文秘檔案管理制度

文秘檔案管理制度一、制度目的本制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文秘檔案的管理，確保信息的保密性、完整性和可追溯性，提高文秘工作效率，保障企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)和信息安全。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部涉及到文秘檔案管理工作的部門和人員。三、基本原則保密原則：對(duì)于涉及商業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案，必需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。完整原則：文秘檔案必需保管完整，不能進(jìn)行刪除、竄改或損毀?？勺匪菰瓌t：文秘檔案的管理必需有明確的記錄和追溯制度，以確保信息的真實(shí)性和可靠性。規(guī)范原則：文秘檔案管理必需依照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，不得隨便更改或繞過規(guī)定程序。四、檔案分類與歸檔檔案分類依據(jù)檔案的性質(zhì)、用途和保管期限，將文秘檔案分為以下幾類：機(jī)密檔案：包含商業(yè)機(jī)密、合同、策劃方案等緊要文件。經(jīng)營(yíng)檔案：包含客戶信息、供應(yīng)商合作協(xié)議、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。內(nèi)部管理檔案：包含會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部通知、培訓(xùn)資料等。歷史檔案：包含企業(yè)發(fā)展歷程、重點(diǎn)事件記錄等。歸檔程序檔案負(fù)責(zé)人依據(jù)檔案的分類訂立相應(yīng)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和流程。歸檔前，對(duì)檔案進(jìn)行整理、編目，并標(biāo)注檔案編號(hào)、名稱、日期等緊要信息。歸檔時(shí)，將檔案依照肯定的次序裝訂、封存，并在檔案封面上加蓋公章。歸檔完成后，將檔案交由檔案保管人進(jìn)行管理，記錄入檔案庫(kù)存系統(tǒng)。五、檔案保管與查閱檔案保管檔案保管人必需具備肯定的專業(yè)知識(shí)和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定并保證檔案的安全性。檔案保管室應(yīng)具備相應(yīng)的防火、防水、防盜等設(shè)施，并定期進(jìn)行安全檢查和維護(hù)。檔案保管人應(yīng)訂立檔案調(diào)撥、借閱和存放等管理制度，確保檔案的完整性和安全性。檔案查閱工作人員需要查閱檔案時(shí)，必需提出書面申請(qǐng)，并經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案保管人依照申請(qǐng)人的要求供應(yīng)查閱，并記錄查閱人、時(shí)間、目的等信息。查閱完畢后，工作人員必需保證檔案的完整性，如有遺失或損壞，需及時(shí)報(bào)告并承當(dāng)責(zé)任。六、檔案借閱與歸還檔案借閱借閱檔案需填寫借閱申請(qǐng)表，并經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱人應(yīng)定時(shí)到指定位置借取檔案，并簽署借閱記錄，借閱期限為5個(gè)工作日。借閱檔案僅限于本人使用，不得轉(zhuǎn)借或泄露給他人。檔案歸還借閱期滿后，借閱人應(yīng)定時(shí)將檔案歸還，并填寫歸還登記表。若借閱人需要延長(zhǎng)借閱期限，必需提前申請(qǐng)并經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。歸還的檔案應(yīng)經(jīng)過借閱人和檔案保管人核對(duì)，確保檔案的完整性和數(shù)量無誤。七、檔案銷毀銷毀程序檔案保管人定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，發(fā)現(xiàn)有過期、無用或損壞的檔案，需及時(shí)匯總報(bào)告。檔案保管人應(yīng)編制銷毀清單，包含檔案名稱、編號(hào)、銷毀原因和日期等信息。銷毀前，需經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并進(jìn)行證明和備案，確保銷毀程序的合法性和可追溯性。銷毀時(shí)，應(yīng)采取安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如碎紙、磁帶磁化等。銷毀記錄銷毀完成后，檔案保管人需填寫銷毀記錄表，并注明銷毀的具體內(nèi)容和數(shù)量。銷毀記錄表需備份并存檔，記錄必需真實(shí)可靠，以備日后審計(jì)或復(fù)查需要。八、制度遵守和責(zé)任追究遵守制度各部門和人員必需遵守本制度的要求，不得違反或規(guī)避規(guī)定。對(duì)于制度遵守不嚴(yán)的行為，將視情節(jié)輕重予以相應(yīng)的批判、教育或紀(jì)律處分。責(zé)任追究對(duì)于檔案保管人、借閱人有檔案丟失、泄漏或損毀等行為的，將追究相應(yīng)的責(zé)任。對(duì)于相關(guān)部門和人員在檔案管理工作中發(fā)生失職、玩忽職守等行為，將依據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理。九、附則對(duì)于尚未涉及到的特殊情況，將依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行增補(bǔ)和解決。本制度自頒布之日起生效，修訂或廢止需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。以