工程公司海外合規(guī)風險防控規(guī)則

PAGE398工程公司海外合規(guī)風險防控規(guī)則1適用范圍本管理文件適用于公司海外項目的經(jīng)營活動所產(chǎn)生的合法、合規(guī)風險的防控。2風險描述2.1運營風險:(1)員工或駐外機構行為合規(guī)風險。接受他方可以或可能影響商務決策或價值判斷的有價饋贈，允許親屬或是委托他人接受此類饋贈；為商業(yè)目的，向政府官員提供、給予或承諾給予金錢等；擅自泄露公司機密等；(2)笫三方風險。第三方或其母公司、關聯(lián)企業(yè)曾被公司或各單位列入拒絕合作的黑名單等；第三方或其母公司與相關政府機構或國際組織或其官員存在利益關系等；笫三方向我方明示或暗示獲聘后保證項目成功等；(3)海外采購風險。對于應當招標的大宗采購，公司或各單位沒有明確招標采購范圍、標準等，沒有建立招標程序和評標規(guī)則；有關單位沒有按照要求建立合格供方目錄，不能嚴格執(zhí)行供方評審制度，沒有詳細進行合規(guī)資格審查等；(4)海外招待風險。禮品或款待是現(xiàn)金或現(xiàn)金等價物等；禮品或款待造成不道德、不誠信或不恰當?shù)挠∠?；費用不合理，或是沒有進行合規(guī)性審批；相關支出沒有詳細、公允、準確的記錄于會計帳簿，或有錯誤、虛假記錄等；(5)海外付款風險。不合理或不合法的現(xiàn)金付款申請；超出規(guī)定范圍的現(xiàn)金申請；支付金額、時間與訂單、合同或協(xié)議中的約定不一致；收款方是個人或個人銀行帳戶等。3相關制度、規(guī)范、細則文件名稱XX建設工程公司海外業(yè)務管理辦法（試行）1.總則項目前期經(jīng)營工作3.項目策劃4.項目薪酬與考核獎罰5.項目合同管理6.項目進度管理7.項目成本管理8.項目質(zhì)量管理9.項目技術管理10.項目安全與職業(yè)健康管理11.項目環(huán)境管理1資金管理13.項目采購管理14.船舶設備管理15.項目信息及溝通管理16.項目收尾管理17.附則、附表文件名稱中國交通建設股份有限公司海外業(yè)務合規(guī)風險管理制度匯編第一部分管理辦法1.海外業(yè)務合規(guī)風險管理辦法海外業(yè)務員工行為合規(guī)管理辦法3.海外業(yè)務第三方合規(guī)管理辦法4.海外業(yè)務采購合規(guī)管理辦法5.海外業(yè)務投標合規(guī)管理辦法6.海外業(yè)務合同合規(guī)管理辦法7.海外業(yè)務招待合規(guī)管理辦法8.海外捐贈與贊助合規(guī)管理辦法9.海外業(yè)務付款合規(guī)管理辦法第二部分操作流程指引1.海外業(yè)務合規(guī)風險管理操作流程指引海外業(yè)務員工行為合規(guī)管理操作流程指引3.海外業(yè)務第三方合規(guī)管理操作流程指引4.海外業(yè)務采購合規(guī)管理操作流程指引5.海外業(yè)務投標合規(guī)管理操作流程指引6.海外業(yè)務合同合規(guī)管理操作流程指引7.海外業(yè)務招待合規(guī)管理操作流程指引8.海外捐贈與贊助合規(guī)管理操作流程指引9.海外業(yè)務付款合規(guī)管理操作流程指引

4業(yè)務流程4.1海外業(yè)務合規(guī)風險防范應對工作管理流程5風險管控關鍵點描述及操作規(guī)程風險防控關鍵點、風險描述、主責部門及防控操作規(guī)則風險防控關鍵點風險描述主責部門操作規(guī)程員工或駐外機構行為合規(guī)管理接受他方可以或可能影響商務決策或價值判斷的有價饋贈,允許親屬或是委托他人接受此類饋贈；為商業(yè)目的,向政府官員提供、給予或承諾給予金錢等；擅自泄漏公司機密等。海外事業(yè)部(1)加強對員工責任心、外事紀律等方面的教育；(2)加強對駐外機構主要負責人的監(jiān)督和考核。第三方合規(guī)管理合作后得知第三方或其母公司、關聯(lián)企業(yè)曾被公司或公司各單位列入拒絕合作的黑名單等；合作后得知第三方或其母公司與相關政府機構或國際組織或其官員存在利益關系等。海外事業(yè)部(1)對相關人員培訓相關技能，進行詳細周密的合規(guī)盡職調(diào)查；(2)要求各駐外機構加強與第三方的溝通聯(lián)系，及時獲知相關信息。海外采購合規(guī)管理對于應當招標的大宗采購，公司或各單位卻沒有明確招標采購范圍、標準等，沒有建立招標程序和評標規(guī)則；有關單位沒有按照要求建立合格供方目錄執(zhí)行供方評審制度進行合規(guī)資格審查等。海外事業(yè)部(1)各公司要制定海外采購制度,嚴格審批權限；(2)嚴格落實招投標制度，進行有效的合規(guī)資格審查；(3)加強對相關人員的敬業(yè)精神教育；(4)對違規(guī)采購的責任人制定有效的處罰措施。海外招待合規(guī)管理禮品或款待是現(xiàn)金或現(xiàn)金等價物，是獲得不正當利益的途徑；禮品或款待造成不道德、不誠實或不恰當?shù)挠∠螅毁M用不合理，或是沒有進行合規(guī)性審批；相關支出沒有詳細、公允、準確的記錄于會計帳簿，或有錯誤、虛假記錄等。海外事業(yè)部(1)要求各駐外機構嚴格執(zhí)行審批制度；(2)招待活動事后要有相應的支持性文件；(3)招待活動要詳細、公允、準確的記錄于會計帳簿,不得有錯誤、虛假記錄等。海外業(yè)務付款合規(guī)管理有關人員或單位提出不必要、不合理或不合法的現(xiàn)金付款申請；超出規(guī)定范圍的現(xiàn)金申請；支付金額、時間與訂單、合同或協(xié)議中的約定不一致；收款方是個人或個人帳戶等。海外事業(yè)部(1)加強職業(yè)道德教育,不提超出范圍的申請；(2)嚴格遵守現(xiàn)金結算的范圍，不必要、不合理或不合法的現(xiàn)金付款不予支出；(3)依據(jù)付款規(guī)定，嚴格審核相關資料；(4)每筆付款應附有充分的支持性文件，確保交易的真實性、合法性和合理性以及交易金額的準確性。海外業(yè)務投標合規(guī)管理投標活動的合規(guī)性審查有瑕疵；投標工作人員與招標人或其他競標方有利害關系；未妥當受理投標過程中對投標合規(guī)性的質(zhì)疑與舉報；未組織有關部門對投標活動中的疑似違規(guī)行為進行有效調(diào)查；其他監(jiān)督預防性審查不充分、不合理。海外事業(yè)部(1)認真組織合規(guī)性資格審查，對合規(guī)項目的合規(guī)風險進行評估、分級，合規(guī)風險為第一級別的，原則上不予投標立項，第二級別的必須經(jīng)過特別審批程序，第三級別的，可正常立項；(2)不得參與以下情況的項目投標：招標人或其母公司、關聯(lián)企業(yè)被聯(lián)合國及其他國際組織列入恐怖組織名單或被國際組織及當?shù)卣腥牒诿麊渭肮苤泼麊危?3)對調(diào)查結果明顯不符合公司合規(guī)要求的招標人，應將其列入不可合作黑名單，并進行定期復查和重新評估；(4)投標工作中嚴禁串通投標、賄賂回扣、低于成本價競標等違法、違規(guī)行為。海外業(yè)務合同合規(guī)管理在合同起草、合同審查和訂立、合同履行、合同文檔管理等環(huán)節(jié)合規(guī)性管理落實不到位。海外事業(yè)部(1)合同起草：優(yōu)先使用合同范本，并按照標準示范文本或格式合同的要求起草合同；合同語言應嚴謹、簡練、準確，條款齊全，權利義務清楚；我方為甲方的應加入合規(guī)保護標準條款，我方為乙方的應盡量加入保護條款(2)合同訂立的合規(guī)性審查：合同約定的業(yè)務內(nèi)容是否與實際情況一致；合同約定的業(yè)務內(nèi)容是否違反了公司合規(guī)規(guī)定；合同是否包含了“合規(guī)保護標磚條款”；應判斷合同中的潛在合規(guī)風險，提出防范措施和修改意見；應認真履行逐級審核與審批制度；(3)合同的履行：合同履行部門必須嚴格履行合同所規(guī)定的義務，積極行使合同賦予的權利；應定期了解、檢查合同的履行情況，及時應對；(4)建檔與后續(xù)管理：建立健全合同臺帳，及時記錄跟蹤合同訂立和履行情況；定定期審查所有合同檔案及合同臺帳，確保合同建檔工作的有效性。6風險預警6.1預警等級按照海外合規(guī)風險對公司的影響程度的高低把風險分為紅色、橙色、黃色、藍色四個預警等級，其中藍色等級表示處于相對安全情形，紅色、橙色、黃色三個預警等級按下列情形發(fā)布相應警示：序號預警指標紅色預警指標值橙色預警指標值黃色預警指標值1第三方合規(guī)盡職調(diào)查內(nèi)容中的合規(guī)項目數(shù)少于3項,未能達到盡職調(diào)查的主要目的只有3-5項，部分缺失盡職調(diào)查要達到的主要目的5-8項2海外采購履行審批手續(xù)比例小于70%70%-85%85%-95%3海外招待費總額完成率大于等于120%完成100%完成80%5.2預警報告預警等級報告人報告時間報告內(nèi)容報告路線紅色預警海外事業(yè)部情況發(fā)生或獲取信息的2小時內(nèi)問題發(fā)生的原因、既成的事實或可能會發(fā)生的事實、可預見的經(jīng)濟損失向風險管理委員會(辦公室)報告，由其向董事會報告。橙色預警情況發(fā)生或獲取信息的2小時內(nèi)向風險管理委員會(辦公室)報告，由其視情況向董事會報告。黃色預警情況發(fā)生或獲取信息的一個工作日內(nèi)；每次問題處理完畢后，在一周內(nèi)。向風險管理委員會(辦公室)報告。6.3預警反應(1)出現(xiàn)預警后，海外事業(yè)部與有關方面溝通后啟動相應風險防控預案；(2)海外事業(yè)部相關崗位主管人員及時對預警信息分析整理，并出具預警風險初步調(diào)查報告；(3)在初步調(diào)查過程中，發(fā)現(xiàn)新情況需上升預警等級的，與分管領導溝通后，啟動相應預警應急預案，并及時進行報告；(4)相關調(diào)查、評估或檢查完成后，海外事業(yè)部出具預警處理報告，相關預警排除或進入相關處理環(huán)節(jié)；預警處理報告應包含預警信息出現(xiàn)的成因、相關調(diào)查、評估或檢查的過程、發(fā)現(xiàn)的問題、處理措施、處理結果、對本次預警有效性的評價等內(nèi)容。6.4預警后期處置及日常管理(1)在各項海外活動中暴露出來的問題，要及時處理，及時總結，避免風險的再次發(fā)生，減少不可控風險的損失；(2)紅色、橙色、黃色預警所列示的各種情況有意隱瞞或拖延上報的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將對負責人進行處罰；(3)的風險預警報告內(nèi)容要嚴格保密，任何人不得隨意對外泄露。如有泄露，對公司產(chǎn)生不良后果，應追究泄密者責任，并按公司保密制度進行處理；(4)風險管理應貫穿于海外業(yè)務開展的全過程。同時建立連接上下級、各部門的風險管理信息溝通渠道，確保信息溝通的及時、準確、完整，為風險管理監(jiān)督與改進奠定基礎；(5)應對風險管理信息實行動態(tài)管理，定期或不定期實施風險識別、分析、評價，以便對新的風險和原有風險的變化重新評估。7監(jiān)督檢查7.1監(jiān)督檢查主體(1)公司審計部。依據(jù)公司授權和部門職能描述，對海外采購、招待、付款等活動進行審計監(jiān)督；(2)公司財務部。對公司的海外采購，招待，付款等活動業(yè)務進行財務監(jiān)督，對海外招待總額進行控制；(3)公司總經(jīng)辦，對公司的海外采購活動進行指導和監(jiān)督。7.2檢查監(jiān)督方式按公司規(guī)定的檢查權限定期或不定期進行檢查。7.3監(jiān)督檢查的主要內(nèi)容(1)相關崗位設置及人員配備情況。重點檢查崗位設置是否科學、合理、是否存在不相容職務混崗的現(xiàn)象，以及人員配備是否合理；(2)相關審批制度的執(zhí)行情況。重點檢查授權批準手續(xù)是否健全、