辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置

辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置一、辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置概述辦公室是各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一個(gè)組成部分，是從屬于機(jī)關(guān)并為機(jī)關(guān)工作服務(wù)的。除了必須設(shè)立一個(gè)處理日常事務(wù)工作的機(jī)構(gòu)外，更重要的還在于設(shè)立一個(gè)與決策中心相適應(yīng)的“參與政務(wù)”的組織機(jī)構(gòu)。但一般基層機(jī)關(guān)以及企、事業(yè)單位的辦公室，多是停留在事務(wù)的管理上，整天忙忙碌碌，很難發(fā)揮辦公室參與政務(wù)的作用。這與單位領(lǐng)導(dǎo)對辦公室的工作安排、人員使用有關(guān)，也與機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員素質(zhì)有關(guān)。如果辦公室人員太少、素質(zhì)不高，而工作任務(wù)又繁重，甚至超負(fù)荷的情況下，辦公室領(lǐng)導(dǎo)不可能擺脫事務(wù)性工作，真正協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓大事和出謀獻(xiàn)策。當(dāng)然，其他業(yè)務(wù)性職能部門也可以當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)參謀，反映情況，參與職權(quán)范圍內(nèi)的決策討論，但業(yè)務(wù)部門往往局限于從本部門利益出發(fā)考慮問題，而辦公室的性質(zhì)和地位決定其必須從全局出發(fā)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)去解決問題。這是因?yàn)檗k公室是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的一個(gè)部門。辦公室工作好壞直接影響領(lǐng)導(dǎo)決策的正確程度與貫徹執(zhí)行決策的全部過程。這是辦公室與其他業(yè)務(wù)職能部門不同之處。辦公室還具有由領(lǐng)導(dǎo)授予的對外處理問題的一定職權(quán)。因此，辦公室的設(shè)置、組織形式和人員配備，都是根據(jù)機(jī)關(guān)行政管理工作的實(shí)際需要來考慮。公室內(nèi)還應(yīng)設(shè)立專業(yè)性的秘書機(jī)構(gòu)，才有利于協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展工作。（四）效率原則機(jī)構(gòu)設(shè)置的目的在于實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)。要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)必須講究效率，特別是高科技迅速發(fā)展的信息化時(shí)代，企業(yè)不講效率，就無法競爭，就有倒閉的危險(xiǎn)。行政和事業(yè)單位不講效率，就不能使事業(yè)發(fā)展，甚至造成重大損害。因此，在機(jī)構(gòu)設(shè)置時(shí)必須考慮如何有利于提高效率。過去不少部門最薄弱的環(huán)節(jié)就在于信息反饋系統(tǒng)，幾乎等于空白，雖然強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究，深人基層掌握第一手資料，但往往是走馬觀花或等待下屬部門送材料，層層上報(bào)，所以浮夸等不正之風(fēng)、材料不真實(shí)和失時(shí)效的情況時(shí)有出現(xiàn)。機(jī)構(gòu)臃腫、人浮于事，是與效率原則相違背的。對辦公室來說，必須克服過去那種信息傳遞緩慢的狀況，建立一個(gè)健全的信息反饋系統(tǒng)，以保證信息反饋快，辦事的線路與過程短，處理公文迅速、準(zhǔn)確、保密。（五）目標(biāo)一致原則一個(gè)單位或系統(tǒng)的首要關(guān)鍵是確定目標(biāo)，它是提高效能的前提條件，也是團(tuán)結(jié)和鼓舞全體人員同心協(xié)力地完成預(yù)定目標(biāo)的動(dòng)力。目標(biāo)一致原則，要求從整個(gè)系統(tǒng)來權(quán)衡利弊得失，小局服從大局，具有目的性、全面性。整合程度愈高，目標(biāo)成果就越大；否則，反之。為此，辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置要考慮如何有利于實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。（六）職、責(zé)、權(quán)一致原則職、責(zé)、權(quán)一致是指機(jī)構(gòu)設(shè)置以任務(wù)為依據(jù)，因事設(shè)職，以利于工作任務(wù)的完成。每個(gè)人職責(zé)都要明確，在其職責(zé)范圍內(nèi)有權(quán)處理各種問題，不要設(shè)置有職無權(quán)的崗位。同時(shí)，每個(gè)人之間的分工也要清楚，不要有事無人干，任何情況下都能按分工標(biāo)準(zhǔn)找到經(jīng)辦的人員。還要考慮在特殊情況下也能做到有人辦理，以免產(chǎn)生無人過問現(xiàn)象。以上所說的就是職、責(zé)、權(quán)一致，切忌設(shè)置虛職，權(quán)與責(zé)是相稱的。當(dāng)然，有時(shí)權(quán)力是可以授予的，如辦公室代表單位處理全局陛問題。在這種情況下，其責(zé)任不是全部由被授權(quán)人員承擔(dān)，領(lǐng)導(dǎo)者即授權(quán)人也承擔(dān)一定的責(zé)任。四、辦公室機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)與管理各級辦公室機(jī)構(gòu)雖然覆蓋全國，但由于它是直接為本部門領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)，對上下各部門只是間接服務(wù)關(guān)系，因而高一級辦公室機(jī)構(gòu)對下一級辦公室機(jī)構(gòu)，不存在直接的行政領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。這一特點(diǎn)，決定了各級辦公室部門之間不可能形成一個(gè)自上而下的、獨(dú)立的垂直領(lǐng)導(dǎo)體系。任何單位的辦公室機(jī)構(gòu)，都由本單位的領(lǐng)導(dǎo)層直接領(lǐng)導(dǎo)和管理，也就是說，辦公室部門具有一定的“封閉性”。辦公室機(jī)構(gòu)之間雖然存在一定的封閉性，但這并不意味著辦公室機(jī)構(gòu)之間沒有垂直或橫向聯(lián)系，相反，在新時(shí)期這種聯(lián)系有很大的發(fā)展?？v向聯(lián)系表現(xiàn)為，上級辦公室機(jī)構(gòu)有義務(wù)對下級辦公室機(jī)構(gòu)進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。這種業(yè)務(wù)指