大型會議承辦工作手冊

大型會議承辦工作手冊

目錄

一、會議前組織工作準(zhǔn)備：...........................................................2

（一）會議的發(fā)越：.............................................................2

（二）會議組織和機構(gòu)：.........................................................2

（三）會議分工和責(zé)任：.........................................................2

二、會議承辦主體流程：.............................................................3

（一）會議前期工作：...........................................................3

1參會客人的聯(lián)系、函達及情況工作。.......................................3

2參會資料的準(zhǔn)備。.........................................................4

3會議場所的考察、落實工作。..............................................4

4參會資料的制作落實工作。................................................5

5參會物品的情況落實工作。................................................5

6參會人員用車情況落實工作。..............................................5

7財務(wù)預(yù)算整理，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。.........................................5

8擬定參會客人的詳細接待、安排計劃。.....................................6

9會議現(xiàn)場的工作安排。....................................................6

10會議現(xiàn)場外工作安排c..............................................................................................8

11公司人員的儀容儀表要求。...............................................8

（二）會議中工作：.............................................................9

1檢查工作。...............................................................9

2迎接工作。...............................................................9

3公司領(lǐng)導(dǎo)會面工作。.....................................................10

4會場工作。..............................................................11

5散會后工作。............................................................12

（三）會后工作：..............................................................13

1送機、送站參會客戶工作安排。..........................................13

2賓館門口迎送參會客人的安排。..........................................13

3結(jié)賬工作。..............................................................13

4聯(lián)系參會客人平安到否工作。.............................................14

5會后公司內(nèi)部總結(jié)會。...................................................14

6會后資料的整理。........................................................14

7制作參會人員名冊。.....................................................15

8資料、名冊的存檔與送達。.............................................15

一、會議前組織工作準(zhǔn)備:

（一）會議的發(fā)起：

由會議發(fā)起人在會議前七天，向公司主管領(lǐng)導(dǎo)提交要舉辦會議的目的、內(nèi)容、

時間、地點、栗求等書面申請。

（二）會議組織和機構(gòu)：

由公司領(lǐng)導(dǎo)層研究確定承辦會議的組織機構(gòu)，并明確會議的主責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、組織

機構(gòu)和公司參加會議的人員。

會議組織機構(gòu)一般設(shè)：總指揮、會務(wù)內(nèi)勤組、會務(wù)外勤組、資料組。各組成

員一般由會議主題相關(guān)單位派出，必要時在全公司選調(diào)，一經(jīng)明確，除特殊情況,

會議期間各組成員應(yīng)以會議工作為第一首要工作。

（三）會議分工和責(zé)任：

由總指揮組織召開會議籌備工作分工會，明確各組職責(zé)和要求，指定各組負

責(zé)人（組長），各組組長召開本組分工會，把每項工作落實到人。

二、會議承辦主體流程:

（一）會議前期工作：

依照會議的整體流程對下列工作的進行落實，每天將各個小組工作情況及時

準(zhǔn)確的向會議總指揮匯報。

1參會客人的聯(lián)系、函達及情況落實。

1.1參會客人的函文格式的起草、且提前五天函達給參會客人。

1.2會議前兩天落實來參會客人情況。

1.2.1來客人數(shù)。

1.2.2來客身份。

1.2.3來客性別。

1.2.4重要客人的習(xí)俗。

1.2.5來客聯(lián)系方式。

1.2.6參會來客的對方協(xié)調(diào)人。

按照來客身份整理順序并正式報告會議總指揮。

1.3會議前兩天落實參會來客到達機場、車站的具體情況。

1.3.1乘坐飛機到達的班次、時間、人員。

1.3.2乘坐火車到達的的車次、時間、人員。

1.3.3乘坐班車到達的的終點站、時間、人員。

1.3.4有無自行開車來的人員情況。

按照來客到達時間整理順序并正式報告會議總指揮。

1.4由會議總指揮指定專人負責(zé)和參會客人保持聯(lián)絡(luò)，落實路途情況且每半天

匯報給總指揮，重要參會客人需及時匯報。

2參會資料的準(zhǔn)備。

2.1依據(jù)落實的來客情況，按照規(guī)定格式在會議前兩天制作好秩序冊（初稿）。

2.2依據(jù)會議內(nèi)容在會議前三天起草完成開幕辭。

2.3依據(jù)會議安排在會議前三天起草完成各會議講話。

2.4依據(jù)會議內(nèi)容安排在會議前三天制作完成會議演示資料。

2.5依據(jù)會議內(nèi)容在會議前三天準(zhǔn)備完成產(chǎn)品相關(guān)資料（經(jīng)內(nèi)審、簽署）。

2.6由會議總指揮組織人員對上述材料進行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)后，送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、

部門審定。

2.7由會議資料組在規(guī)定的時間內(nèi)完成上述定稿資料的統(tǒng)一制作。

3會議場所的考察、落實，并作出預(yù)算報告。

3.1依據(jù)會議規(guī)模要求，對預(yù)選的賓館入住條件進行考察，并在會議前三天書

面匯報會議總指揮。

3.2依據(jù)會議要求，對預(yù)選的會議場地進行考察，并在會議前三天書面匯報會

議總指揮。

3.3在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會議場地進行考察時對其服務(wù)情況進行落實。

3.4在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會議場地進行考察時對其周圍環(huán)境進行考察。

3.5在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會議場地進行考察時對交通情況進行考察。

4參會資料的制作落實，并作出預(yù)算報告。

依據(jù)貨比三家原則在會議前三天書面匯報：

4.1資料制作周期。

4.2資料制作樣式。

4.3資料制作費用。

5參會物品的情況落實，并作出預(yù)算報告。

依據(jù)貨比三家原則在會議前三天書面匯報：

5.1制作橫幅樣式、費用、時間。

5.2酒水、飲料等價格。

5.3參會客人禮品的樣式、價格。

5.4會議用品（文件袋、筆、軟皮本）樣式、價格。

5.5相應(yīng)的發(fā)票情況。

6參會人員用車情況落實，并作出費用報告。

依照會議的日程安排，在會議前三天書面匯報：

6.1車型、車況。

6.2租用費用。

7進行財務(wù)預(yù)算整理，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

7.1由會議總指揮組織、評定各匯報的情況。

7.2由會議總指揮指定會議財務(wù)專人，對評定下來的情況進行財務(wù)預(yù)算整理。

7.3在會議前三天報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

7.4在公司領(lǐng)導(dǎo)評審?fù)ㄟ^后，由指定的專人和財務(wù)部協(xié)商及時領(lǐng)出會議專款。

7.5由會議總指揮制定會議財務(wù)用款制度。

8擬定參會客人的詳細接待、安排計劃。

在會議前兩日，由會議總指揮組織會議，依照時間順序?qū)ο旅婀ぷ鬟M行詳細

計劃：

8.1參會客人及陪同人員住宿安排。

8.2參會客人餐飲安排。

8.3參會客人行程安排。

8.4會議結(jié)束后活動安排。

8.5會議前、中、后陪同人員的安排。

8.6參會客人的接站工作安排。

8.7會議期間與客人協(xié)調(diào)工作。

8.8突發(fā)事件應(yīng)急處理工作、人員。

9會議現(xiàn)場的工作安排。

在會議前一日對下面工作完成，由會場工作負責(zé)人進行檢查。并將結(jié)果及時

匯總匯報給總指揮。

9.1參會客人、陪同人員、工作人員房間。

9.1.1所有房間內(nèi)情況的落實。

9.1.2所有房間鑰匙統(tǒng)一領(lǐng)取，并做出相應(yīng)標(biāo)示。

9.1.3制作好房間人員入住空表格。

9.1.4會議秩序冊的送到參會客戶房間。

9.1.5水果、鮮花的送到參會客戶房間。

9.2會場的布置，會場內(nèi)設(shè)備的調(diào)試。

9.2.1會場內(nèi)座椅擺放整齊，布局合理。

9.2.2會場內(nèi)橫幅的懸掛整齊，標(biāo)示粘貼牢固。

9.2.3會場內(nèi)投影儀及察布調(diào)試無誤。

9.2.4會場內(nèi)所有麥克風(fēng)、音響調(diào)試無誤。（保密會議不能用無線麥克風(fēng)）

9.2.5會議講演用電腦和資料聯(lián)機調(diào)試無誤。

9.2.6會場內(nèi)燈光、開關(guān)、電源及插板的落實。

9.2.7會場用打印機和紙張落實，聯(lián)機調(diào)試無誤。

9.2.8會議現(xiàn)場錄音設(shè)備或器材的落實，且調(diào)試無誤。

9.2.9會議場所各指引標(biāo)示的落實；

9.3會議所有物品、資料的到場、分裝整理。

9.3.1會議所有物品指定規(guī)放位置。

9.3.2會議用各物品及時購買，分裝整理好。

9.3.3會議用所有資料進行標(biāo)示、并蓋好圖章；

9.3.4會議用的物品（文件袋、筆、軟皮本）檢查無誤分裝入袋。

9.3.5會議用產(chǎn)品資料分裝入袋，并做好發(fā)放人員編號表格。

9.4參會客人的桌牌、會議牌制作。

9.4.1由會議總指揮對參會客人座次進行排定。

9.4.2核實所有桌牌名字無誤，并按照規(guī)定擺放整齊。

9.4.3依照參會人員數(shù)量制作相應(yīng)會議牌。（藍底黑字無人員姓名）

9.4.4按照公司會議人員制作相應(yīng)會議牌。（黃底黑字有人員姓名）

9.5會議過程的攝影、照相安排。

9.5.1人員的確定。

9.5.2各重要時刻的攝影、照相確定。

9.5.3合影留念的場地確認。

9.6會議用車的安排。

9.6.1確定好參會客人車輛到場時間。

9.6.2確定好參會客人車輛行走路線。

9.6.3確認好接機、接站車輛、時間、人員。

10會議現(xiàn)場外工作安排。

在會議前一日對下面工作完成，并由外場工作負責(zé)人進行檢查。并將結(jié)果

及時匯總匯報給總指揮。

10.1試驗設(shè)備的調(diào)試、要參觀的生產(chǎn)現(xiàn)場的布置工作。

10.2參觀期間路線制定、講解人員、試險人員準(zhǔn)備工作。

10.3會議用各物品的采購工作。

10.4公司人員、設(shè)備、資料和物品的運送到會議現(xiàn)場。

10.5會議期間天氣情況及物品的準(zhǔn)備。

10.6藥品準(zhǔn)備。

10.7會議期間道路通行情況。

11公司人員的儀容儀表要求。

（二）會議中工作:

會議期間每天晚上各會議小組組長將情況向會議總指揮進行匯報，并按照會

議總指揮要求做出第2天工作安排。

1檢查工作。

由會場工作組組長隨時對下面工作進行檢查，并根據(jù)情況及時安排：

1.1公司人員、設(shè)備、資料和物品的情況。

1.2會議用水果、酒水、物品、禮品的購買、分裝、整理情況。

1.3會議室情況。

1.3.1會議用煙、煙灰缸、打火機的落實，并在會議前30分鐘擺放到位。

1.3.2會議用礦泉水的落實，并在會議前30分鐘擺放到位。

1.3.3會議用茶水、茶杯的落實，并在會議前30分鐘準(zhǔn)備好。

1.4會議用車、攝影、照相人員的落實和通知情況。

1.5參會客人的接機、接站工作安排情況。

2迎接工作。

2.1接機、接站參會客戶工作安排。

2.1.1將參會客戶的到機場、火車站進行時間排序。

2.1.2落實好接客的司機和車輛。

2.1.3定好到達賓館門口迎接的準(zhǔn)確時間。

2.2賓館門口迎接參會客人的安排。

2.2.1由司機將接到客人的情況及時通知會議總指揮。

2.2.2由總指揮根據(jù)參會客人到達賓館時間，指定負責(zé)人安排公司人員在門

口迎接。

2.2.3負責(zé)人對公司人員進行分工安排，指定主要迎接客人人員、門口服務(wù)

人員，登記服務(wù)人員。

2.2.4負責(zé)人隨時保持與會議總指揮的聯(lián)系，在得知客人到達賓館前十五分

鐘通知公司人員到門口等侯，并準(zhǔn)備好迎客的工作。

2.2.5準(zhǔn)備好客人房間鑰匙；房間人員入住表格；各車輛內(nèi)的客人情況落實

工作。

2.2.6司機將車開到賓館門口，由門口服務(wù)人員將車門拉開并站立一旁。客

人下車時，主要迎送人員上前迎接問候，并引領(lǐng)客人到登記服務(wù)人

員處。

2.2.7由登記服務(wù)人員進行來客身份確認，發(fā)放房間鑰匙，并引領(lǐng)客人到房

間。

2.3與對方協(xié)調(diào)人員的溝通、落實到客情況。

2.3.1實到參會人數(shù)。

2.3.2參會來客情況。

2.3.3參會客人身體狀況。

2.3.4參會客人有無其它要求。

3公司領(lǐng)導(dǎo)會面工作。

3.1公司領(lǐng)導(dǎo)與參會客人的會面安排。

3.2參會客人入住后走訪、交流工作。

4會場工作。

4.1會議資料的到位檢查。

4.1.1會議演示資料。

4.1.2產(chǎn)品資料。

4.1.3秩序冊中會議議程表。

4.1.4各發(fā)言辭稿。

4.1.5投影指示激光筆。

4.2會議現(xiàn)場秩序及人員工作的安排。

4.2.1會議現(xiàn)場總調(diào)度的人員指定。

4.2.2會議主持人的安排。

4.2.3會議發(fā)言人及順序安排。

4.2.4會議答辯人員及順序的安排。

4.2.5會議現(xiàn)場服務(wù)人員的安排。

4.3會議場外人員工作的安排。

4.3.1會議用水的準(zhǔn)備。

4.3.2會議用物品的準(zhǔn)備。

4.3.3與會場服務(wù)人員溝通、協(xié)調(diào)工作。

4.3.4會場內(nèi)交待的任務(wù)。

4.3.5其它偶發(fā)事件。

4.4資料協(xié)助人員的安排。

4.4.1投影資料的協(xié)助。

4.4.2文件修改及打印工作協(xié)助。

4.5會議全程記錄人員的安排。

4.5.1會議現(xiàn)場的文字書記人員。

4.5.2會議現(xiàn)場的錄音記錄人員。

4.6會議全程攝影、照相人員安排。

5散會后工作。

5.1參會客人就餐的準(zhǔn)備、安排。

5.1.1依照會議前制定的會餐安排對就餐地點進行落實。

5.1.2對菜單進行落實。

5.1.3就餐客人座位、排序的落實。

5.1.4在會議結(jié)束前30分鐘與就餐部門聯(lián)系確認情況。

5.1.5在會議結(jié)束前10分鐘確認涼菜均已經(jīng)上桌，酒水、飲料到位。

5.2安排落實引領(lǐng)客人到餐廳的人員。

5.3引領(lǐng)客人到餐廳。

5.4與對方協(xié)調(diào)人員進行溝通確認。

5.4.1參會客人返程時間、方式。

5.4.2參會客人其它要求。

5.5餐后休息安排。

5.6其它安排。

5.6.1參會客人返程票務(wù)的落實。

5.6.2參會客人是否有旅游活動及安排。

5.6.3晚餐及晚上活動的安排。

（三）會后工作:

1送機、送站參會客戶工作安排。

1.1將參會客戶的去機場、火車站地進行時間排序。

1.2將離開的客人進行合理安排，并落實好送客的司機和車輛。

1.3定好到達賓館門口迎等的準(zhǔn)確時間。

2賓館門口迎送參會客人的安排。

2.1由總指揮根據(jù)參會客人離開時間安排公司人員在門口迎送，指定負責(zé)人。

2.2負責(zé)人對人員