科協(xié)會議管理制度

科協(xié)會議管理制度科協(xié)會議管理制度

第一章總則

第一條目的與原則

為保障科協(xié)會議的有序、高效進(jìn)行，確保會議內(nèi)容的科學(xué)性、決策的民主性和執(zhí)行的嚴(yán)肅性，特制定本制度。本制度遵循公開、公平、公正的原則，旨在通過規(guī)范化的會議管理，提升科協(xié)的工作效率和決策質(zhì)量。

第二條適用范圍

本制度適用于科協(xié)組織內(nèi)的一切正式會議，包括但不限于常務(wù)理事會議、全體會員大會、專業(yè)委員會會議等。臨時(shí)性會議及其他非常規(guī)會議可參照本制度執(zhí)行。

第三條會議分類

根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容，科協(xié)會議分為以下幾類：

1.常務(wù)會議：討論日常工作，決策重大事項(xiàng)。

2.專題會議：針對特定議題進(jìn)行深入研究和決策。

3.全體會員大會：匯報(bào)工作，討論重大決策，進(jìn)行選舉等。

4.學(xué)術(shù)交流會議：交流學(xué)術(shù)成果，探討科技發(fā)展趨勢。

第四條會議召開

會議的召開應(yīng)當(dāng)符合以下條件：

1.會議主題明確，符合科協(xié)的工作目標(biāo)和任務(wù)。

2.會議通知提前發(fā)放，明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

3.參會人員符合會議性質(zhì)和議題要求，確保決策的權(quán)威性。

4.會議所需資料、設(shè)備等提前準(zhǔn)備，保證會議順利進(jìn)行。

第五條參會人員職責(zé)

參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：

1.按時(shí)參加會議，不得無故缺席、遲到或早退。

2.積極參與討論，對會議議題提出建設(shè)性意見和建議。

3.遵守會議紀(jì)律，不得泄露會議內(nèi)容和非公開信息。

4.會議結(jié)束后，按照分工要求，及時(shí)跟進(jìn)會議決議的落實(shí)。

第六條制度修訂

本制度根據(jù)科協(xié)工作需要和實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和修訂。修訂后的制度需經(jīng)常務(wù)理事會議討論通過，并予以公告。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)科協(xié)工作計(jì)劃和實(shí)際需求，明確會議的主題和目標(biāo)。

2.制定會議議程：根據(jù)會議主題，列出會議討論的主要議題和預(yù)計(jì)時(shí)間安排。

3.發(fā)放會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，確保參會人員提前做好準(zhǔn)備。

4.準(zhǔn)備會議資料：收集、整理與會議議題相關(guān)的資料，制作會議文件，并在會議前分發(fā)至參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會人員名單。

2.主持人開場：會議主持人介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目的和要求。

3.專題報(bào)告：根據(jù)會議議程，邀請相關(guān)人員進(jìn)行專題報(bào)告，分享研究成果或工作經(jīng)驗(yàn)。

4.討論與發(fā)言：參會人員針對會議議題展開討論，提出意見和建議。

三、會議決策

1.提出決策方案：根據(jù)討論情況，整理形成決策方案。

2.表決：對決策方案進(jìn)行表決，可采用無記名投票、舉手表決等方式。

3.形成會議決議：表決通過后，形成會議決議，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

四、會議總結(jié)

1.主持人總結(jié)：會議主持人對會議討論情況進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議決議和下一步工作要求。

2.參會人員反饋：參會人員對會議效果、組織等方面提出意見和建議。

3.會議紀(jì)要：會議紀(jì)要員整理會議內(nèi)容，形成會議紀(jì)要。

五、會議結(jié)束

1.會議閉幕：主持人宣布會議結(jié)束，感謝參會人員的參與。

2.參會人員離場：參會人員按照會議安排離場，確保會議場所整潔。

3.會議紀(jì)要發(fā)放：會議紀(jì)要整理完成后，及時(shí)發(fā)放給參會人員，以便跟進(jìn)會議決議的落實(shí)。

本章對會議流程進(jìn)行了詳細(xì)闡述，旨在確保會議的順利進(jìn)行和高效決策。參會人員應(yīng)嚴(yán)格按照會議流程執(zhí)行，共同維護(hù)科協(xié)會議的秩序和效果。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與審核

1.會議紀(jì)要的編制：會議紀(jì)要員應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理會議內(nèi)容，形成詳細(xì)的會議紀(jì)要，包括會議主題、議程、主要討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要的審核：會議紀(jì)要完成后，需提交給主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

3.會議紀(jì)要的發(fā)布：審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)放給所有參會人員，并在必要時(shí)通過電子郵件、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺等方式進(jìn)行公告。

二、會議決議的分解與責(zé)任落實(shí)

1.決議分解：根據(jù)會議紀(jì)要，將會議決議細(xì)化為具體的任務(wù)和行動項(xiàng)，明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、完成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)限。

2.任務(wù)分配：將分解后的任務(wù)分配給相應(yīng)的部門或個人，確保每項(xiàng)任務(wù)都有明確的執(zhí)行主體。

3.責(zé)任落實(shí)：責(zé)任人應(yīng)按照任務(wù)要求，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，并確保按時(shí)完成。

三、會議決議的跟蹤與監(jiān)督

1.定期跟蹤：設(shè)立專門的跟蹤機(jī)制，定期檢查會議決議的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。

2.信息反饋：責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者或相關(guān)部門報(bào)告任務(wù)進(jìn)展情況，確保信息暢通。

3.監(jiān)督評價(jià)：對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督評價(jià)，對未按期完成或執(zhí)行不力的責(zé)任人進(jìn)行督促和問責(zé)。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.歸檔管理：會議紀(jì)要應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查閱和追溯。

2.查閱權(quán)限：設(shè)置適當(dāng)?shù)牟殚啓?quán)限，確保會議紀(jì)要的安全性和保密性。

3.借閱流程：制定會議紀(jì)要的借閱流程，確保會議紀(jì)要在需要時(shí)能夠及時(shí)提供。

本章明確了會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程，旨在確保會議決議的貫徹執(zhí)行，提高科協(xié)工作的執(zhí)行力和效果。參會人員和相關(guān)責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，共同推進(jìn)會議決議的落實(shí)。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：需使用會議室的部門或個人，應(yīng)提前向會議室管理部門提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時(shí)間、參會人數(shù)等信息。

2.審批權(quán)限：會議室管理部門負(fù)責(zé)審批會議室預(yù)訂申請，根據(jù)會議室使用情況，合理安排會議時(shí)間。

3.預(yù)訂確認(rèn)：審批通過后，預(yù)訂人應(yīng)與會議室管理部門確認(rèn)預(yù)訂信息，確保會議順利進(jìn)行。

二、會議室配置與維護(hù)

1.基礎(chǔ)設(shè)施：會議室應(yīng)配備必要的基礎(chǔ)設(shè)施，如會議桌椅、投影儀、音響設(shè)備等。

2.環(huán)境衛(wèi)生：會議室管理部門負(fù)責(zé)保持會議室的整潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清潔和消毒。

3.設(shè)備維護(hù)：定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，及時(shí)維修或更換損壞設(shè)備。

三、會議室使用規(guī)范

1.使用要求：參會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)范，保持會議室內(nèi)安靜、整潔。

2.會議時(shí)間：嚴(yán)格按照預(yù)訂的會議時(shí)間進(jìn)行，不得遲到、早退或占用他人預(yù)訂的會議室。

3.會議物品：會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將個人物品帶走，不得在會議室遺留垃圾或私人物品。

四、會議室安全管理

1.安全意識：參會人員應(yīng)提高安全意識，注意會議室內(nèi)的人身安全和設(shè)備安全。

2.緊急疏散：了解會議室的緊急疏散通道和消防設(shè)施，確保在緊急情況下能夠快速疏散。

3.保密要求：對于涉及保密內(nèi)容的會議，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

本章對會議室管理規(guī)定進(jìn)行了詳細(xì)闡述，旨在為科協(xié)會議提供良好的會議環(huán)境和服務(wù)，確保會議的順利進(jìn)行。各部門和參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議室管理規(guī)定，共同維護(hù)會議室的秩序和安全。

第五章附則

一、制度解釋

本制度的最終解釋權(quán)歸科協(xié)所有。如有疑問或爭議，由科協(xié)相關(guān)部門負(fù)責(zé)解釋。

二、制度實(shí)施

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

三、制度修訂

本制度的修訂由科協(xié)相關(guān)部門負(fù)責(zé)，根據(jù)實(shí)際情況和工