公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度范文（2篇）

公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度范文一、總則1.為規(guī)范企業(yè)人事檔案管理，保障員工合法權(quán)益，提升管理效能，特制定本規(guī)程。2.本規(guī)程適用于公司全體在職員工的檔案管理工作。3.公司人力資源部門負(fù)責(zé)制定詳細(xì)的操作規(guī)程，并進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。二、檔案管理責(zé)任主體1.公司人力資源部門負(fù)責(zé)全體員工檔案的建立、維護(hù)和管理工作，同時(shí)負(fù)責(zé)相關(guān)政策的制定。2.各部門需負(fù)責(zé)收集和整理員工檔案資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。三、檔案的建立與整理1.員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)使用規(guī)定的表格，整理其個(gè)人信息及證件復(fù)印件，形成檔案并存檔。2.員工離職時(shí)，人力資源部門需整理其檔案并歸檔，注明離職日期。3.針對(duì)員工的晉升、調(diào)動(dòng)、升職等情況，人力資源部門應(yīng)及時(shí)更新檔案并歸檔。四、檔案的保管1.員工檔案應(yīng)妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)交、遺失、損毀或篡改。2.公司人力資源部門應(yīng)建立檔案管理系統(tǒng)，以確保檔案信息的機(jī)密性和安全性。3.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的備份設(shè)備中，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的使用與查詢1.員工有權(quán)查看自己的檔案，但不得擅自復(fù)制或提供給他人。2.他人如需查閱員工檔案，需獲得員工本人的授權(quán)，并遵循公司規(guī)定的程序。3.人力資源部門應(yīng)提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案查詢服務(wù)，以保障員工的合法權(quán)益。六、檔案的保密1.人力資源部門應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家、地方和公司相關(guān)法律法規(guī)，確保員工檔案信息的保密。2.人力資源部門不得泄露員工檔案信息，不得用于非法活動(dòng)。七、違規(guī)處理1.任何單位和個(gè)人不得違反本規(guī)程，否則將面臨相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.對(duì)于故意篡改、毀損員工檔案或泄露檔案信息的行為，公司將依法追究法律責(zé)任。八、附則1.本規(guī)程自發(fā)布之日起生效。2.本規(guī)程的解釋權(quán)歸公司人力資源部門所有。3.對(duì)于本規(guī)程未涵蓋的事項(xiàng)，由公司人力資源部門另行制定相關(guān)規(guī)定和流程。本規(guī)程旨在規(guī)范人事檔案管理工作，保護(hù)員工權(quán)益，提高管理效率。在實(shí)際操作中，人力資源部門應(yīng)嚴(yán)格遵循本規(guī)程，員工也應(yīng)了解并遵守相關(guān)規(guī)定，確保個(gè)人檔案的機(jī)密性和安全性。通過高效的人事檔案管理，將更好地促進(jìn)公司發(fā)展和員工成長(zhǎng)。公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度范文（二）一、目的與依據(jù)為了規(guī)范公司人事檔案的管理工作，確保檔案的完整性、安全性及可查詢性，進(jìn)而提升公司人事管理的效率與質(zhì)量，特依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有人事檔案的管理活動(dòng)，涵蓋員工入職、調(diào)動(dòng)、離職等各類人事變動(dòng)的檔案管理。三、管理責(zé)任1.公司人力資源部門負(fù)責(zé)人需全面負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作，包括檔案的整理、歸檔、存儲(chǔ)及銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.各部門負(fù)責(zé)人需負(fù)責(zé)本部門員工的人事檔案管理，確保檔案的及時(shí)更新與準(zhǔn)確完整。四、檔案存儲(chǔ)與歸檔1.人事檔案的存儲(chǔ)形式可根據(jù)實(shí)際情況靈活選擇，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案或二者結(jié)合使用。2.紙質(zhì)檔案需按照員工姓名、工號(hào)、部門等信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)，明確標(biāo)注存放位置及責(zé)任人。3.電子檔案則需建立統(tǒng)一的命名規(guī)范與文件夾管理制度，以保障檔案的統(tǒng)一性與可檢索性。4.所有人事檔案的存儲(chǔ)與歸檔均需通過授權(quán)渠道進(jìn)行，嚴(yán)禁未經(jīng)許可私自復(fù)制、轉(zhuǎn)移檔案。五、檔案的更新與維護(hù)1.員工入職時(shí)，需按既定程序提交相關(guān)入職材料，包括但不限于身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、就業(yè)協(xié)議等，并及時(shí)歸檔。2.員工發(fā)生調(diào)動(dòng)、晉升等人事變動(dòng)時(shí)，需及時(shí)更新檔案中的相關(guān)信息，并妥善保留原始材料以備查閱。3.員工離職時(shí)，需完成離職手續(xù)，并按規(guī)定程序進(jìn)行檔案的整理與歸檔工作。4.檔案的更新與維護(hù)工作需由專人負(fù)責(zé)，確保及時(shí)性與準(zhǔn)確性。六、檔案安全與保密1.人事檔案需妥善保管，嚴(yán)禁私自帶離檔案存放區(qū)域或移交給未經(jīng)授權(quán)的人員，以保障檔案的完整性與安全性。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放于安全的檔案柜中，電子檔案則需使用專用存儲(chǔ)設(shè)備存儲(chǔ)，并設(shè)置密碼保護(hù)與權(quán)限管理。3.涉密檔案需嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定及公司保密制度進(jìn)行管理，確保檔案的機(jī)密性與保密性。七、檔案查詢與利用1.員工有權(quán)查閱自己的檔案，但需提出合理請(qǐng)求并經(jīng)授權(quán)后方可進(jìn)行。2.其他人員查詢檔案時(shí)，需提交申請(qǐng)并說明查詢目的與理由，經(jīng)授權(quán)后方可進(jìn)行查閱。3.檔案的利用需遵循相關(guān)規(guī)定，確保合法合規(guī)，并經(jīng)授權(quán)后方可使用。八、檔案的銷毀與報(bào)廢1.人事檔案在歸檔滿____年后可申請(qǐng)銷毀，但需經(jīng)過相關(guān)程序與部門批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。2.歸檔滿____年的人事檔案在銷毀前需進(jìn)行清理與整理工作，保留重要信息并記錄銷毀檔案明細(xì)以備查