當(dāng)前公文處理工作中的常見問題與對策

當(dāng)前公文處理工作中的常見問題與對策當(dāng)前公文處理工作中的常見問題與對策方玉軍公文處理工作是辦公室工作的—項重要內(nèi)容。做好公文處理工作是各單位、各部門規(guī)范、健康向前發(fā)展的關(guān)鍵?？v觀當(dāng)前公文處理工作實(shí)際，仍有部分單位或多或少存在這樣那樣的問題。因此，筆者歸納出這些問題，試圖挖掘其深層次的原因并施以正確的對策。一、當(dāng)前公文處理存在的主要問題當(dāng)前公文處理工作中存在的問題歸納起來主要有以下幾點(diǎn)：1．收文不及時。過去，單位之間一般都采用郵局寄送的方式傳遞文件，這種方式相對來說比較安全，但運(yùn)送時間較長，一份文件從印制到送達(dá)接收者手中往往跨越多個工作日，給工作帶來極大的不便，尤其是緊急性的文件，更是耽誤事。后來，隨著科學(xué)技術(shù)在辦公領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，許多單位采用了電子公文的網(wǎng)絡(luò)傳輸形式，這種傳遞方式具有方便快捷的特點(diǎn)，但也對接收人員提出了更高的要求，那就是接收人員必須即時接收。為此，不少單位還根據(jù)文件的緊急程度對接收時限提出了明確具體的要求。可現(xiàn)在的實(shí)際情況是，有些文書人員往往不能按要求即時接收，甚至有些滯后。還有一種情況，就是一些緊急文件是在下班后或者周末時間傳送過來，由于無人值守致使出現(xiàn)接收空擋。筆者就曾遇到過這類情況。有一次上級部門要求周日上午9時開會，文件是周五晚上10時從專網(wǎng)上傳遞過來的，本來已經(jīng)是下班后了?而且周六不上班，所以當(dāng)上級部門打電話詢問上報___的時候我們還不知道這件事，為此，我們領(lǐng)導(dǎo)受到了上級的嚴(yán)厲批評。事后反思，如果我們周六來接收一遍就不會出現(xiàn)這種情況了。再有一種情況就是我們的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有時會遭到人為的破壞或受自然災(zāi)害___等，也都能使公文不能及時接收。2．來文登記不詳細(xì)。過去我們接收的文件少，而且種類單一，所以對登記要求不是特別高。現(xiàn)在，由于信息大量增加，過去那種登記模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)。比如，接收的緊急文件里如何體現(xiàn)緊急程度，會議通知類文件里寫明的開會時間地點(diǎn)等因素在登記本里體現(xiàn)不出來。如果同時收到多份會議通知，應(yīng)一一登記清楚，才能容易識別而不致出現(xiàn)混亂。如果不進(jìn)行詳細(xì)的登記，把這些細(xì)小的項目單獨(dú)列出來，顯然無法滿足正常的工作需要。3．辦理文件不分輕重緩急。文書人員登記完畢后應(yīng)該根據(jù)文件的內(nèi)容分出輕重緩急，緊急的先辦理，不緊急的后辦理，這樣才不致出現(xiàn)混亂的情況。而現(xiàn)實(shí)情況是有些力、文人員對文件不分輕重緩急，統(tǒng)統(tǒng)混雜在一起辦理，—方面把緊急的當(dāng)成普通的辦理致使出現(xiàn)誤事的情況。比如，有一份需上報材料的會議通知，從開會時間上看不著急，但從內(nèi)容上看就需要立即辦理，而我們的辦文人員沒有仔細(xì)閱覽文件，致使承辦部門延遲多日才看到文件，然后倉促應(yīng)付材料，非常被動；另—方面就是把普通的文件也當(dāng)成緊急的辦理，不管領(lǐng)導(dǎo)正在干什么工作，急急忙忙找領(lǐng)導(dǎo)簽批，其結(jié)果是不僅嚴(yán)重干擾了領(lǐng)導(dǎo)的正常辦公，而且還會對辦文人員本身產(chǎn)生一定的負(fù)面影響。4．辦理領(lǐng)導(dǎo)批示意見不靈活。這種情況體現(xiàn)在多方面。比如，領(lǐng)導(dǎo)批示多部門辦理的，不靈活復(fù)印多份送這些部門，而是慢慢地一個部門一個部門依次傳遞致使事情耽誤；遇有承辦部門取文人不在時不是想方設(shè)法聯(lián)系其他人員，而是干等；承辦部門在取送文時沒有登記詳細(xì)的人員___和時間；組織領(lǐng)導(dǎo)傳閱文件時不根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)是否出差等情況靈活調(diào)整傳閱順序而仍輪輻式傳閱，死板教條；一些重要的、有辦理期限的文件不催辦；給遠(yuǎn)的承辦單位發(fā)文件不用傳真等簡便靈活的方式，而是不顧實(shí)際情況要單位派人來取；給承辦單位發(fā)送傳真時也不電話確認(rèn)單位是否收到、接收入是誰；通過辦公網(wǎng)絡(luò)上報參會___時也不落實(shí)是否接收到；文件辦理完畢后不及時注銷等等。5．歸檔文件不完整。有些文書人員在文件辦理完畢后不能認(rèn)真及時地進(jìn)行；歸檔時不嚴(yán)格按照來文登記逐一核查文件是否存在，而是有多少歸檔多少，文件少沒少，少幾份，對于文件下落也不管不問，為以后查閱文件帶來極大不便和隱患。6．密級文件不保密。對于密級文件，有些文書人員不嚴(yán)格按照保密法規(guī)單獨(dú)辦理，而是和普通文件混雜在一起；絕密文件不在___組織領(lǐng)導(dǎo)傳閱而是送領(lǐng)導(dǎo)辦公室審閱；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室時不把文件收起；文件有時找不到也不向領(lǐng)導(dǎo)匯報，心存僥幸，想瞞就瞞，想壓就壓；還有的文書人員甚至違背保密規(guī)定對自己的親朋好友等無關(guān)人員炫耀文件內(nèi)容或把密級文件傳遞到互聯(lián)網(wǎng)上等等。二、問題存在的主要原因筆者認(rèn)為，出現(xiàn)上述問題的主要原因大體有以下四個方面：1．責(zé)任心不強(qiáng)。思想認(rèn)識不到位，沒有充分認(rèn)識到公文處理工作的重要性，認(rèn)為公文處理無非就是收收發(fā)發(fā)，缺乏技術(shù)含量，對工作沒有足夠的激情和動力，沒有責(zé)任感。2．辦文能力有限。有些文書人員雖然也喜歡干這項工作，但由于自身能力有限，對公文處理工作不大精通，缺乏變通能力，不知道具體情況具體分析，死板教條、不夠靈活。3．工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)、粗心。一些文書人員工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)、不細(xì)致，因此難以適應(yīng)較為精細(xì)的公文處理工作。4．保密意識淡薄。一些文書人員沒有受過專門的保密教育和培訓(xùn)，缺乏保密意識，保密觀念不強(qiáng)，也不懂一些必要的保密手段，致使發(fā)生泄密事件。三、針對問題采取的相應(yīng)對策通過以上剖析，我們找出了這些問題存在的原因。在以后的工作中，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下四個方面入手來改正這些問題：1．培養(yǎng)文書人員的責(zé)任意識。首先，要選拔那些對這項工作有興趣、熱愛這項工作的同志。其次，要給他們講清文書工作的性質(zhì)及其重要性，逐步培養(yǎng)他們的責(zé)任意識，使他們明白責(zé)任是一種偉大的品格，是對自己工作的忠誠和信守，是人性的升華。只有具備對工作的高度責(zé)任感，才能用最佳的精神狀態(tài)忘我地工作，并將自己的潛能發(fā)揮到極致。2．加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在實(shí)踐工作中提高辦文能力。要經(jīng)常地讓文書人員參加業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)班，經(jīng)常地與同行們溝通，使他們虛心學(xué)習(xí)、善于借鑒別人的優(yōu)點(diǎn)和長處，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，逐步提高辦文能力并漸漸形成自己的力、文特色。3．樹立良好的職業(yè)道德。職業(yè)道德是人們在職業(yè)活動過程中應(yīng)遵循的特定的職業(yè)思想和行為準(zhǔn)則，是社會一般道德在職業(yè)中的具體體現(xiàn)。作為文書人員，必須在工作實(shí)踐中樹立良好的職業(yè)道德，勤于思考，恪盡職守，努力提高工作效率和工作能力。4．加強(qiáng)保密教育。要通過各種方式加強(qiáng)對文書人員的保