《高級文秘與辦公自動化》課件第7章

第一節(jié)

Word的窗口組成及基本操作第二節(jié)文檔的排版操作

第三節(jié)表格設(shè)置第四節(jié)圖文混排第五節(jié)頁面設(shè)置

1．Word的啟動和窗口組成

1)?Word的啟動

啟動Word的方法有很多，通常情況可以按以下三種方法來啟動：

(1)在Windows的【開始】菜單中啟動Word。

單擊【開始】→【程序】→【MicrosoftOffice】→單擊【MicrosoftOfficeWord2003】命令，即可啟動Word，基本操作界面如圖7.1所示。第一節(jié)Word的窗口組成及基本操作圖7.1利用【開始】菜單啟動文檔

(2)利用桌面快捷方式啟動Word。

雙擊桌面上的Word快捷圖標(biāo)來啟動，若桌面上沒有該快捷圖標(biāo)，可單擊【開始】→【程序】→【MicrosoftOffice】→右擊【MicrosoftOfficeWord2003】命令，出現(xiàn)如圖7.2所示的快捷菜單，在彈出的快捷菜單中選擇【發(fā)送到】→【桌面快捷方式】命令，即可在桌面上創(chuàng)建一個Word的快捷方式圖標(biāo)。圖7.2創(chuàng)建Word的快捷圖標(biāo)

(3)雙擊Word文檔直接啟動。

通過【我的電腦】或【資源管理器】可以直接進(jìn)入Word文檔所在文件夾，找到該文檔并雙擊該文檔圖標(biāo)即可啟動Word，同時打開該文檔。

2)?Word的窗口組成

啟動了Word后，其工作窗口如圖7.3所示。圖7.3Word的窗口窗口中各組成部分的名稱及功能如下：

(1)標(biāo)題欄。

(2)菜單欄。

(3)常用工具欄：包含常用命令的快速執(zhí)行按鈕，單擊即可執(zhí)行這些命令，如圖7.4所示。圖7.4常用工具欄

(4)格式工具欄。

(5)繪畫工具欄。

(6)標(biāo)尺。

(7)文檔編輯區(qū)。

(8)文本插入點。

(9)狀態(tài)欄：顯示出光標(biāo)在文檔中所處的當(dāng)前位置，如頁數(shù)、行號、列號等，如圖7.5所示。圖7.5狀態(tài)欄

2．文本的輸入

1)光標(biāo)的定位

2)插入和改寫狀態(tài)的切換、刪除字符

3)插入特殊符號

在文檔的輸入過程中，可能會碰到一些無法從鍵盤上輸入的字符，用戶可以利用下面介紹的方法插入這些特殊字符：

單擊菜單欄中的【插入】→【符號】命令，打開【符號】對話框，如圖7.6所示，然后用鼠標(biāo)單擊選定所需的符號，單擊【插入】按鈕即可。圖7.6【符號】對話框

3．文本的基本操作

1)選定文本

在對文檔進(jìn)行編輯操作前，必須先選定要進(jìn)行操作的對象，在Word中，被選定的文本呈黑底白字顯示。

按住鼠標(biāo)左鍵并拖曳要選定的文本，表7-1列出了用鼠標(biāo)選定文本的常用方法。表7-1用鼠標(biāo)選取文本

2)文本的移動

3)文本的復(fù)制

4)刪除文本

4.查找與替換

1)查找

(1)單擊菜單欄中的【編輯】→【查找】命令，或按下Ctrl+F組合鍵，彈出如圖7.7所示的【查找和替換】對話框。

(2)單擊【查找】選項卡，在【查找內(nèi)容】文本框中輸入要查找的內(nèi)容，再單擊【查找下一處】按鈕，就可以查找到指定的內(nèi)容。圖7.7【查找和替換】對話框(查找選項卡)

2)替換

替換和查找的操作方法基本相同：

(1)單擊菜單【編輯】→【替換】命令，或按下Ctrl+H組合鍵，彈出如圖7.8所示的【查找和替換】對話框。圖7.8【查找和替換】對話框(替換選項卡)

5．保存文檔

1)保存新建文檔

(1)選擇菜單【文件】→【保存】命令，或單擊【常用】工具欄上的【保存】按鈕，彈出【另存為】對話框，如圖7.9所示。

(2)在【保存位置】下拉列表框中選擇該文件保存的位置。

(3)在【文件名】文本框中輸入文件名稱。通常默認(rèn)的文件名是文檔的第一句。圖7.9【另存為】對話框

2)保存曾經(jīng)編輯過的文檔

3)文檔另存

4)自動保存

(1)選擇菜單欄中的【工具】→【選項】命令，在彈出的【選項】對話框中單擊【保存】選項卡。

(2)在【保存】選項卡中，單擊【自動保存時間間隔】選項前面的復(fù)選框，在其后面的數(shù)值框中輸入一個時間間隔值，如圖7.10所示。

(3)單擊【確定】按鈕完成設(shè)置。圖7.10【選項】對話框

6．實踐練習(xí)

(1)在文檔“農(nóng)夫與蛇”中查找“蛇”。

①單擊菜單【編輯】→【查找】，彈出【查找和替換】對話框，如圖7.11所示。

②在【查找】對話框中輸入“蛇”后，單擊“查找下一處”，查到后光標(biāo)就停在符合條件處等待處理。

③再單擊“查找下一處”，再繼續(xù)查找滿足條件的內(nèi)容，直到查找完畢。

(2)在文檔“農(nóng)夫與蛇”中將“農(nóng)夫”替換為“李某”。

①單擊菜單【編輯】→【替換】命令，彈出【查找和替換】對話框，如圖7.12所示。圖7.11【查找和替換】對話框圖7.12【查找和替換】對話框

1．字符格式的設(shè)置

1)使用【格式】工具欄設(shè)置

選定文本后利用【格式】工具欄進(jìn)行格式設(shè)置，格式工具欄如圖7.13所示。

2)使用格式菜單欄設(shè)置

單擊菜單欄中的【格式】→【字體】命令，打開【字體】對話框，選擇【字體】選項卡進(jìn)行格式設(shè)置，如圖7.14所示。第二節(jié)文檔的排版操作圖7.13格式工具欄圖7.14【字體】對話框

2．段落格式的設(shè)置

1)段落的對齊方式

段落的對齊直接影響文檔的版面效果，在【格式】工具欄中設(shè)置了四個對齊方式按鈕，如圖7.15所示。

圖7.16所示是四種對齊方式的簡單示例：圖7.15段落對齊方式按鈕圖7.16對齊方式示例

2)段落的縮進(jìn)

移動窗口中水平標(biāo)尺上的各種縮進(jìn)標(biāo)記，可設(shè)置段落縮進(jìn)，如圖7.17所示。圖7.17水平標(biāo)尺

3．設(shè)置邊框和底紋

(1)選定要加邊框的文本。

(2)單擊菜單欄中的【格式】→【邊框和底紋】命令，彈出【邊框和底紋】對話框，再選擇【邊框】選項卡，如圖7.18所示。圖7.18【邊框和底紋】對話框

4．實踐練習(xí)

(1)輸入內(nèi)容，輸入完以“守株待兔”文件名保存文檔。

①單擊【開始】→【程序】→【MicrosoftOffice】→單擊【MicrosoftOfficeWord2003】命令，即可啟動Word。

②輸入“守株待兔“文本內(nèi)容，如圖7.19所示。

③以“守株待兔”為文檔的文件名保存文檔。按圖7.20所示步驟保存。

圖7.19輸入文檔窗口圖7.20保存“守株待兔”文檔步驟

(2)設(shè)置標(biāo)題文字“守株待兔”的字體為黑體，字形為加粗，字號為小二，字體顏色為藍(lán)色，并使用空心效果，字符間距加寬3磅，對齊方式為居中。

①選擇菜單【格式】→【字體】命令，出現(xiàn)如圖7.21所示的【字體】對話框。

②在【字體】對話框中按圖7.21所示步驟設(shè)置。

③單擊【格式】工具欄中的【居中】按鈕，將文字設(shè)置為居中。

(3)設(shè)置正文文字字體為宋體，字號為小四，字體顏色為黑色，行距設(shè)為1.5倍，每段首行縮進(jìn)2字符。

①選定正文文字。

②按照圖7.22所示步驟設(shè)置。圖7.21【字體】對話框圖7.22格式工具欄③單擊菜單【格式】→【段落】命令，出現(xiàn)如圖7.23所示的【段落】對話框。圖7.23【段落】對話框

(5)設(shè)置第二段的段落縮進(jìn)為：左縮進(jìn)1字符，右縮進(jìn)1字符；段落間距設(shè)置為段前0.5行，段后0.5行。

①把光標(biāo)移到第二段中的任意位置，單擊菜單【格式】→【段落】命令，出現(xiàn)如圖7.24所示的【段落】對話框。

②根據(jù)圖7.24所示操作步驟進(jìn)行設(shè)置。圖7.24【段落】對話框

(6)為最后二段添加雙線型褐色的邊框，并設(shè)置底紋顏色為淺黃。

①選定后二段文本。

②單擊菜單【格式】→【邊框和底紋】命令，出現(xiàn)如圖7.26所示的【邊框和底紋】對話框。

③按照圖7.25所示操作步驟設(shè)置。圖7.25【邊框和底紋】對話框及操作步驟

(7)給整個頁面加上藝術(shù)型邊框，圖案自選。

①選擇菜單【格式】→【邊框和底紋】命令，在【邊框和底紋】對話框中單擊【頁面邊框】選項卡，如圖7.26所示。

②按圖7.26所示操作步驟設(shè)置。

(8)將文檔進(jìn)行保存，效果如圖7.27所示。圖7.26【邊框和底紋】對話框圖7.27文檔格式設(shè)置完成后的效果圖

1.表格的插入

1)自動建立表格

使用【常用】工具欄上的【插入表格】按鈕或使用【表格】菜單命令都可以方便地插入一張空表。

第三節(jié)表格設(shè)置

(1)使用工具欄按鈕。

(2)使用【表格】菜單。將光標(biāo)定位在需要插入表格的位置，選擇菜單欄中的【表格】→【插入表格】命令，在打開的如圖7.29所示的【插入表格】對話框中，可以設(shè)置表格的行數(shù)和列數(shù)，也可以設(shè)置列寬等，單擊【自動套用格式】按鈕，可套用Word提供的表格樣式。圖7.28制表示意框圖

圖7.29【插入表格】對話框

2)手動制表

單擊菜單欄中的【表格】→【繪制表格】命令，或單擊菜單【視圖】→【工具欄】→【表格和邊框】命令，都可打開【表格和邊框】工具欄，如圖7.30所示。圖7.30表格和邊框工具欄單擊【繪制表格】按鈕，將鼠標(biāo)指針移到文檔窗口上方，鼠標(biāo)指針變?yōu)殂U筆形狀，按住鼠標(biāo)左鍵先繪出表格的外框，再繪制表格中其他的行線、列線或斜線，如果繪制錯誤，可以用【擦除】按鈕進(jìn)行修改。也可以先創(chuàng)建一個規(guī)范表格，然后利用【表格和邊框】工具欄中的【繪制表格】和【擦除】按鈕來擦除多余的線條或添加新線條，如圖7.31所示。圖7.31使用【繪制表格】按鈕繪制的不規(guī)范表格

3)表格的編輯

(1)選定表格對象。

(2)插入單元格、行或列。在表格中插入單元格、行或列，首先要在表格中確定插入位置，將光標(biāo)移到需要插入的位置上，然后單擊菜單欄中的【表格】→【插入】命令，在打開的【插入】級聯(lián)菜單中，如圖7.32所示，根據(jù)需要選擇插入行、列或單元格即可。圖7.32插入子菜單圖7.33刪除子菜單

(3)刪除行或列、單元格、表格。若要刪除表格中多余的行、列或單元格時，可先選定要刪除的區(qū)域，然后單擊菜單中【表格】→【刪除】命令，在打開的【刪除】級聯(lián)菜單中，根據(jù)需要選擇刪除的行、列單元格或表格即可，如圖7.33所示。

(4)合并單元格。

選定要合并的單元格，單擊菜單欄中的【表格】→【合并單元格】命令。

(5)拆分單元格。選定要拆分的單元格，單擊菜單中的【表格】→【拆分單元格】命令，在打開的【拆分單元格】對話框中輸入要拆分的行、列數(shù)即可，如圖7.34所示。圖7.34【拆分單元格】對話框

4)調(diào)整表格的行高與列寬

調(diào)整表格的行高或列寬，可使用下面三種方法來實現(xiàn)：

(1)使用【自動調(diào)整】命令。將光標(biāo)移到表格內(nèi)任意位置處，單擊菜單中的【表格】→【自動調(diào)整】命令，在打開的子菜單中，選擇一種調(diào)整方式，如圖7.35所示。

(2)使用鼠標(biāo)調(diào)整。圖7.35自動調(diào)整子菜單

2．實踐練習(xí)

內(nèi)容：

(1)插入如表7-2所示的學(xué)生成績表。表7-2學(xué)生成績表

(1)插入如表7-2的所示的學(xué)生成績表。

①新建文檔，輸入表7-2學(xué)生成績表。

②選擇菜單【表格】→【插入】→【表格】命令，彈出如圖7.36所示的【插入表格】對話框。圖7.36【插入表格】對話框

(2)在表格最后一列的右邊插入一列，輸入列標(biāo)題【總分】，用公式計算出各學(xué)生的總分。

①將光標(biāo)移到最后一列中，單擊菜單【表格】→【插入】→【列(在右側(cè))】命令，并輸入總分。

②將光標(biāo)移到總分下一個單元格，選擇菜單【表格】→【公式】命令，彈出如圖7.37所示的【公式】對話框。

③重復(fù)第②步，把總分全部計算出來，如表7-3所示。圖7.37【公式】對話框表7-3學(xué)生成績表

(3)設(shè)置表格對齊方式為居中，再將表格第一行的行高設(shè)為3厘米，第一列的列寬設(shè)為3.8厘米。單擊菜單【表格】→【表格屬性】命令，彈出如圖7.38所示的表格屬性對話框，并按圖示操作步驟設(shè)置。圖7.38表格行高、列寬設(shè)定

(4)在表格的第一行第一列繪制一個斜線表頭，設(shè)置插入的斜線表頭樣式為樣式二，字體大小為五號，行標(biāo)題為科目，數(shù)據(jù)標(biāo)題為成績，列標(biāo)題為姓名。

①把光標(biāo)移到表格的第一行第一列，然后選擇菜單【表格】→【繪制斜線表頭】命令，出現(xiàn)如圖7.39所示的【插入斜線表頭】對話框，并按照圖示步驟設(shè)置。

②選定要居中單元格，單擊常用工具欄上的表格與邊框，彈出表格與邊框工具欄，按如圖7.40所示操作步驟設(shè)置。圖7.39【插入斜線表頭】對話框圖7.40表格和邊框工具欄

1．插入圖片

1)插入剪貼畫

將光標(biāo)置于要插入圖片的位置，單擊菜單欄中的【插入】→【圖片】→【剪貼畫】命令，打開【剪貼畫】任務(wù)窗格，如圖7.41所示。

在【收藏集列表】中雙擊【Office收藏集】文件夾，選擇需要的子文件夾并打開，最后選定目標(biāo)文件夾，在右窗口中顯示該文件夾中的所有圖片，如圖7.42所示。第四節(jié)圖文混排圖7.41剪貼畫任務(wù)窗格

圖7.42剪輯管理器窗口

2)插入【來自文件】的圖片

如果要插入計算機(jī)中的圖片，選擇【插入】→【圖片】→【來自文件】命令，打開【插入圖片】對話框，如圖7.43所示。

在【查找范圍】列表框中指定文件所在的位置，對話框中會顯示該文件夾中的所有圖片，用鼠標(biāo)單擊選定圖片后，單擊【插入圖片】對話框中的【插入】按鈕，或直接雙擊選定的圖片都可在文檔中插入圖片。插入圖片后的效果如圖7.44所示。圖7.43【插入圖片】對話框圖7.44插入來自文件圖片

2．插入圖形

在Word文檔中除了可以插入圖片外，還可以利用【繪圖】工具欄很方便地繪制各種圖形，并可對這些圖形進(jìn)行組合、編輯等。

Word的【繪圖】工具欄中提供了一些基本圖形工具，用戶可以根據(jù)需要在文檔中使用這些圖形工具繪制圖形?！纠L圖】工具欄如圖7.45所示。圖7.45繪圖工具欄

1)繪制簡單圖形

2)繪制自選圖形

單擊【繪圖】工具欄中的【自選圖形】按鈕，顯示【自選圖形】子菜單，如圖7.46所示。在該菜單中選擇所需圖形，按照前面繪制簡單圖形的操作方法進(jìn)行操作即可。圖7.47所示就是使用自選圖形繪制的范例。圖7.46自選圖形子菜單圖7.47自選圖形繪制范例

3)給圖形添加陰影效果和三維效果

(1)添加陰影。選定圖形，單擊【繪圖】工具欄中的【陰影樣式】按鈕，彈出【陰影樣式】菜單，如圖7.48所示，選擇一種需要的陰影樣式。圖7.49所示是圖形添加陰影樣式后的效果示例圖。圖7.48陰影樣式菜單圖7.49添加陰影后的效果

(2)添加三維效果。選定圖形，單擊【繪圖】工具欄中的【三維效果樣式】按鈕，彈出如圖7.50所示的菜單，選擇一種需要的樣式。圖7.51所示為圖形添加三維效果樣式后的示例圖。圖7.50三維效果樣式菜單圖7.51添加三維效果樣式后的示例

4)在圖形內(nèi)添加文字

在各種自選圖形中，除了線條圖形外，允許向其他所有圖形中添加文字，操作方法如下：

在要添加文字的圖形上單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出如圖7.52所示的快捷菜單，選擇【添加文字】命令，此時可在圖形中輸入文字。添加文字后的圖形如圖7.53所示。圖7.52添加文字操作步驟

圖7.53添加文字后的圖形

3．插入文本框

(1)單擊菜單欄中的【插入】→【文本框】→【橫排或豎排】命令，如圖7.54所示。

(2)在文本編輯區(qū)中按住鼠標(biāo)左鍵不放并拖動，即可繪制出矩形文本框外形。

(3)松開鼠標(biāo)左鍵后即可得到繪制的文本框，此時文本框中出現(xiàn)閃爍的文本插入點，輸入需要的文本內(nèi)容即可。插入文本框示例如圖7.55所示。

圖7.54插入文本框子菜單圖7.55插入文本框示例

4．插入藝術(shù)字

(1)單擊【繪圖】工具欄上的【插入藝術(shù)字】按鈕，或選擇菜單欄中的【插入】→【圖片】→【藝術(shù)字】命令，顯示如圖7.56所示的【“藝術(shù)字”庫】對話框。圖7.56【“藝術(shù)字”庫】對話框

(2)在【“藝術(shù)字”庫】對話框中選擇一種藝術(shù)字樣式，單擊【確定】按鈕，彈出【編輯“藝術(shù)字”文字】對話框，如圖7.57所示。圖7.57【編輯“藝術(shù)字”文字】對話框

(3)在【編輯“藝術(shù)字”文字】對話框的【文字】文本框中輸入要作為藝術(shù)字的文字，并在【字體】和【字號】列表中設(shè)定字體、字號。

(4)單擊【確定】按鈕，藝術(shù)字被插入到當(dāng)前文檔中光標(biāo)所在的位置，如圖7.58所示。圖7.58在文檔中插入藝術(shù)字

5．實踐練習(xí)

(1)在文檔中插入圖片。

①新建一個Word文檔。

②單擊菜單【插入】→【圖片】→【來自文件】，打開【插入圖片】對話框或單擊繪圖工具欄上的按鈕。

③按圖7.59所示的操作步驟選擇圖片。

④單擊圖片，調(diào)整圖片大小。圖7.59【插入圖片】對話框

(2)在文檔中插入文本框。

①右擊常用工具欄，在快捷菜單中選擇繪圖，打開繪圖工具欄。

②在繪圖工具欄上單擊【文本框】按鈕。

③在插入文檔中拖曳出文本框。

④在文本框中輸入文本信息。

⑤插入圖片和文本框，效果如圖7.60所示。圖7.60插入圖片和文本框的效果

(3)在文檔中插入藝術(shù)字。

①單擊繪圖工具欄上的【插入藝術(shù)字】按鈕。

②在【“藝術(shù)字”庫】對話框中選擇藝術(shù)字式樣后單擊【確定】按鈕。

③在【編輯“藝術(shù)字”文字】對話框中輸入“美麗的正達(dá)企業(yè)我的家”，輸完后單擊【確定】按鈕。

④在文檔中調(diào)整藝術(shù)字的位置和大小。在文檔中插入藝術(shù)字后的效果如圖7.61所示。

(4)在文檔中繪制流程圖。

操作流程圖和操作步驟如圖7.62所示。圖7.61插入藝術(shù)字后的效果圖7.62流程圖繪圖步驟

1．頁面設(shè)置

選擇菜單欄中的【文件】→【頁面設(shè)置】命令，打開【頁面設(shè)置】對話框，如圖7.63所示。第五節(jié)頁面設(shè)置圖7.63【頁面