員工離職信息資料歸檔指南

員工離職信息資料歸檔指南合同編號：__________合同雙方：甲方（信息資料提供方）：__________地址：__________聯(lián)系人：__________聯(lián)系電話：__________乙方（信息資料接收方）：__________地址：__________聯(lián)系人：__________聯(lián)系電話：__________鑒于甲方員工離職，為規(guī)范員工離職信息資料的歸檔工作，確保信息資料的完整、準(zhǔn)確和保密，甲乙雙方本著平等、自愿、誠信的原則，達(dá)成如下協(xié)議：一、歸檔范圍1.1員工基本信息：包括身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件等；1.2勞動合同及相關(guān)文件：包括勞動合同、試用期評估報告、轉(zhuǎn)正評估報告、崗位調(diào)整通知等；1.3工資福利信息：包括工資條、年終獎發(fā)放通知、社保證明、公積金證明等；1.4工作表現(xiàn)評價：包括績效考核報告、工作業(yè)績報告、培訓(xùn)記錄等；1.5離職相關(guān)文件：包括離職申請、離職審批表、離職證明、工資結(jié)算證明等。二、歸檔要求2.1甲方應(yīng)確保提供的信息資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得隱瞞、篡改、毀損重要信息資料；2.2甲方應(yīng)按照本協(xié)議約定的歸檔范圍，將員工離職相關(guān)信息資料整理齊全，并在離職之日起15日內(nèi)移交乙方；2.3甲方應(yīng)妥善保管歸檔后的信息資料，確保信息資料的安全、保密，避免泄露員工個人信息；2.4乙方應(yīng)嚴(yán)格按照我國相關(guān)法律法規(guī)和甲方規(guī)章制度，妥善保管歸檔后的信息資料，不得泄露、買賣、篡改、毀損員工個人信息；2.5乙方應(yīng)在員工離職后繼續(xù)為甲方提供必要的資料查詢、證明等服務(wù)，確保甲方在辦理后續(xù)事項(xiàng)時能夠及時、準(zhǔn)確地獲取相關(guān)信息。三、歸檔方式3.1甲方將歸檔后的信息資料整理成紙質(zhì)檔案，并在每一份檔案上注明檔案名稱、檔案編號、歸檔日期等基本信息；3.2甲方將紙質(zhì)檔案親手交給乙方，并辦理交接手續(xù)；3.3乙方應(yīng)在接收紙質(zhì)檔案后，及時將信息資料錄入電子檔案系統(tǒng)，并做好電子檔案的保管工作。四、保密條款4.1甲乙雙方應(yīng)對在履行本協(xié)議過程中獲得的對方商業(yè)秘密和員工個人信息予以嚴(yán)格保密；4.2甲乙雙方不得將保密信息向任何第三方泄露、轉(zhuǎn)讓、許可使用或者以其他方式公開；4.3如甲乙雙方因違反本協(xié)議導(dǎo)致對方遭受損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、違約責(zé)任5.1如甲方未按照本協(xié)議約定的歸檔范圍、要求和方式提供信息資料，乙方有權(quán)要求甲方改正，并承擔(dān)因此給乙方造成的損失；5.2如乙方未按照本協(xié)議約定的歸檔方式、保密條款保管信息資料，甲方有權(quán)要求乙方改正，并承擔(dān)因此給甲方造成的損失；5.3如甲乙雙方因履行本協(xié)議發(fā)生爭議，應(yīng)通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可以向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。六、其他約定6.1本協(xié)議自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為____年；6.2本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力；6.3本協(xié)議未盡事宜，可由甲乙雙方另行簽訂補(bǔ)充協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議與本協(xié)議具有同等法律效力。甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________簽訂日期：__________一、附件列表：1.員工基本信息：身份證復(fù)印件戶口本復(fù)印件學(xué)歷證書復(fù)印件職業(yè)資格證書復(fù)印件2.勞動合同及相關(guān)文件：勞動合同試用期評估報告轉(zhuǎn)正評估報告崗位調(diào)整通知3.工資福利信息：工資條年終獎發(fā)放通知社保證明公積金證明4.工作表現(xiàn)評價：績效考核報告工作業(yè)績報告培訓(xùn)記錄5.離職相關(guān)文件：離職申請離職審批表離職證明工資結(jié)算證明二、違約行為及認(rèn)定：1.甲方未按照約定歸檔范圍、要求和方式提供信息資料，乙方有權(quán)要求甲方改正，并承擔(dān)因此給乙方造成的損失。2.乙方未按照約定歸檔方式、保密條款保管信息資料，甲方有權(quán)要求乙方改正，并承擔(dān)因此給甲方造成的損失。3.如甲乙雙方因履行本協(xié)議發(fā)生爭議，應(yīng)通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可以向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。三、法律名詞及解釋：1.勞動合同：指用人單位與勞動者確立勞動關(guān)系，明確雙方權(quán)利義務(wù)的協(xié)議。2.試用期：指用人單位與勞動者在勞動合同期限內(nèi)，為相互了解對方是否適合工作崗位而約定的試驗(yàn)期間。3.績效考核：指用人單位對勞動者工作績效進(jìn)行評估的過程，用以確定勞動者的工作質(zhì)量、效率和成果。4.離職：指勞動者與用人單位解除勞動關(guān)系的行為。5.違約行為：指合同當(dāng)事人違反合同約定的行為。四、執(zhí)行中遇到的問題及解決辦法：1.問題：甲方未按時提供完整信息資料。解決辦法：乙方應(yīng)提醒甲方按時提供信息資料，如甲方仍不履行，乙方有權(quán)要求甲方承擔(dān)違約責(zé)任。2.問題：甲方提供信息資料不準(zhǔn)確。解決辦法：乙方應(yīng)要求甲方改正，如甲方不改正，乙方有權(quán)要求甲方承擔(dān)違約責(zé)任。3.問題：乙方未按時歸檔信息資料。解決辦法：甲方應(yīng)提醒乙方按時歸檔，如乙方仍不履行，甲方有權(quán)要求乙方承擔(dān)違約責(zé)任。4.問題：乙方泄露員工個人信息。解決辦法：甲方應(yīng)要求乙方立即停止泄露行為，并采取措施防止進(jìn)一步泄露，如乙方不配合，甲方有權(quán)要求乙方承擔(dān)違約責(zé)任。五、