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文檔簡介

處理收到的郵件（一）主講人：方明星職稱：副教授1實訓目標通過本實訓掌握處理收到郵件的程序和方法。2實訓背景

宏達公司是一家大公司，每天都會有大量的文件、郵件需要處理。王晨是這家公司總經(jīng)理的秘書，她每天都要幫助上司整理和處理很多的文件和郵件，略為粗心就會產(chǎn)生疏漏，因此她上班前，要對自己工作中例行處理的問題和可能遇到的問題做一個簡單的記錄，并在工作結(jié)束后進行整理。這天一上班，前臺就給她送來了一大摞郵件，她馬上開始處理。3實訓內(nèi)容按照實際要求演練處理郵件的過程。處理收到郵件主要有以下幾個步驟：4相關知識（一）簽收郵件（二）初步分揀傳達室或收發(fā)室收到郵件，再送到秘書辦公室。（1)收領郵件郵件送到單位信箱，由秘書開啟，取出郵件帶回辦公室。（2)取回郵件由專人送達需要簽收的郵件，如特快專遞等。（3)專人送達現(xiàn)代秘書到達辦公室的第一件事應是檢查計算機里的電子郵箱和傳真機等設備。（4)電子郵件（一）簽收郵件（二）初步分揀（1）按照收件人分揀。只適合于人數(shù)較少的公司或部門。（2）按照收件部門分揀。按一個部門一類的方法進行分類，如果郵件上寫的部門本單位沒有設置，則把它歸入與此相近的部門，如寫明“教育處”收的，可以歸入本公司的“培訓中心”。（二）初步分揀（3)按照收件的重要性分揀。秘書可以在兩個方面判斷出郵件的重要性：一是來信人的姓名或重要來信單位的名稱；二是信封上出現(xiàn)的掛號郵件、保價郵件、快遞郵件、機要郵件和帶回執(zhí)郵件等特殊的郵寄標記。此外，電報、電傳和傳真等郵件也是比較重要的。電報、特快專遞、航空信等急件；政府部門或上級公司文件；業(yè)務往來公函；寫明領導親啟的信函；各個單位可以根據(jù)自己的情況設置重要性匯票、匯款單；包裹、印刷

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