人員檔案管理制度

人員檔案管理制度第一章總則為加強公司人員檔案的管理，保障檔案的安全性和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，特制定本《人員檔案管理制度》。人員檔案是記錄員工個人經(jīng)歷、思想、能力、表現(xiàn)等信息的重要文件材料，是了解、評價和任用員工的重要依據(jù)。此制度的制定旨在為公司的人力資源管理提供科學、系統(tǒng)的支持。第二章適用范圍本制度適用于公司所有員工的檔案管理工作，包括新入職員工、在職員工及離職員工的人事檔案。各部門應遵循本制度，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。第三章制度依據(jù)本制度依據(jù)以下法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策制定：1.《中華人民共和國勞動法》2.《中華人民共和國檔案法》3.《人事檔案管理暫行辦法》4.公司《人力資源管理制度》第四章檔案工作任務1.檔案收集：負責收集員工的各類人事材料，確保資料的完整性和真實性。2.檔案整理：對收集到的檔案材料進行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和可查性。3.檔案保管：對檔案進行安全保存，采取有效措施防止檔案的損毀和丟失。4.檔案查閱：建立檔案查閱制度，確保查閱流程的規(guī)范性和安全性。5.檔案轉(zhuǎn)遞：對人員調(diào)動、離職等情況，及時進行檔案轉(zhuǎn)遞和更新。第五章檔案的收集與歸檔1.收集內(nèi)容：員工登記表個人簡歷考核材料證書復印件獎懲材料兼職情況說明承諾書勞動合同各類審批材料及其他相關(guān)材料2.歸檔要求：所有檔案材料應字跡工整、內(nèi)容完整。綜合服務部負責對不符合要求的材料進行糾正和完善，確保檔案的準確性。第六章檔案的保管1.保管責任：檔案由綜合服務部專人負責保管，確保檔案的安全性。2.安全措施：檔案應存入保險柜，并采取防火、防潮、防盜等措施。檔案應逐一編號登記，每年檢查核對，確保檔案的完整安全。3.交接制度：交接檔案需填寫清單，由交接雙方簽字確認，確保檔案交接的透明和可追溯。第七章檔案的查閱與借用1.查閱流程：員工或外部人員需查閱檔案時，需提交書面申請，并經(jīng)綜合服務部審核批準。查閱檔案時，必須遵守保密制度，嚴禁對檔案進行涂改、圈劃、拆換。2.借用規(guī)定：檔案原則上不外借，特殊情況需外借時，須經(jīng)執(zhí)行總裁批準。借用檔案時，應填寫借用登記表，明確借用人、借用目的及歸還時間。第八章檔案的轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞責任：檔案轉(zhuǎn)遞工作應認真負責，人員內(nèi)部調(diào)動時，檔案隨人轉(zhuǎn)遞。2.轉(zhuǎn)遞流程：綜合服務部負責密封轉(zhuǎn)遞檔案，禁止個人攜帶。轉(zhuǎn)遞檔案需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，確保檔案轉(zhuǎn)遞的規(guī)范性。3.核對要求：對轉(zhuǎn)進的檔案應及時核對無誤，并辦理通知單回執(zhí)，確保檔案的準確性和完整性。第九章監(jiān)督與評估機制1.監(jiān)督機制：定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。建立檔案管理工作臺賬，記錄相關(guān)操作和管理情況，確?？勺匪菪?。2.評估機制：每年對檔案管理工作進行總結(jié)與評估，提出改進意見，確保制度的有效性和適應性。第十章附則1.解釋權(quán)：本制度由綜合服務部負責解釋，若與國家法律法規(guī)有沖突，以法律法規(guī)為準。2.生效日期：本制度自發(fā)布之日起實施，所有員工均應遵守。3.修訂流程：本制度如需修訂，應由綜合服務部提出方案，經(jīng)過審議后方可實施。結(jié)語通過本制度的實施，旨在提升公司人員檔案管理的標準化和科學