學(xué)校精簡會議管理制度

學(xué)校精簡會議管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)學(xué)校會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，根據(jù)學(xué)校實際情況，特制定本制度。

二、本制度適用于學(xué)校內(nèi)各類會議的組織、召開、管理和監(jiān)督。

三、會議應(yīng)當(dāng)堅持以下原則：

1.精簡、高效、務(wù)實；

2.集中精力，解決問題；

3.盡量減少對正常教學(xué)、科研和工作秩序的影響；

4.重視會議紀(jì)要的跟蹤落實。

四、會議分為全校性會議、部門會議和專題會議。全校性會議由校長或副校長主持，部門會議由各部門負(fù)責(zé)人主持，專題會議由相關(guān)事項負(fù)責(zé)人主持。

五、會議召開應(yīng)當(dāng)遵循以下程序：

1.提交會議議題；

2.報請主管領(lǐng)導(dǎo)審批；

3.確定會議時間、地點、參會人員；

4.發(fā)布會議通知；

5.會前準(zhǔn)備；

6.召開會議；

7.會議紀(jì)要的整理與發(fā)布；

8.會議紀(jì)要的跟蹤落實。

六、學(xué)校設(shè)立會議室，用于召開各類會議。會議室的管理和使用應(yīng)當(dāng)遵守第四章的規(guī)定。

七、學(xué)校鼓勵利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如視頻會議、網(wǎng)絡(luò)會議等，減少現(xiàn)場會議次數(shù)，提高會議效率。

八、本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校行政管理處。

九、本制度自發(fā)布之日起實施。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如需修訂本制度，由學(xué)校行政管理處提出方案，報請校長辦公會議審議通過后實施。

第二章會議流程

一、會議議題的提交與審批

1.會議議題應(yīng)圍繞學(xué)校中心工作，緊密結(jié)合教學(xué)、科研、管理等重要事項。

2.會議議題提交前，相關(guān)部門應(yīng)充分調(diào)查研究，明確議題背景、目標(biāo)、解決方案等。

3.全校性會議議題由各部門負(fù)責(zé)人向校長或副校長提出，部門會議議題由部門內(nèi)部相關(guān)人員提出。

4.提交會議議題時，應(yīng)填寫《會議議題申報表》，明確議題名稱、申報部門、聯(lián)系人、議題背景、目標(biāo)、解決方案等。

5.會議議題經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可列入會議議程。

二、會議通知與籌備

1.會議時間、地點確定后，由會議組織者發(fā)布會議通知，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程等。

2.會議通知應(yīng)提前一定時間發(fā)布，以便參會人員做好準(zhǔn)備工作。

3.會議組織者應(yīng)提前做好會議場地、設(shè)備、資料等準(zhǔn)備工作。

三、會議召開

1.會議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照議程組織會議，確保會議有序進(jìn)行。

2.會議主持人要充分調(diào)動與會人員的積極性，鼓勵大家發(fā)表意見，形成共識。

3.會議期間，與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，不隨意離場，不接打電話，確保會議效果。

四、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)真實、全面、準(zhǔn)確地記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論事項、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要由會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)整理，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)布。

3.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后的一定時間內(nèi)完成整理，并及時發(fā)送給與會人員。

五、會議紀(jì)要的跟蹤落實

1.會議決策事項應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任部門應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，認(rèn)真組織落實，并及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告落實情況。

3.學(xué)校行政管理處負(fù)責(zé)對會議決策事項的落實情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，確保會議決策落地生根。

六、會議總結(jié)與反饋

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)收集與會人員的意見和建議，對會議效果進(jìn)行評估。

2.會議總結(jié)報告應(yīng)包括會議取得的成果、存在的問題、改進(jìn)措施等，并在一定范圍內(nèi)進(jìn)行反饋。

3.會議總結(jié)與反饋有助于不斷提高會議質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校各項工作有序推進(jìn)。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議決策事項的責(zé)任劃分

1.會議紀(jì)要中應(yīng)明確每項決策的具體責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議決策事項的落實工作，確保決策事項得到有效執(zhí)行。

3.責(zé)任人應(yīng)主動作為，積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員，確保決策事項按時完成。

二、會議紀(jì)要的落實監(jiān)督與評估

1.學(xué)校行政管理處應(yīng)設(shè)立專門機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)對會議決策事項的落實情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

2.監(jiān)督檢查人員應(yīng)定期對會議決策事項的落實進(jìn)度進(jìn)行跟蹤了解，確保各項工作按計劃推進(jìn)。

3.對會議決策落實情況進(jìn)行評估，分析存在的問題和不足，提出改進(jìn)措施。

三、會議紀(jì)要落實情況的反饋與報告

1.責(zé)任部門應(yīng)在會議決策事項完成后，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告落實情況。

2.報告內(nèi)容應(yīng)包括決策事項的完成情況、取得的效果、存在的問題及原因分析等。

3.行政管理處應(yīng)將各部門落實情況匯總，形成報告，向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)層匯報。

四、會議紀(jì)要落實結(jié)果的運(yùn)用

1.會議決策事項的落實結(jié)果應(yīng)作為相關(guān)部門和人員考核、評價的重要依據(jù)。

2.對落實不力、工作拖延的部門和個人，應(yīng)視情況給予通報批評、績效考核等處理。

3.對落實效果顯著的部門和個人，應(yīng)給予表彰和獎勵，激發(fā)廣大教職工的工作積極性。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以便查閱和追溯。

2.會議紀(jì)要?dú)w檔應(yīng)確保信息安全，嚴(yán)格控制查閱范圍，防止泄露學(xué)校內(nèi)部信息。

3.學(xué)校教職工因工作需要查閱會議紀(jì)要的，應(yīng)向行政管理處提出申請，經(jīng)審批同意后，方可查閱。

六、持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化會議紀(jì)要跟蹤落實機(jī)制

1.學(xué)校應(yīng)不斷總結(jié)會議紀(jì)要跟蹤落實的經(jīng)驗教訓(xùn)，優(yōu)化落實流程和機(jī)制。

2.定期組織培訓(xùn)和研討，提高相關(guān)人員對會議紀(jì)要落實工作的認(rèn)識和能力。

3.加強(qiáng)信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代技術(shù)手段提高會議紀(jì)要跟蹤落實的效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室的預(yù)訂與使用

1.會議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理處提出申請，填寫《會議室預(yù)約申請表》。

2.行政管理處根據(jù)會議室使用情況，統(tǒng)籌安排，確保會議的順利進(jìn)行。

3.會議室使用應(yīng)遵循優(yōu)先保障全校性會議、重要專題會議的原則。

二、會議室設(shè)備與管理

1.學(xué)校應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會議室設(shè)備使用前，使用人員應(yīng)進(jìn)行簡要培訓(xùn)，掌握設(shè)備操作方法。

3.使用會議室期間，應(yīng)愛護(hù)設(shè)備，遵守設(shè)備操作規(guī)程，如發(fā)生故障，應(yīng)及時報告行政管理處。

三、會議室環(huán)境與布置

1.會議室應(yīng)保持整潔、安靜，嚴(yán)禁在會議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配置必要的辦公設(shè)施、資料架等，以滿足會議需求。

3.會議室內(nèi)布置應(yīng)簡潔大方，符合會議主題。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用期間，應(yīng)確保消防安全，遵守學(xué)校消防安全管理規(guī)定。

2.會議室內(nèi)應(yīng)加強(qiáng)信息安全，嚴(yán)禁泄露學(xué)校內(nèi)部信息。

3.會議結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)檢查會議室，確保無遺漏重要文件和物品。

五、會議室使用費(fèi)用

1.學(xué)校內(nèi)部會議使用會議室，原則上不收取費(fèi)用。

2.對外部租賃會議室，可根據(jù)實際情況收取一定費(fèi)用，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由行政管理處制定。

3.費(fèi)用收取應(yīng)遵循公開、透明的原則，納入學(xué)校財務(wù)統(tǒng)一管理。

六、會議室的維護(hù)與優(yōu)化

1.定期對會議室進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備處于良好狀態(tài)。

2.根據(jù)學(xué)校發(fā)展和會議需求，適時對會議室進(jìn)行改造和升級。

3.廣泛聽取意見和建議，不斷提高會議室管理水平，為學(xué)校會議提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校行