前我國現(xiàn)行稅種共有23個(gè)，為了讓各位對(duì)現(xiàn)行稅種進(jìn)行了解，本站根據(jù)稅收制度要

素對(duì)每個(gè)稅種做以介紹，首先了解一下稅收制度的要素都有哪些。

（一）納稅人（課稅主體）

納稅人是納稅義務(wù)人的簡稱，是稅法規(guī)定的直接負(fù)有納稅義務(wù)的法人和自然人，法

律術(shù)語稱為課稅主體。納稅人是稅收制度構(gòu)成的最基本的要素之一，任何稅種都有納稅

人。從法律角度劃分，納稅人包括法人和自然人兩種。

（二）課稅對(duì)象（課稅客體）

課稅對(duì)象又稱征稅對(duì)象，是稅法規(guī)定的征稅的目的物，法律術(shù)語稱為課稅客體。

課稅對(duì)象是一個(gè)稅種區(qū)別于另一種稅種的主要標(biāo)志，是稅收制度的基本要素之一。

每一種稅都必須明確規(guī)定對(duì)什么征稅，體現(xiàn)著稅收范圍的廣度。一般來說，不同的稅種有

著不同的課稅對(duì)象，不同的課稅對(duì)象決定著稅種所應(yīng)有的不同性質(zhì)。

（三）稅目

稅目是課稅對(duì)象的具體項(xiàng)目。設(shè)置稅目的目的一是為了體現(xiàn)公平原則根據(jù)不同項(xiàng)目

的利潤水平和國家經(jīng)濟(jì)政策，通過設(shè)置不同的稅率進(jìn)行稅收調(diào)控：二是為了體現(xiàn)“簡便”

原則，對(duì)性質(zhì)相同、利潤水平相同且國家經(jīng)濟(jì)政策調(diào)控方向也相同的項(xiàng)目進(jìn)行分類，以便

按照項(xiàng)目類別設(shè)置稅率。有些稅種不分課稅對(duì)象的性質(zhì)，一律按照課稅對(duì)象的應(yīng)稅數(shù)額采

用同一稅率計(jì)征柳款，囚此沒有必要設(shè)置匯兌日，如企業(yè)所得稅。有些稅種具體課稅對(duì)象復(fù)

雜，需要規(guī)定稅目，如消費(fèi)稅、營業(yè)稅，一般都規(guī)定有不同的稅目。

（四）稅率

稅率是應(yīng)納稅額與課稅對(duì)象之間的比例，是計(jì)算應(yīng)納稅額的尺度，它體現(xiàn)征稅的深

度。稅率的設(shè)計(jì)，直接反映著國家的有關(guān)經(jīng)濟(jì)政策，直接關(guān)系著國家的財(cái)政收入的多少和

納稅人稅收負(fù)擔(dān)的高低，是稅收制度的中心環(huán)節(jié)。

我國現(xiàn)行稅率大致可分為3種：

1.比例稅率。實(shí)行比例稅率，對(duì)同一征稅對(duì)象不論數(shù)額大小，都按同一比例征稅。

2.定額稅率。定額稅率是稅率的一種特殊形式。它不是按照課稅對(duì)象規(guī)定征收比

例，而是按照征稅對(duì)象的計(jì)量單位規(guī)定固定稅額，所以又稱為固定稅額，一般適用于從量

計(jì)征的稅種。

3.累進(jìn)稅率。

累進(jìn)稅率指的是這樣一種稅率，即按征稅對(duì)象數(shù)額的大小，劃分若干等級(jí)，每個(gè)等

級(jí)由低到高規(guī)定相應(yīng)的稅率，征稅對(duì)象數(shù)額越大稅率越高，數(shù)額越小稅率越低。累進(jìn)稅率

因計(jì)算方法和依據(jù)的不同，又分以下幾種：全額累進(jìn)稅率、全率累進(jìn)稅率、超額累進(jìn)稅

率、超率累進(jìn)稅率。

（五）納稅環(huán)節(jié)

納稅環(huán)節(jié)是商品在過程中繳納稅款的環(huán)節(jié)。任何稅種都要確定納稅環(huán)節(jié)，有的比較

明確、固定，有的則需要在許多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中選擇確定。確定納稅環(huán)節(jié)，是流轉(zhuǎn)課稅的一個(gè)

重要問題。它關(guān)系到稅制結(jié)構(gòu)和稅種的布局，關(guān)系到稅款能否及時(shí)足額入庫，關(guān)系到地區(qū)

間稅收收入的分配，同時(shí)關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)核算和是否便利納稅人繳納稅款等問題。

（六）納稅期限

納稅期限是負(fù)有納稅義務(wù)的納稅人向國家繳納稅款的最后時(shí)間限制。它是稅收

強(qiáng)制性、固定性在時(shí)間上的體現(xiàn)。確定納稅期限，要根據(jù)課稅對(duì)象和國民經(jīng)濟(jì)各部門生產(chǎn)

經(jīng)營的不同特點(diǎn)來決定。如流轉(zhuǎn)課稅，當(dāng)納稅人取得貨款后就應(yīng)將稅款繳入國庫，但為了

簡化手續(xù)，便于納稅人經(jīng)營管理和繳納稅款（降低稅收征收成本和納稅成本），可以根據(jù)情

況將納稅期限確定為1天、3天、5天、10天、15天或1個(gè)月。

（七）減稅、免稅

減稅是對(duì)應(yīng)納稅額少征一部分稅款；免稅是對(duì)應(yīng)納稅額全部免征。減稅免稅是對(duì)某

些納稅人和征稅對(duì)象給予鼓勵(lì)和照顧的一種措施。減稅免稅的類型有：一次性減稅免稅、

一定期限的減稅免稅、困難照顧型減稅免稅、扶持發(fā)展型減稅免稅等。

（八）違章處理

違章處理是對(duì)有違反稅法行為的納稅人采取的懲罰措施，包括加收滯納金、處理罰

款、送交人民法院依法處理等。違章處理是稅收強(qiáng)制性在稅收制度中的體現(xiàn)，納稅人必須

按期足額的繳納稅款，凡有拖欠稅款、逾期不繳稅、偷稅逃稅等違反稅法行為的，都應(yīng)受

到制裁（包括法律制裁和行政處罰制裁等）。

常見稅種的稅率：

1.增值稅：17%、13%和零稅率。同時(shí)，增值稅實(shí)行憑增值稅專用發(fā)票抵扣稅款的制度。

2.消費(fèi)稅：采取比例稅率和固定稅率兩種形式，稅率共有14個(gè)檔次，最低3%,最高

45%。

3.營業(yè)稅：按行業(yè)實(shí)行有差別的比例稅率，一般為3%和5%,娛樂業(yè)為20%

4.關(guān)稅：關(guān)稅稅率分為進(jìn)口稅率和出口稅率兩部分。進(jìn)口稅率分為普通稅率和優(yōu)惠稅率

（最惠國稅率和協(xié)定稅率）。

第四節(jié)、合同基礎(chǔ)知識(shí)

一、什么是合同

合同是平等主體的當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

二、合同基本原則。

簽訂和履行合同應(yīng)當(dāng)遵循以下基本原則，這是法律強(qiáng)制規(guī)定：

（一）誠實(shí)信用原則；（二）自愿原則：合同自由。（三）平等原貝J;（四）公平原則；

（五）不損害社會(huì)公共利益原則。

三、合同的分類。

打官司常見案由，就是案件性質(zhì)，案由性質(zhì)是由糾紛性質(zhì)決定的。按照合同性質(zhì)可以分為

買賣合同、租賃合同、運(yùn)輸合同、居間合同、委托合同、加工承攬合同等。一目了然，知

道雙方的爭議核心和焦點(diǎn)，從而公平、公正地處理合同糾紛。

四、合同的形式。

合同法規(guī)定，書面、口頭、其他形式。書面形式可以包括數(shù)據(jù)電文。電報(bào)、傳真、電子數(shù)

據(jù)交換、電子郵件。

五、合同的主要條款

（一）主體條款。即當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，沒有主體條款就沒有合同。

（二）標(biāo)的條款。規(guī)定合同標(biāo)的基本情況的條款，包括標(biāo)的名稱、標(biāo)的物的數(shù)量、質(zhì)量等

內(nèi)容。

（三）價(jià)格條款。即價(jià)款或者報(bào)酬，即一方提供了貨物或者付出了勞務(wù)應(yīng)當(dāng)?shù)玫降呢浛罨?/p>

者酬金。

（四）履行條款。包括履行的期限、地點(diǎn)和方式。

（五）責(zé)任條款。即合同中應(yīng)當(dāng)規(guī)定違約責(zé)任。

六、合同成立的要件（合同成立的條件）

（一）合同成立是合同存在的前提

（二）合同的成立是區(qū)分合司責(zé)任與締約過失責(zé)任的根本標(biāo)志

（三）合同的成立與合同的生效

（四）合同成立的要件包括4個(gè)方面：

1.必須具有兩個(gè)不同利益的簽約主體；

2.當(dāng)事人至少在兩人及其以上，一個(gè)人也不能簽訂合同；

3.當(dāng)事人對(duì)合同內(nèi)容協(xié)商一致；

4.承諾生效時(shí)合同成立。

七、確認(rèn)合同的效力

合同成立不等于合同生效。

（一）效力待定合同：缺乏生效要件而使其效力能否發(fā)生尚未確定的合同。

（二）無效合同：指合同雖已成立，但因違反法律而不具有任何法律約束力的合同。

（H）重大誤解、顯失公平的合同：一方以欺詐、脅迫的手段或者趁人之危，使對(duì)方

在違背真實(shí)意志的情況下訂立的合同。是可變更或者撤銷的合同。

八、如何變更和轉(zhuǎn)讓合同

（一）合同變更是合同內(nèi)容的變動(dòng)

（-）合同轉(zhuǎn)讓是合同主體的變動(dòng)。

（三）債務(wù)的轉(zhuǎn)移須經(jīng)債權(quán)人同意，債權(quán)的轉(zhuǎn)讓須通知債務(wù)人。

（四）債權(quán)債務(wù)同時(shí)轉(zhuǎn)讓應(yīng)當(dāng)征得對(duì)方當(dāng)事人的同意。

（五）你所簽訂的任何一份文件，都可能構(gòu)成變更合同的書面記據(jù)。

九、終止合同的權(quán)利義務(wù)

（一）合同權(quán)利義務(wù)終止不等于債的消滅。

（二）合同權(quán)利義務(wù)終止后，當(dāng)事人應(yīng)遵循誠實(shí)信用原則，履行通知、協(xié)助與保密的

義務(wù)。

（三）雙方可以協(xié)商終止權(quán)利義務(wù)，單方也可以依法律規(guī)定或者合同約定終止權(quán)利義

務(wù)。

十、如何確定違約責(zé)任

（一）違約責(zé)任方式包括支付違約金、賠償損失等。

（二）違約金與定金同時(shí)存在時(shí)，當(dāng)事人只能選擇其中之一。

（三）賠償損失的范圍包括直接損失和可得利益損失。

（四）責(zé)任與合同責(zé)任發(fā)生競合時(shí)，當(dāng)事人有選擇適用法律的權(quán)利。

H"一、如何簽訂具體合同

（一）買賣合同（購銷合同）

1.基礎(chǔ)資料，三個(gè)方面：1.證明企業(yè)身份。2.企業(yè)生產(chǎn)能力有關(guān)資料。3.履約能力

資料。進(jìn)入實(shí)質(zhì)性簽約談判。每個(gè)字、時(shí)間點(diǎn)都要準(zhǔn)確、清晰，避免歧義。

2.驗(yàn)收。三種。1國標(biāo)。2行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3樣品或約定。

（二）物流合同

1.承攬人資質(zhì)和能力（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、道路運(yùn)營許可證等）。

2.約定幾日內(nèi)到達(dá)目的地，由誰完成。由他人完成的，應(yīng)有約定。

3.支付狀況（季結(jié)、月結(jié)、現(xiàn)金、電匯、支票）。

4.運(yùn)營期間的風(fēng)限由承攬人負(fù)責(zé)。如有其他風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任人由誰負(fù)責(zé)也應(yīng)在合同中體

現(xiàn)。

十二、如何處理合同糾紛

解決合同糾紛的方式：協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。

（一）合同糾紛是當(dāng)事人之間的權(quán)利義務(wù)發(fā)生的爭議。

（二）解決合同糾紛應(yīng)當(dāng)采取積極的態(tài)度，而不是消極回避。

（三）解決合同糾紛的目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是效益最大化。

（四）當(dāng)事人應(yīng)本著快捷、方便的原則選擇解決合同糾紛的途徑。

第五節(jié)、談判基礎(chǔ)技能

（一）行事前有針對(duì)性的謀略和規(guī)劃

1.收集信息

市場行情調(diào)查,特別是供應(yīng)商產(chǎn)品在市場的比重,成長,市占有率.如物流供應(yīng)商所覆蓋

的區(qū)域。收集信息一般有：客戶介紹、行業(yè)展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)搜尋、行業(yè)雜志等。

2.市場價(jià)格調(diào)查，新產(chǎn)品的詢價(jià)應(yīng)多詢幾家報(bào)價(jià)進(jìn)行對(duì)比，

3.供應(yīng)商背景資料，特別是收集那些能夠左右供應(yīng)商決策的信息。如物流公司需要核實(shí)注

冊(cè)資金、企業(yè)法人、其運(yùn)載能力、派送范圍、服務(wù)意識(shí)等。

4.熟悉行業(yè)的物資采購、物流采購方面的資料。

（-）運(yùn)用有效的技巧和方式

1.確認(rèn)你會(huì)見的人是否有決策權(quán),如果是非適當(dāng)?shù)娜?要盡快結(jié)束會(huì)談

2.表現(xiàn)出足夠的尊敬,陳述會(huì)談的目的

3.強(qiáng)調(diào)合作的互利,互惠,可適當(dāng)夸大對(duì)方的受益

4.整個(gè)談判過程,要時(shí)刻牢記自己的理想目標(biāo)

5.當(dāng)無法接受對(duì)方的提議，不要急于表態(tài)，首先要保持沉默

6.當(dāng)供應(yīng)商再次表達(dá)其觀點(diǎn)時(shí)再開口

7.詢問供應(yīng)商的原由，試著反駁這些理由

8.向其表明他提的條件無法實(shí)現(xiàn)

9.最后才說出你理想的目標(biāo)

10.牢記雙贏觀念，盡可能爭取更多的東西，但同時(shí)也讓供應(yīng)商明白他也達(dá)成了一筆不錯(cuò)的

交易。

（三）機(jī)智靈活的應(yīng)對(duì)

1.當(dāng)供應(yīng)商指責(zé)，抱怨我們的工作時(shí)，迅速理清其指責(zé)合理或不合理的地方，是否是已方

澄清得還不夠，尋找機(jī)會(huì)以便澄清。以誠懇，虛心的態(tài)度傾聽,但要堅(jiān)持自己的利益

2.當(dāng)供應(yīng)商保持沉默時(shí)

分析原因、向?qū)Ψ教岢鰡栴}

如I:你的沉默是否意味著同意我們的觀點(diǎn)?你的沉默是否意味還有問題沒有解決?千萬不要自

己沉不住氣,話語增多

3.當(dāng)供應(yīng)商吹毛求疵時(shí)

把爭論的焦點(diǎn)引導(dǎo)到關(guān)鍵問題上,細(xì)節(jié)問題留到下一步再談，

必要的解釋或反駁

4.當(dāng)供應(yīng)商拖延并試圖控制談判時(shí)間時(shí)

供應(yīng)商會(huì)借口提出,我們需要你們現(xiàn)在決定,這個(gè)問題,我無法做出答復(fù),我得向老板請(qǐng)示,等.

事先應(yīng)該周密計(jì)劃,預(yù)見各種可能發(fā)生的情況和應(yīng)對(duì)策略

5.供應(yīng)商發(fā)出最后通牒時(shí)

供應(yīng)商會(huì)說,不接受只有放棄，價(jià)格不能再低了，供應(yīng)商的目的是想試探對(duì)方的反應(yīng)，以進(jìn)一

步了解已方的價(jià)格底線

不要急于表態(tài),因?yàn)槟愕膶?duì)手此刻正注視著你呢

尋找一個(gè)機(jī)會(huì),把話題轉(zhuǎn)移到另一個(gè)新的問題上

（四）善于隱蔽自己的不足

人非全才，每一個(gè)人不可能對(duì)任何事情都是專家,因此,與對(duì)方磋商減價(jià)時(shí),對(duì)于本身沒有把

握的問題，不要輕易地向?qū)Ψ皆V說你不知道或被對(duì)方識(shí)破你的弱點(diǎn)，此時(shí)你可以利用間接的

方式來請(qǐng)教對(duì)方，例如說：”這個(gè)產(chǎn)品價(jià)格這樣計(jì)算對(duì)嗎?你為什么這樣能否說明一下！"而

不要向?qū)Ψ秸f我沒有此方面的知識(shí),請(qǐng)你加以說明，對(duì)于某方面的知識(shí),既可以經(jīng)對(duì)方的

說明而獲得，而且又可以對(duì)方的說明中尋找可加以減價(jià)的重要信息，乃是要不斷修煉才能做

得到的

（五）少挑對(duì)方弱點(diǎn)

利用對(duì)手的弱點(diǎn)迫使對(duì)方接受你的減價(jià)要求,在對(duì)方不景氣時(shí)或許可以達(dá)到目的,但是市場

變化無常,一旦企業(yè)生產(chǎn)形勢(shì)好轉(zhuǎn),你的對(duì)手肯定會(huì)報(bào)你一箭之仇而故意抬高價(jià)格,如果是屬

于專有技術(shù),獨(dú)占市場的物品,對(duì)方可能會(huì)因此不出售給你，而使你承受買不到該產(chǎn)品的痛苦,

因此，商場上的合為貴乃是處世經(jīng)典。

（六）勤于思考

在進(jìn)行采購物品減價(jià)磋商前，要知道要采購的物料的銷售價(jià)格是如何決定的，其成本結(jié)構(gòu)如

何，只有了解了其成本結(jié)構(gòu)的詳細(xì)內(nèi)容后，才有可能達(dá)減價(jià)的目的。所以采購人員必須了解

產(chǎn)品價(jià)格的構(gòu)成因素，如物資配送到達(dá)的區(qū)域、時(shí)效等等均是價(jià)格構(gòu)成的因素。

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采購手冊(cè)

=====全文目錄=====

第一章、采購手冊(cè)的編訂目的

第二章、采購的定義

第三章、適用范圍

第四章、采購政策

第五章、采購制度

第六章、采購授權(quán)

第七章、作業(yè)流程

第八章、采購表單

第九章、采購部門之隸屬

第十章、采購部門之建立

第十一章、采購部門之職責(zé)

第十二章、采購人員之選用

第十三章、采購計(jì)劃與預(yù)算

第十四章、采購方式

第卜五章、詢價(jià)報(bào)價(jià)成本分析

第十六章、議價(jià)的技巧

第十七章、合同的簽訂

第十八章、交貨驗(yàn)收結(jié)算

第十九章、采購的績效評(píng)估

第二十章、供應(yīng)商管理

第二十一章、采購與各部門的協(xié)調(diào)

第二十二章、采購稽核

十二、采購手冊(cè)的編訂目的

采購手冊(cè)的編訂目的

為了使公司有關(guān)采購事務(wù)均能遵循制度辦理，便于最適當(dāng)時(shí)間、在可能范圍內(nèi)以最低價(jià)

格，向最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，購買品質(zhì)最佳、數(shù)量最恰當(dāng)?shù)脑稀⑤o料、商品或服務(wù)，特制訂本手

冊(cè)。

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十三、采購的定義

采購的定義

企業(yè)根據(jù)需求提出采購計(jì)劃、審核計(jì)劃、選好供應(yīng)商、經(jīng)過商務(wù)談判確定價(jià)格、交貨及相

關(guān)條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過程。

十四、適用范圍

適用范圍

1.原料：是指直接使用于生產(chǎn)之原材料，是構(gòu)成產(chǎn)品最主要的成分。通常，原料是在產(chǎn)品

的制造成本中，所占比例最高的項(xiàng)目。

2.輔料：在產(chǎn)品的制造過程中，除了原材料之外所耗用的材料均屬之。

(1)油漆：

(2)膠粘劑：

(3)包裝：紙箱、熱收縮膜、PE纏繞膜、PE珍珠棉、防潮膜、機(jī)用打包帶、透明膠帶、

鋼卷帶、打包扣、托盤；

3.燃料：煤

4.其它：

(1)砂帶

(2)刀具

十五、采購政策

一.采購政策

1.本公司物料供應(yīng)采用集中采購制度。

2.本公司物料采購計(jì)劃系根據(jù)物料需求計(jì)劃而擬訂。

3.本公司對(duì)儲(chǔ)備物料采用預(yù)購備用方式采購，對(duì)非儲(chǔ)備物料采用現(xiàn)用現(xiàn)購方式采購。

4.本公司采購人員應(yīng)采取客觀公正之態(tài)度并保持價(jià)值觀念從事業(yè)務(wù)。

5.本公司采購得經(jīng)由供應(yīng)商或制造商以詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)方式辦理。

6.每一購案之供應(yīng)商或制造商，除因采購金額微小或因事實(shí)上不可能外，應(yīng)以指定兩家或

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兩家以上詢價(jià)為原則。

7.本公司采購在必要時(shí)以訂立長期合約或短期采購合約方式辦理。是否以訂約為宜，及訂

約有效期限之長短，應(yīng)以與本公司最有利之囚索考慮。

8.本公司對(duì)物料采購應(yīng)加強(qiáng)計(jì)劃與預(yù)算之功能，以增進(jìn)效率，降低成本。

9.本公司對(duì)物料采購應(yīng)實(shí)施市場調(diào)查工作，建立有關(guān)資料，作為選擇供應(yīng)商之依據(jù)。

10.本公司對(duì)物料采購工作之進(jìn)行，應(yīng)實(shí)施獨(dú)立之追蹤制度，以增進(jìn)工作效能。

11.本公司對(duì)物料采購過程應(yīng)保持完整之記錄，以供充分參考運(yùn)用。

二.采購政策之評(píng)估與修訂

采購政策之評(píng)估作業(yè)，應(yīng)先依據(jù)公司現(xiàn)行的采購政策，對(duì)各采購項(xiàng)目的供應(yīng)來源展開研

究，并列出其優(yōu)、缺點(diǎn)：其次再以“采購項(xiàng)目”為主，針對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目的采購政策，予以檢討

修正，進(jìn)而消除現(xiàn)有政策對(duì)采購項(xiàng)目所既存的缺點(diǎn)。在檢討修正采購政策時(shí)，同時(shí)應(yīng)以業(yè)種

別、廠商別及零件別為基準(zhǔn)，進(jìn)行檢討其影響購入成本的變動(dòng)因素，例如：目前及日后的經(jīng)濟(jì)

動(dòng)向市場變化等因素?，加以思考分析，才決定是獨(dú)家采購，還是多家分?jǐn)?shù)采購或一般性訂購方

式，以使購買政策具有高度彈性。

在評(píng)估采購政策時(shí)，可使用下列檢核項(xiàng)目，進(jìn)行檢討：

1.采購政策是否具有可配合市場、經(jīng)濟(jì)動(dòng)向或其交易內(nèi)容變異之彈性？

2.中、長期或年度的采購執(zhí)行方式是否明確？

3.在執(zhí)行訂貨前，是否已檢討集中及分散采購等方法的優(yōu)缺點(diǎn)？

4.交易形態(tài)能否適切的運(yùn)用，以降低采購成本？

5.改變訂貨量對(duì)于采購成本會(huì)有影響嗎？

6.是否對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)鑒？

7.是否依供應(yīng)商評(píng)鑒結(jié)果進(jìn)行訂貨？

8.是否積極的輔導(dǎo)或培育協(xié)力廠？

9.對(duì)協(xié)力廠的輔導(dǎo)成果是否反映在采購成本上？

十六、采購制度

采購制度

采購制度系指企業(yè)對(duì)采購工作之管理。依據(jù)企業(yè)的規(guī)模、地理?xiàng)l件、產(chǎn)品種類等采取中央

集權(quán)方式的“集中制”，或是地方分權(quán)方式的“分散制”，或是兼分權(quán)與集權(quán)的混合方式的

“混合制”。

—.集中制

將采購工作集中一個(gè)部門辦理，做到極點(diǎn)時(shí)，總公司各部門、分公司及各工廠均無采購權(quán)

責(zé)。

（-）優(yōu)點(diǎn)

1.集中采購可使數(shù)量增加，提高對(duì)賣方的談判力量，較易獲得價(jià)格折讓與良好服務(wù)。

2.只有一個(gè)采購部門，因此采購方針與作業(yè)規(guī)則，比較容易統(tǒng)一實(shí)施。

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3.采購功能集中，減少人力浪費(fèi)：便利人才培養(yǎng)與訓(xùn)練；推行分工專業(yè)性，使采購作業(yè)成

本降低，效率提升。

4.建立各部門共問物料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，可以陸化種類，互通有無，亦可節(jié)省檢驗(yàn)工作時(shí)間。

5.可以統(tǒng)籌規(guī)劃供需數(shù)量，避免各自為政，產(chǎn)生過多存貨，各部門過剩物資，亦可相互轉(zhuǎn)

用。

（二）缺點(diǎn)

1.采購流程過長，延誤時(shí)效；零星、地域性及緊急采購狀況難以適應(yīng)。

2.非共同性物料集中采購，并無數(shù)量折扣利益。

3.采購與使用單位分離，采購績效較差。例如規(guī)格確認(rèn)，物品轉(zhuǎn)運(yùn)等費(fèi)事耗時(shí)。

（三）使用狀況

1.企業(yè)產(chǎn)銷規(guī)模不大，采購量值小，全公司只要一個(gè)采購單位來辦理，即可充分滿足各部

門對(duì)物品或勞務(wù)的需求。

2.企業(yè)各部門及工廠集中一處，采購工作并無因地制宜之必要?；虿块T與需用部門雖非同

處?地，但因距離亦非遙遠(yuǎn)，通信工具相當(dāng)便捷，采購工作集中由一單位辦理，尚不至于影響

需求時(shí)效。

3.企業(yè)雖有數(shù)個(gè)生產(chǎn)機(jī)構(gòu)，但是產(chǎn)品種類大同小異，集中采購可以達(dá)到“以量制價(jià)”的效

果。

二.分散制

將采購工作分散給各需用部門分別辦理。此一種制度通常使用于企業(yè)規(guī)模較大，工廠分散

與較廣區(qū)域的企業(yè)。此類企業(yè)，若采用集中制，則容易產(chǎn)生采購上的遲延，且不易應(yīng)付緊急需

要，而購用部門的聯(lián)系相當(dāng)困難，采購作業(yè)與單據(jù)流程顯得漫長復(fù)雜。

除了前述地理因素造成采用分散制的理由外，若散布各地的工廠，在生產(chǎn)設(shè)備、貯藏設(shè)

備、社區(qū)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任等，具有獨(dú)特的差異性時(shí)，亦以采用分散制較為適宜。

三.混合制

兼取集中、分散制優(yōu)點(diǎn)而成。凡屬共同性物料，采購金額較大者，或進(jìn)口品等，均集中由

總公司采購部辦理；小額、因地制宜、臨時(shí)性的采購，則授權(quán)分公司或各廠執(zhí)行。

公司組織架構(gòu)圖參見后附圖

十七、采購授權(quán)

采購授權(quán)

為了圓滿執(zhí)行工作并達(dá)到目標(biāo)，采購部門應(yīng)有下列四種決策權(quán)：

1.供應(yīng)商之選擇

2.交易價(jià)格及條件之決定

3.采購規(guī)范之確認(rèn)

4.與潛在供應(yīng)商之接觸聯(lián)系

再就采購部門而言，為實(shí)施分層負(fù)責(zé)，提高工作效率，通常會(huì)實(shí)施下列兩種授權(quán)措施：

內(nèi)部授權(quán)

采購主管秉承上級(jí)主管或公司制度，在一定金額內(nèi)有決定采購之權(quán)，超過此一權(quán)限，仍需

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呈請(qǐng)上級(jí)主管核定。

外部授權(quán)

除了采用混合式采購制度之外部授權(quán)狀況外，尚有對(duì)于執(zhí)行專案計(jì)劃人員之授權(quán)（不受公

司原有采購制度之約束），或采購部門認(rèn)定由使用部門自行辦理更為妥當(dāng)之授權(quán)。金額較大之

外部授權(quán)，采購部門應(yīng)保留查核之權(quán)，以免發(fā)生流弊。

公司采購核決表

項(xiàng)供應(yīng)部技術(shù)部質(zhì)量部財(cái)務(wù)部公司副

負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人總經(jīng)理公司總經(jīng)理

原輔材科核決

采購合同復(fù)審復(fù)審復(fù)審復(fù)審復(fù)審

原輔材料

采購訂單復(fù)審核決

岑星材料核決

采購復(fù)審復(fù)審復(fù)審

米購計(jì)劃核決

及預(yù)算復(fù)審

入庫單核決

檢驗(yàn)單核決

退貨單核決

結(jié)算單復(fù)審核決

稅票復(fù)審核決

卜八、作業(yè)流程

作業(yè)流程

凡企業(yè)規(guī)模愈大，采購金額偏高者，對(duì)程序的設(shè)計(jì)愈為重視。茲將一般采購作業(yè)的流程設(shè)

計(jì)應(yīng)注意的要點(diǎn)，列述如下：

1.先后順序及時(shí)效控制

即應(yīng)注意其流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需要時(shí)限。譬如，避免同一主管對(duì)同一采

購案件，做數(shù)次的簽核：避免同一采購案件，在不同部門有不同的作業(yè)方式：避免一個(gè)采購案

件會(huì)簽部門太多，影響作業(yè)時(shí)效。

2.關(guān)鍵點(diǎn)之設(shè)置

即為便于控制，使各項(xiàng)在處理中的采購作業(yè)，在各階段均能追蹤管制。

3.劃分權(quán)責(zé)或任務(wù)

即各項(xiàng)作業(yè)手續(xù)及杳核責(zé)任，應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核辦法。譬如，請(qǐng)購、采購、3僉收、

付款等權(quán)責(zé)均予區(qū)分。

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4.作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂

即注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)時(shí)間之因應(yīng)法則。

5.繁簡或被重視的程度，應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購各項(xiàng)的重要性或價(jià)值的大小相適應(yīng)

即凡涉及數(shù)量較大，價(jià)值較高，或易發(fā)生舞弊之作業(yè)，應(yīng)有較嚴(yán)密之處理監(jiān)督。反之，則

可略予放寬，以求提高工作效率。

6.程序應(yīng)合時(shí)宜

即應(yīng)注意程序的及時(shí)改進(jìn)。早期設(shè)計(jì)的處理程序或流程，經(jīng)過若干時(shí)日后，應(yīng)加以檢討，

不斷改進(jìn)，以因應(yīng)組織的變更，或作業(yè)上的實(shí)際需要。

由上述采購作業(yè)流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的各項(xiàng)要點(diǎn)，可以了解采購流程對(duì)采購作業(yè)的影響及重要

性。采購作業(yè)基本步驟如下：

1.需求

即在采購之前，應(yīng)先確定買哪些物料？買多少？何時(shí)買？由誰決定等？

2.需求說明

即確認(rèn)需求之后，對(duì)需求的細(xì)節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸及檢驗(yàn)方式等，均須加以

明確說明，以便來源選擇及價(jià)格談判等作業(yè)，能順利進(jìn)行。

3.選擇可能的供應(yīng)來源

即就需求說明，從原有供應(yīng)廠商中，選擇實(shí)績良好廠商，通知其報(bào)價(jià)。

4.合宜價(jià)格的決定

即決定可能的供應(yīng)商后，進(jìn)行價(jià)格的談判。

5.訂單安排

即于價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。合約或訂單，均屬具有法律效力的書面文件，對(duì)

買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)，須予列明。

6.訂單追蹤與稽核

即簽約訂貨之后，為求銷售廠商之如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促廠商按

規(guī)定交運(yùn)，并予嚴(yán)格驗(yàn)收入庫。

7.核對(duì)發(fā)票

廠商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時(shí)，對(duì)于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先

經(jīng)采購部門核對(duì)，財(cái)務(wù)部門才能辦理付款。

8.不符與退貨處理

即凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗(yàn)收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨。并立即辦理重

購，予以結(jié)案。

9.結(jié)案

即凡驗(yàn)收合格付款，或驗(yàn)收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項(xiàng)書面資料有無缺

失，績效好壞等，簽報(bào)高階層管理或權(quán)責(zé)部門核閱批示。

10.紀(jì)錄與檔案維護(hù)

即凡經(jīng)結(jié)案批示后之采購，應(yīng)列入檔案登記編號(hào)分類，予以保管，U備參閱或事后發(fā)生問

題之查考。（檔案都有一定保管期限之規(guī)定）。

十九、采購表單

XXXXX有限公司供應(yīng)商送貨單NO000084

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送貨單位:鉤稽單號(hào):年月日

編碼品名規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額備注

合計(jì)

送貨人：制表人:

三聯(lián)①存根聯(lián)②送貨聯(lián)③升達(dá)聯(lián)

XXXXX有限公司入庫單NO000084

送貨單位：鉤稽單號(hào)：年月日

編碼品名規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額備注

合計(jì)

記帳人：經(jīng)辦人：庫管:

四聯(lián)①存根聯(lián)②倉庫聯(lián)③記帳聯(lián)④供應(yīng)聯(lián)

XXXXX有限公司退貨單NO000084

退貨單位：鉤稽單號(hào)：年月日

編碼品名規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額備注

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合計(jì)

記帳人：經(jīng)辦人:庫管:

四聯(lián)①存根聯(lián)②倉庫聯(lián)③記帳聯(lián)④供應(yīng)聯(lián)

請(qǐng)款單

請(qǐng)款金額請(qǐng)款部門請(qǐng)款人請(qǐng)款日期

理分入

合同編號(hào)已付款額欠付款

甲修f總呢

入庫驗(yàn)收人入庫時(shí)間付款時(shí)間

收款單位

開戶行

帳號(hào)

請(qǐng)款理由：供應(yīng)部

審核意見

審批意見：

請(qǐng)購單編號(hào)

年月日

一

單請(qǐng)購原因及

編號(hào)品名規(guī)格位數(shù)量需用日期備注

用途

核準(zhǔn)：供應(yīng)部負(fù)責(zé)人：請(qǐng)敗部門負(fù)責(zé)人：請(qǐng)購人:

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XXXXX有限公司貨款結(jié)算單

NOi

供應(yīng)簡：合同號(hào)：時(shí)間，收貨單號(hào)：驗(yàn)收單號(hào):

換算率校率

品種規(guī)格結(jié)身現(xiàn)格單位a*面枳含稅用價(jià)不含稅單價(jià)金黝稅激價(jià)稅合計(jì)

（每片）ilt（片）%）

合計(jì)

預(yù)付金額,實(shí)忖金族《大寫），

備注：

度辦人，財(cái)務(wù)負(fù)賁人：制友人:

四聯(lián)①。根聯(lián)②財(cái)務(wù)聯(lián)與本戶聯(lián)④供梗聯(lián)

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有限公司聯(lián)絡(luò)單

NO:

供方：

聯(lián)絡(luò)內(nèi)容一

我公司向貴公司采購如下業(yè)務(wù)：

規(guī)格等數(shù)量

品種交貨時(shí)間備注

(mm)級(jí)（肝）

合計(jì)

要求:

敬請(qǐng)貴公司收到本單后，簽署一份傳回本公司。

經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)人：

時(shí)IHJ：

回復(fù)內(nèi)容

規(guī)格數(shù)量

品種交貨時(shí)間備注

(mm)（肝）

合計(jì)

經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)人：

時(shí)間:

二十、采購部門之隸屬

采購部門之隸屬

總經(jīng)理

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二十一、采購部門之建立

采購部門之建立

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二十二、采購部門之職責(zé)

二、供應(yīng)部工作職責(zé)

1.審查請(qǐng)購單之內(nèi)容，包括是否有采購之必要及請(qǐng)購單之規(guī)格與數(shù)量等是否恰當(dāng)。

2.與技術(shù)、品管等部門人員共同參與合格廠商之選擇。

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3.執(zhí)行采購功能，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)及訂購。

4.交貨之稽催與協(xié)調(diào)。

5.物料之退貨與索賠。

6.物料之開發(fā)及價(jià)格調(diào)查。

7.采購計(jì)劃與預(yù)算之編訂。

8.供應(yīng)廠商之管理。

9.采購制度、流程、表單等之設(shè)計(jì)與改善。

二.供應(yīng)部部長工作職責(zé)

1.擬訂采購部門工作方針與目標(biāo).

2.負(fù)責(zé)主要原料之采購。

3.編制采購計(jì)劃與預(yù)算。

4.簽核合約與訂購單。

5.采購制度建立與改善。

6.撰寫部門月報(bào)。

7.主持采購人員教育訓(xùn)練。

8.建立與供貨商的良好關(guān)系。

9.督導(dǎo)采購部門全部業(yè)務(wù)及人員考核。

10.主持或參與采購相關(guān)業(yè)務(wù)的會(huì)議，并做好部門間的協(xié)調(diào)工作。

三.部門人員相關(guān)工作職責(zé)

1.協(xié)助部長工作。

2.請(qǐng)購單、驗(yàn)收單之登記。

3.訂購單與合約之繕記。

4.交貨記錄及稽催。

5.訪客之安排與接待。

6.采購費(fèi)用之申請(qǐng)與報(bào)支。

7.供應(yīng)廠商之考核。

8.電腦作業(yè)與檔案管理。

四.原料采購主管工作職責(zé)

1.經(jīng)辦生產(chǎn)原料采購。

2.查訪廠商。

3.與供應(yīng)廠商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等。

4.確定交貨日期。

5.一般索賠案件辦理，處理退貨事宜。

6.監(jiān)督和協(xié)調(diào)原材料供應(yīng)廠商的質(zhì)量執(zhí)行。

7.收集價(jià)格情報(bào)，調(diào)查市場行情。

五.輔料采購主管工作職責(zé)

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1經(jīng)辦生產(chǎn)輔料采購

2查訪廠商。

3與供應(yīng)廠商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等。

4確定交貨日期。

5一般索賠案件辦理，處理退貨事宜。

6監(jiān)督和協(xié)調(diào)輔料供應(yīng)廠商的質(zhì)量執(zhí)行。

7收集價(jià)格情報(bào)及替代品資料。

二十三、采購人員之選用

一.才能方面

<）成本意識(shí)與價(jià)值分析能力

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采購支出系構(gòu)成銷貨成本的主要部分，因此采購人員必須具有成本意識(shí)，精打細(xì)算，

錨銖必爭，不可“大而化之”。其次，必須具有“成本效益”觀念，所謂“一分錢一分

貨”，不可花冤枉錢，買品質(zhì)太好或不堪使用之物品。隨時(shí)將投入“成本”與產(chǎn)出（使用狀況

——時(shí)效、損耗率、維修次數(shù)等）加以比較。此外，對(duì)報(bào)價(jià)單的內(nèi)容，應(yīng)有分析的技巧，不可

以“總價(jià)”比較，必須在相同的基礎(chǔ)上，逐項(xiàng)（包括原料、人工、制造費(fèi)、稅金、利潤、交貨

時(shí)間、付款條件等）加以剖析評(píng)斷,

（二）預(yù)測能力

在動(dòng)態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，物品的采購價(jià)格與供應(yīng)數(shù)量經(jīng)常調(diào)整變動(dòng)。采購人員應(yīng)能依據(jù)各種產(chǎn)

銷資料，研判貨源是否充裕；與供應(yīng)商的接觸，從其“惜售”的態(tài)度，亦能揣摩物品可能供應(yīng)

H細(xì)：從物品原料價(jià)格的漲跌，亦能推斷采購成本將受影響的幅度有多少?？傊?，采購人員必

擴(kuò)充視聞，具備“察言觀色”的能力，對(duì)物品將來供應(yīng)的趨勢(shì)能預(yù)謀對(duì)策。

（三）表達(dá)能力

采購人員無論是用語言或文字與供應(yīng)商溝通，必須能正確、清晰表達(dá)所欲采購的各種條

件，例如規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期限、付款方式等，避免語意含混，滋生誤解。特別是忙碌

的采購工作，必須使采購人員具備“長話短說，意簡言賅”的表達(dá)能力，以免浪費(fèi)時(shí)間。“說

之以理，動(dòng)之以情”來爭取優(yōu)惠的采購條件，更是采購人員必須鍛煉的表達(dá)技巧。

（四）專業(yè)知識(shí)

采購人員對(duì)其經(jīng)辦的產(chǎn)品，若能了解原料來源、組合過程、基本功能、品質(zhì)、用途、成本

等，將有助與供應(yīng)商的溝通，并避免“敵暗我明”吃虧上當(dāng)。有了專業(yè)知識(shí)，更能主動(dòng)開發(fā)新

來源或替代品，有助于降低采購成本。

二.品德方面

（一）臨財(cái)不茍得

采購人員所處理的“訂購單”與“鈔票”并無太大差異，因此難免被“惟利是圖”的供應(yīng)

商所包圍。無論是威迫（透過人際關(guān)系）或利誘（回扣或紅包），采購人員必須維持“平常

心”、“不動(dòng)心”，否則以犧牲公司權(quán)益，圖利他人或自己，終將誤人誤己?！爸乩x”之

徒，實(shí)難勝任采購職責(zé)。

（二）敬業(yè)精神

“缺貨或斷料”實(shí)為采購人員最大之恥辱。固然造成料品短缺之原因甚多，若采購人員不

能抱持“舍我其誰”的態(tài)度，負(fù)責(zé)調(diào)度所需之貨品或物料，則公司之損失，必將可觀。

（三）虛心與耐心

采購人員雖然較占上風(fēng)，但對(duì)供應(yīng)商之態(tài)度，必須公平互惠，甚至不恥下問，虛心求教，

不可趾高氣揚(yáng)，傲慢無禮。與供應(yīng)商談判或議價(jià)的過程，可能相當(dāng)艱辛與復(fù)雜，采購人員更需

有忍耐、等待的修養(yǎng)，才能“欲擒故縱”，氣定神閑進(jìn)行工作。居于劣勢(shì)時(shí)，亦能忍讓求全，

不慍不火，克盡事功。

二十四、采購計(jì)劃與預(yù)算

采購計(jì)劃與預(yù)算是屬于生產(chǎn)計(jì)劃中的一部分，也是企業(yè)年度計(jì)劃與目標(biāo)的一部分。通常，

業(yè)務(wù)部門的行銷計(jì)劃（即銷貨收入預(yù)算）為年度營業(yè)計(jì)劃之起點(diǎn)，然后生產(chǎn)計(jì)劃才隨之訂定。

而生產(chǎn)計(jì)劃系包括采購預(yù)算（直接原料成本）、直接人工預(yù)算及制造費(fèi)用預(yù)算。由此可見，采

購預(yù)算乃是采購部門為配合年度的悄售預(yù)測或生產(chǎn)數(shù)量，所對(duì)需求的原料、輔料、零件等之?dāng)?shù)

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量及成本做詳實(shí)的計(jì)劃，以利整個(gè)企業(yè)目標(biāo)之達(dá)成。亦即，采購計(jì)劃與預(yù)算雖是整個(gè)企業(yè)預(yù)算

的核心，尚若單獨(dú)編訂，不但缺乏使用的實(shí)用的價(jià)值，也失去其他部門的配合。所以，采購預(yù)

算之編制，必須依循企業(yè)預(yù)算制度為之，而有其一定的流程與步驟。

一.采購計(jì)劃

(-)編訂采購數(shù)量計(jì)劃的目的

企業(yè)之經(jīng)營始自購入原料、物料后，經(jīng)加工制成或經(jīng)組合裝配成為產(chǎn)品，再透過銷售過程

獲取利潤。其中如何獲取足夠數(shù)量的原料、物料，即是采購數(shù)量計(jì)劃的重點(diǎn)所在。因此，數(shù)量

計(jì)劃乃是為維持正常的產(chǎn)銷活動(dòng)，在某一特定的期間內(nèi)，應(yīng)在何時(shí)購入何種材料多少的估計(jì)作

業(yè)。此項(xiàng)數(shù)量計(jì)劃應(yīng)達(dá)到下列的目的：

1.預(yù)估材料需用數(shù)量與時(shí)間，防止供應(yīng)中斷，影響產(chǎn)銷活動(dòng)。

2.避免材料儲(chǔ)存過多，積壓資金，占用堆積的空間。

3.配合公司生產(chǎn)計(jì)劃與資金調(diào)度。

4.使采購部門事先準(zhǔn)備，選擇有利時(shí)機(jī)購入材料。

5.確立材料耗用標(biāo)準(zhǔn)，以便管制用料成本。

(二)采購量之決定過程

1.生產(chǎn)計(jì)劃

由銷售預(yù)測，加上人為的判斷，即可擬訂銷售計(jì)劃或目標(biāo)。此一銷售計(jì)劃，系表明各種產(chǎn)

品在不同時(shí)間的預(yù)期銷售數(shù)量；而生產(chǎn)計(jì)劃即依據(jù)銷售數(shù)量，加上預(yù)期為期末存貨減去期初存

貨來擬訂。

2.用料清表

生產(chǎn)計(jì)劃只列示產(chǎn)品的數(shù)量，并無法直接知道某一產(chǎn)品需用哪些物料，以及數(shù)量多少，因

此必須借助用料清表。本表是由研究發(fā)展或產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門所擬訂的，內(nèi)容列是各種產(chǎn)品由哪些

材料所制造或組合而成。根據(jù)此表可以精確計(jì)算制造某一種產(chǎn)品的用料需求數(shù)量。用料清表所

列的耗用量，即通稱的標(biāo)準(zhǔn)用量，與實(shí)際用量相互比較，作為用料管制的依據(jù)。

3.存量管制卡

若產(chǎn)品有存貨，則生產(chǎn)數(shù)量不一定要等于銷售數(shù)量。同理.，若材料有庫存數(shù)量，則材料采

購數(shù)量也不一定要等與根據(jù)用料清表所計(jì)算的材料需用量。因此，必須建立物料的存量管制

卡，以表明某一物料目前的庫存狀況；再依數(shù)量，然后才開具請(qǐng)購單，進(jìn)行采購活動(dòng)。

茲將采購數(shù)量之決定過程，歸納為如圖所示：

月份材料材料ABC分析

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二.采購預(yù)算

為了使預(yù)算對(duì)實(shí)際的資金調(diào)度具有意義，采購預(yù)算應(yīng)以現(xiàn)金基礎(chǔ)編制，而非采用傳統(tǒng)上的

應(yīng)計(jì)基礎(chǔ)：也就是說，采購預(yù)算應(yīng)以付款的金額來編訂，而不以采購的金額來編訂。

三.采購計(jì)劃與預(yù)算之影響因素

影響采購計(jì)劃與預(yù)算的準(zhǔn)確性的要素，有下列各項(xiàng)：

（一）年度行銷計(jì)劃

除非市場出現(xiàn)供不應(yīng)求的狀況，否則企業(yè)年度的經(jīng)營計(jì)劃多以行銷計(jì)劃為起點(diǎn)；而行銷計(jì)

劃之?dāng)M訂，又受到銷售預(yù)測之影響。銷售預(yù)測的決定因素，包括外界的不可控制因素，如國

內(nèi)、外經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況（GNP、失業(yè)率、物價(jià)、利率等）、人口成長、政治體制、文化及社會(huì)環(huán)

境、技術(shù)發(fā)展、競爭者狀況等；以及內(nèi)部可控制因素，如財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)水準(zhǔn)、廠房設(shè)備、原

料零件供應(yīng)情況、人力資源及公司聲譽(yù)等。

（-）年度生產(chǎn)計(jì)劃

一般而言，生產(chǎn)計(jì)劃根源于行銷計(jì)劃，行銷計(jì)劃過于樂觀，將使產(chǎn)量變成存貨，造成企業(yè)

的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)；反之，過度保守的行銷計(jì)劃，將使產(chǎn)量不足以供應(yīng)顧客所需，喪失了創(chuàng)造利潤的

機(jī)會(huì)。因此，生產(chǎn)計(jì)劃常因行銷人員對(duì)市場的需求量估算失當(dāng)，造成生產(chǎn)計(jì)劃朝令夕改，也使

得采購計(jì)劃與預(yù)算必須經(jīng)常調(diào)整修正，物料供需長久處于失衡狀況。

（三）用料清表

特別在高科技行業(yè)，產(chǎn)品工程變更層出不窮，致使用料清表難做即時(shí)之反映與修訂。以至

根據(jù)產(chǎn)量所計(jì)算出來的物料需求數(shù)量，與實(shí)際的使用量或規(guī)格不盡相符，造成采購數(shù)量過于不

及，物料規(guī)格過時(shí)或不易購得。因此，采購計(jì)劃之準(zhǔn)確性，有賴維持最新、最正確的用料清

表。

（四）存量管制卡

由于應(yīng)購數(shù)量必須扣除庫存數(shù)量，因此，存量管制卡之記載是否正確，將是影響采購計(jì)劃

準(zhǔn)確性的因素之一。這包括料賬不一致，以及物料存量是否全為良品。若賬上數(shù)量與倉庫架臺(tái)

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上的數(shù)量不符：或存量中并非全數(shù)皆為規(guī)格正確之物料；這將使倉庫的數(shù)量低于實(shí)際上的可取

用數(shù)量，故采購計(jì)劃中的應(yīng)購數(shù)量將會(huì)偏低。

（五）物料標(biāo)準(zhǔn)成本之設(shè)定

在編訂采購預(yù)算時(shí)，對(duì)將來擬購物料之價(jià)格預(yù)測不易，故多以標(biāo)準(zhǔn)成本替代之。若此標(biāo)準(zhǔn)

成本之設(shè)定，映乏過去的采購資料為依據(jù)，亦無工程人員嚴(yán)密精確地計(jì)算其原料、人工及制造

費(fèi)用等組合或生產(chǎn)之總成本，則其正確性不無疑問。因此，標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際購入價(jià)格的差額，

即是采購預(yù)算準(zhǔn)確性的評(píng)估指標(biāo)。

（六）生產(chǎn)效率

生產(chǎn)效率的高低，將使預(yù)計(jì)的物料需求量與實(shí)際的耗用量產(chǎn)生誤差。產(chǎn)品的生產(chǎn)效率降

低，會(huì)導(dǎo)致原物料的單位耗用量提高，而使采購計(jì)劃中的數(shù)量不夠生產(chǎn)所需。過低的產(chǎn)出率，

亦會(huì)導(dǎo)致經(jīng)常進(jìn)行修改作業(yè)，而使得零組件之損耗超出正常需用量。所以，當(dāng)生產(chǎn)效率有降低

趨勢(shì)時(shí)，采購計(jì)劃必須將此額外的耗用率算計(jì)進(jìn)去，才不會(huì)發(fā)生原物料的短缺現(xiàn)象。

（七）價(jià)格預(yù)期

在編訂采購預(yù)算時(shí)，常對(duì)物料價(jià)格漲跌幅度、市場景氣之榮枯、乃至匯率變動(dòng)等多加預(yù)

測，甚至列為調(diào)整預(yù)算之因素。不過，因?yàn)閭€(gè)人主觀之判定與事實(shí)的演變常有差距，亦可能會(huì)

造成采購預(yù)算的偏差。

由于影響采購計(jì)劃與預(yù)算的因素頗多，故采購計(jì)劃與預(yù)算擬訂之后,必須與產(chǎn)銷部門保持

經(jīng)常的聯(lián)系，并針對(duì)現(xiàn)實(shí)的狀況做必要的調(diào)整與修訂，才能達(dá)成維持正常產(chǎn)銷活動(dòng)的目標(biāo)，并

協(xié)助財(cái)務(wù)部門妥善規(guī)劃資金的來源,

二十五、采購方式

一.合約采購

原輔材料之采購，供應(yīng)部應(yīng)事先選定廠家，議定供應(yīng)價(jià)格及交易條件，辦理合約采購，以確

保料源，簡稱采購作業(yè)。

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二.一般采購

供應(yīng)部依“請(qǐng)購單”逐案辦理詢價(jià)、議價(jià)作業(yè)。

二十六、詢價(jià)報(bào)價(jià)成本分析

一.詢價(jià)

欲有效地執(zhí)行采購作業(yè)流程中之詢價(jià)工作，則其首要之途乃在尋求合格的供應(yīng)商。因?yàn)楹?/p>

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