ts程序文件文件控制程序

章節(jié)號(hào)：

ts程序文件文件控制程序

TS16949程序文件版本/修訂次數(shù)：A/OO

文件操縱程序第1頁共6頁

1.0目的

本程序規(guī)定了文件的編制、更換、作廢、審核與批準(zhǔn)的權(quán)限，規(guī)定了文件

的編號(hào)、注冊(cè)、發(fā)行、儲(chǔ)存、更新與實(shí)施的方法，保證文件能迅速得到處理、應(yīng)

用、流通與操縱，確保企業(yè)各場(chǎng)合使用現(xiàn)行的有效版本，防止誤用。

2.0范圍

適用于與企業(yè)TS16949:2002質(zhì)量體系有關(guān)的所有內(nèi)部與外部文件。

3.0職責(zé)

3.1質(zhì)量手冊(cè)由廠長批準(zhǔn)。

3.2程序文件由責(zé)任部門負(fù)責(zé)人與有關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，由管理者代表批準(zhǔn)。

3.3三級(jí)文件由責(zé)任部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。

3.4資料室負(fù)責(zé)文件的編號(hào)、注冊(cè)、發(fā)行、儲(chǔ)存與更新，各責(zé)任部門指定專

人負(fù)責(zé)部門內(nèi)部文件的管理。

4.0定義

4.1體系文件：包含質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、三級(jí)文件與有關(guān)的表單。

4.2受控文件：在企業(yè)內(nèi)部使用或者提供給供方的指導(dǎo)性文件。受控文件版

本務(wù)必受到操縱，以確保現(xiàn)場(chǎng)只擁有并使用現(xiàn)行有效版本。

4.3非受控文件：提供給外單位的僅作參考之用的文件，非受控文件不受版

本更新的限制。

5.0輸入

最高管理者質(zhì)量方針目標(biāo)

管理者代表質(zhì)量手冊(cè)、程序文件

資料室/有關(guān)部門技術(shù)文件、作業(yè)指導(dǎo)文件

各部門質(zhì)量記錄格式

顧客工程規(guī)范

國家法律法規(guī)

6.0流程

責(zé)任部門流程有關(guān)質(zhì)量記錄

使用部門

T外來文件清單

授權(quán)人工程更換實(shí)施一覽表

資料室

資料室受控文件一覽表

一文件與資料發(fā)放登記

資料室表

一文件更換通知單

部門文件管理員一文件與資料發(fā)放登記

表

部門文件管理員

資料室

章節(jié)號(hào)：

XX公司

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文件操縱程序第3頁共6頁

7說明

7.1文件的分類：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、三級(jí)文件、外來文件、質(zhì)量記錄格

式。其中三級(jí)文件包含技術(shù)文件，如：圖紙、過程流程圖、FMEA、操縱計(jì)劃、作

業(yè)指導(dǎo)書、工藝卡、檢驗(yàn)指導(dǎo)書等。

7.2文件的編制、更換與作廢：

7.2.1文件的編制：

7.2.1.1文件的提案：

A.本企業(yè)任一員工均可向文件編制責(zé)任部門提出“文件更換通知單”；

B.責(zé)任部門對(duì)議案作出評(píng)價(jià)，認(rèn)為必要的，組織編寫文件/修改件草案；

7.2.1.2責(zé)任部門指定專人，編制完成文件待審稿，并更換所有受到影響的文件

與表單，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。

7.2.2文件的更換：

責(zé)任部門指定文件的原編制者，或者相應(yīng)人員從資料室文件管理員處取得文

件的編號(hào)與版本號(hào)，對(duì)文件的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行修改編輯，完成文件初審稿，并更換

所有受到影響的其他文件與表單，由原審批部門審批。

更換包含：劃改、換頁與換版。

7.3文件的審核與批準(zhǔn)：

按3.0職責(zé)中規(guī)定的審批權(quán)限在文件公布前對(duì)文件進(jìn)行審批,

7.4.標(biāo)識(shí)：

7.4.1.文件編號(hào)：

具體見三級(jí)文件《文件編號(hào)方法》。

7.4.2責(zé)任部門指定的文件編制與更換人員應(yīng)及時(shí)地將文件交資料室文件管理

員處進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

7.4.3文件作廢后，責(zé)任部門的文件管理員應(yīng)及時(shí)通知資料室文件管理員，若該

文件的作廢影響到其它文件，則將己相應(yīng)修改的其它文件交文件管理員注冊(cè)。

7.4.4生效：

文件的生效日期由資料室與責(zé)任部門商定。

7.5登記：

在文件發(fā)生新編制、更換或者作廢情況下，資料室文件管理員應(yīng)及時(shí)更新

《受控文件一覽表》。

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7.6發(fā)放與更換:

資料室管理員對(duì)受控文件注明發(fā)放號(hào)并加蓋“受控”印章與發(fā)放代號(hào)，發(fā)

放相應(yīng)部門，做好文件發(fā)放記錄，所有未經(jīng)資料室文件管理員加蓋“受控”印

章的打印或者復(fù)制的質(zhì)量手冊(cè)與程序文件都為非受控文件。

收回的作廢文件由資料室管理員加蓋“作廢”印章；由于法律與/或者積存

知識(shí)的目的，所保留的任何已作廢的文件加蓋“作廢保留”章。

7.7部門文件管理員在文件發(fā)放記錄上簽收并做好本部門的文件記錄。

7.8文件使用與保管：

7.8.1文件現(xiàn)行有效版本的原稿由資料室文件管理員儲(chǔ)存，已發(fā)放至使用部門的

受控文件由該部門儲(chǔ)存，使用部門應(yīng)保持文件的完好，若有損壞，應(yīng)與資料室文

件管理員聯(lián)系修復(fù)。儲(chǔ)存時(shí)須注意防火、防水等，能夠使用多媒體儲(chǔ)存文件，如

有必要時(shí)重要文件附加安全歸檔。

7.8.2舊版或者己作廢文件的原稿經(jīng)加蓋作廢章后，由文件管理員另行儲(chǔ)存，作

為歷史資料。

7.8.3使用部門不得自行復(fù)印受控文件。

7.9回收與銷毀：

文件管理員應(yīng)及時(shí)地回收己作廢的受控文件，加蓋作廢章后直接銷毀。并

在文件發(fā)放簽收表格上作好記錄。

7.10非受控文件的發(fā)放：

因業(yè)務(wù)需要，需發(fā)放至外單位作參考的文件，由聯(lián)系部門的有關(guān)人員提出

申請(qǐng)，文件管理員登記后將加蓋非受控章，通過聯(lián)系部門的有關(guān)人員發(fā)放至有關(guān)

單位。

7.11外來標(biāo)準(zhǔn)、資料、軟件、法規(guī)、條例等的管理

各有關(guān)責(zé)任部門應(yīng)對(duì)與質(zhì)量體系有關(guān)的外來標(biāo)準(zhǔn)、資料、軟件、法規(guī)、條

例等予以登記、注冊(cè)管理，匯總出該部門的外來文件清單。同時(shí)復(fù)制一份至資料

室文件管理員處，資料室文件管理員負(fù)責(zé)整理出企業(yè)外來文件總清單。

顧客工程規(guī)范應(yīng)及時(shí)評(píng)審、分發(fā)與實(shí)施，期限不能超過兩個(gè)工作周。資料

室負(fù)責(zé)記錄工程更換實(shí)施的E期。

7.12體系文件的版本規(guī)定：

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7.12.1文件的版本構(gòu)成：

一個(gè)英語字母、”與一位數(shù)字構(gòu)成。版本號(hào)示比如下：

A.1

I__第一次修訂

-------A版

7.12.2文件版本的升級(jí)：

7.12.2.1A.0版為體系文件的初始發(fā)行版本。

7.12.2.2當(dāng)文件作局部變更后，版本號(hào)的數(shù)字部分加1,如從A.0版升至A.1

版。文件局部變更超過9次時(shí)務(wù)必?fù)Q版。

7.12.2.3當(dāng)文件作全面變更再，文件將升版。版本號(hào)字母部分往后升一位，數(shù)

字部分變?yōu)椤?”。如從A.5版升至B.0版。

8.輸出

部門內(nèi)容

資料室受控文件一覽表

文件與資料發(fā)放登記表

文件審批記錄

文件更換記錄

外來文件清單

外來文件評(píng)審記錄

工程更換實(shí)施記錄

9監(jiān)控

項(xiàng)目方式責(zé)任部門

各部門是否能獲得并使用有效版本

1內(nèi)部審核資料室

的文件。

顧客工程規(guī)范是否及時(shí)評(píng)審、分發(fā)與

2內(nèi)部審核資料室

實(shí)施。

10支持性文件

WI-07-027文件編號(hào)方法

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11質(zhì)量記錄

格式號(hào)記錄名稱儲(chǔ)存部門儲(chǔ)存期限

FM0401-01受控文件一覽