公司商務(wù)接待工作手冊(cè)

北京中咨恒通工程詢問(wèn)有限公司

商務(wù)接待工作手冊(cè)

（2013版）

目錄

第一章接待工作............................................1

一、接待工作基本要素........................................1

二、準(zhǔn)備....................................................2

三、交通....................................................6

四、住宿....................................................9

五、餐飲....................................................9

其次章會(huì)務(wù)工作...........................................12

一、準(zhǔn)備...................................................12

二、材料...................................................12

三、食宿...................................................13

四、交通...................................................13

五、場(chǎng)地...................................................14

六、其他....17

第一章接待工作

接待工作是展示公司風(fēng)貌、顯示管理水平的主要工作之一，也是完成

各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的重要組成部分。接待工作一般都具有較嚴(yán)格的支配性，但

有時(shí)也會(huì)有突發(fā)和易變的特點(diǎn)。因此在接待工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守領(lǐng)導(dǎo)指示

和公司的有關(guān)規(guī)定。

一、接待工作基本要素

接待工作主要應(yīng)留意5W要素：What（什么事）、When（什么時(shí)間）、

Who（什么人）、How（怎樣做）和Where（什么地方）。

KWhat（事由）

首先應(yīng)了解客人來(lái)訪的目的。這是接待工作的基礎(chǔ)，通常包括以下幾

種：商務(wù)談判、業(yè)務(wù)往來(lái)、合作協(xié)商、調(diào)研考察、出席會(huì)議、參加典禮、

禮節(jié)探望等。

2、When（時(shí)間）

這是指客人來(lái)訪的日期和時(shí)間，包括到達(dá)時(shí)間、在我單位逗留時(shí)間、

離開(kāi)時(shí)間、以及相關(guān)的車次航班狀況等。

3>Who（人員）

人員是指來(lái)賓的基本組成狀況，包括人數(shù)、姓名、身份（職務(wù)、級(jí)別

等）、性別、民族等，尤其應(yīng)了解來(lái)訪客人中最高領(lǐng)導(dǎo)的狀況。

同時(shí)、依據(jù)來(lái)訪事由和人員狀況，確定我方出面接待人員，一般應(yīng)把

握“對(duì)口接待、身份對(duì)等”的原則，其中關(guān)鍵是確定我方出面接待的最高

領(lǐng)導(dǎo)。

4、How（方式）

方式則是指接待所接受的形式，這主要由接待的事由來(lái)確定。不同的

事由將確定接待地點(diǎn)的選取和布置。

5、Where（地點(diǎn)）

地點(diǎn)主要指迎送、會(huì)談、住宿、就餐等地點(diǎn)。來(lái)訪的事由、人數(shù)、主

賓的身份等是確定接待地點(diǎn)的主要因素。例如：實(shí)行大會(huì)或典禮，當(dāng)級(jí)別

較高的客人來(lái)訪時(shí)，可在正式會(huì)場(chǎng)旁備一小型休息室，供雙方領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)前

小憩和見(jiàn)面。所選用會(huì)談場(chǎng)所的座位數(shù)宜略多于雙方總出席的人數(shù)，達(dá)到

既能融洽溝通又相對(duì)寬松的效果。另外，就近原則也是要考慮的因素，使

會(huì)談、住宿、就餐的地點(diǎn)相對(duì)靠近或順路，可以節(jié)約時(shí)間和精力。

二、準(zhǔn)備

接待前的準(zhǔn)備是做好接待工作的重要組成部分，是整個(gè)接待工作能夠

順當(dāng)進(jìn)行的基礎(chǔ)。準(zhǔn)備工作包括來(lái)訪信息的確認(rèn)、補(bǔ)充；確定接待規(guī)格；

制定接待支配等方面。

（一）確認(rèn)來(lái)訪信息

來(lái)賓信息的收集，是做好接待準(zhǔn)備工作的基礎(chǔ)。在接到接待任務(wù)后，

首先應(yīng)確認(rèn)來(lái)訪人員的信息，包括以下幾個(gè)方面：

1、來(lái)訪客人狀況：包括來(lái)訪人數(shù)；主要成員姓名、身份（職務(wù)、級(jí)

別等）、性別、民族（在食宿等方面有無(wú)特殊要求和風(fēng)俗習(xí)慣）、隨行聯(lián)系

人及聯(lián)系方式等。

2、來(lái)訪支配：包括來(lái)訪目的、來(lái)訪時(shí)間、離開(kāi)時(shí)間、來(lái)去的交通方

式及班次、是否須要訂房、訂票、接送等。

此外，還應(yīng)告知來(lái)賓我方接待人員的姓名、聯(lián)系方式等信息，便于雙

方的溝通和信息的剛好更新。聯(lián)系時(shí)要留意復(fù)述關(guān)鍵信息，如人名、電話

號(hào)碼、日期、航班班次等，請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)，以保精確。

（二）補(bǔ)充相關(guān)信息

由來(lái)賓方面供應(yīng)的信息特殊有限，不足以支持接待工作圓滿完成。因

此，接待人員要依據(jù)已知狀況擴(kuò)展信息。

1、來(lái)訪單位的狀況：包括來(lái)訪單位的概況、特色和所處地區(qū)的概況

等。這些信息摘錄、整理、打印后分送參加接待的主要領(lǐng)導(dǎo)和工作人員。

2、重要來(lái)賓的主要閱歷：來(lái)賓地位尊貴，須要進(jìn)行一對(duì)一的接待時(shí)。

接待人員應(yīng)了解嘉賓的個(gè)人信息，包括個(gè)人資料、主要閱歷等。這樣才能

在接待中做好微小環(huán)節(jié)工作，使彼此心情愉悅。

（三）規(guī)格定位

在駕馭有關(guān)信息后，主要依據(jù)來(lái)訪人員狀況、時(shí)間與目的，剛好向主

管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確定我方接待規(guī)格及參加人員，并制定接待支配。接待規(guī)格

依據(jù)公司公關(guān)接待管理制度執(zhí)行。

（四）制定支配

重要來(lái)賓來(lái)訪，應(yīng)剛好向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)接待工作的支配

看法，同時(shí)召開(kāi)接待工作會(huì)議，在交通用車、陪伴人員、經(jīng)費(fèi)開(kāi)支、活動(dòng)

方式、日程支配、接待規(guī)格、接待地點(diǎn)、匯報(bào)內(nèi)容、參觀路途、后勤保障、

宣揚(yáng)拍照等方面做出精確、恰當(dāng)?shù)牟渴?，接待支配的關(guān)鍵內(nèi)容包括以下三

方面：

1、物質(zhì)準(zhǔn)備，包括：住宿支配、用餐支配、會(huì)談地點(diǎn)、接待用車和有

關(guān)文字材料等。

2、參加人員，依據(jù)對(duì)方來(lái)訪目的、活動(dòng)須要來(lái)確定，其中的重點(diǎn)是落

實(shí)我方出面接待的最高領(lǐng)導(dǎo)。

3、資金準(zhǔn)備。

附：接待事務(wù)支配表

填表時(shí)間:

來(lái)訪單位

來(lái)訪時(shí)間會(huì)見(jiàn)地點(diǎn)

主要內(nèi)容

來(lái)

訪

單

位

成

員聯(lián)系人：聯(lián)系電話：

會(huì)見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)

接

待

人

員經(jīng)辦人：聯(lián)系電話：

會(huì)

晤

安

排

饋贈(zèng)禮品

備注

(五)檢查準(zhǔn)備

準(zhǔn)備工作完成后，應(yīng)從頭到尾將整個(gè)接待支配梳理一遍，查漏補(bǔ)缺。

主要關(guān)注整個(gè)接待流程支配是否合理、是否遺漏某個(gè)環(huán)節(jié)等，確保每個(gè)環(huán)

節(jié)應(yīng)出席的人員和須要的物資都已落實(shí)。提前半天須再次落實(shí)人員、地點(diǎn)、

車輛和經(jīng)費(fèi)等的準(zhǔn)備狀況。

三、迎送

(-)車輛支配

L無(wú)論是接機(jī)接站，還是陪伴來(lái)賓參觀，應(yīng)首先了解對(duì)方到達(dá)的車

次、航班，支配與客人身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接。若因某種緣由，

相應(yīng)身份的人員不能前往，前去迎接的人應(yīng)向客人作出禮貌的說(shuō)明。

接送車輛要求：

①接送車輛必需保持衛(wèi)生，整齊,提前30分鐘到達(dá)接送地點(diǎn)；

②必需提前30分鐘開(kāi)啟空調(diào)等待顧客上車

③接送時(shí)必需與顧客主動(dòng)打招呼，自報(bào)姓名，并主動(dòng)提行旅，開(kāi)關(guān)車

門

④司機(jī)在車內(nèi)嚴(yán)禁吸煙

⑤車內(nèi)須備飲料供顧客飲用

⑥車內(nèi)音響音量應(yīng)調(diào)適得當(dāng)，應(yīng)當(dāng)播放輕音樂(lè)，當(dāng)顧客電話或交談時(shí)

應(yīng)剛好關(guān)閉

⑦太陽(yáng)過(guò)大時(shí)要為女性顧客供應(yīng)太陽(yáng)傘，雨雪天氣時(shí)要為顧客準(zhǔn)備雨

⑧顧客詢問(wèn)時(shí)要禮貌應(yīng)答

⑨道路顛簸時(shí)要?jiǎng)偤锰崾绢櫩?/p>

⑩如遇暈車顧客要供應(yīng)膠袋，行駛速度應(yīng)當(dāng)放慢并適當(dāng)開(kāi)啟玻璃窗

接送人員及司機(jī)要求：

①接送人員及司機(jī)要留意自身修養(yǎng)，留意儀容儀表。接送陪伴客人前

不允許吃帶味食品；

②接送人員及司機(jī)須全程陪伴，中途不行換人。

③接到客人后，應(yīng)首先問(wèn)候“一路辛苦了”、“歡迎您來(lái)北京”、“歡迎

您來(lái)到我們公司”等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B。

④接送人員及司機(jī)要保持手機(jī)24小時(shí)暢通。

⑤接送人員及司機(jī)著裝要求

管理內(nèi)容男員工女員工

干凈整齊，色澤自然，頭發(fā)不宜太干凈整齊，不宜過(guò)長(zhǎng)或過(guò)短，色澤自然。

頭發(fā)

儀長(zhǎng)秘書(shū)、助理等文職人員應(yīng)長(zhǎng)發(fā)后束

容面目保持耳朵、眼部、鼻子（修剪鼻毛）、

著淡妝

儀五官頸項(xiàng)清潔

表口腔保持口腔清潔，上班時(shí)間不食蔥、蒜、韭菜、蘿卜等有異味食品

指甲修剪整齊，保持清潔

春秋冬季必需著西服、襯衣、領(lǐng)帶，

著套裝、套裙、襯衫等商務(wù)職業(yè)裝，不

裝束外可套一件羽絨服或外套；夏季可

宜過(guò)緊或過(guò)于肥大，裙裝長(zhǎng)短要適度。

著襯衣、領(lǐng)帶、西褲；

西服、套裝應(yīng)為深色（深藍(lán)、深灰、黑色為主），搭配西裝的襯衫顏色應(yīng)為

顏色

單色，并與套裝顏色保持協(xié)調(diào)。

著

皮鞋顏色以黑色為主，或與套裝色調(diào)相

裝皮鞋必需穿深色皮鞋，以黑色為主

協(xié)調(diào)，半高跟即可。

長(zhǎng)絲襪不宜出現(xiàn)網(wǎng)狀或花紋，須完好無(wú)

襪子必需穿深色的襪子

損。

西服要定期干洗，穿著前熨燙平整，拆除衣袖商標(biāo)正確系好紐扣；襯衫、打

清潔

底衫要經(jīng)常換洗，保持領(lǐng)口、袖口的干凈整齊。

2.所支配車輛座位數(shù)（不含折疊座位）應(yīng)略大于總乘坐人數(shù)（來(lái)訪人

數(shù)十接待人數(shù)）。在保證車輛交通平安基礎(chǔ)上，兼顧乘車者舒適度和臨時(shí)增

加人員乘車空位等問(wèn)題。在接待重要領(lǐng)導(dǎo)時(shí):一般應(yīng)為其單獨(dú)支配一輛小

車。

3.接待人員應(yīng)及早落實(shí)車型、車牌號(hào)碼、司機(jī)姓名和手機(jī)號(hào)碼，并提

前與司機(jī)本人確認(rèn)，保證本次出車的時(shí)間、地點(diǎn)精確。除司機(jī)本人聯(lián)系方

式外，接待人員還應(yīng)儲(chǔ)存車輛調(diào)度人員的電話號(hào)碼，以便出現(xiàn)突發(fā)狀況時(shí)

可以快速做出調(diào)整，剛好解決問(wèn)題。

4、乘車禮儀

①小轎車

小轎車的座位，如有司機(jī)駕駛時(shí)，以后排右側(cè)為首位，左側(cè)次之，中

間座位再次之，前坐右側(cè)殿后，前排中間為末席

假如由客人親自駕駛，以駕駛座右側(cè)為首位，后排右側(cè)次之，左側(cè)再

次之，而后排中間座為末席，前排中間座則不宜再支配客人，假如坐客只

有一人，應(yīng)坐在主子旁邊。若同坐多人，中途坐前座的客人下車后，在后

面坐的客人應(yīng)改坐前座，此項(xiàng)禮節(jié)最易疏忽

②吉普車

無(wú)論是受訪人親自駕駛還是司機(jī)駕駛，都應(yīng)以前排右坐為尊，后排右

側(cè)次之，后排左側(cè)為末席。上車時(shí)，后排位低者先上車，前排尊者后上。

下車時(shí)前排客人先下，后排客人再下車

③商務(wù)車

我們?cè)诮哟龍F(tuán)體客人時(shí)，多接受商務(wù)車接送客人。商務(wù)車以司機(jī)座后

第一排即前排為尊，后排依次為小。其座位的尊卑，依每排右側(cè)往左側(cè)

遞減

（二）機(jī)場(chǎng)接待

1、接機(jī)時(shí)，首先要確認(rèn)對(duì)方的人數(shù)、航班號(hào)、起飛時(shí)間和隨行聯(lián)系

人電話。接待人員要提前落實(shí)航班到達(dá)時(shí)間，并剛好更新航班信息，支配

好接機(jī)車輛，制作接站牌。

接到來(lái)賓后，應(yīng)熱忱主動(dòng)地自我介紹，幫助來(lái)賓拿行李。待來(lái)賓到齊、

行李件數(shù)確認(rèn)后，接待人員應(yīng)盡快帶領(lǐng)來(lái)賓返回。

如重要貴賓，接待人員必需提前聯(lián)系機(jī)場(chǎng)，申請(qǐng)貴賓通道并提前到達(dá)

貴賓廳，交費(fèi)辦理接機(jī)手續(xù)等。接到貴賓后可詢問(wèn)貴賓是否須要稍事休息

再上車。

2.送機(jī)時(shí)，應(yīng)確認(rèn)對(duì)方人數(shù)、航班號(hào)、起飛時(shí)間，并提前兩小時(shí)達(dá)到

機(jī)場(chǎng)，為其更換登機(jī)牌，將其送到安檢口。

若是重要貴賓，接待人員應(yīng)支配專人提前到機(jī)場(chǎng)支配，申請(qǐng)貴賓通道,

更換登機(jī)牌等，等到貴賓乘航班離港后方可離開(kāi)。

（三）火車站接待

1、接待人員應(yīng)提前落實(shí)接站車輛和制作接站牌，并在動(dòng)身前致電來(lái)

訪方的隨行聯(lián)系人，確認(rèn)火車是否正點(diǎn)運(yùn)行，告知對(duì)方自己將在何處等候。

若對(duì)方身份比較尊貴，則需提前辦理相關(guān)手續(xù)，到站臺(tái)迎接。

接到來(lái)賓后，接待人員要熱忱主動(dòng)地自我介紹，幫助來(lái)賓拿行李。接

待人員應(yīng)提示來(lái)賓留意保管好行李和隨身物品，并盡快引領(lǐng)來(lái)賓離開(kāi)火車

站廣場(chǎng)，返回。

2、送站時(shí)，接待人員應(yīng)提前與來(lái)賓確認(rèn)時(shí)間、車次，提前一個(gè)小時(shí)

將客人送達(dá)車站，并送至檢票口。

若是VIP客人，需支配專人提前聯(lián)系，到站臺(tái)送人。

（四）來(lái)賓自駕車

來(lái)賓自行駕車來(lái)到公司。接待人員要提前與來(lái)賓約定好時(shí)間和下車地

點(diǎn)，始終賓清楚介紹公司的地理位置和行車路途。

當(dāng)日，接待人員應(yīng)提前致電來(lái)訪方的聯(lián)系人，詢問(wèn)對(duì)方位置，再次確

認(rèn)下車地點(diǎn)并表明自己將在那里等候。如有須要，還應(yīng)邀請(qǐng)出席接待的領(lǐng)

導(dǎo)一同前往等候。

四、住宿

1、來(lái)賓如需住宿，應(yīng)盡早為其預(yù)定住宿房間。接待人員將來(lái)賓送至

賓館后，幫客人辦理好一切手續(xù)并將客人領(lǐng)進(jìn)房間，同時(shí)向客人介紹住處

的服務(wù)、設(shè)施，清楚的告知對(duì)方隨后的日程支配及下次見(jiàn)面的時(shí)間地點(diǎn)，

并把準(zhǔn)備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。

如有須要，接待人員可要求賓館供應(yīng)“早上叫醒”服務(wù)，以免延誤時(shí)

間。假如來(lái)賓遲到，接待人員應(yīng)撥打房間電話，始終賓詢問(wèn)狀況。切忌干

脆到對(duì)方房間外敲門。

將客人送到住地后不要立刻離去，應(yīng)陪客人稍作停留，熱忱交談，談

話內(nèi)容要讓客人感到滿意，比如客人參加活動(dòng)的背景材料、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、

有特點(diǎn)的自然景觀、特產(chǎn)、物價(jià)等?？紤]到客人一路旅途勞累，主子不宜

久留，讓客人早些休息。

視來(lái)賓狀況可在房間里準(zhǔn)備適量的水果和鮮花，若是大型活動(dòng)，可提

前在房間內(nèi)放置會(huì)議流程和公司簡(jiǎn)介。

五、餐飲

接待餐飲的主要原則為：節(jié)儉大方、具有地方特色、兼顧雙方飲食習(xí)

慣、重點(diǎn)照看客人飲食愛(ài)好，避開(kāi)鋪張奢侈。

（-）確定宴請(qǐng)規(guī)格和形式

宴請(qǐng)的規(guī)格，以宴請(qǐng)目的和主要來(lái)賓的身份地位而定。宴請(qǐng)形式的確

定要參考宴請(qǐng)的緣由、被邀請(qǐng)主賓的職務(wù)身份及宴請(qǐng)對(duì)象的飲食習(xí)慣而

定，例如是接受中餐還是西餐或自助餐等。

（二）確定宴請(qǐng)地點(diǎn)

確定宴請(qǐng)地點(diǎn)應(yīng)遵循以下原則：與宴請(qǐng)目的、性質(zhì)和主賓的身份地位

相適應(yīng)；能夠充分表達(dá)對(duì)客人的敬意；同時(shí)交通便利、環(huán)境優(yōu)雅、菜肴精

致、價(jià)格合理、服務(wù)到位。接待人員應(yīng)準(zhǔn)備好經(jīng)費(fèi)和車輛。

接待人員應(yīng)依據(jù)就餐人數(shù)提前預(yù)定進(jìn)餐地點(diǎn)，用餐房間或席位，并預(yù)

留余地。提前將用餐的時(shí)間和地點(diǎn)通知有關(guān)參加人員，實(shí)行正式宴請(qǐng)應(yīng)發(fā)

請(qǐng)柬。若是級(jí)別較高的宴請(qǐng)，還需制作領(lǐng)導(dǎo)姓名座位牌，考慮桌次支配、

領(lǐng)導(dǎo)排位等工作。

（三）現(xiàn)場(chǎng)布置

若較正式的宴請(qǐng)，接待人員應(yīng)提前到場(chǎng)進(jìn)行布置。其具體工作內(nèi)容有:

在餐廳門口設(shè)立歡迎指示牌，調(diào)試燈光音響等設(shè)備，如重要宴請(qǐng)，應(yīng)布置

領(lǐng)導(dǎo)致辭稿；席位的支配和擺放；領(lǐng)導(dǎo)桌座位排位。現(xiàn)場(chǎng)布置應(yīng)莊重大方,

可適當(dāng)點(diǎn)綴鮮花。

（四）中餐宴請(qǐng)

1、點(diǎn)菜：接待人員應(yīng)提前聯(lián)系餐廳，確定菜單。菜式一般以清淡為宜,

突出餐廳特色，同時(shí)充分考慮客人、尤其是主賓的飲食習(xí)慣、口味好惡、

宗教禁忌、健康狀況等具體狀況，切忌奇巧怪異的食品。點(diǎn)菜應(yīng)量力而行,

適當(dāng)限制，略有盈余，用餐標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。在宴請(qǐng)重要客人時(shí)，

可以接受分餐上菜的形式。要準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)木扑嬃?，?guī)模較大的宴會(huì)，酒

水最好準(zhǔn)備三種以上。

2、進(jìn)餐：宴請(qǐng)前，主子應(yīng)提前到達(dá)宴會(huì)地點(diǎn)迎接客人；假如客人之間

不相識(shí)或不熟悉，主子應(yīng)熱忱地為其介紹；有確定社會(huì)地位的貴賓到來(lái)后,

應(yīng)先將其迎進(jìn)接待室休息，并支配身份相同的人員陪伴，待客人到齊后，

主子再陪伴貴賓一同進(jìn)入宴會(huì)廳。接待人員坐在餐桌最靠外的位上，并在

自己身旁略騰出空間以便利上菜。

開(kāi)餐后，工作人員應(yīng)留意上菜、飯的進(jìn)度，適時(shí)提示服務(wù)員上茶水、

飲料、飯菜和水果。如飯菜數(shù)量不夠，應(yīng)剛好加菜。

宴會(huì)一般限制在一個(gè)半小時(shí)左右為宜，最多不超過(guò)兩個(gè)小時(shí)。接待人

員應(yīng)避開(kāi)當(dāng)著客人面看帳或付款。

3、用餐禮節(jié)

就餐還是以中餐為主。款待客人進(jìn)餐時(shí)，必需推斷上、下位的正確

位置，窗邊的席位、里面的席位、能遠(yuǎn)眺美景的席位都是上位。

支配座位時(shí)，請(qǐng)客人先人座；和上司同席時(shí)，請(qǐng)上司在身旁的席位坐

下，你應(yīng)站在椅子的左側(cè)，右手拉開(kāi)椅子，而且不發(fā)出聲響。預(yù)訂場(chǎng)地時(shí),

應(yīng)交待店方留好的位置，不要衛(wèi)生間旁或凹凸不平的角落。

中餐的餐桌禮儀比較簡(jiǎn)潔，只要留意以下要點(diǎn)即可：

①主客優(yōu)先。主客還未動(dòng)筷之前，不行以先吃；

②有人夾菜時(shí)，不行以轉(zhuǎn)動(dòng)桌上的轉(zhuǎn)盤；

③不行一人獨(dú)占喜好的食物

4、座次的支配

宴請(qǐng)客人，一般主陪在面對(duì)房門的位置，副主陪在主陪的對(duì)面，1號(hào)

客人在主陪的右手，2號(hào)客人在主陪的左手，3號(hào)客人在副主陪的右手，4

號(hào)客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按一般宴席駕

馭，假如場(chǎng)景有特殊因素，應(yīng)視情而定。

中餐桌：

4、送別：如有司機(jī)另外進(jìn)餐，工作人員應(yīng)在進(jìn)餐即將結(jié)束時(shí)剛好通

知司機(jī)到位。宴請(qǐng)結(jié)束后，可由工作人員將來(lái)賓送至下榻酒店。

五：西餐

事先預(yù)約，在預(yù)約時(shí)，首先要說(shuō)明人數(shù)和時(shí)間，其次要表明是否要吸

煙區(qū)或視野良好的座位。假如是生日或其他特殊的日子，可以告知宴會(huì)的

目的和預(yù)算。在預(yù)定時(shí)間到達(dá).

無(wú)論是作主子、陪客或來(lái)賓，都應(yīng)與同桌的人交談，特殊是左右鄰座。

不要只同幾個(gè)熟人或只同一兩人說(shuō)話。鄰座如不相識(shí)，可先自我介紹。

碰杯時(shí)，主子和主賓先碰，人多可同時(shí)舉杯示意，不愿定碰杯。祝酒

時(shí)留意不要交叉碰杯。在主子和主賓致辭、祝酒時(shí)，應(yīng)暫停進(jìn)餐，停止交

談，留意傾聽(tīng)，也不要借此機(jī)會(huì)抽煙。

西餐桌：

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（六）自助餐

自助餐，有時(shí)亦稱冷餐會(huì)，依照慣例，自助餐大都被支配在各種正式

的公務(wù)活動(dòng)之后，作為其附屬的環(huán)節(jié)，自助餐的具體時(shí)間要受到正式公務(wù)

活動(dòng)的限制。

自助餐時(shí)要依從一般的西餐禮儀，還應(yīng)當(dāng)留意以下幾個(gè)要點(diǎn)：

1.排隊(duì)按依次取食物；

2.每次少??；

3.要分類，不要把冷熱食物同時(shí)放在一個(gè)盤子上；

4.西餐的食物先后大約是：

沙拉一開(kāi)胃菜一湯一主菜一甜品一咖啡/茶。

其次章會(huì)務(wù)工作

一、準(zhǔn)備

（一）在確定召開(kāi)會(huì)議后，應(yīng)盡快駕馭相關(guān)信息，包括：會(huì)議內(nèi)容、

會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員等。依據(jù)所駕馭的信息，向與會(huì)人員發(fā)出

邀請(qǐng)，并附回執(zhí)（確認(rèn)與會(huì)人員是否參加會(huì)議的各項(xiàng)具體活動(dòng)與食宿支

配），最終落實(shí)確定。制作《與會(huì)人員信息登記表》，便于各有關(guān)部門駕馭

相關(guān)信息。

（二）依據(jù)會(huì)議須要，對(duì)工作人員進(jìn)行分組分工，分別負(fù)責(zé)各方面的

工作。會(huì)務(wù)總負(fù)責(zé)人應(yīng)召集各方面負(fù)責(zé)人員召開(kāi)預(yù)備會(huì)，確定會(huì)議的程序

和各自負(fù)責(zé)事務(wù)。

二、材料

（一）會(huì)務(wù)工作中，為明確各部門分工與協(xié)調(diào)，軍制作《會(huì)務(wù)工作手

冊(cè)》；為使嘉賓更便利的參加會(huì)議，可為嘉賓準(zhǔn)備《會(huì)務(wù)指南》。其中主要

內(nèi)容包括：會(huì)議程序、工作人員聯(lián)系方式等。

（二）應(yīng)準(zhǔn)備的會(huì)務(wù)材料還包括：嘉賓簽到所準(zhǔn)備的簽到臺(tái)、簽到本、

筆、胸花；須要領(lǐng)導(dǎo)題詞的會(huì)議需準(zhǔn)備筆墨紙張、題詞臺(tái)，如有須要還應(yīng)

預(yù)備代擬參考稿；制作工作人員證、嘉賓證和記者證；制作分發(fā)會(huì)議通知、

會(huì)議議程、議題、領(lǐng)導(dǎo)講話稿和主持人稿；準(zhǔn)備和調(diào)試有關(guān)放映材料（Power

Point、DVD、幻燈片等）等。

三、食宿

依據(jù)要求支配好與會(huì)人員的住宿、餐飲。

（一）依據(jù)《與會(huì)人員信息登記表》提前選定適宜的住宿、餐飲場(chǎng)所,

要求設(shè)施齊備、交通便利，應(yīng)預(yù)留足夠的嘉賓房、重要嘉賓房、工作人員

房，并提前調(diào)試各房間硬件設(shè)施，檢查平安事宜。

（二）制作住宿登記表，以便駕馭與會(huì)人員住宿信息。如會(huì)議須要，

接待人員應(yīng)要求賓館供應(yīng)“早上叫醒”服務(wù)。

（三）餐飲工作對(duì)酒店要求較高，食品衛(wèi)生為第一位；宴會(huì)場(chǎng)地規(guī)模

應(yīng)符合與會(huì)人數(shù)實(shí)際，過(guò)大過(guò)小都不行取；食品應(yīng)照看到大多數(shù)與會(huì)人員

的口味。

四、迎送

會(huì)務(wù)工作中住宿、餐飲接待對(duì)交通支配要求較高，需協(xié)調(diào)好各地點(diǎn)間

往來(lái)的車輛支配。應(yīng)制作《會(huì)議用車支配表》確保與會(huì)人員平安、準(zhǔn)時(shí)的

參加會(huì)議的各項(xiàng)活動(dòng)。

對(duì)于特大型活動(dòng)，也可以在機(jī)場(chǎng)、火車站設(shè)置指引牌或服務(wù)臺(tái)。

以機(jī)場(chǎng)接待為例，應(yīng)留意如下微小環(huán)節(jié)：

1、成立接機(jī)小組，依據(jù)來(lái)賓的到達(dá)時(shí)間和數(shù)量，配備足夠的工作人員。

每位工作人員都應(yīng)熟悉機(jī)場(chǎng)結(jié)構(gòu)和各種設(shè)施，見(jiàn)機(jī)行事，可以應(yīng)付接機(jī)工

作中可能的各種突發(fā)狀況。如有須要，接機(jī)人員應(yīng)提前踩點(diǎn)，進(jìn)行相關(guān)培

VIIO

2、將來(lái)賓的姓名、單位、職位、聯(lián)系方式、到達(dá)的時(shí)間和班次列表，

核實(shí)無(wú)誤后分發(fā)給接機(jī)人員。接待人員應(yīng)留意剛好更新來(lái)賓的到達(dá)信息。

3、航班密度較大時(shí)，可支配來(lái)賓乘坐同一輛車返回，此時(shí)要充分考慮

到航班提前到達(dá)或延誤的狀況。每輛車都要預(yù)留確定的空位，以免晚點(diǎn)的

來(lái)賓打亂整體乘車支配。

五、場(chǎng)地

現(xiàn)場(chǎng)布置是會(huì)務(wù)工作中的重要環(huán)節(jié)，各協(xié)調(diào)單位應(yīng)相互協(xié)作。各組工

作人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，布置、支配、檢查，查漏補(bǔ)缺。

（-）領(lǐng)導(dǎo)席的支配

在確定雙方領(lǐng)導(dǎo)名單后，應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)座次進(jìn)行排位和標(biāo)示。主要包括以

下四種情形：

1.會(huì)議室、貴賓室和設(shè)有主席臺(tái)的大型會(huì)議：應(yīng)提前確定就座的領(lǐng)導(dǎo)

名單。應(yīng)在各領(lǐng)導(dǎo)座位前的桌上擺放姓名牌、茶水和相關(guān)資料；在主要發(fā)

言領(lǐng)導(dǎo)面前擺放話筒；還可在會(huì)議桌上擺放鮮花。

2.不設(shè)主席臺(tái)的大型會(huì)議：一般支配領(lǐng)導(dǎo)坐在臺(tái)下中間前排位置。在

各領(lǐng)導(dǎo)座位的椅背上粘貼姓名牌以標(biāo)識(shí)，可在座位上放置瓶裝水和相關(guān)資

料，也可在領(lǐng)導(dǎo)席前擺放茶幾。

（-）貴賓室的準(zhǔn)備

在召開(kāi)較高級(jí)別的會(huì)議時(shí)，一般在會(huì)場(chǎng)旁支配貴賓室，以供來(lái)賓和我

方領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議前后進(jìn)行短暫休息和溝通。貴賓室里應(yīng)支配特地的服務(wù)員，

并備鮮花、茶水等。

（三）主持人的定位

會(huì)議如需主持人，在會(huì)議召開(kāi)前進(jìn)行簡(jiǎn)潔介紹、宣布會(huì)議進(jìn)行分段等。

主持人位置一般在主席臺(tái)的一側(cè)，并放置專用話筒。如主持人在