電子文件歸檔與管理

電子文件歸檔與管理為了適應信息化建設需要，規(guī)范學校形成的電子文件的歸檔與管理工作，維護電子文件的真實性、完整性和有效性，確保電子文檔的安全和信息可用性，充分發(fā)揮電子文檔的憑據(jù)參考作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及國家檔案局令第6號《電子公文歸檔管理暫行辦法》、國標GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關法規(guī)，特制定本辦法。第二章

管理體制和職責第一條

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的相關規(guī)定，學校和各單位都要明確電子文件歸檔管理工作的分管領導，協(xié)調(diào)解決實際問題。第二條

各單位從電子文件產(chǎn)生時就要有嚴格的管理制度和技術措施，對其實施超前管理。電子文件的形成、承辦、運轉、整理與歸檔等工作，由承辦（業(yè)務）部門負責，要將電子文件的整理歸檔工作納入電子文件承辦人的崗位職責，以確保電子文件的真實性、完整性和有效性。第三條

各單位均要配備一名政治業(yè)務素質較高、具有一定計算機管理水平的兼職檔案員，負責本單位各科室形成的電子文件的收集、積累與向檔案館移交工作。第四條

對電子文件日常管理的監(jiān)督、指導、檢查和分類保管、開發(fā)利用等工作，由校檔案館負責。檔案館要建立相應的工作制度，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管與利用實行全過程管理。第五條

歸檔電子文件與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。第三章

電子文件收集、積累第一條

各單位在主要職能活動中產(chǎn)生的電子文件，凡有查考利用價值的均應定期制作文件備份，并要及時拷貝到軟盤或刻錄到光盤上脫機保存。盤片上要用漢字標明文件名稱及拷貝時間，放入專用裝具內(nèi)積累妥善保管。采用物理歸檔到檔案館后的電子文件，仍要在本單位保留一年后方可刪除或銷毀。第二條

收集積累的電子文件類型（一）電子文件稿本電子文件按其稿本分為草稿、定稿和正式電子文件。1、定稿電子文件：用計算機起草文件時形成的最后一稿電子文件，記錄了文件的最后修改結果，有重要憑證、依據(jù)價值，收集時需落實必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責任者。對特別重要文件的歷次草稿需要保存時，每一稿應以不同標識加以區(qū)別。2、正式電子文件：將修改、簽發(fā)完的定稿電子文件正式制作完畢，能行使其文件的職能，其標識應以正式文號注明。主要收集積累定稿和正式版本的電子文件，草稿視情況自行決定是否保存。電子文件稿本代碼為：M——草稿性電子文件；U——非正式電子文件；F——正式電子文件。（二）電子文件信息類型要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像象文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體連結文件、程序文件和數(shù)據(jù)庫。1、文本文件：指用計算機文字處理技術形成的文字文件、表格文件等，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。歸檔應重點收集定稿電子文件和正式電子文件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。2、圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機等外部設備獲得的靜態(tài)圖像文件。對用掃描儀等設備獲得的采用非通用格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換為通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。3、圖形文件：指采用計算機輔助設計或繪圖工具獲得的靜態(tài)圖形文件，歸檔時應注意其設備依賴性、易修行等問題，不要遺漏相關軟件及各種數(shù)據(jù)信息。對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)。4、影像文件：指用數(shù)碼攝像機、視頻采集卡等視頻設備獲得的動態(tài)圖象文件。對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。要歸檔的視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。5、聲音文件：指用音頻設備獲得并經(jīng)計算機處理的文件，歸檔時應注意收集其屬性標識和相關軟件。音頻電子文件以AVI、MP3為通用格式。6、超媒體鏈接文件：指用計算機超媒體鏈接技術制作的文件。7、數(shù)據(jù)庫文件：指用計算機軟硬件系統(tǒng)進行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。數(shù)據(jù)庫文件以DBS、XLS文件為通用格式。8、計算機程序：指計算機使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應用軟件等。對用專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則用連同專用軟件一并收集歸檔。T—文本文件；I—圖像文件；G—圖形文件；V—影像文件；A—聲音文件；O—超媒體鏈接文件；P—程序文件；D—數(shù)據(jù)文件。（三）電子文件載體類型目前主要有光盤、磁盤、磁帶等介質的載體類型。第四章

電子文件的歸檔第一條

電子文件歸檔范圍X大學電子文件的歸檔范圍參照本校制定的各單位紙質文件歸檔范圍。此外，還應將各單位形成的有重要參考利用價值的數(shù)據(jù)庫文件和相關軟件、多媒體課件、超媒體鏈接文件（WEB網(wǎng)頁）、數(shù)字化的影像文件、聲音文件、CAD圖形文件等，均應收集積累歸檔（詳見附件：《X大學檔案歸檔范圍》）。第二條

電子文件歸檔電子文件的歸檔可分為兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。（一）邏輯歸檔：具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡環(huán)境、有嚴密安全管理措施以及對內(nèi)容重要的電子文件制作了紙質版本的單位，可以直接向校檔案館實施邏輯歸檔，其基本要求是：1、電子文件歸檔操作由兼職檔案員完成，辦理完畢的電子文件要注明標識。2、網(wǎng)絡管理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放與指定的計算機服務器上，服務器必須采取雙機備份等可靠的備份措施。3、歸檔的電子文件要有該電子文件產(chǎn)生及運行過程的背景信息及元數(shù)據(jù)。4、局域網(wǎng)內(nèi)部要有可靠的安全防范措施，系統(tǒng)設備更新時，必須制定嚴密的數(shù)據(jù)轉換辦法，確保數(shù)據(jù)準確無誤并能在新系統(tǒng)中運行。5、電子文件歸檔后，檔案人員、網(wǎng)絡管理人員要及時清理計算機或網(wǎng)絡上重復的電子文件。6、各單位設備更新時要及時作好數(shù)據(jù)向新設備的轉換工作，作好數(shù)據(jù)更新記錄，將轉換后的新數(shù)據(jù)向檔案館移交歸檔。（二）物理歸檔：各單位兼職檔案員要及時將應歸檔的電子文件光盤或軟盤，向檔案館實施物理歸檔。物理歸檔的基本要求是：1、各單位兼職檔案員要根據(jù)學校檔案館紙質檔案范圍制定本單位電子文件的歸檔范圍和歸檔計劃。2、電子文件承辦人應根據(jù)歸檔范圍，在電子文件產(chǎn)生時就要對應歸檔電子文件標注一定的標記（文件題目、形成日期、編號等）。3、各單位辦理完畢的電子文件，在計劃規(guī)定的期限內(nèi)拷貝到磁盤或光盤上（為禁止對文件寫操作，盡量刻錄到依次寫操作的光盤上），載體上標注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及磁盤編號等，如要保密還要標明密級。凡在網(wǎng)絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。物理歸檔的電子文件仍要在單位計算機硬盤或光盤上保留一年后方可銷毀。4、特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時應在存儲載體上同時備份相應查看軟件。對用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)庫文件，數(shù)據(jù)庫結構字段名為非漢字的結構歸檔時應附數(shù)據(jù)庫結構說明書，標明每個字段的漢字名稱；如記錄內(nèi)容用代碼表示的應全部轉換為漢字表示，以確保數(shù)據(jù)庫信息的可利用性。5、電子文件承辦人在