2024年學校檔案室管理制度（四篇）

第2頁共2頁2024年學校檔案室管理制度檔案室管理制度旨在持續(xù)強化學校檔案的保管、保密與利用工作，依據(jù)依法治檔的原則，特制定以下規(guī)定：一、全面貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及相關檔案工作的法律法規(guī)與規(guī)定。二、所有已歸檔的檔案需經統(tǒng)一流程進行分類登記、編目，并實施科學管理，確保妥善存放。同時，需編制案卷目錄等索引查詢工具，以便高效檢索。三、設立專門的檔案庫，并配置專業(yè)的存檔箱柜。切實執(zhí)行防盜、防火、防潮、防塵、防蟲等安全防范措施，并定期對檔案的保管情況進行檢查，確保檔案的安全無虞，實現(xiàn)無丟失、無霉變、無蟲蛀、無差錯的保管目標。四、對于已達到保管期限且需銷毀的檔案材料，需進行清理并造冊登記，隨后報請校領導批準后方可進行銷毀處理。五、檔案責任人應嚴格遵守國家工作人員的保密守則，非檔案工作人員未經許可，嚴禁擅自進入檔案室。六、對于屬于保密范疇的檔案，利用者需先報經校領導同意后方可進行查閱。在查閱過程中，請避免翻閱或摘錄與利用目的無關的章節(jié)。七、任何需查閱檔案的人員，在查閱過程中均不得拆散、涂改、損毀或轉讓他人案卷。八、若利用者需摘錄或復印有關檔案，一般情況下需經檔案員同意；對于重要的機密檔案，則需經校領導批準后方可進行摘錄或復印。九、外來人員如需利用本單位檔案，需攜帶單位介紹信，并明確注明利用目的。經校領導同意后，方可進行查閱。十、建立健全檔案利用記錄制度，檔案員有權向利用者收集利用效果反饋；同時，利用者也有義務向檔案室反饋其利用效果。十一、檔案工作人員需定期對檔案材料進行全面檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題應及時進行改進與完善。2024年學校檔案室管理制度（二）學校檔案管理規(guī)定一、檔案收集1.依法按章：檔案的收集工作必須嚴格遵守相關法律法規(guī)及學校規(guī)章制度。全校師生需明確檔案收集與管理的重要性和意義，樹立檔案工作的責任感，區(qū)分工作性檔案資料與個人學術、科技等具有知識產權的資料。管理部門不得強行收集屬于個人知識產權范疇的資料（除非個人自愿貢獻），個人亦不得將應歸檔的工作資料私自保存、占有或拒不歸檔。2.完善機制：建立檔案收集的必要機制，明確收集范圍、對象及時限，并制定相應的工作制度和考核制度。3.建立網絡：鑒于學校工作條線眾多，歸檔資料涉及面廣，應構建檔案收集的組織網絡，確保各條線和層面均有相關節(jié)點，并指定具體責任人。二、檔案整理1.規(guī)范分類：隨著學校自主發(fā)展和教育教學改革的深入，檔案資料分類規(guī)則需與時俱進，各單位應積極探索并及時與上級檔案管理部門溝通，確保分類規(guī)則的科學性和系統(tǒng)性。2.保持結構完整性：檔案整理應遵循教育、教學、科研、人事、行政、財務及經營管理等活動過程中形成的檔案資料自身規(guī)律，保持其結構的完整性。3.保持整體系統(tǒng)性：按照檔案來源、時間、內容和性質等條件，保持其歷史聯(lián)系和整體系統(tǒng)性。三、檔案立卷1.推行預立卷制度：為方便歸檔前的查找利用，提高立卷質量，學校應推行預立卷制度，并嚴格按照上級要求執(zhí)行。2.及時收集與整理：各有關部門兼職檔案員應按預立卷類目及時收集、積累材料，并定期進行整理。3.指導與檢查：學校檔案室應隨時了解、檢查并指導兼職檔案員做好預立卷工作。4.組卷要求：組卷需遵循文件材料形成的規(guī)律，保持相互間的有機聯(lián)系，便于查考和利用。具體技術要求包括內容相同的文件材料組成一卷，卷內文件排序合理，編頁號、填寫目錄及備考表等。四、檔案保管1.硬件保障：檔案庫房應確保通風、干燥，配備防潮、防霉、防蛀、防火、調溫和通風等設施，并設置防盜系統(tǒng)。2.軟件建設：建立健全檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等，并建立相應的工作資料。3.歸檔驗收：檔案室應對整理組卷完畢的檔案進行入庫前的鑒定和驗收，不合格者需重新整理。4.分類編號與編目：按規(guī)定做好分類編號和編目工作，實現(xiàn)計算機輔助檔案管理的，應將目錄輸入計算機，建立信息庫。5.定期檢查與補救：定期全面檢查檔案，記錄檢查結果，發(fā)現(xiàn)問題及時補救并報告分管領導。6.鑒定與銷毀：根據(jù)歸檔范圍和保管期限表，對到期檔案提出銷毀或延長保管期的意見，經學校領導批準后執(zhí)行銷毀程序。7.統(tǒng)計工作：建立檔案收進、移出、利用、銷毀等統(tǒng)計臺帳，及時報送統(tǒng)計報表。8.補充歸檔：歸檔文件如有遺漏，學校應及時補充歸檔，檔案室應將補充材料插入相應案卷或另行組卷。官地坪鎮(zhèn)中學2024年學校檔案室管理制度（三）學校檔案管理制度一、檔案收集1.依法按章：檔案的收集工作必須嚴格遵守相關法律法規(guī)及學校規(guī)章制度。全校師生需明確檔案管理的重要性，樹立檔案意識，明確工作性檔案資料與個人知識產權資料的界限。管理部門不得強行收集個人知識產權范圍內的資料（除非個人自愿貢獻），個人亦不得私自占有應歸檔的工作資料。2.完善機制：建立科學的檔案收集機制，明確收集范圍、對象及時限，并設立相應的工作制度和考核制度，確保檔案收集工作的有序進行。3.建立網絡：鑒于學校工作條線多、歸檔資料廣泛，需構建完善的檔案收集組織網絡，確保各條線和層面均有專人負責，形成有效的檔案收集體系。二、檔案整理1.規(guī)范分類：隨著教育教學改革的深入，檔案資料分類規(guī)則需與時俱進，各單位應在尊重現(xiàn)實的基礎上積極探索，并及時與上級檔案管理部門溝通，確保分類工作的規(guī)范性和科學性。2.保持結構完整性：檔案整理應遵循檔案資料自身規(guī)律，保持其結構的完整性，確保教育、教學、科研、人事、行政、財務及經營管理等各方面檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。3.保持整體系統(tǒng)性：在整理過程中，還需注意檔案之間的歷史聯(lián)系和整體系統(tǒng)性，確保檔案能夠全面反映學校各項工作的歷史和發(fā)展過程。三、檔案立卷1.推行預立卷制度：為提高立卷質量，方便查找利用，學校應推行預立卷制度，明確各部門兼職檔案員的職責和預立卷類目。2.及時收集與整理：兼職檔案員應按預立卷類目及時收集、積累材料，并定期進行整理，確保檔案材料的完整性和時效性。3.技術指導與監(jiān)督：學校檔案室應隨時了解、檢查并指導兼職檔案員的預立卷工作，確保立卷工作的規(guī)范性和科學性。4.組卷要求：組卷應遵循文件材料形成的規(guī)律，保持其相互之間的有機聯(lián)系；同時，還需遵循一定的技術要求，如內容相同的文件材料組成一卷、卷內文件材料按一定順序排列等。四、檔案保管1.硬件保障：為確保檔案的完整和安全，檔案庫房應配備必要的通風、干燥、防潮、防霉、防蛀、防火及防盜等設施。2.軟件建設：建立健全檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等制度，并建立相應的工作資料。3.歸檔驗收：檔案室應對整理組卷完畢的檔案進行入庫前的鑒定和驗收，確保檔案質量符合要求。4.分類編號與編目：按規(guī)定做好檔案的分類編號和編目工作，實現(xiàn)檔案信息的科學管理和有效檢索。5.定期檢查與補救：定期全面檢查檔案安全情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施并報告分管領導。6.鑒定與銷毀：根據(jù)歸檔范圍和保管期限表對到期檔案進行鑒定和銷毀工作，確保檔案管理的規(guī)范性和合法性。7.統(tǒng)計工作：認真做好檔案的收進、移出、利用、銷毀等統(tǒng)計工作，及時報送統(tǒng)計報表。8.補充工作：歸檔文件材料如有遺漏應及時補充歸檔，確保檔案材料的完整性和系統(tǒng)性。官地坪鎮(zhèn)中學2024年學校檔案室管理制度（四）一、持續(xù)發(fā)展與檔案管理1.順應發(fā)展趨勢：隨著時代的不斷進步，各單位應深刻認識并尊重這一現(xiàn)實，積極投身于探索與創(chuàng)新之中。同時，務必保持與上級檔案管理部門的緊密聯(lián)系，主動尋求指導，確保工作方向正確，不偏離整體調控的軌道，避免各自為政的局面。2.保持結構完整性：在學校檔案的整理過程中，必須嚴格遵循教育、教學、科研、人事、行政、財務及經營管理活動過程中形成的檔案資料之內在規(guī)律，確保檔案結構的完整無缺。3.維護整體系統(tǒng)性：還應根據(jù)學校檔案的來源、時間、內容及性質等要素，保持其歷史聯(lián)系，構建并維護檔案的整體系統(tǒng)性，以確保檔案信息的連續(xù)性和完整性。二、檔案立卷規(guī)范1.預立卷制度：為提升立卷質量，便于日常歸卷及歸檔前的查找利用，學校應積極響應上級要求，推行預立卷制度。2.材料收集與整理：學校各相關部門的兼職檔案員需依據(jù)預立卷類目，及時收集、積累相關材料，并定期進行整理，以確保檔案內容的完整與準確。3.監(jiān)督與指導：學校檔案室應密切關注兼職檔案員的工作進展，通過檢查與指導，促進其預立卷工作的規(guī)范化與高效化。4.組卷原則與技術要求：組卷過程需嚴格遵循文件材料形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于后續(xù)的查考與利用。同時，應滿足一系列技術要求，如內容相同的文件材料組成一卷，卷內文件按特定順序排列，編頁號位置統(tǒng)一，填寫卷內目錄及備考表等。三、檔案保管措施1.硬件保障：為確保檔案的完整與安全，檔案庫房需具備通風、干燥等條件，并配備必要的防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調溫和通風等設施。同時，應安裝防盜設施，以防范潛在的安全風險。2.軟件建設：建立健全檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等各環(huán)節(jié)的工作規(guī)范。同時，建立相應的工作資料庫，為檔案管理提供有力支持。3.歸檔驗收與分類編號：檔案室應對整理組卷完畢的檔案進行嚴格的入庫前鑒定與驗收。不符合要求的檔案必須重新整理至合格后方可歸檔。同時，應按規(guī)定做好檔案的分類編號工作，確保檔案信息的有序存儲與檢索。4.編目與檢索：建立詳盡的檔案目錄體系，確保每條目基本著錄項目齊全。對于實行計算機輔助檔案管理的單位，應將目錄信息輸入計算機并建立信息庫，實現(xiàn)檢索與統(tǒng)計的自動化操作。5.定期檢查與補救：定期對檔案進行全面檢查并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施并報告分管領導。同時嚴格