會議會務籌備與場地布置制度

會議會務籌備與場地布置制度會議會務籌備與場地布置制度第一章總則第一條為規(guī)范公司會議會務籌備與場地布置工作，提高會議效率，確保會議效果，特制定本制度。第二條本制度適用于公司內部所有會議的籌備與場地布置工作。第三條會議會務籌備與場地布置工作應遵循以下原則：1.依法合規(guī)原則：遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司相關規(guī)定。2.實效原則：確保會議順利進行，提高會議效率。3.節(jié)約原則：合理利用資源，降低成本。4.良好形象原則：展示公司形象，提升品牌價值。第二章籌備工作第四條會議籌備1.會議組織者根據會議目的、參會人員、時間、地點等要求，提前一個月向會務組提交會議申請。2.會務組根據會議申請，制定會議籌備方案，包括會議時間、地點、參會人員、議程、預算等。3.會務組與相關部門溝通，協調會議所需的資源，如場地、設備、人員等。4.會務組對參會人員進行通知，包括會議時間、地點、議程等。第五條場地預訂與準備1.會務組根據會議需求，提前一個月向場地管理部門提出場地預訂申請。2.場地管理部門根據申請，安排會議場地，包括會議室、演講臺、座椅、音響、投影儀等設施。3.會務組與場地管理部門溝通，確保場地布置滿足會議需求。第六條設備與物資準備1.會務組根據會議需求，提前一周向相關部門申請設備與物資，如投影儀、音響、話筒、筆記本、文具等。2.部門根據申請，及時提供所需設備與物資。3.會務組對設備與物資進行檢查，確保其功能正常。第七條參會人員接待1.會務組提前一周向接待部門發(fā)送參會人員名單，包括姓名、職務、聯系方式等。2.接待部門負責參會人員的接待工作，包括接送站、住宿安排、餐食安排等。第八條宣傳與報道1.會務組提前一周向公司內部發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點、議程等。2.宣傳部門負責會議報道工作，包括會議前的預熱宣傳、會議過程中的實時報道以及會議結束后的總結報道。第三章場地布置第九條場地布置原則1.場地布置應簡潔、大方，突出會議主題。2.場地布置應考慮到參會人員的舒適度。3.場地布置應符合公司形象。第十條場地布置內容1.會議室：會議室應布置會議桌椅、演講臺、音響、投影儀等設施。2.演講臺：演講臺應放置演講稿、話筒、筆記本等。3.休息區(qū)：休息區(qū)應放置茶水、點心等。4.橫幅與海報：根據會議主題，在顯眼位置懸掛橫幅、海報等宣傳資料。第十一條場地布置注意事項1.布置過程中，注意安全，避免損壞場地設施。2.布置完成后，對場地進行清潔，確保會議環(huán)境整潔。3.布置過程中，與相關部門保持溝通，確保場地布置滿足會議需求。第四章會后工作第十二條會后清理1.會議結束后，會務組負責場地及設備的清理工作。2.會務組與接待部門溝通，對參會人員進行反饋，了解會議效果。第十三條資料歸檔1.會務組將會議籌備、場地布置、參會人員名單、會議照片等資料整理歸檔。2.資料歸檔后，定期進行整理和更新。第五章附則第十四條本制度由公司行政部門負責解釋。第十五條本制度自發(fā)布之