合同管理辦法

合同管理辦法第一章

總則第一條

制定目的為規(guī)范交易行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，明確職責(zé)分工，維護(hù)合法權(quán)益，根據(jù)集團(tuán)合同管理相關(guān)制度，結(jié)合山東大區(qū)管理實(shí)際，制定本辦法。第二條

適用范圍本辦法適用于山東大區(qū)所轄各地市公司（以下稱公司或各公司）的合同管理。勞動合同管理不適用本辦法。第二章

管理模式與職責(zé)第三條

管理模式山東大區(qū)按照“歸口管理、管辦分開、監(jiān)管分離”的模式，對合同選商、簽訂、履行等各環(huán)節(jié)實(shí)行全過程規(guī)范化管理。歸口管理：明確各公司辦公室是各公司合同的歸口管理部門，實(shí)現(xiàn)合同在公司層面的統(tǒng)一管理；管辦分開：明確各公司的業(yè)務(wù)部門是各類型合同的具體經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)合同的具體選商、簽訂、履行，并接受所在公司辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和管理，實(shí)現(xiàn)具體辦理與合同管理的分開；監(jiān)管分離：明確山東大區(qū)法務(wù)部是各公司合同管理的監(jiān)督指導(dǎo)部門，法務(wù)部統(tǒng)籌指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)調(diào)各公司的合同管理工作，實(shí)現(xiàn)合同在山東大區(qū)層面的統(tǒng)籌管理。第四條

合同管理部門職責(zé)（一）負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行集團(tuán)總部和山東大區(qū)合同管理制度；（二）負(fù)責(zé)所在公司合同管理細(xì)則的修、制定和組織實(shí)施；（三）負(fù)責(zé)對所在公司合同經(jīng)辦部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查、考核；（四）負(fù)責(zé)合同初步審查，指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員提報(bào)流程；（五）負(fù)責(zé)合同編號管理，貫徹集團(tuán)合同管理編號規(guī)則；（六）負(fù)責(zé)合同檔案管理，建立、健全所在公司的合同臺賬；（七）負(fù)責(zé)所在公司簽約授權(quán)的辦理，建立、健全授權(quán)臺賬；（八）負(fù)責(zé)跟蹤、監(jiān)督重大合同的履行；（九）負(fù)責(zé)指定合同管理員，對接山東大區(qū)法務(wù)部，接受山東大區(qū)合同管理方面的監(jiān)督和指導(dǎo)。（十）其它屬于合同管理的事項(xiàng)。第五條

合同經(jīng)辦部門職責(zé)（一）負(fù)責(zé)交易對象的選擇；（二）負(fù)責(zé)經(jīng)辦合同的草擬；（三）負(fù)責(zé)經(jīng)辦合同的商務(wù)及技術(shù)可行性、合同版面及表述方面的初步審查；（四）負(fù)責(zé)簽約手續(xù)的辦理；（五）負(fù)責(zé)指定每個合同的具體經(jīng)辦人，具體經(jīng)辦人同時(shí)是合同具體履行的責(zé)任人；（六）負(fù)責(zé)合同履行異常的初步處理；（七）負(fù)責(zé)本部門合同管理臺賬的建立健全。（八）負(fù)責(zé)接受所在公司合同管理部門的合同管理方面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。第六條

合同監(jiān)督部門職責(zé)（一）負(fù)責(zé)制定或修訂山東大區(qū)合同管理制度，貫徹執(zhí)行集團(tuán)總部合同管理制度和要求；（二）負(fù)責(zé)做好山東大區(qū)法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作，協(xié)助法律事務(wù)部開展法律風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)；（三）負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查山東大區(qū)的合同管理工作，推進(jìn)合同文本和合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化；（四）會同各公司做好合同糾紛處理工作；（五）根據(jù)山東大區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的安排，參與各公司重大項(xiàng)目的法律論證和合同談判；（六）負(fù)責(zé)山東大區(qū)法律、合同方面的培訓(xùn)工作，解答各公司的法律咨詢；（七）負(fù)責(zé)承辦山東大區(qū)領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作；（八）負(fù)責(zé)承辦總部法律事務(wù)部安排的其他工作。第七條

財(cái)務(wù)管理部門職責(zé)（一）負(fù)責(zé)按照合同審查的分工參與合同的審查；（二）負(fù)責(zé)從收付款的角度對合同的履行進(jìn)行監(jiān)督；（三）負(fù)責(zé)承辦山東大區(qū)領(lǐng)導(dǎo)安排的其他合同管理相關(guān)工作。第三章

管理要求

第八條

合同內(nèi)容簽訂合同應(yīng)當(dāng)按公平原則確定各方的權(quán)利和義務(wù)，合同主體、內(nèi)容、形式、程序應(yīng)當(dāng)合法，合同條款應(yīng)當(dāng)齊全、具體、準(zhǔn)確，并應(yīng)在交易行為實(shí)施前簽訂。第九條

合同形式標(biāo)的額一萬元及以上的項(xiàng)目，合同一律采用書面形式；標(biāo)的額一萬元以下的項(xiàng)目，除即時(shí)結(jié)清外，原則上采用書面形式，經(jīng)財(cái)務(wù)部門同意，可不簽訂書面合同。第十條

合同簽字人合同簽字人應(yīng)滿足下列條件之一（一）公司法定代表人；（二）取得公司法定代表人書面授權(quán)的代理人，即受托人。受托人應(yīng)在授權(quán)期限與授權(quán)范圍內(nèi)代表公司對外簽訂合同。第十一條

簽約依據(jù)發(fā)起或簽訂支出類（非業(yè)務(wù)類）合同必須具備有效的簽約依據(jù)，呈批方案、采購計(jì)劃、預(yù)算、書面請示等均可作為支出類合同的簽約依據(jù)；供應(yīng)鏈和運(yùn)輸總分包業(yè)務(wù)等應(yīng)有呈批方案作為簽約依據(jù)；沒有簽約依據(jù)的合同，不予審查或起草。第十二條

標(biāo)準(zhǔn)文本使用簽訂合同原則上應(yīng)使用集團(tuán)總部法律事務(wù)部或山東大區(qū)法務(wù)部發(fā)布的合同示范文本（無示范文本除外）。在提交OA流程審查之前，對合同標(biāo)準(zhǔn)文本中的基本條款和共性條款進(jìn)行增加或刪改的，需征求山東大區(qū)法務(wù)人員的意見。第十三條

合同編號執(zhí)行集團(tuán)《合同編號管理手冊》。第十四條

禁簽的合同山東大區(qū)原則上不允許簽訂如下合同：（一）無簽約依據(jù)的支出類合同、供應(yīng)鏈類合同、運(yùn)輸總分包類合同；（二）事后合同，即履行日期早于合同生效日期的合同；（三）未按規(guī)定程序?qū)彶閷徟暮贤?；（四）為?guī)避審查、審批而拆分、變通的合同；（五）未授權(quán)或超越授權(quán)范圍、期限的合同；（六）未按規(guī)定程序確定交易對象或交易對象不具備相應(yīng)資格的合同；（七）以其它印章代替合同專用章或公司公章而訂立的合同；（八）其它違反公司規(guī)定的合同。山東大區(qū)絕對禁止簽訂如下合同：（一）虛假合同，即沒有真實(shí)業(yè)務(wù)背景的合同；（二）內(nèi)容違法的合同。第四章管理程序第十五條

合同選商（一）合同經(jīng)辦部門應(yīng)對交易對象的資質(zhì)和信譽(yù)進(jìn)行審查，并提供相關(guān)證明文件，確保簽約主體的資格合格，審查后要求對方提供一套蓋章確認(rèn)的復(fù)印件（自然人的應(yīng)提供簽字捺印的復(fù)印件），經(jīng)辦人核實(shí)無誤后應(yīng)在復(fù)印件上注明“與原件核對無誤”的字樣并簽字；合同報(bào)審時(shí)隨合同文件一并提交；（二）交易對象只能由委托代理人代簽的，合同經(jīng)辦人應(yīng)讓對方代理人提供授權(quán)委托書原件并留存；對代理人的身份證明審核原件后留存其簽字的復(fù)印件。第十六條

合同起草合同經(jīng)辦部門確定交易對象之后，根據(jù)合同談判的內(nèi)容，結(jié)合總部法律事務(wù)部及山東大區(qū)發(fā)布的合同示范文本，負(fù)責(zé)合同的起草或初審交易對象起草的合同。合同承辦部門如需山東大區(qū)法務(wù)人員協(xié)助起草合同的，應(yīng)預(yù)留至少3個工作日供法務(wù)擬定合同文本；在擬定合同文本前，應(yīng)將談判情況告知法務(wù)，法務(wù)要求補(bǔ)充其他材料的，經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)補(bǔ)足。第十七條

合同審查合同簽訂前，應(yīng)按照集團(tuán)事先設(shè)定的線上流程進(jìn)行審查審批，各部門審查分工如下。（一）經(jīng)辦部門初審的內(nèi)容1.審查業(yè)務(wù)的必要性和可行性(包括經(jīng)濟(jì)利益、技術(shù)條件與安全保障)，審核本項(xiàng)合同業(yè)務(wù)對公司利益的綜合影響；2.審查合同交易對象的主體資格和資信。3.對合同中涉及的專業(yè)技術(shù)條款、技術(shù)協(xié)議的全面性、準(zhǔn)確性、合理性進(jìn)行審查；4.對合同中涉及的商務(wù)條款的可行性及是否能實(shí)現(xiàn)己方商業(yè)目的進(jìn)行審查；5.對合同中涉及的其他技術(shù)和商務(wù)問題進(jìn)行審查。（二）財(cái)務(wù)部門審查的內(nèi)容1.合同中有關(guān)價(jià)款、預(yù)付款、付款進(jìn)度、結(jié)算辦法、保證金及發(fā)票條款的合法性、適當(dāng)性及對我方的影響；2．公司資金使用和資產(chǎn)動用審批手續(xù)的完備性和合法性；3．合同中關(guān)于審計(jì)等條款的合法性、適當(dāng)性；4．對合同的簽訂及履行是否涉及稅費(fèi)及稅費(fèi)如何承擔(dān)進(jìn)行審查；5．采購類合同還應(yīng)審查是否列入了采購計(jì)劃或財(cái)務(wù)預(yù)算。6．對合同中涉及的其他財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查。（三）

法務(wù)部門審查的內(nèi)容1．對合同主體、企業(yè)資質(zhì)的有效性與合法性進(jìn)行復(fù)審；2．合同、合同附件、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議之間的關(guān)聯(lián)性；3．合同標(biāo)的物的合法性；4．合同條款的合法性、完備性及存在的法律漏洞；5．對合同雙方的權(quán)利義務(wù)、保證、違約責(zé)任等專項(xiàng)條款進(jìn)行審查；6.站在我方的立場上，識別法律風(fēng)險(xiǎn)，提出具體的防范措施；7．除經(jīng)辦部門和財(cái)務(wù)部門審查以外的與合同業(yè)務(wù)有關(guān)的其他法律問題。（四）時(shí)間要求及協(xié)商機(jī)制1.

合同審查一般應(yīng)在36個小時(shí)之內(nèi)完成，特殊、重大、復(fù)雜的合同，可在48個小時(shí)之內(nèi)完成審查；合同經(jīng)辦部門可通過提前溝通或并行送審等方式，縮短審查時(shí)間。2.經(jīng)辦部門對審查意見有異議的，應(yīng)與審查部門協(xié)商解決，協(xié)商不成的，報(bào)請合同最終審批人決策，經(jīng)辦部門不與審查部門主動協(xié)商或不主動報(bào)請審批人決策，造成工作延誤的，自行負(fù)責(zé)。第十八條

合同審批合同審批權(quán)限執(zhí)行集團(tuán)總部的相關(guān)規(guī)定，由總部直接設(shè)定流程，實(shí)行線上審批。第十九條

合同簽訂（一）合同簽訂之前應(yīng)當(dāng)履行完畢審查審批程序。（二）合同專用章用印之前，應(yīng)確保合同審查審批手續(xù)已履行，我方已對合同編號，合同交易對象已簽字蓋章，我方法定代表人或其授權(quán)代表已簽字，否則，合同專用章保管人不得蓋章。（三）單份合同文本達(dá)兩頁以上（含兩頁）的須加蓋騎縫章。（四）合同文本原件我方至少保留二份，經(jīng)辦部門與管理部門各保存一份。第二十條

合同歸檔合同簽訂之后，應(yīng)將簽約依據(jù)、合同文本原件、附件、交易對象的營業(yè)執(zhí)照、相應(yīng)資質(zhì)文件、授權(quán)委托證書以及其他與合同有關(guān)的全部資料一并存檔。各公司合同管理部門指定專人對合同檔案進(jìn)行管理，建立健全合同管理臺賬。第二十一條

合同履行（一）合同經(jīng)辦部門是合同履行的主責(zé)部門，應(yīng)建立健全合同履行臺賬，經(jīng)辦部門對某些合同條款不具備履行能力的，應(yīng)報(bào)經(jīng)公司總經(jīng)理指定相關(guān)部門配合履行；（二）合同經(jīng)辦部門在履行合同的過程中應(yīng)有證據(jù)意識，應(yīng)收集和保管合同履行、變更、解除有關(guān)的全部文件資料，以備糾紛發(fā)生之時(shí)作為證據(jù)使用；（三）大區(qū)法務(wù)部不定期對合同履行情況進(jìn)行檢查或抽查，對于發(fā)現(xiàn)的問題，有權(quán)責(zé)令經(jīng)辦部門予以改正；（四）財(cái)務(wù)部門依據(jù)合同約定進(jìn)行收付款工作，亦有權(quán)監(jiān)督合同的履行情況。（五）合同監(jiān)督部