公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度范文（2篇）

公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度范文一、總則1.為規(guī)范企業(yè)人事檔案管理，保障員工合法權(quán)益，提升管理效能，特制定本規(guī)程。2.本規(guī)程適用于公司全體在職員工的檔案管理工作。3.公司人力資源部門負責制定詳細的操作規(guī)程，并進行監(jiān)督和指導。二、檔案管理責任主體1.公司人力資源部門負責全體員工檔案的建立、維護和管理工作，同時負責相關政策的制定。2.各部門需負責收集和整理員工檔案資料，確保檔案的完整性和準確性。三、檔案的建立與整理1.員工入職時，人力資源部門應使用規(guī)定的表格，整理其個人信息及證件復印件，形成檔案并存檔。2.員工離職時，人力資源部門需整理其檔案并歸檔，注明離職日期。3.針對員工的晉升、調(diào)動、升職等情況，人力資源部門應及時更新檔案并歸檔。四、檔案的保管1.員工檔案應妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)交、遺失、損毀或篡改。2.公司人力資源部門應建立檔案管理系統(tǒng)，以確保檔案信息的機密性和安全性。3.人力資源部門應定期對檔案進行備份，存儲在安全的備份設備中，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的使用與查詢1.員工有權(quán)查看自己的檔案，但不得擅自復制或提供給他人。2.他人如需查閱員工檔案，需獲得員工本人的授權(quán)，并遵循公司規(guī)定的程序。3.人力資源部門應提供及時、準確的檔案查詢服務，以保障員工的合法權(quán)益。六、檔案的保密1.人力資源部門應嚴格遵守國家、地方和公司相關法律法規(guī)，確保員工檔案信息的保密。2.人力資源部門不得泄露員工檔案信息，不得用于非法活動。七、違規(guī)處理1.任何單位和個人不得違反本規(guī)程，否則將面臨相應的紀律處分。2.對于故意篡改、毀損員工檔案或泄露檔案信息的行為，公司將依法追究法律責任。八、附則1.本規(guī)程自發(fā)布之日起生效。2.本規(guī)程的解釋權(quán)歸公司人力資源部門所有。3.對于本規(guī)程未涵蓋的事項，由公司人力資源部門另行制定相關規(guī)定和流程。本規(guī)程旨在規(guī)范人事檔案管理工作，保護員工權(quán)益，提高管理效率。在實際操作中，人力資源部門應嚴格遵循本規(guī)程，員工也應了解并遵守相關規(guī)定，確保個人檔案的機密性和安全性。通過高效的人事檔案管理，將更好地促進公司發(fā)展和員工成長。公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度范文（二）一、目的與依據(jù)為了規(guī)范公司人事檔案的管理工作，確保檔案的完整性、安全性及可查詢性，進而提升公司人事管理的效率與質(zhì)量，特依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)，制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有人事檔案的管理活動，涵蓋員工入職、調(diào)動、離職等各類人事變動的檔案管理。三、管理責任1.公司人力資源部門負責人需全面負責人事檔案的管理工作，包括檔案的整理、歸檔、存儲及銷毀等各個環(huán)節(jié)。2.各部門負責人需負責本部門員工的人事檔案管理，確保檔案的及時更新與準確完整。四、檔案存儲與歸檔1.人事檔案的存儲形式可根據(jù)實際情況靈活選擇，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案或二者結(jié)合使用。2.紙質(zhì)檔案需按照員工姓名、工號、部門等信息進行分類存儲，明確標注存放位置及責任人。3.電子檔案則需建立統(tǒng)一的命名規(guī)范與文件夾管理制度，以保障檔案的統(tǒng)一性與可檢索性。4.所有人事檔案的存儲與歸檔均需通過授權(quán)渠道進行，嚴禁未經(jīng)許可私自復制、轉(zhuǎn)移檔案。五、檔案的更新與維護1.員工入職時，需按既定程序提交相關入職材料，包括但不限于身份證復印件、學歷證明、就業(yè)協(xié)議等，并及時歸檔。2.員工發(fā)生調(diào)動、晉升等人事變動時，需及時更新檔案中的相關信息，并妥善保留原始材料以備查閱。3.員工離職時，需完成離職手續(xù)，并按規(guī)定程序進行檔案的整理與歸檔工作。4.檔案的更新與維護工作需由專人負責，確保及時性與準確性。六、檔案安全與保密1.人事檔案需妥善保管，嚴禁私自帶離檔案存放區(qū)域或移交給未經(jīng)授權(quán)的人員，以保障檔案的完整性與安全性。2.紙質(zhì)檔案應存放于安全的檔案柜中，電子檔案則需使用專用存儲設備存儲，并設置密碼保護與權(quán)限管理。3.涉密檔案需嚴格按照國家相關規(guī)定及公司保密制度進行管理，確保檔案的機密性與保密性。七、檔案查詢與利用1.員工有權(quán)查閱自己的檔案，但需提出合理請求并經(jīng)授權(quán)后方可進行。2.其他人員查詢檔案時，需提交申請并說明查詢目的與理由，經(jīng)授權(quán)后方可進行查閱。3.檔案的利用需遵循相關規(guī)定，確保合法合規(guī)，并經(jīng)授權(quán)后方可使用。八、檔案的銷毀與報廢1.人事檔案在歸檔滿____年后可申請銷毀，但需經(jīng)過相關程序與部門批準后方可執(zhí)行。2.歸檔滿____年的人事檔案在銷毀前需進行清理與整理工作，保留重要信息并記錄銷毀檔案明細以備查