華為公司的會議管理制度

華為公司的會議管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范華為公司會議的召開、組織、管理及跟蹤，確保會議的高效、有序進行，提升公司決策效能。制定會議管理制度遵循以下原則：

-高效決策：會議應聚焦核心議題，提高決策效率；

-有序組織：會議的組織和召開應有明確的流程和職責分工；

-公開透明：會議內容、決議及跟蹤情況應對相關人員公開；

-節(jié)約資源：合理安排會議時間、地點，減少無效會議。

第二條適用范圍

本制度適用于華為公司全體員工，包括但不限于公司級會議、部門級會議、項目會議等。

第三條會議類型

根據會議目的和參與范圍，將會議分為以下幾類：

-公司級會議：涉及公司戰(zhàn)略、重大決策的會議；

-部門級會議：各部門內部或跨部門協(xié)調的會議；

-項目會議：針對特定項目召開的會議；

-專題會議：針對某一特定議題召開的會議。

第四條會議召開原則

會議召開應遵循以下原則：

-必要性原則：會議議題需具備明確目標和實際意義；

-準備充分原則：會議召開前需做好相關準備工作，包括議題收集、資料準備等；

-議程明確原則：會議議程應清晰、具體，便于與會人員提前準備；

-時間控制原則：合理安排會議時間，避免拖延。

第五條職責分工

會議管理涉及以下職責分工：

-會議主持人：負責會議的組織、主持、總結等工作；

-會議記錄人：負責記錄會議內容、整理會議紀要；

-與會人員：積極參與會議，提出建議和意見；

-會務人員：負責會議場地、設備、資料等準備工作。

第六條制度修訂

本制度可根據公司發(fā)展需要和實際情況進行修訂，修訂程序遵循公司內部管理規(guī)定。修訂后的制度自發(fā)布之日起生效。

第七條解釋權

本制度的解釋權歸華為公司所有。如有疑問，請向公司管理部門咨詢。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議目的和議題：會議主持人根據工作需要，明確會議目的、主要議題及預期成果。

2.擬定會議議程：會議主持人制定會議議程，明確會議討論順序，并將議程提前通知與會人員。

3.確定與會人員：會議主持人根據會議議題，邀請相關人員參會，并確保與會人員具備相關知識和經驗。

4.預約會議時間、地點：會務人員負責預約會議場地、設備，確保會議時間、地點符合與會人員需求。

5.發(fā)送會議通知：會議主持人或會務人員通過郵件、電話等方式，將會議時間、地點、議程等信息通知與會人員。

6.準備會議材料：會議主持人及相關人員準備會議所需資料，包括但不限于報告、數據、圖表等。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員在會議開始前進行簽到，會務人員負責記錄簽到情況。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議目的、議程，明確會議紀律和注意事項。

3.主題發(fā)言：會議主持人或指定發(fā)言人就會議議題進行詳細闡述。

4.討論與發(fā)言：與會人員針對議題展開討論，提出建議和意見。

5.會議總結：會議主持人對討論成果進行總結，明確下一步行動計劃。

6.會議結束：會議主持人宣布會議結束，感謝與會人員的參與。

三、會議記錄與紀要

1.會議記錄：會議記錄人負責記錄會議內容，包括主要觀點、建議和決議。

2.整理會議紀要：會議記錄人根據會議內容，整理會議紀要，明確會議成果和下一步行動計劃。

3.發(fā)送會議紀要：會議紀要整理完成后，由會議主持人或會務人員發(fā)送給與會人員，以便于跟蹤落實。

四、會議跟蹤

1.跟蹤任務分配：會議主持人根據會議紀要，將任務分配給相關人員。

2.跟蹤進度反饋：任務執(zhí)行人員定期反饋工作進度，會議主持人負責監(jiān)督和協(xié)調。

3.會議效果評估：會議主持人定期評估會議成果，并根據實際情況調整會議議題和議程。

4.持續(xù)改進：根據會議效果評估，對會議管理制度進行持續(xù)優(yōu)化和改進。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.紀要編制：會議記錄人應在會議結束后24小時內完成會議紀要的編制，確保內容準確、清晰、完整。

2.紀要審核：會議紀要由會議主持人審核，確保紀要內容符合會議決議和精神。

3.紀要發(fā)布：審核通過的會議紀要應在48小時內通過公司內部通訊系統(tǒng)或郵件發(fā)送給所有與會人員及相關部門。

二、任務分配與責任到人

1.明確任務：會議紀要中應明確每項決議對應的執(zhí)行人員及其職責。

2.任務確認：執(zhí)行人員收到會議紀要后，需在規(guī)定時間內確認任務，如有疑問或困難，應及時反饋給會議主持人。

三、執(zhí)行進度監(jiān)控

1.定期匯報：執(zhí)行人員應按照會議紀要要求的時間節(jié)點，向會議主持人或指定負責人匯報工作進展。

2.跟蹤檢查：會議主持人或指定負責人對執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，確保決議按計劃推進。

四、問題協(xié)調與解決

1.問題的發(fā)現與報告：在執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，執(zhí)行人員應及時報告，不得延誤。

2.協(xié)調資源：會議主持人或相關部門負責人應協(xié)調公司內外資源，協(xié)助解決執(zhí)行中遇到的問題。

3.紀要更新：如決議執(zhí)行過程中有重大變動，會議記錄人應及時更新會議紀要，并重新發(fā)布。

五、會議紀要的閉環(huán)管理

1.任務完成確認：執(zhí)行任務完成后，執(zhí)行人員需向會議主持人提交任務完成報告。

2.效果評估：會議主持人根據任務完成報告，評估會議決議的實施效果。

3.經驗總結：對會議決議的執(zhí)行過程進行總結，提煉有益經驗，為今后類似會議提供借鑒。

六、持續(xù)改進

1.反饋機制：建立會議紀要執(zhí)行反饋機制，鼓勵員工提出改進意見和建議。

2.制度優(yōu)化：根據會議紀要執(zhí)行情況，定期對會議管理制度進行評估和優(yōu)化，提升會議管理效能。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.預訂途徑：員工需通過公司指定的會議室預訂系統(tǒng)進行預訂，確保會議室使用情況透明、有序。

2.預訂時間：員工應提前至少24小時預訂會議室，以便于會務人員做好準備工作。

3.優(yōu)先級原則：在會議室資源緊張時，按照會議的重要性和緊急程度確定優(yōu)先級。

二、會議室使用規(guī)范

1.使用時間：會議開始前15分鐘，與會人員應到達會議室，確保會議準時開始。會議結束后，與會人員應盡快離開，以便于下一場會議使用。

2.設備使用：與會人員應愛護會議室設備，按照操作規(guī)程使用，如遇故障，應及時報告會務人員。

3.會議紀律：與會人員應保持手機靜音，不隨意離開會議室，確保會議的嚴肅性和高效性。

三、會議室布局與設施

1.布局要求：會議室布局應根據會議類型和參會人數進行調整，確保舒適、便于交流。

2.設施配置：會議室應配備必要的信息技術設備，如投影儀、音響、白板等，以滿足不同會議需求。

3.環(huán)境衛(wèi)生：會務人員負責會議室的清潔衛(wèi)生，確保會議環(huán)境整潔、舒適。

四、會議室安全與保密

1.安全檢查：會務人員應在會議開始前進行安全檢查，確保會議室內的設備、線路安全。

2.保密要求：涉及公司機密的會議，與會人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內容。

3.會議材料處理：會議結束后，會務人員應收集、整理會議材料，防止遺漏或遺失。

五、會議室維護與優(yōu)化

1.定期檢查：會務人員應定期檢查會議室設備，確保設備正常運行。

2.投訴與建議：鼓勵員工對會議室管理提出投訴和建議，以持續(xù)優(yōu)化會議室管理。

3.改進措施：根據員工反饋，及時調整會議室管理規(guī)定，提高會議室使用效能。

第五章附