工程資料管理制度

PAGE目的為規(guī)范項(xiàng)目工程資料管理，特制訂本制度。范圍適用項(xiàng)目的工程資料管理工作術(shù)語與定義圖紙：包括但不限于系統(tǒng)圖、平面圖、設(shè)備詳圖、原理圖；設(shè)備技術(shù)資料：說明書及記錄資料、設(shè)備檢測記錄、《設(shè)備運(yùn)行記錄表》、《巡檢記錄表》、《設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄》等。分類管理原則本部級(jí)管理制度。職責(zé)崗位職責(zé)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人監(jiān)督本規(guī)范的執(zhí)行。工程負(fù)責(zé)人制定/優(yōu)化工程資料管理制度；確認(rèn)工程資料領(lǐng)/借用手續(xù)；組織新設(shè)備資料的移交及后期管理。工程助理落實(shí)本規(guī)范；建立資料臺(tái)賬；完成資料存檔、保管及領(lǐng)/借用手續(xù)。工程部員工辦理借閱手續(xù)，進(jìn)行資料查找；負(fù)責(zé)辦理領(lǐng)/借用手續(xù)，進(jìn)行資料使用。方法及過程控制資料分類工程圖紙類項(xiàng)目相關(guān)的圖紙資料，主要信息源自發(fā)展商及其他相關(guān)單位及部門；圖紙包括但不限于總平面圖、圖紙說明、分層平面圖、結(jié)構(gòu)圖、建筑圖、系統(tǒng)圖（強(qiáng)電、給排水、暖通、弱電）、立面圖、裝修圖、剖面圖、詳圖、大樣圖、原理圖等。原始資料類項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、材料/設(shè)備進(jìn)場的原有資料；施工過程中每一道工序現(xiàn)場實(shí)測實(shí)量的記錄資料；項(xiàng)目開工資料、設(shè)計(jì)變更資料、設(shè)備/材料說明書、合格證、檢測報(bào)告、工程量清單等。設(shè)備資料類項(xiàng)目建筑內(nèi)各類設(shè)備、設(shè)施的統(tǒng)計(jì)及參數(shù)資料；設(shè)備安裝資料，調(diào)試記錄；運(yùn)行記錄、維保記錄及維修記錄等；檢測記錄（水質(zhì)檢測、防雷接地測試&安全閥檢測等）。日常文檔類部門內(nèi)部或部門對外收、發(fā)的各類文件、資料及日常所處理的文件、資料（有保存價(jià)值的各種文字、圖表、憑證、報(bào)表等不同形式的歷史記錄）；檢查、檢測記錄；審批、操作記錄；外委承包商提供的檢測報(bào)告；故障、缺陷記錄。二裝類項(xiàng)目入駐客戶的二裝圖紙、資料；甲方施工改造及小型工程資料等。工程合同類與外部單位簽訂的合同，主要針對項(xiàng)目建筑內(nèi)設(shè)備設(shè)施的維保、維修、工程施工、改造等；招投標(biāo)資料。管理要求存檔要求（通用）原始資料保存時(shí)間為事物生命周期的2-5倍（符合國家檔案存放標(biāo)準(zhǔn)）；過程記錄存放時(shí)間為5-8年；圖紙等原始文件第一時(shí)間存入會(huì)議室（如無源文件可將復(fù)印件、影印件或照片存檔備查）；各專業(yè)建立檔案管理體系需交工程部辦公室存檔，包括所有的工程設(shè)備檔案資料、維修維保記錄等專業(yè)涉及的內(nèi)容。對于檔案中的問題，工程部與各專業(yè)負(fù)責(zé)人、檔案接口人進(jìn)行修改、完善；為方便運(yùn)行期間記錄數(shù)據(jù)的查詢、分析由各專業(yè)檔案接口人負(fù)責(zé)本專業(yè)各類運(yùn)行記錄表格的短期（1個(gè)月）保存，保存期過后，統(tǒng)一將記錄上交工程助理，進(jìn)行統(tǒng)一保存；各類檔案統(tǒng)一存放檔案盒或檔案夾內(nèi)并貼上標(biāo)簽；妥善保存各類檔案，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交工程部負(fù)責(zé)人審閱確定用途；工程資料負(fù)責(zé)人應(yīng)做好檔案的收集、整理、鑒定和銷毀、統(tǒng)計(jì)和利用等基礎(chǔ)工作，熟悉所保管的檔案情況。查找與借閱（通用）查找資料原則上在會(huì)議室指定的區(qū)域查閱，避免帶出；需要帶出會(huì)議室查閱的要求有工程部負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同意；借閱檔案時(shí)須經(jīng)相應(yīng)專業(yè)負(fù)責(zé)人以上人員批準(zhǔn)，專業(yè)負(fù)責(zé)人借閱檔案須經(jīng)工程負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦公室進(jìn)行登記《文件資料借閱登記表》，按期歸還，如需續(xù)借的要重新登記；工程圖紙資料類：借閱時(shí)間最長為1天；設(shè)備資料檔案類：借閱時(shí)間最長為1周。工程圖紙資料此類檔案屬物業(yè)管理處重要性檔案，需永久保存；在日常工作中由工程部辦公室統(tǒng)一管理；根據(jù)不同專業(yè)劃分圖紙，按要求統(tǒng)一編號(hào)、存檔；各專業(yè)均按照以下格式要求整理圖紙如下；圖紙編號(hào)的原則：按照每份圖紙上所給定的編號(hào)，工程部不再另行編號(hào)；目錄格式如下：如在實(shí)際工作中對圖紙進(jìn)行更改，需由各專業(yè)負(fù)責(zé)人在圖紙上進(jìn)行備注說明。設(shè)備資料檔案此類檔案屬物業(yè)管理處重要性檔案，需永久保存；工程部辦公室、各專業(yè)負(fù)責(zé)人共同進(jìn)行管理；根據(jù)專業(yè)劃分設(shè)備資料，同時(shí)工程部辦公室建立統(tǒng)一的表格；主要用于記錄各個(gè)設(shè)備設(shè)施的基本參數(shù)、廠家、相關(guān)說明等，以便對系統(tǒng)的全面了解和控制；設(shè)備檔案分別形成目錄由工程部辦公室統(tǒng)一備案；各專業(yè)對相關(guān)設(shè)備發(fā)生的變化應(yīng)及時(shí)在專業(yè)相關(guān)表格中進(jìn)行修改，確保其時(shí)效性?？蛻舳b文檔該類檔案根據(jù)工作要求進(jìn)行存檔，由工程部辦公室統(tǒng)一管理；文件按照機(jī)電改造、二裝文件、竣工圖紙等方面進(jìn)行分類。日常文檔該類檔案根據(jù)工作要求進(jìn)行存檔，由工程部辦公室統(tǒng)一管理；文件按照收文、發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、內(nèi)部工作聯(lián)系單、等方面進(jìn)行分類。合同文檔此類檔案屬重要性檔案，需長期保存；工程部辦公室進(jìn)行管理；根據(jù)簽約時(shí)間順序保存資料，同時(shí)工程部辦公室建立統(tǒng)一的表格；用于記錄各合同涉及工作項(xiàng)目、廠家、期限等相關(guān)說明等，以便對合同的全面系統(tǒng)管理；EHS及風(fēng)險(xiǎn)管理序號(hào)風(fēng)險(xiǎn)控制措施1存放安全參照火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案維護(hù)與解釋該作業(yè)規(guī)范解釋權(quán)歸項(xiàng)目工程部所有。相關(guān)文件類型編號(hào)名稱備注管理制度VS(政企)-SHSSXSFM-104工程報(bào)修作