東方威尼斯總經(jīng)辦管理制度

總經(jīng)辦管理制度OFFICEDEPT.MANAGEMENTSYSTEMEffectiveDate:Oct08,2007

管理制度目錄序號(hào)目錄編號(hào)1車(chē)輛管理制度OF-SYS–0012車(chē)輛維修保養(yǎng)制度OF-SYS–0023駕駛員禮儀制度OF-SYS–0034衛(wèi)生工作管理制度OF-SYS–0045行文管理制度OF-SYS–0056檔案管理管理制度OF-SYS–0067印章、介紹信使用的暫行制度OF-SYS–0078關(guān)于辦公室環(huán)境的管理制度OF-SYS–0089東方威尼斯會(huì)議制度OF-SYS–0092007-08

東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):車(chē)輛管理制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-001車(chē)輛管理制度（—）車(chē)輛管理1.會(huì)館公務(wù)車(chē)輛歸行政部管理，由車(chē)隊(duì)主管組織實(shí)施，統(tǒng)一調(diào)度。2.實(shí)行定人定車(chē)責(zé)任制，駕駛?cè)藛T應(yīng)服從調(diào)度安排，做好車(chē)輛維護(hù)保養(yǎng)，隨時(shí)保持車(chē)況良好，車(chē)容整潔。3.凡違反用車(chē)規(guī)定擅自用車(chē)，將作違紀(jì)處理并罰款。（二）車(chē)輛使用1.會(huì)館各部門(mén)用車(chē)需按規(guī)定提前填寫(xiě)《車(chē)輛使用申請(qǐng)單》，經(jīng)行政辦公室主任同意，由車(chē)隊(duì)主管調(diào)度安排。2.會(huì)館因營(yíng)業(yè)需要安排的定班車(chē)、專(zhuān)車(chē)應(yīng)保持車(chē)輛整潔，窗明椅凈，給客人提供良好乘車(chē)環(huán)境，駕駛員按規(guī)定著裝，禮貌待客。3.凡出省市用車(chē)須經(jīng)會(huì)館總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理出省手續(xù)。4.駕駛員一律憑出車(chē)單出車(chē)，工作結(jié)束必須將車(chē)停放在會(huì)館車(chē)庫(kù)，并按實(shí)填寫(xiě)路單。車(chē)隊(duì)每天作好出車(chē)情況原始記錄，每月匯總后報(bào)行政辦公室主任。（三）安全行車(chē)1.駕駛員及隨車(chē)人員必須加強(qiáng)法制觀念，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，堅(jiān)決服從交通民警的指揮和檢查，牢固樹(shù)立安全第一思想。2.出車(chē)前駕駛員必須檢查方向盤(pán)、油、水、電、燈光、輪胎、氣壓、引擎運(yùn)轉(zhuǎn)、剎車(chē)等是否正常，嚴(yán)格遵守五不出車(chē)規(guī)定（雨刷不動(dòng)、喇叭不響、燈光不亮、剎車(chē)不靈、設(shè)備不齊不出車(chē)）。3.車(chē)輛啟動(dòng)前，車(chē)門(mén)必須關(guān)好，車(chē)上人員應(yīng)注意安全。各類(lèi)車(chē)輛不得超員超載。4.行車(chē)中，駕駛員應(yīng)集中思想謹(jǐn)慎駕駛，不準(zhǔn)吸煙、不得和旁人閑談，嚴(yán)禁酒后開(kāi)車(chē)。5.堅(jiān)持中速行駛，不開(kāi)“英雄車(chē)”，做到禮貌行車(chē)，禮讓三先，行經(jīng)交叉路口，做到一慢、二看、三通過(guò)，寧停三分，不搶一秒。6.會(huì)館內(nèi)和進(jìn)出店區(qū)大門(mén)應(yīng)低速行車(chē)，密切注意兩旁行人和車(chē)輛動(dòng)態(tài)。（四）車(chē)輛保養(yǎng)1.建立一車(chē)一卡保養(yǎng)維修檔案，貫徹“例?！敝贫龋管?chē)輛始終處于良好狀態(tài)。2.保持車(chē)容車(chē)況整潔良好，車(chē)輛返回會(huì)館必須及時(shí)清理污泥。3.駕駛員不能排除的故障，應(yīng)及時(shí)向車(chē)隊(duì)主管匯報(bào)，安排修理。4.按時(shí)認(rèn)真做好一年一度的驗(yàn)車(chē)工作。5.修理車(chē)輛須保證質(zhì)量，經(jīng)車(chē)隊(duì)主管或?qū)Ｈ蓑?yàn)試車(chē)合格后，才能交付使用。頁(yè)數(shù)：1/1編號(hào)：OF-SYS-001

東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):車(chē)輛維修保養(yǎng)制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-002車(chē)輛維修保養(yǎng)制度車(chē)隊(duì)負(fù)責(zé)會(huì)館的辦公用車(chē)、客運(yùn)、貨運(yùn)任務(wù)。能否使車(chē)輛保持良好狀態(tài)（技術(shù)性能、外觀清潔），將直接影響各項(xiàng)任的完成和會(huì)館的聲譽(yù)。因而車(chē)輛的平時(shí)保養(yǎng)維修和年檢工作至關(guān)重要。1.按時(shí)更換機(jī)油，一般行駛3500一4000公里需要更換機(jī)油，特殊情況可根據(jù)車(chē)況而定。2.清潔工作天天做。每位駕駛員要做到下班前車(chē)輛清洗干凈，一周一次車(chē)況全面檢查，徹底搞好衛(wèi)生工作，每周六下班前由主管、領(lǐng)班檢查并做好記錄。3.基本做到定人定車(chē)。確因工作需要?jiǎng)佑盟塑?chē)輛時(shí)，需經(jīng)車(chē)隊(duì)主管或部門(mén)經(jīng)理同意。駕車(chē)回會(huì)館后做好清潔衛(wèi)生工作，如車(chē)輛發(fā)生過(guò)故障及時(shí)向督導(dǎo)匯報(bào)。4.凡屬汽車(chē)修理（包括二保三保）都必須事先由車(chē)隊(duì)負(fù)責(zé)車(chē)輛保養(yǎng)的同志列出項(xiàng)目?jī)?nèi)容（包括零件等）、大致金額，交車(chē)隊(duì)主管審核并報(bào)行政辦公室主任審批，金額大的需呈總經(jīng)理室審批。頁(yè)數(shù)：1/2編號(hào)：OF-SYS-002

東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):駕駛員禮儀規(guī)定生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-003駕駛員禮儀制度會(huì)館車(chē)隊(duì)擔(dān)負(fù)著會(huì)館的客人用車(chē)、辦公用車(chē)和貨物運(yùn)輸?shù)闹厝?。駕駛員的禮儀規(guī)定和服務(wù)水準(zhǔn)直接影響到會(huì)館的聲譽(yù)。因此駕駛員應(yīng)具備良好素質(zhì)和規(guī)范的禮儀服務(wù)。1.上崗前必須穿戴好會(huì)館規(guī)定的駕駛員制服，保持服裝整潔。

2.客車(chē)駕駛員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定時(shí)間出車(chē)，客人用車(chē)時(shí)應(yīng)禮貌待客，主動(dòng)熱情，不得索取小費(fèi)。

3.保持車(chē)輛整潔、窗明椅凈，為客人提供一個(gè)良好的用車(chē)環(huán)境。

4.貨運(yùn)駕駛員應(yīng)保證安全，準(zhǔn)點(diǎn)將貨物運(yùn)至規(guī)定地點(diǎn)。

5.協(xié)助采購(gòu)人員外出采購(gòu)物品、食品，并協(xié)助裝卸工和提貨人員裝卸好貨物。頁(yè)數(shù)：1/3編號(hào)：OF-SYS-003

東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):會(huì)館衛(wèi)生工作管理規(guī)定制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-004會(huì)館衛(wèi)生工作管理規(guī)定制度1.健全并落實(shí)會(huì)館各項(xiàng)衛(wèi)生制度，使會(huì)館達(dá)到國(guó)家和本市規(guī)定的有關(guān)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。2.組織動(dòng)員會(huì)館全體員工參加消滅“四害”及其孳生地的工作。3.定期開(kāi)展會(huì)館衛(wèi)生工作檢查評(píng)比，對(duì)取得顯著成績(jī)的部門(mén)和個(gè)人予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。監(jiān)督會(huì)館各項(xiàng)衛(wèi)生制度的落實(shí)并提出獎(jiǎng)懲建議。5.推行建立衛(wèi)生勞動(dòng)日制度，規(guī)定每個(gè)星期天上午8：00-9：00為會(huì)館衛(wèi)生勞動(dòng)日頁(yè)數(shù)：1/4編號(hào)：OF-SYS-004

東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):會(huì)館行文管理制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-005會(huì)館行文管理制度1.以會(huì)館名義對(duì)外行文，應(yīng)先由部門(mén)承辦人擬稿，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審閱后，送行政辦公室核稿，并請(qǐng)總經(jīng)理簽發(fā)。2.文件簽發(fā)后，均應(yīng)由行政辦公室統(tǒng)一編寫(xiě)文號(hào)，編號(hào)形式如下：

道峰假日會(huì)館××字（××）第×××號(hào)

注：“（××）、指年號(hào)，例如：（2004）、（2005）；“第×××號(hào)”指文件序號(hào)，例如：第001號(hào)、第002號(hào)等（下同）。3.會(huì)館內(nèi)部行文一律應(yīng)備忘錄形式（編號(hào)附后），先由部門(mén)承辦人擬稿，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審閱后，副總經(jīng)理簽發(fā)；若涉及到其他部（室）工作職責(zé)范圍內(nèi)的工作內(nèi)容，需要共同承辦的事宜則需經(jīng)相關(guān)部門(mén)經(jīng)理會(huì)簽后，送總經(jīng)理簽發(fā)。4.打印后的文件均應(yīng)由擬槁人負(fù)責(zé)校對(duì)；重要文件（以會(huì)館名義的行文）均應(yīng)由行政辦公室校對(duì)。打字、校對(duì)人均應(yīng)在原稿上簽注姓名及日期。5.對(duì)外行文的原稿一律應(yīng)使用統(tǒng)一的會(huì)館擬稿紙。6.由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的備忘錄原稿，應(yīng)由各部（室）負(fù)責(zé)收集、歸檔備查。備忘錄編號(hào)由各部（室）按年度自行編排序號(hào)。對(duì)內(nèi)行文（備忘錄）編號(hào)：行政辦公室道辦字（2005）——001前廳部道前字（××）——×××沐浴部××?。ā痢粒痢痢列蓍e部××休（××）——×××客房部××客（××）——×××餐飲部××餐（××）——×××銷(xiāo)售部××銷(xiāo)（××）——×××財(cái)務(wù)部××計(jì)（××）——×××工程部××工（××）——×××保安部××保（××）——×××管家部 ××管（××）——×××頁(yè)數(shù)：1/5編號(hào)：OF-SYS-005

東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):會(huì)館檔案管理辦法制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-006會(huì)館檔案管理辦法制度1.檔案工作是會(huì)館基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，是維護(hù)會(huì)館經(jīng)濟(jì)、政治方面的合法權(quán)益，反映會(huì)館真實(shí)歷史面貌的一項(xiàng)重要工作，因此，各職能部門(mén)必須強(qiáng)化檔案管理工作的意識(shí)，不斷健全和完善各自的基礎(chǔ)管理工作。2.會(huì)館的建檔工作和檔案管理工作主要包括：科技檔案（基建工程項(xiàng)目檔案，亦包括設(shè)備設(shè)施維修、改造方面的檔案）、文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、安保檔案、營(yíng)銷(xiāo)（業(yè)務(wù)）檔案等方面。會(huì)館檔案是會(huì)館在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以文書(shū)、營(yíng)銷(xiāo)（業(yè)務(wù)）、科技（基建）檔案為主，包括行政管理；經(jīng)營(yíng)管理；客房、餐飲、市場(chǎng)銷(xiāo)售管理；前廳、客房管理；工程技術(shù)管理（基建）；采購(gòu)供應(yīng)和商場(chǎng)管理；貿(mào)易開(kāi)發(fā)管理；聲像實(shí)物管理等九大類(lèi)。3.會(huì)館檔案工作應(yīng)堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)保管的原則，由行政辦公室負(fù)責(zé)。并設(shè)專(zhuān)職檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)館的檔案實(shí)施管理，對(duì)其他各職能部門(mén)業(yè)務(wù)檔案的建立、健全以及管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。4.根據(jù)《干部檔案工作條例》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，會(huì)館確定：（1）會(huì)館的人事檔案由辦公室人事培訓(xùn)部負(fù)責(zé)立卷保管；（2）會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)立卷保管；（3）其他營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)、安保部門(mén)等純屬專(zhuān)業(yè)和業(yè)務(wù)性質(zhì)的檔案，分別由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)整理、立卷保管（不包括應(yīng)向會(huì)館檔案室移交的涉及全局性的文書(shū)和重要的營(yíng)銷(xiāo)檔案以及屬于科技檔案歸檔范圍內(nèi)的資料）。5.各部（室）檔案的收集、整理、立卷、保管等工作應(yīng)由秘書(shū)負(fù)責(zé)，按歸檔范圍將有保存價(jià)值的文件、資料、圖紙、聲像實(shí)物等資料按照有關(guān)規(guī)范要求編目、立卷、歸檔，并做好檔案的保密和安全保衛(wèi)工作。6.各級(jí)管理人員應(yīng)支持秘書(shū)對(duì)檔案資料的收集、整理和保管工作，在會(huì)館建設(shè)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的資料，不能當(dāng)作私有資料由個(gè)人占有或保存。因工作需要，各部（室）及各級(jí)管理人員可在辦理有關(guān)手續(xù)后，借閱或復(fù)印有關(guān)檔案資料。7.在機(jī)構(gòu)設(shè)置相對(duì)穩(wěn)定后，會(huì)館檔案分類(lèi)可采用年度和組織結(jié)構(gòu)相結(jié)合或在實(shí)踐中形成的更為科學(xué)的方法進(jìn)行分類(lèi)；檔案的保管期分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，在具體工作中保管期限應(yīng)由會(huì)館檔案室會(huì)同相關(guān)職能部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)做出鑒別并予以確定；對(duì)會(huì)館有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用或紀(jì)念價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存，對(duì)會(huì)館在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案，應(yīng)按照具體情況分別作長(zhǎng)期或短期保存。凡介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期一律從長(zhǎng)。8.檔案的銷(xiāo)毀必須嚴(yán)格控制，慎重處理，銷(xiāo)毀前須造具清冊(cè)，提出銷(xiāo)毀報(bào)告，及時(shí)上報(bào)會(huì)館領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)送上級(jí)檔案部門(mén)備案。銷(xiāo)毀檔案材料時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密制度規(guī)定。頁(yè)數(shù)：1/6編號(hào)：OF-SYS-006

東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):會(huì)館檔案管理辦法制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-0069.檔案管理部門(mén)要積極同電腦房等有關(guān)職能部門(mén)配合，利用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用計(jì)算機(jī)做好檔案的分類(lèi)、編目、檢索、儲(chǔ)存等工作，提高檔案管理工作的水準(zhǔn)。10.根據(jù)歸檔范圍，積極做好遺留材料的補(bǔ)缺及有關(guān)材料的修補(bǔ)與復(fù)制工作，保證會(huì)館檔案的完整性。11.歸檔范圍和目錄在具體工作中應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況不斷補(bǔ)充和完善，頁(yè)數(shù)：2/6編號(hào)：OF-SYS-006

東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):會(huì)館印章、介紹信使用的暫行制度生效日期:22007/09/01編號(hào):OF–SYS-007會(huì)館印章、介紹信使用的暫行制度1.日常業(yè)務(wù)性工作的報(bào)表（財(cái)務(wù)、行政、人事等）、參觀開(kāi)具介紹信、聯(lián)系一般業(yè)務(wù)工作蓋章等不必登記。2.會(huì)館與外單位簽署的協(xié)議、合同等有會(huì)館總經(jīng)理室領(lǐng)導(dǎo)簽名（或授權(quán)簽名）的文件，必須蓋章，但不必登記。3.凡涉及有關(guān)政審材料、證明材料、專(zhuān)題單項(xiàng)請(qǐng)示、報(bào)告材料（非正式行文）、因公事急于蓋章須補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)；凡涉及占用工作時(shí)間和支付費(fèi)用的學(xué)習(xí)進(jìn)修報(bào)名的材料、或以會(huì)館名義代辦其他單位事宜超出會(huì)館正常工作流程范圍的材料，以及領(lǐng)導(dǎo)口頭緊急指示蓋章的材料；各部（室）經(jīng)理因緊急工作需蓋章的材料等都需登記以備查。4.蓋具會(huì)館公章需經(jīng)總經(jīng)理室領(lǐng)導(dǎo)或行政辦公室主任同意。5.秘書(shū)若遇要求加蓋公章而又難以掌握的情況，須及時(shí)請(qǐng)求行政辦公室主任同意后方可蓋章。6.以上規(guī)定適用于開(kāi)具會(huì)館介紹信。頁(yè)數(shù)：1/7編號(hào)：OF-SYS-007東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):關(guān)于辦公室環(huán)境的管理制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-008關(guān)于辦公室環(huán)境的管理規(guī)定為規(guī)范各部門(mén)辦公室的管理標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)造一個(gè)干凈、舒適的工作環(huán)境，現(xiàn)制定辦公室環(huán)境管理規(guī)定，行政部（質(zhì)檢部）將不定時(shí)的對(duì)各部門(mén)進(jìn)行檢查，對(duì)不符合規(guī)定的將進(jìn)行處罰。望各部門(mén)認(rèn)真執(zhí)行。一、辦公室的衛(wèi)生要保持清潔。（1）地面必須擦拭干凈、（2）窗戶(hù)玻璃要擦拭明亮，不得有污點(diǎn)，窗臺(tái)不得有灰塵，窗簾不得有污漬。（3）電話(huà)、電腦、打印機(jī)上不得有灰塵；電腦要定期用電腦專(zhuān)用的清潔劑擦拭，電腦顯視屏不得有污點(diǎn)。（4）垃圾簍內(nèi)的垃圾要及時(shí)傾倒。（5）衛(wèi)生清理責(zé)任到人，早晚各一次，如有事不能執(zhí)行，應(yīng)提前安排代理人代為清理。二、辦公室的物品擺放要整齊、合理，不得亂堆雜物。（1）掃帚、拖把、抹布放在規(guī)定的角落里，擺放整齊。（2）文件柜要擺放在靠墻恰當(dāng)?shù)奈恢?，文件柜?nèi)的資料要排列有序，文件柜上禁止擺放物品（3）辦公室內(nèi)的電話(huà)線(xiàn)及電線(xiàn)要走墻角或地面，必須整齊劃一，嚴(yán)禁亂拉亂扯。（4）墻面上除掛鐘、警示或同意的部門(mén)職責(zé)規(guī)定外，不得亂貼亂掛物品。（5）報(bào)刊、雜志不得隨意擺放，要集中放在指定位置。三、辦公桌面上只能擺放和工作有關(guān)的物品。（1）電話(huà)機(jī)要放在辦公桌的左上方，便于接聽(tīng)電話(huà)；頁(yè)數(shù)：1/8編號(hào)：OF-SYS-008東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):關(guān)于辦公室環(huán)境的管理制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-008（2）記事本（臺(tái)歷）放在辦公桌的右上方，便于記錄電話(huà)內(nèi)容。（3）名片盒放在辦公桌的左上方；簽字筆放在辦公桌的右上方（5）辦公桌上的文件夾要放在文件籃里面，文件不得外露，文件籃放在辦公桌的右角或左角，要擺放整齊。四、辦公室人員要求。（1）、凡進(jìn)入辦公室人員必須說(shuō)標(biāo)準(zhǔn)普通話(huà)，不允許大聲喧嘩。（2）、辦公室人員必須著工裝上崗（白襯衣、黑褲子、黑皮鞋）。（3）、使用文明禮貌用語(yǔ)，化淡妝上崗。（4）、上班時(shí)間將手機(jī)放于振動(dòng)狀態(tài)。五、離開(kāi)辦公室時(shí)辦公桌要保持干凈，把椅子恢復(fù)原位，要隨手關(guān)燈。六、下班時(shí)要關(guān)閉所有電器，關(guān)好窗戶(hù)，窗簾拉回原位。類(lèi)文印制度第一部分公文種公文種類(lèi)如下:請(qǐng)示：請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。報(bào)告:向上級(jí)匯報(bào)工作，用“報(bào)告”。指示：上級(jí)向下級(jí)布置工作，闡明工作活動(dòng)指導(dǎo)原則，用“指示”。布告、公告、通告：對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或全體知道的事項(xiàng)，用“布告”。向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件，用“公告”。頁(yè)數(shù)：2/8編號(hào)：OF-SYS-008東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):關(guān)于辦公室環(huán)境的管理制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-008在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)遵守或全體知道的事件，用“通告”“。批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。通知：傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)、不相隸屬單位的公文，用“通知”。通報(bào)：表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況及需要所屬各部門(mén)知道的事項(xiàng)，用“通報(bào)”。決定、決議：對(duì)某些問(wèn)題或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”。經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)示批準(zhǔn)等，用“函”。(10)會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。第二部分公文格式2.1公文格式一般包括：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送（抄報(bào)）單位、公文字號(hào)、主題詞等。公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類(lèi)。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書(shū)名號(hào)和其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。向上級(jí)請(qǐng)示的公文，一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位，如果需要上報(bào)另一個(gè)上級(jí)單位時(shí)，可以用抄報(bào)的形式。發(fā)文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。頁(yè)數(shù)：3/8編號(hào)：OF-SYS-008東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):關(guān)于辦公室環(huán)境的管理制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-008公文字號(hào)一般包括單位代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位的公文編號(hào)。收、發(fā)文單位應(yīng)寫(xiě)單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。文字一律從左至右橫寫(xiě)橫排。2.2公文紙一般用16開(kāi)（A4紙），在左側(cè)裝訂?！巴ǜ妗钡扔眉埓笮?，根據(jù)實(shí)際需要確定。2.3對(duì)上級(jí)單位組織請(qǐng)示或報(bào)告，用單位組織名義發(fā)文。2.4內(nèi)部行文，可按問(wèn)題的種類(lèi)和性質(zhì)，用分公司或部門(mén)名義行文。分公司、各部門(mén)不得聯(lián)合行文，部門(mén)之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問(wèn)題。2.5各部門(mén)一般不越級(jí)行文。在特殊情況，越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過(guò)的單位。2.6向上級(jí)請(qǐng)示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個(gè)單位，不要同時(shí)抄送下級(jí)單位，不要直接送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人（除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外）；向下級(jí)單位的重要行文，可以抄報(bào)直接上級(jí)單位。2.7按照一級(jí)抓一級(jí)的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門(mén)，不直接發(fā)至各分公司和各部門(mén)的下屬單位。2.8發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。第三部分公文編號(hào)3.1公司發(fā)文一律由行政辦公室統(tǒng)一編號(hào)。以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律用道字（××年）××號(hào)；公司監(jiān)事會(huì)發(fā)文，用道監(jiān)字（××年）××號(hào)；董事會(huì)發(fā)文，用道董字（××年）××號(hào)；其他管理部門(mén)的發(fā)文，如行政辦公室用道貌岸然辦字（××年）××號(hào)。3.2董事會(huì)機(jī)構(gòu)及經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)除經(jīng)對(duì)方同意，一般不對(duì)外發(fā)文。頁(yè)數(shù)：4/8編號(hào)：OF-SYS-008東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):關(guān)于辦公室環(huán)境的管理制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-008第四部分文書(shū)用紙4.1關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之行文使用公文用紙。對(duì)客戶(hù)或廠(chǎng)商行文須用印有公司名稱(chēng)的書(shū)函。4.2關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)間行文使用業(yè)務(wù)接洽便函。公司間行文須使用公文用紙。4.3簽呈使用簽呈專(zhuān)用紙。4.4行文可以使用電子格式進(jìn)行傳版、審核，再打印、清樣、正式稿件、裝訂。第五部分公文處理程序5.1收文處理，一般包括登記、分辦、擬辦、催辦等程序。上級(jí)發(fā)來(lái)的文件及注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、電報(bào)、資料和平級(jí)發(fā)來(lái)的文件上，均由行政辦公室人員統(tǒng)一簽收、開(kāi)拆、登記、呈閱、分發(fā)，并按不同類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)，如領(lǐng)導(dǎo)出差，立即送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。(3)凡需辦理的公文，應(yīng)先送行政辦公室，再分送給有關(guān)部門(mén)辦理或送領(lǐng)導(dǎo)指示后辦理。行政辦公室主任在簽批公文時(shí)，認(rèn)為無(wú)需送領(lǐng)導(dǎo)的一般性公文，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門(mén)閱辦。各部門(mén)受到文件后，必須在24小時(shí)內(nèi)傳達(dá)。各部門(mén)收到急件時(shí)，應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)并退回文件，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理并回文件，最遲不能超過(guò)10天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書(shū)面或口頭簡(jiǎn)要回復(fù)。(4)加強(qiáng)公文檢查催辦工作。行政辦公室的文印人員對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)指示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認(rèn)真督促、催辦、以防積壓或漏辦。各分公司、各部門(mén)對(duì)上級(jí)發(fā)出的文件，需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的，要及時(shí)檢查反饋。頁(yè)數(shù)：5/8編號(hào)：OF-SYS-008東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):關(guān)于辦公室環(huán)境的管理制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-008領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議帶回的文件，在匯報(bào)和傳達(dá)后，應(yīng)將會(huì)議文件交行政辦公室文印人員閱卷歸檔。5.2發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。1、擬公文的要求：要符合國(guó)家的方針、政策、法律、法令和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定，如提出新政策規(guī)定，應(yīng)盡可能與原來(lái)的有關(guān)政策相銜接，并加以說(shuō)明。情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，文字要精煉，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確，篇幅要力求簡(jiǎn)短。引用的公文要寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面不清的，要重新清稿。數(shù)字的寫(xiě)法，在正式文件中，除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專(zhuān)用述評(píng)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)外，其他用漢字書(shū)寫(xiě)。章節(jié)序數(shù)的寫(xiě)法。一般應(yīng)按下旬順序排列：第一層為：“一”，每二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)。年、月、日、人名、地名、文件名稱(chēng)、事物名稱(chēng)等，一般不要簡(jiǎn)稱(chēng)。文件的標(biāo)題用宋體小二號(hào)字，加重。正文用小四號(hào)字，1.5倍行距。2、公文審核。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后送行政辦公室核稿。審核的重點(diǎn)如下：是否需要行文。是否符合國(guó)家的方針、政策、法律、法令；與本公司過(guò)去的公文是否銜接。提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。頁(yè)數(shù)：6/8編號(hào)：OF-SYS-008東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):關(guān)于辦公室環(huán)境的管理制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-008處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。文字?jǐn)⑹鍪欠穹戏椒ê瓦壿嫞瑯?biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要的原則性的問(wèn)題，應(yīng)退回原單位修改，改動(dòng)過(guò)大的，要重新抄正。3、公文簽發(fā)。公司行政文件，由分管總監(jiān)簽署意見(jiàn)后，由總經(jīng)理簽發(fā)。一般性文件，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件，由總經(jīng)理簽發(fā)。公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆或簽字筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。公文簽發(fā)后，由行政辦公室室負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)、粘頁(yè)。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年月日，如文末頁(yè)無(wú)空檔，可另起一空白頁(yè)注上日期蓋章，并在該頁(yè)的左上方標(biāo)明“此頁(yè)無(wú)正文”字樣。公文校對(duì)以原稿為準(zhǔn)，非承辦人不得擅自改動(dòng)原文。校對(duì)未發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)，由校對(duì)人員負(fù)責(zé)；校對(duì)后，打字員沒(méi)有改正的，由打字員負(fù)責(zé)。8、公文辦理完畢后，要及時(shí)送交文印人員整理立卷，個(gè)人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。第六部分公文的保密制度6.1原則：各部室及各有關(guān)人員，對(duì)公文中涉及國(guó)家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。6.2公文的保密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專(zhuān)用磁盤(pán)。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的傳閱，閱完后由起草人收回歸檔。機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，由起草人送有閱文資格的傳閱，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。頁(yè)數(shù)：7/8編號(hào)：OF-SYS-008東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):關(guān)于辦公室環(huán)境的管理制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-0086.3文件機(jī)密級(jí)數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。6.4所有含秘密級(jí)以上的文件在當(dāng)天工作結(jié)束后，都應(yīng)該妥善保管，行政辦公室不定期派人進(jìn)行稽查并加以輔導(dǎo)。6.5經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)嚴(yán)格管理經(jīng)手的機(jī)密文件；倘有下列情形之一者，依據(jù)公司的規(guī)定議處：拆散原案顯有弊端者。原案被污損、抽換、涂改或有遺失者。擅自請(qǐng)托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。發(fā)辦傳遞時(shí)，未以“文件傳遞記錄卡”記載或未于交辦當(dāng)日下班（或完工）時(shí)收回（繳回）妥善收藏。6.6外來(lái)機(jī)密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同收（發(fā)）文登記單及文件傳遞記錄卡送交保管人員簽收，編定檔號(hào)，依期類(lèi)別登入機(jī)密文件保管備查簿。6.7內(nèi)部自行建立的文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)主管或上級(jí)經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件類(lèi)別、內(nèi)容摘要、預(yù)定保存期限等填入機(jī)密文件送件單退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類(lèi)歸檔，并將其名稱(chēng)及歸檔編號(hào)登入機(jī)密文件保管備查簿。6.8機(jī)密文件每月的檔案整理。每月初5日出具機(jī)密文件增列表，呈總經(jīng)理核閱。每年年底清理檔卷，將無(wú)需繼續(xù)保存或已消失機(jī)密性質(zhì)的文件，造機(jī)密文件銷(xiāo)毀表呈報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)后銷(xiāo)毀或按一般文書(shū)辦理歸檔。6.9各部門(mén)需調(diào)閱機(jī)密文件時(shí)，經(jīng)辦人須填具“調(diào)卷單”注明調(diào)閱期限及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門(mén)總監(jiān)證明送保管部門(mén)主管同意后，方可調(diào)卷。6.10保管人員接到經(jīng)核準(zhǔn)的“調(diào)卷單”，應(yīng)即開(kāi)立“文件傳遞記錄卡”一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收，文件傳遞記錄卡由保管人員留存。用畢歸還時(shí)，密件經(jīng)保管人員點(diǎn)收無(wú)誤后，將歸還時(shí)間填寫(xiě)于文件傳遞記錄卡上，并經(jīng)調(diào)卷確認(rèn)后一并存檔。頁(yè)數(shù)：8/8編號(hào)：OF-SYS-008東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):關(guān)于辦公室環(huán)境的管理制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-008第七部分文件管理7.1各部門(mén)要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)文書(shū)的處理管理工作，建立嚴(yán)格的管理制度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育，做好文件的管理工作。嚴(yán)禁秘密文件帶往公共場(chǎng)所或家中。7.2文件傳遞過(guò)程中，必須辦理登記、簽收、注銷(xiāo)等手續(xù)，并按照收文簿歸檔，以防遺漏。7.3各部門(mén)工作中形成的文書(shū)，包括文件，重要的會(huì)議材料都必須由承辦人收集齊全，分類(lèi)整理，移交文書(shū)或有關(guān)人員校對(duì)整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各部門(mén)，各經(jīng)辦人不得越期自行留存該歸檔的文件。7.4有存檔價(jià)值和存查必要的公文，由行政辦公室鑒別、登記后銷(xiāo)毀。7.5歸檔的資料包括：重要的會(huì)議材料，如：會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價(jià)值的資料。上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。本公司的上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告。本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)要。信訪(fǎng)工作材料。本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。本公司人事任免的文件材料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司的重要活動(dòng)剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。7.6平時(shí)歸卷：頁(yè)數(shù)：9/8編號(hào)：OF-SYS-008

東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):關(guān)于辦公室環(huán)境的管理制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-008各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(zhuān)（兼）職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)的文件材料歸卷使用的“案卷類(lèi)目”。案卷類(lèi)目條款必簡(jiǎn)明確切，并標(biāo)上條款號(hào)。公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)專(zhuān)兼職文書(shū)歸卷。7.7立卷、案卷質(zhì)量要求：采用統(tǒng)一的組卷、編目系統(tǒng)，與檔案室保持一致。案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。歸檔的文件材料份數(shù)、人數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件；分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷；密件單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)立年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷，跨年度的計(jì)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角，封面的左上角打印頁(yè)號(hào)。頁(yè)數(shù)：10/8編號(hào)：OF-SYS-008

東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):關(guān)于辦公室環(huán)境的管理制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-008永久、長(zhǎng)期和短期的案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)署卷尾。案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆、鋼筆或簽字筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。案卷的裝訂：裝訂前，文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線(xiàn)打活結(jié)的方法裝訂。（12）案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）―文件―封紙，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。第八部分音像檔案管理辦法8.1為加強(qiáng)本公司的音像檔案，特制定本辦法。8.2本公司的音像檔案是指本公司各部門(mén)或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。8.3聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝影帶、影片（母片）、照片（含底片）、數(shù)碼成像文件、CD、VCD、DVD等和文字說(shuō)明兩部分組成。8.4底片膠片保管條件應(yīng)保持在13－15攝氏度之間，相對(duì)溫度保持在35%－45%。8.5底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，避開(kāi)磁場(chǎng)，最好不用鐵皮柜。數(shù)碼成像文件必須留有備份。8.6編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為使用提供方便條件。8.7建立聲像檔案借閱，使用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定使用范圍。頁(yè)數(shù)：11/8編號(hào)：OF-SYS-008東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):東方凱德華會(huì)議制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-0088.8具有專(zhuān)利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按中華人民共和國(guó)專(zhuān)利法的有關(guān)規(guī)定辦理。8.9聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借，利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由行政辦公室負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。8.10在不影響保密的前提下，各部門(mén)可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫(huà)冊(cè)、資料片等，積極開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。第九部分文印管理規(guī)定9.1文?。汗芾頍o(wú)小事，從小事做起，才能使公司更加有序。公司的文件，有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部傳遞的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件上，一般不予以打印。在網(wǎng)絡(luò)允許的情況下，內(nèi)部文件，包括報(bào)表等，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞。9.2具有打印機(jī)的部門(mén)，原則上，除本部門(mén)專(zhuān)用報(bào)表輸出以外，不得對(duì)外打印材料，不得借工作之便向其他部門(mén)提供打印服務(wù)。所打印材料必須做好登記備查。9.3私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)傳送，以免影響公司的正常工作。9.4公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門(mén)總監(jiān)不在時(shí)，可經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)或更高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意后辦理。9.5行政辦公室人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。對(duì)收到的文件資料，應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門(mén)、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員取回，不得延誤。9.6行政辦公室人員應(yīng)樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。9.7行政辦公室人員對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終做統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門(mén)的，由各部門(mén)承擔(dān)費(fèi)用，屬行政管理部門(mén)的，統(tǒng)一列入行政開(kāi)支。9.8行政辦公室人員違反規(guī)定的，參照公司的獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行。頁(yè)數(shù)：12/8編號(hào)：OF-SYS-008東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):東方凱德華會(huì)議制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-0091．總則為使會(huì)館的會(huì)議議程規(guī)范化和程序化，提高會(huì)議形式的行政決策效率，特制定本試行方案。

2．會(huì)議種類(lèi)2.1會(huì)館共設(shè)立六級(jí)例會(huì)：2.1.1總經(jīng)理辦公會(huì)議（月例會(huì)）2.1.2部門(mén)周會(huì)議（每周一）2.1.3專(zhuān)題工作會(huì)議（財(cái)務(wù)、工程、行政人事等例會(huì)）2.1.4全體員工會(huì)議（季度、年度）2.1.5基層員工會(huì)議（每月一次）2.1.6

班前班后會(huì)議（每日）3．會(huì)議管理體制

3.1會(huì)館行政會(huì)務(wù)工作主要由會(huì)館行政辦公室承辦；3.2除其他部門(mén)主辦的會(huì)議資料各自存檔外，會(huì)議資料由行政辦公室整理、立卷、存檔。

4．會(huì)務(wù)準(zhǔn)備4.1總經(jīng)理辦公會(huì)議、全體員工會(huì)議由行政辦公室落實(shí)會(huì)場(chǎng)，安排好座位，備好茶具茶水，安排人員做好會(huì)議紀(jì)要工作。4.2必要時(shí)要進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備調(diào)試，對(duì)重點(diǎn)發(fā)言對(duì)象須確保其發(fā)言。4.3在會(huì)議進(jìn)行中要做好記錄，會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要，發(fā)放至相關(guān)部門(mén)。5．會(huì)議紀(jì)要頁(yè)數(shù)：1/9編號(hào)：OF-SYS-009東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):東方凱德華會(huì)議制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-0095.1會(huì)議紀(jì)要屬會(huì)館內(nèi)部重要文件，具有一定范圍的保密性，未經(jīng)批準(zhǔn)不得外傳。5.2會(huì)議紀(jì)要作為會(huì)館的重要文件，備忘已研究決定的事項(xiàng)，發(fā)至參加會(huì)議的全體人員，以便對(duì)照核查落實(shí)，會(huì)議紀(jì)要須在會(huì)后4小時(shí)之內(nèi)整理并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后發(fā)放。 5.3會(huì)議紀(jì)要的形成與簽發(fā)：5.3.1會(huì)館行政辦公例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，由總經(jīng)辦整理成文；5.3.2總經(jīng)辦根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的需要在限定時(shí)間內(nèi)完成紀(jì)要和決議的整理工作；5.3.3會(huì)議紀(jì)要和決議形成后，由主持會(huì)議的會(huì)館領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)；5.3.4會(huì)議紀(jì)要發(fā)放前應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)議紀(jì)要發(fā)放審批單》，審批單內(nèi)容包括紀(jì)要編號(hào)、發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)（或主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)）審批意見(jiàn)；5.3.5會(huì)議紀(jì)要應(yīng)有發(fā)文號(hào)，發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《文件簽收記錄表》，并由接收人簽收；特殊情況需要發(fā)傳真發(fā)放時(shí)，必須由接收人電話(huà)確認(rèn)是否收到；5.3.6會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分類(lèi)存檔，并按重要程度確定保存期限。6、其他專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議：6.1員工生日會(huì)，每月一次，由人力監(jiān)察部組織。生日會(huì)名稱(chēng)：道樂(lè)蒙恩（北京）國(guó)際商務(wù)會(huì)館×月份員工生日會(huì)時(shí)間：每月20號(hào)中午13：30—14：30地點(diǎn)：?jiǎn)T工餐廳（暫定）主辦部門(mén)：人力監(jiān)察部主辦人：人事助理參加人員：當(dāng)月過(guò)生日員工、部門(mén)經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理活動(dòng)內(nèi)容：領(lǐng)導(dǎo)致詞、賀卡、許愿、切蛋糕、合影留念、娛樂(lè)。程序：1、由人力監(jiān)察部統(tǒng)計(jì)每月過(guò)生日人員名單，做費(fèi)用預(yù)算，報(bào)行政副頁(yè)數(shù)：2/9編號(hào)：OF-SYS-009東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):東方凱德華會(huì)議制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-009總經(jīng)理、總經(jīng)理審批同意后到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取生日所需費(fèi)用；2、人力監(jiān)察部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)采購(gòu)所需之物品；3、人力監(jiān)察部提前一周與過(guò)生日員工所在部門(mén)協(xié)調(diào)好當(dāng)天員工班次；4、人力監(jiān)察部負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置，提前半小時(shí)將相應(yīng)物品放置到位（小吃、飲料、一次性紙杯、糖果、蛋糕、賀卡）；5、人力監(jiān)察部提前將生日聚會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、過(guò)生日人員名單報(bào)總經(jīng)理行政秘書(shū)處；6、人事助理宣布生日晚會(huì)開(kāi)始，對(duì)當(dāng)月過(guò)生日的員工予以祝賀并告知活動(dòng)事宜；7、過(guò)生日員工所在部門(mén)經(jīng)理、人力監(jiān)察部經(jīng)理、副總經(jīng)理到場(chǎng)祝賀，（總經(jīng)理根據(jù)當(dāng)天工作情況而定是否參加）；8、由在場(chǎng)最高會(huì)館領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)過(guò)生日員工切蛋糕，其余在場(chǎng)人員唱《生日歌》；9、如場(chǎng)內(nèi)條件允許，過(guò)生日員工可唱歌或在場(chǎng)內(nèi)表演節(jié)目；10、美工負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)的拍照，人力監(jiān)察部負(fù)責(zé)將活動(dòng)文字資料及圖像資料在下月的會(huì)館內(nèi)部刊物予以報(bào)道；11、人力監(jiān)察部助理負(fù)責(zé)將整個(gè)會(huì)場(chǎng)所借物品歸還，并清理場(chǎng)所。 6.2員工表彰會(huì)，每季度一次，由人力監(jiān)察部組織。時(shí)間：會(huì)前通知地點(diǎn)：?jiǎn)T工活動(dòng)室主辦部門(mén)：人力監(jiān)察部主辦人：人事助理主持人：人事經(jīng)理參加人員：除在崗員工之外全體員工必須參加活動(dòng)內(nèi)容：對(duì)表現(xiàn)突出的部門(mén)及個(gè)人予以表彰會(huì)議流程：1、人力監(jiān)察部負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置；清理室內(nèi)衛(wèi)生；頁(yè)數(shù)：3/9編號(hào)：OF-SYS-009東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):東方凱德華會(huì)議制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-009總經(jīng)理、總請(qǐng)工程部技術(shù)人員調(diào)試麥克風(fēng)及音響設(shè)備，保證線(xiàn)路暢通，音量大小適中，語(yǔ)音清晰；提前與行政辦公室溝通，確定當(dāng)天到場(chǎng)會(huì)館領(lǐng)導(dǎo)，并制作臺(tái)卡；主席臺(tái)正上方懸掛紅底白字會(huì)標(biāo)(道樂(lè)蒙恩國(guó)際商務(wù)會(huì)館×××表彰大會(huì))2、人力監(jiān)察部提前一天與各部門(mén)確定受表彰人員第二天上班情況，除極特殊情況，不予以請(qǐng)假、缺崗、遲到；3、人力監(jiān)察部準(zhǔn)備獎(jiǎng)杯、證書(shū)、獎(jiǎng)品；4、會(huì)議召開(kāi)：人力監(jiān)察部經(jīng)理宣布大會(huì)召開(kāi)宣布受表彰人員名單及事跡總經(jīng)理、副總經(jīng)理講話(huà)受表彰員工代表講話(huà)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理頒獎(jiǎng)（放背景音樂(lè)）美工負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)的拍照，人力監(jiān)察部負(fù)責(zé)將活動(dòng)文字資料及圖像資料在下月的會(huì)館內(nèi)部刊物予以報(bào)道；5、管家部負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)收尾清理工作。6.3安全專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議，每月一次，由行政辦公室組織。6.4衛(wèi)生專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議，每月一次，由行政辦公室組織。7、會(huì)議紀(jì)律7.1會(huì)議室由行政辦公室進(jìn)行日常管理，制定專(zhuān)人負(fù)責(zé)其衛(wèi)生工作，并提前做好會(huì)議準(zhǔn)備、點(diǎn)名或簽到考勤、會(huì)議紀(jì)要的印制、下發(fā)等工作。會(huì)議紀(jì)要原則上當(dāng)天下發(fā)，經(jīng)總經(jīng)理允許的特殊情況例外，并請(qǐng)收文人簽名為準(zhǔn)。7.2各部門(mén)參加會(huì)館或自行組織會(huì)議都不能影響正常工作，開(kāi)會(huì)時(shí)安排好員工值班。頁(yè)數(shù)：4/9編號(hào)：OF-SYS-009東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):東方凱德華會(huì)議制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-0097.3所有參會(huì)人員，必須提前5分鐘入場(chǎng)，并做好會(huì)議記錄。7.4會(huì)議期間，手機(jī)應(yīng)設(shè)置到靜音、振動(dòng)或關(guān)閉。如確實(shí)需要接聽(tīng)電話(huà)，必須向會(huì)議主持人請(qǐng)示，待批準(zhǔn)后方可至?xí)h室外接聽(tīng)(董事會(huì)成員及副總經(jīng)理除外)。7.5對(duì)于因故不能參加會(huì)議的，要事先(至少提前2小時(shí)，特殊情況除外)向會(huì)議主持人請(qǐng)假，并按請(qǐng)事假的相關(guān)規(guī)定，記錄在考勤之中。7.6對(duì)于不準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議人員，按遲到處理，罰款20元，連續(xù)二次遲到罰款50元，并在員工通道予以通報(bào)批評(píng)。7.7無(wú)故不參加會(huì)議的，按曠工處理。8、會(huì)議紀(jì)要8.1所有會(huì)議必須指定人員進(jìn)行會(huì)議記錄，并整理出會(huì)議紀(jì)要，以文件形式下發(fā)相關(guān)部門(mén)。8.2會(huì)議紀(jì)要作為會(huì)館的重要文件，會(huì)議當(dāng)日必須由總經(jīng)理簽發(fā)后下達(dá)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人要認(rèn)真存檔保管，并經(jīng)常學(xué)習(xí)。8.3會(huì)議紀(jì)要中所簽發(fā)的有關(guān)條文，作為會(huì)館的管理規(guī)定，予以執(zhí)行。8.4各部門(mén)負(fù)責(zé)人要在所轄及范圍內(nèi)認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)和落實(shí)會(huì)議紀(jì)要的指示精神，做到人無(wú)不知、事無(wú)不曉、人事執(zhí)行。9、會(huì)議安排（一）、總經(jīng)理辦公會(huì)主持人：行政副總地點(diǎn)：一般均在會(huì)館所在地會(huì)議室，特殊情況臨時(shí)通知。頁(yè)數(shù)：5/9編號(hào)：OF-SYS-009東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):東方凱德華會(huì)議制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-009時(shí)間：每周一上午10：00參會(huì)人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門(mén)主要負(fù)責(zé)人。記錄人：總經(jīng)理秘書(shū)會(huì)議內(nèi)容：各部門(mén)匯報(bào)上周出現(xiàn)的問(wèn)題及相應(yīng)解決方案、本周工作安排、員工動(dòng)態(tài)；通報(bào)會(huì)館重大信息及最新管理規(guī)定；會(huì)議流程：1、簽到（參會(huì)人員必須提前5分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，在會(huì)議簽到本上簽到，按座位安排順序入座）；2、參會(huì)人員開(kāi)會(huì)前5分鐘整理開(kāi)會(huì)內(nèi)容并保持室內(nèi)安靜；3、會(huì)議由行政副總準(zhǔn)時(shí)宣布召開(kāi)并檢查上周各部門(mén)工作情況；4、各部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)上周工作情況及下周工作安排；工作匯報(bào)：上周工作完成情況上周部門(mén)營(yíng)業(yè)情況，完成經(jīng)濟(jì)效益情況出現(xiàn)的問(wèn)題及相應(yīng)的解決方案員工動(dòng)態(tài)工作安排：本周重點(diǎn)工作需要完成的工作（完成時(shí)間、完成程度、主要負(fù)責(zé)人）問(wèn)題：需會(huì)館領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)問(wèn)題（建議及方案一、方案二）5、營(yíng)業(yè)副總經(jīng)理、行政副總經(jīng)理分別對(duì)所負(fù)責(zé)區(qū)域工作情況進(jìn)行點(diǎn)評(píng)及下周工作安排；6、集團(tuán)分管副總做工作指導(dǎo)；7、總經(jīng)理做會(huì)議總結(jié)發(fā)言；8、行政副總宣布散會(huì)；9、部門(mén)經(jīng)理將座椅歸位后按次序進(jìn)入各自區(qū)域。頁(yè)數(shù)：6/9編號(hào)：OF-SYS-009東方威尼斯國(guó)際酒店管理制度部門(mén):總經(jīng)辦名稱(chēng):東方凱德華會(huì)議制度生效日期:2007/09/01編號(hào):OF–SYS-009（二）、部門(mén)周例會(huì)（以部門(mén)為單位召開(kāi)）主持人：部門(mén)經(jīng)理地點(diǎn)：一般均在部門(mén)區(qū)域場(chǎng)所內(nèi)，特殊情況臨時(shí)通知時(shí)間：每周日下午15：00參會(huì)人員：除在崗員工之外部門(mén)全體員工必須參加記錄人員：主管指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議內(nèi)容：傳達(dá)最新發(fā)展動(dòng)態(tài)、管理規(guī)定及工作安排等會(huì)議流程：1、部門(mén)全體員工按高矮順序列隊(duì)；2、主管對(duì)部門(mén)員工進(jìn)行點(diǎn)名；3、經(jīng)理向全體員工問(wèn)好后（部門(mén)全體員工齊聲向經(jīng)理問(wèn)好）宣布會(huì)議開(kāi)始；經(jīng)理對(duì)本周工作進(jìn)行總結(jié)（人員、物品、設(shè)施設(shè)備、銷(xiāo)售）對(duì)在本周發(fā)生的好人好事進(jìn)行表?xiàng)?，?duì)工作中存在的不足予以批