公路工程建設(shè)項目電子文件與電子檔案管理規(guī)范

3公路工程建設(shè)項目電子文件與電子檔案管理規(guī)范本文件規(guī)定了公路建設(shè)項目電子文件收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理與處置的要求。本文件適用于二級及以上公路的新建、改擴建工程建設(shè)項目，其他等級公路參照使用。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T28建設(shè)項目檔案管理規(guī)范CCJ/T187建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)JTGF80/1公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)第一冊土建工程JTG2182公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)第二冊機電工程DB34/T4095-2022高速公路建設(shè)項目電子源文件同步歸檔指南3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1項目電子文件projectelectronicfile在公路建設(shè)過程中形成的，可依靠計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并能在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字格式信息記錄。3.2業(yè)務(wù)系統(tǒng)businesssystem生成或管理業(yè)務(wù)活動數(shù)據(jù)的自動化系統(tǒng)，用于形成電子源文件。[來源：DB34/T4095-2022,3.2]43.3類目號categorynumber保持分類方案統(tǒng)一，類別層次清晰，避免重復(fù)列類，保證檔號唯一。3.4檔案管理系統(tǒng)filemanagementsystem對電子文件進行采集、編目、歸檔、管理和處置的信息系統(tǒng)。3.5電子組卷electronicpaper檔案管理系統(tǒng)自動生成的案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表的案卷組合。3.6電子檔案electronicfile具有憑證、查考、保存價值并歸檔公路工程建設(shè)項目的電子文件。[來源：GB/T18894-2016,3.2，有修改]3.7移交handover項目竣工驗收后規(guī)定時限內(nèi)，建設(shè)單位向業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位、行業(yè)主管部門及檔案管理部門移交電子檔案的過程。3.8元數(shù)據(jù)metadata描述建設(shè)電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。[來源：GB/T18894-2016,3.3]3.9接口interface系統(tǒng)支持與多類應(yīng)用系統(tǒng)的相關(guān)聯(lián)，且文件類型的能夠相互轉(zhuǎn)換。4基本要求4.1檔案管理系統(tǒng)基本功能應(yīng)符合GB/T18894、GB/T29194的要求。4.2公路工程建設(shè)項目電子文件、電子檔案應(yīng)實施全程和集中管理。4.3參建單位根據(jù)DA/T28和GB/T18894要求，確定電子文件歸檔范圍、分類體系。4.4確保電子文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、真實性、可靠性、安全性。4.5交工驗收后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成電子文件歸檔。4.6電子檔案的提供利用應(yīng)嚴格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。55業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)5.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)5.1.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能應(yīng)符合GB/T18894的要求。5.1.2具備電子文件分類、文件生成、文件有序排列、掛接等基本功能，并具有實時保存、同步捕獲、記錄操作、時間、網(wǎng)絡(luò)地址的功能。5.1.3元數(shù)據(jù)既是電子文件重要的管理對象，又是電子文件管理的基本工具，元數(shù)據(jù)的形成，捕獲和管理的整個過程貫穿于電子文件整個生命周期，電子文件應(yīng)支持使用元數(shù)據(jù)來描述，以支持自動管理程序，并維護電子文件的真實、完整、可用和安全。5.1.4電子文件按照業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)定，自動命名、組卷、排列、存儲。5.2電子檔案管理系統(tǒng)5.2.1電子檔案管理系統(tǒng)配置功能，包括分類體系、檔號規(guī)則、保管期限表、元數(shù)據(jù)方案等管理功能。5.2.2具備電子檔案管理基本功能，包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)的采集、登記、分類、編目、命名、存儲、檢索、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、移交、備份、報表管理等在線和離線信息服務(wù)功能。5.2.3電子檔案安全管理應(yīng)具備身份認證、權(quán)限管理等功能。5.2.4電子檔案系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)工作崗位角色設(shè)置訪問權(quán)限。6.電子文件的收集與整理6.1收集6.1.1根據(jù)DA/T28相關(guān)要求，收集反映建設(shè)項目建設(shè)過程中所產(chǎn)生的具有查考和保存價值的各類電子文件。6.1.2電子文件元數(shù)據(jù)與電子文件一并收集。6.1.3照片、錄音、錄像等聲像類電子文件歸檔范圍參照GB/T11821-2002執(zhí)行。6.2整理6.2.1電子文件在收集過程中應(yīng)完成文件保管期限的鑒定、分類、排序、命名以及存儲等。6.2.2電子文件以件為單位或者以卷為單位進行整理，整理過程中保持電子文件內(nèi)的有機聯(lián)系。6.2.3電子文件的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和成套性特點，分類科學(xué)，組卷合理，便于保存和利用。6.2.4綜合管理類文件應(yīng)按照專業(yè)、內(nèi)容、形成時間等來進行分類組卷，歸檔范圍表見附錄A。66.2.5項目前期文件、項目管理文件應(yīng)按事由、時間的順序組卷；招標(biāo)投標(biāo)、合同文件應(yīng)按照招標(biāo)批數(shù)、合同段組卷；勘察設(shè)計文件按照階段、路線方向組卷；征地、拆遷移民文件，按照地域劃分組卷。6.2.6施工、監(jiān)理單位電子文件資料應(yīng)按照單位工程、分部工程、分項工程的順序組卷。6.2.7照片類電子文件按照GB/T11821執(zhí)行，由各部門進行整理，同時上傳電子檔案統(tǒng)中。6.2.8電子檔案的命名規(guī)則應(yīng)根據(jù)電子檔案系統(tǒng)中設(shè)定進行規(guī)則命名，提取電子文件中相應(yīng)關(guān)鍵字并通過元數(shù)據(jù)建立相應(yīng)的聯(lián)系。6.2.9業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件組卷應(yīng)符合DA/T28的規(guī)定，并按照公路工程項目檔案分類大綱的要求執(zhí)行，見附錄B。7電子文件歸檔7.1建設(shè)單位結(jié)合項目實際情況，確定項目電子文件的歸檔范圍、項目電子檔案分類體系、保管期限表及配套軟件，滿足DA/T28、GB/T18894的相關(guān)要求。7.2業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件通過自動組卷掛接至檔案管理系統(tǒng)，立卷人、檢查人在備考表中簽字后，完成電子文件的歸檔及封卷。案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表格式見附錄C。7.3電子檔案保管期限分為永久、30年和10年，應(yīng)符合DA/T28規(guī)定。7.4電子文件格式要求見表1。表1文件格式要求7.5電子檔案的編目及檔號7.5.1電子檔案的編目應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件組卷過程中同步生成。7.5.2檔號的設(shè)置采用字母加數(shù)字標(biāo)識，如圖1所示。7圖1檔號設(shè)置規(guī)則示例7.5.3案卷題名包括公路建設(shè)工程項目名稱、合同段、單位（分部、分項）工程名稱等。7.5.4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合DA/T11822的相關(guān)要求，詳見附錄C。8電子檔案的管理8.1檔案管理系統(tǒng)依據(jù)檔號標(biāo)識，逐級建立文件夾。8.2檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案備份管理功能，并應(yīng)符合GB/T18894的相關(guān)要求。9電子檔案的處置9.1電子檔案的轉(zhuǎn)換與遷移9.1.1電子檔案保管單位應(yīng)在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前或電子文件格式淘汰前，將公路工程電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進行格式轉(zhuǎn)換。9.1.2電子檔案遷移時應(yīng)進行數(shù)據(jù)校驗和遷移登記，登記內(nèi)容應(yīng)按附錄D的要求填寫。9.1.3電子檔案遷移后，原格式電子檔案應(yīng)同時保留的時間不少于3年。9.2電子檔案的移交與銷毀9.2.1檔案專項驗收通過后，建設(shè)單位將電子檔案移交至行業(yè)主管部門或檔案管理部門。9.2.2電子檔案移交參照電子檔案移交與接收辦法（檔發(fā)〔2012〕7號）的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。89.2.3電子檔案銷毀應(yīng)在上級檔案主管部門辦理《公路工程電子檔案銷毀登記表》見附錄E，并上報行業(yè)主管部門備案。（資料性）綜合管理類文件組卷歸檔范圍分類表A.1建設(shè)單位綜合管理類文件組卷歸檔范圍見表A.1。表A.1建設(shè)單位綜合類文件材料歸檔范圍分類表建設(shè)單位綜合文件材料歸檔范圍1.項目建設(shè)管理組織機構(gòu)成立、調(diào)整文件2.項目管理人員任免文件3.項目各項管理的管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、工作程序、質(zhì)保體系文件4.投資、質(zhì)量、進度、安全、環(huán)保等計劃、實施和調(diào)整、總結(jié)、重大設(shè)計變更申請、審核及批復(fù)文件5.貸款融資、工程概算、預(yù)算、差價管理、標(biāo)底、合同價、竣工結(jié)算、竣工決算文件，審計文件6.合同中間結(jié)算審核及批準(zhǔn)文件，財務(wù)計劃及執(zhí)行、年度計劃及執(zhí)行、年度投資報告7.交付使用的固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、8.質(zhì)量、安全、環(huán)保、文明施工等專項檢查考核文件、履約評價文件，質(zhì)量監(jiān)督、安全監(jiān)督文件無形資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)清冊9.重要領(lǐng)導(dǎo)視察、重要活動及宣傳報道材料10.項目管理重要會議文件、年度工作總結(jié)11.監(jiān)管部門制發(fā)的重要工作依據(jù)性文件，涉及法律事務(wù)文件12.組織法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、制度程序宣貫培訓(xùn)文件，信息化工作文件13.通知、通報等日常管理性文件，一般性來往函件14.獲得獎項、榮譽，先進人物等材料15.交（竣）工驗收文件、質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)出具的質(zhì)量檢測報告或?qū)徍艘庖?，竣工驗收質(zhì)量鑒定報告、各參建單位的工作報告A.2施工、監(jiān)理單位綜合管理類文件組卷歸檔范圍見表A.1。表A.2施工、監(jiān)理單位綜合類文件材料歸檔范圍分類表施工、監(jiān)理單位行政管理類文件項目機構(gòu)組建、管理人員任免、印章啟用、管理制度、大事記、綜合性的會議紀要、獎罰措施文件、勞動競賽、考評結(jié)果等質(zhì)量技術(shù)文件圖紙會審、合同段單位、分部、分項工程劃分表計批復(fù)文件、導(dǎo)線點、水準(zhǔn)點、斷面復(fù)測等的報批文件，原材料配合比批復(fù)文件、施工方案、技術(shù)交底，試驗室資質(zhì)批復(fù)文件，測量、試驗儀器、張拉機具等校驗（標(biāo)定）證書，階段性檢測結(jié)果，工程質(zhì)量事故報告，建設(shè)單位或監(jiān)理單位關(guān)于質(zhì)量控制的來往文件，施工質(zhì)量卡等。進度控制文件施工單位上報的年、月進度計劃，施工月報。建設(shè)單位或監(jiān)理單位關(guān)于進度控制方面的通報，停工、復(fù)工令，合同段總體開工報告及批復(fù)文件（含施工組織設(shè)計方案）、開工令。安全及文明施工文件安全生產(chǎn)組織機構(gòu)，安全生產(chǎn)制度，安全生產(chǎn)操作規(guī)程，文明施工、安全風(fēng)險評估、綜合安全檢查、專項安全檢查、日常安全巡查等費用支付文件索賠申請及批復(fù)文件，計日工申請及批復(fù)的文件材料，計量單價調(diào)整申請與由于國家物價指數(shù)調(diào)整引起的變動的文件材料，暫定金額使用情況申請及批復(fù)文件等。工程變更文件施工過程中的設(shè)計變更、進度計劃變更、施工條件變更等。合同管理文件履約檢查文件、分包、轉(zhuǎn)讓、或者指定分包等文件材料，價格調(diào)整文件、違約、索賠、延期文件。環(huán)境保護文件施工環(huán)境保護規(guī)劃、環(huán)境保護措施、環(huán)境保護檢查。交工驗收文件材料施工單位合同段交工申請、工作總結(jié)報告，監(jiān)理單位對各合同段工程質(zhì)量的評定結(jié)論、監(jiān)理工作報告。公路工程項目檔案分類大綱公路工程檔案分類大綱見表B.1。（資料性）案卷封面格式C.1案卷封面格式見表C.1。立卷單位 起止日期 保管期限卷內(nèi)目錄格式C.2卷內(nèi)目錄格式見表C.2。序號文件編號責(zé)任者文件題目頁次備注卷內(nèi)備考表格式C.3卷內(nèi)備考表格式見表C.3。卷內(nèi)備考表（資料性）登記表格式電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表格式見表D.1。單位名稱管理授權(quán)責(zé)任部門管理類型o格式轉(zhuǎn)