行政接待事務(wù)管理

行政接待事務(wù)管理自從有了人類社會，就有了“接待”這種用于人們互相聯(lián)系和交往的最普通的方式.廣義的接待，指在人們的社會生活中發(fā)生的各種迎來送往現(xiàn)象。隨著社會的變遷，接待行為也日益被細(xì)化.根據(jù)接待主體的不同,可分為公務(wù)接待,商務(wù)幾代以及民間接待等類別；根據(jù)重要程度可分為重要接待以及一般接待……雖然接待在目的、手段、規(guī)范和層次上有很大的不同，但是其本質(zhì)都是為了協(xié)調(diào)人際關(guān)系。企業(yè)的接待工作，指運用一定的接待設(shè)施和禮儀服務(wù)，來滿足接待客體的精神及物質(zhì)需求，協(xié)調(diào)主客體間的關(guān)系,從而實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的目標(biāo)。在企業(yè)中，具體負(fù)責(zé)實施接待行為的主要部門就是行政部。本章內(nèi)容明確了前臺接待的崗位職責(zé)：列出了前臺接待人員所必須具備的基本條件：又將企業(yè)的行政接待工作細(xì)分為前臺接待、日常接待及重要接待三種類別。前臺接待管理部分詳細(xì)闡述了前臺接待的工作規(guī)范和前臺接待的電話禮儀規(guī)范；日常接待管理部分主要介紹了客服接待辦法、參觀接待辦法和接待費用管理辦法；重要接待部分則主要介紹了媒體接待辦法、主管部門接待辦法和涉外接待辦法。這三個部分間既相互獨立，又相輔相成，共同構(gòu)成了一個完善的接待體系，在企業(yè)與外界的溝通和接洽工作中，發(fā)揮著重要的作用。本章內(nèi)容還將前臺接待、日常接待和重要接待的過程分別流程化,以簡潔的流程圖的方式使讀者對其內(nèi)容一目了然。最后,本章還為讀者提供了《來訪登記表》、《函件簽收(寄送）登記表》、《來電記錄表》、《員工外出登記表》、《客戶來訪接待記錄表》、《接待申請表》、《接待費用申請表》、《月度接待情況匯總分析表》、《貴賓接待申請表》、《貴賓接待通知表》、《貴賓接待匯報表》等實用的工具表單，便于工作中隨時閱讀參考。前臺接待崗位職責(zé)及任職條件前臺接待直接歸屬于行政部，其具體的工作內(nèi)容主要包括來電接收和轉(zhuǎn)發(fā)、日常訪客接待、來往函件的收發(fā)等。它是公司形象的代言人.在市場經(jīng)濟的條件下，前臺接待在履行企業(yè)與外界的公關(guān)職能、實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部之間的信息溝通和交流等方面，均發(fā)揮著重要的橋梁作用.前臺接待崗位職責(zé)前臺接待的直接上級是行政經(jīng)理，負(fù)責(zé)企業(yè)的前臺接待工作.其崗位職責(zé)為以下幾點：職責(zé)1:：負(fù)責(zé)來賓的登記、接待和引見。職責(zé)2：負(fù)責(zé)電話與函件的接收轉(zhuǎn)發(fā)，以及工作信息的記錄、整理與建檔。職責(zé)3：負(fù)責(zé)分發(fā)公司文件與通知，做好分發(fā)記錄并及時歸檔.職責(zé)4：協(xié)助行政主管進行通訊錄等辦公文件的制作、打復(fù)印工作。職責(zé)5:嚴(yán)格執(zhí)行公司考勤制度，負(fù)責(zé)監(jiān)督打卡并做好考勤匯總和員工外出登記工作。職責(zé)6：負(fù)責(zé)幫助出差人員預(yù)定機票、火車票及客房等.職責(zé)7：負(fù)責(zé)前臺辦公用品及辦公設(shè)備的清潔保養(yǎng)，及前臺區(qū)域的日常維護工作。職責(zé)8：負(fù)責(zé)接收，反饋,并協(xié)助行政主管及時處理工作中出現(xiàn)的各種問題。前臺接待崗位任職條件一般情況下，前臺接待以22～28周歲的女性為主。其具體的任職條件一般包括以下幾個方面：條件1：具備文秘、中文、公共關(guān)系學(xué)等相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷。條件2：接受過文秘知識、公共關(guān)系知識等方面的培訓(xùn)，有一定的接待經(jīng)驗。條件3：具備良好的表達能力，領(lǐng)悟能力強,善于學(xué)習(xí)。條件4：具備良好的組織協(xié)調(diào)能力，接受能力強。條件5：具有一定的策劃、創(chuàng)新能力。條件6：能夠熟悉的操作使用各類辦公軟件。條件7：工作態(tài)度積極、熱情，性格沉穩(wěn)，遇事冷靜，應(yīng)變力強。條件8：知識面廣，了解旅游、公關(guān)、風(fēng)俗習(xí)慣、宗教等多方面的知識。條件9：有良好的心態(tài)和團隊意識，謙虛有禮。條件10：形象氣質(zhì)良好,能夠承受較強的工作壓力。條件11：身體素質(zhì)良好，舉止端莊，語言文明。特別提示前臺接待的形象直接影響著公司的形象,因此，保持自身儀表及言行舉止的職業(yè)化是前臺接待人員必備的素質(zhì)。日常工作中，前臺接待人員除應(yīng)遵循一些基本的禮儀規(guī)范外，還應(yīng)注意一些禮儀方面的小細(xì)節(jié)：（1）出入無人控制的電梯時，應(yīng)先進后出，控制好開關(guān)按鈕，確?？腿税踩M電梯。因個別客人動作緩慢影響他人時,切忌大聲呼叫，應(yīng)用電梯的喚鈴功能適當(dāng)提醒客人。（2)為客人指導(dǎo)方向時，切忌直接用一根手指指示。正確的方法應(yīng)該是將拇指以外的四指合攏，伸出手掌用指尖所指的方向示意.(3）引領(lǐng)訪客時，應(yīng)在客人的右側(cè)行走。(4)上樓梯時，應(yīng)讓長者、女士先行；下樓梯時,則應(yīng)走在最前面.（5）使用手勢時，手勢的幅度應(yīng)該恰當(dāng)，切忌過于夸張，也不可過于敷衍。一般手勢的上界不超過對方的視線，下界不低于自己的胸區(qū)。（6)遞送物品時應(yīng)使用雙手，以表示尊重。（7）接受物品時身體應(yīng)略向前傾,使用雙手接過，并表達謝意。(8）撥打國外長途電話時,應(yīng)考慮時差問題.前臺接待管理本節(jié)內(nèi)容根據(jù)前臺接待的崗位職責(zé)，對前臺接待的工作規(guī)范提出了具體要求,詳細(xì)介紹了電話禮儀的相關(guān)內(nèi)容，并提供了訪客接待和來電處理的流程圖,以及相關(guān)的工作常用表單。前臺接待管理制度使前臺接待管理工作實現(xiàn)程序化和規(guī)范化，同時也從側(cè)面體現(xiàn)企業(yè)整體的管理水平和文化水準(zhǔn)。前臺接待管理制度前臺接待管理制度主要包括:前臺接待工作規(guī)范和前臺接待電話禮儀規(guī)范兩方面。前臺接待工作規(guī)范以下列出XX公司的前臺接待工作規(guī)范，以供讀者閱讀參考.XX公司前臺接待工作規(guī)范執(zhí)行部門檔案編號審批人員批準(zhǔn)日期第一章總則第一條本規(guī)范制定的目的是為了使公司的前臺接待工作實現(xiàn)規(guī)范化管理,充分發(fā)揮前臺接待的窗口作用，從而樹立公司的良好形象.第二條此規(guī)范適用于公司的前臺接待工作。第三條前臺接待的工作職責(zé)接聽、轉(zhuǎn)接來電.接待日常訪客。收發(fā)來往函件與傳真。匯總考勤監(jiān)督及考勤結(jié)果。登記公司員工的外出情況。行政主管指派的其他工作任務(wù)。第二章工作要求第四條前臺接待日常工作要求如下：上班時須穿著職業(yè)裝，化淡妝，精神飽滿，儀態(tài)大方、得體。每天提前半小時到崗,做好上班前的準(zhǔn)備工作。包括：準(zhǔn)備工作用的記錄筆，記錄本等,檢查傳真機內(nèi)是否有傳真紙，確保電話、傳真機處于正常狀態(tài)。前臺接待的工作地點為前臺區(qū)域,上班時間不得任意離開工作崗位，特殊情況需離開時，必須安排臨時人員值守，眼睛出現(xiàn)上班時間無人接聽電話的情況。接聽電話或接待訪客時,不得答復(fù)自己職責(zé)范圍外的內(nèi)容,以免公司機密外泄導(dǎo)致其他不必要的麻煩。對待員工或客人應(yīng)熱情周到、禮貌大方。上班時間不得長時間占用公司線路撥打或接聽私人電話,不得上網(wǎng)聊天或查看與工作無關(guān)的網(wǎng)站信息，不做與本職工作不相關(guān)的事情。保持前臺工作區(qū)域整潔，維持前臺區(qū)域秩序，不聊天，不大聲喧嘩，不吃零食.凡與公司業(yè)務(wù)無關(guān)人員應(yīng)拒絕入內(nèi)，對陌生來客應(yīng)提高警覺，注意維護公司及員工的財務(wù)安全。如違反上述規(guī)定，公司將根據(jù)具體情節(jié)予以批評、警告、降薪直至辭退處理.第五條接聽電話管理接聽電話時必須口齒清晰、音量適中、語氣和藹，切忌態(tài)度生硬，不禮貌。電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽,首先使用禮貌用語問候?qū)Ψ?，然后自報家門.前臺接待應(yīng)熟記常用的電話號碼，對方詢問是能夠做到脫口而出。電話需要轉(zhuǎn)接時，應(yīng)問清對方需求后迅速按轉(zhuǎn)接鍵,將電話轉(zhuǎn)接給被找人；如被找人不在，應(yīng)及時告知對方；如對方有信息需要轉(zhuǎn)達時,應(yīng)認(rèn)真記錄，必要時應(yīng)復(fù)誦一遍，得到對方認(rèn)可后及時轉(zhuǎn)達.前臺接待人員應(yīng)了解公司內(nèi)部的業(yè)務(wù)分工情況，以便接到咨詢或投訴時，能夠準(zhǔn)確迅速地轉(zhuǎn)接給有關(guān)部門。接到要求轉(zhuǎn)接給公司領(lǐng)導(dǎo)的電話時，須先將電話給領(lǐng)導(dǎo)的秘書或助理，切忌泄露領(lǐng)導(dǎo)信息。接聽電話過程中，須注意保守公司秘密。接到電話過程時,切忌態(tài)度粗暴，應(yīng)禮貌、謙和地告訴對方。通話結(jié)束后,應(yīng)在對方掛斷電話后將話筒輕輕放下。前臺接待應(yīng)隨時記錄電話內(nèi)容,并定期對電話記錄的編號、存檔工作。第六條撥打電話管理撥打電話前，首先確認(rèn)所撥打的號碼是否正確.接通后，應(yīng)先報出公司名稱及自己的姓名,職位，然后再轉(zhuǎn)入正題。通話時語言應(yīng)簡潔文明,避免占線時間過長,影響來電。第七條有客人來訪時，前臺接待應(yīng)遵循以下工作規(guī)范：對來訪客人應(yīng)熱情周到、禮貌大方。有客來訪時，前臺接待人員應(yīng)面帶微笑主動起身問好,問清客人身份及來意后立即通知被訪者，并填寫《來訪登記表》。必要時,應(yīng)引導(dǎo)來訪者進入公司區(qū)域，并幫助其找到被訪者。如被訪者因故無法立即接見來訪者，需要來訪者等待時，應(yīng)將其引領(lǐng)至公司會客區(qū)，為其提供茶水，并詢問其是否有其他特殊需要，必要時還應(yīng)為其適時更換飲料。如被訪者不在公司，應(yīng)明確告知來訪人員，在其離開時，應(yīng)請其留下聯(lián)系方式，以便轉(zhuǎn)告被訪者.如因某種原因，不方便使訪客進入公司區(qū)域時，應(yīng)委婉拒絕對方,避免引起客人不滿.客人離開公司時，應(yīng)與其禮貌道別并目送其進入電梯直至電梯門關(guān)閉，必要時應(yīng)幫助客人控制電梯按鈕。第八條函件收發(fā)是前臺接待的工作內(nèi)容之一，具體要求如下:外部單位寄來的函件,前臺接待應(yīng)負(fù)責(zé)簽收,并填寫《函件簽收登記表》.接到的函件應(yīng)根據(jù)收件部門進行分類篩選，并分送至各個部門,由收件人或部門制定人員簽字接收。各部門需要郵寄的函件送至前臺后,應(yīng)填寫《函件寄送登記表》。郵寄函件之前，前臺人員應(yīng)檢查收件人，郵寄地點等信息是否清晰，如有問題應(yīng)及時通知各部門給予完善。第九條前臺接待的傳真管理要求如下：對方要求發(fā)傳真時，如接聽的電話不是傳真機，應(yīng)禮貌告知對方，請對方重新?lián)芴枴z查傳真機內(nèi)是否有傳真紙,對方要求給信號時，按“啟動”或“開始”鍵,然后掛上電話,接收傳真。接到傳真后，應(yīng)檢查傳真是否清晰，如不清晰應(yīng)及時檢查、檢修傳真機。將清晰、有效的傳真及時送達對方要求的部門或人員。第十條前臺接待應(yīng)在上下班時間監(jiān)督員工打卡，對違反考勤管理規(guī)定的現(xiàn)象及時提醒制止，必要時應(yīng)向行政主管匯報。第十一條工作時間有員工外出時,應(yīng)認(rèn)真填寫《員工外出登記記錄》，做好相關(guān)記錄.第十二條每月3號前，前臺接待應(yīng)對上月的考勤記錄進行匯總整理，并將考勤結(jié)果提交行政主管。第三章附則第十三條本規(guī)范的最終解釋權(quán)歸公司行政部所有.第十四條本規(guī)范自發(fā)布起實行。前臺接待電話禮儀規(guī)范電話是現(xiàn)代企業(yè)使用最為頻繁的信息傳遞工具之一，撥打和接聽電話時所使用的語言直接關(guān)系到企業(yè)的形象，所以掌握正確、禮貌的打電話方法是及其必要的。以下列出xx公司的前臺接待電話禮儀規(guī)范,以供讀者閱讀參考。xx公司前臺接待電話禮儀規(guī)范執(zhí)行部門檔案編號審批人員批準(zhǔn)日期總則本規(guī)范制定的目的是為了進一步規(guī)范前臺接待的工作標(biāo)準(zhǔn)，從而樹立企業(yè)的良好形象。前臺接待人員在接打電話時，應(yīng)嚴(yán)格遵照本規(guī)范執(zhí)行。接聽電話管理規(guī)范。工作要求事先做好接聽電話準(zhǔn)備，準(zhǔn)備好紙筆，接聽時左手持話筒，右手執(zhí)筆,以便隨時記錄電話內(nèi)容.接聽電話時，應(yīng)坐姿端正，面帶微笑，音量適中,語調(diào)熱情，自然吐字清晰。前臺接待不得使用免提功能。接聽電話須及時，電話鈴響三聲內(nèi)，必須接聽電話，首先問候?qū)Ψ?，然后自報家門。對外線電話應(yīng)說：“您好,這里是xx公司……”，對內(nèi)線說：“您好，前臺……”，因故未能立即接聽電話,應(yīng)首先說：“對不起，讓您久等了”。電話鈴響時，如果正在與其他人交談，應(yīng)向其打招呼后再接聽電話。通話過程中，如果對方的聲音太小聽不清楚，應(yīng)委婉告知對方：“對不起，您的電話聲音有點小?！蓖ㄔ掃^程中，若必須與其他人講話,應(yīng)說：“對不起，請您稍等”，然后手捂話筒，小聲與其他人交談。通話過程中，如發(fā)生掉線等現(xiàn)象,應(yīng)及時回?fù)?。通話過程中,如有其它客人到訪，應(yīng)對其點頭致意，并盡快結(jié)束通話。通話過程中，如因查找資料等原因需要對方的等待時，應(yīng)說“對不起,請您稍等”;使對方等待時間較長時，中途應(yīng)補充說:“很抱歉，麻煩您再等一會兒"，以免對方感受到冷落而掛機;再次通話時，應(yīng)首先向?qū)Ψ奖硎厩敢?“對不起，讓您久等了?！鼻芭_接待人員應(yīng)了解公司內(nèi)部的業(yè)務(wù)分工情況，以便接到咨詢或投訴時,能夠準(zhǔn)確迅速地轉(zhuǎn)接給有關(guān)部門。接到需要轉(zhuǎn)接的電話時，應(yīng)先問清對方身份,然后迅速將電話轉(zhuǎn)接給被找人；被找人不在時，應(yīng)告訴對方說“對不起，xx先生（小姐)暫時不在”，并詢問對方是否稍后再撥或需要代為轉(zhuǎn)告；如對方有信息需要轉(zhuǎn)達時,應(yīng)認(rèn)真做好記錄,必要時應(yīng)復(fù)誦一遍,得到對方認(rèn)可后及時轉(zhuǎn)達.告知對方被找人員臨時不在的原因時，應(yīng)注意講話的技巧和分寸，補課過于直白的告訴對方“在廁所”或“不愿意接”，避免失禮.前臺接待不得隨意泄露公司領(lǐng)導(dǎo)或同事的聯(lián)系方式等。若對方索要，應(yīng)委婉拒絕。接到要求轉(zhuǎn)接公司領(lǐng)導(dǎo)的電話時，必須先將電話轉(zhuǎn)給領(lǐng)導(dǎo)的秘書或助理，不得泄露領(lǐng)導(dǎo)的信息。領(lǐng)導(dǎo)不便接聽或拒絕接聽來電時，應(yīng)用委婉拒絕對方，避免對方難堪。接到打錯的電話時，切忌態(tài)度粗暴,應(yīng)說：“對不起，您打錯電話了，這里是xx公司?！苯拥酵对V電話，對方情緒比較激動時，應(yīng)耐心傾聽，適當(dāng)安撫對方，并立即將電話轉(zhuǎn)降至有處理經(jīng)驗的客服部門。通話結(jié)束后，應(yīng)在對方掛斷電話后將話筒輕輕放下。撥打電話管理規(guī)范撥打電話前，應(yīng)將所要講述的事情分條排序列出，避免啰嗦和遺漏；并將可能用到的資料放于手邊，避免臨時查找而耽誤時間。撥打電話前，應(yīng)確認(rèn)所要撥打的電話號碼是否正確。避免撥錯,如發(fā)現(xiàn)撥錯號碼時,應(yīng)誠懇地向?qū)Ψ降狼?切忌一言不發(fā)即掛斷電話，更不可嘟囔牢騷話。撥打電話前,還學(xué)考慮打電話的時間是否適宜，盡量避免選擇休息,用餐時間或其他不合時宜的時間撥打電話，電話接通后，應(yīng)首先自我介紹，然后在確認(rèn)對方身份,需要對方幫助找人或代轉(zhuǎn)時，應(yīng)真誠地表示感謝。通話時，語言應(yīng)盡量簡潔,遵循“3分鐘原則"，長話短說，節(jié)約通話時間。通話結(jié)束后，應(yīng)在對方掛斷電話后將話筒輕輕放下.接打電話常用規(guī)范用語您好！這里是XX公司,請問有什么能幫您?請問您找哪位?我就是，請問您是哪一位?……請講。不用謝，這是我們應(yīng)該做的。對不起，請稍等。XXX不在，我可以替您轉(zhuǎn)告嗎?對不起，XXX不在，請您稍后再來電話好嗎?我再重復(fù)一遍，您看對不對？您打錯了,這里是XXX公司……沒關(guān)系。您好！請問您是XXX單位嗎?我是XXX公司XXX部XXX，請問怎樣稱呼您？勞駕您幫我找一下XXX同志，謝謝。麻煩您幫我轉(zhuǎn)告……謝謝。對不起,我打錯電話了.對不起,請留下您的聯(lián)系電話，我們會盡快給您答復(fù)好嗎？好的,再見。附則本規(guī)范的最終解釋權(quán)歸行政部所有。本規(guī)范自頒布起實行。前臺接待管理流程訪客接待流程在有客人來訪時，前臺接待人員可參照按照以下流程進行：有客來訪時，前臺接待人員應(yīng)主動起身問好。問清來意后向被訪部門確定來訪者身份.登記來訪者信息并引領(lǐng)會見。被訪者臨時無法接見客人時應(yīng)引領(lǐng)來訪者到會客區(qū)等待?？腿吮硎居惺乱x開時，應(yīng)請其留言以便轉(zhuǎn)告.XX公司前臺接待管理流程執(zhí)行部門檔案編號審批人員批準(zhǔn)日期訪客前臺被訪部門來訪等待主動起身問好詢問來意引領(lǐng)會見記錄留言離開確認(rèn)身份處理來訪事宜結(jié)束否是結(jié)束來訪登記是否來電處理流程當(dāng)有電話打進來時，前臺接待人員可參照以下流程接聽:電話鈴聲響三次時及時接聽,注意使用禮貌用語.問清來電意圖,迅速幫其轉(zhuǎn)接。被找人員臨時不在時，可請其留言,并認(rèn)真記錄。按照規(guī)定歸檔保存電話記錄。XX公司來電前臺處理流程執(zhí)行部門檔案編號審批人員批準(zhǔn)日期年月日前臺記錄留言及時轉(zhuǎn)接詢問事由及時接聽來電歸檔電話記錄前臺接待管理表格前臺人員在進行接待管理時運用的表格較少，但在函件登記，簽收，來訪電話時還是要做好登記，并要求登記準(zhǔn)確無誤,以便查閱，下面列出的表格可在工作中選擇運用。來訪登記來訪登記表填制部門檔案編號填表日期：年月日姓名單位原因事由被訪人是否預(yù)約時間備注姓名部門到達離開1234…編制：審核函件簽收登記表函件簽收登記表填制部門檔案編號日期編號來件單位密級接受部門簽收人(簽字）備注說明編制:審核:函件寄送登記表函件寄送登記表填制部門檔案編號編號：日期編號來件單位密級寄送方式送達單位寄送人（簽字)編制：審核：來電記錄表來電記錄表填制部門檔案編號填表日期：年月日來件單位/人原因事由聯(lián)系方式被訪部門/人備注說明123…編制：審核：員工外出登記表員工外出登記表填制部門檔案編號日期部門姓名外出原因批準(zhǔn)人外出時間返回時間備注說明特別提示前臺接待人員儀容儀表的一般要求如下：儀容儀表整潔，穿著職業(yè)裝,切記過于華麗。佩戴簡潔樣式的飾品，整體搭配協(xié)調(diào)，切記佩戴數(shù)量過多.使用香水味道切忌過于濃烈。切忌佩戴有色眼睛。男士西服合體，西褲的長度以正好觸及鞋面為宜。男士最好穿黑色或深棕的皮鞋，并保持鞋子清潔.日常接待管理日常接待是在前臺接待的基礎(chǔ)上，對企業(yè)接待工作的進一步深化和細(xì)化，日常接待的實施者也從行政部延伸至企業(yè)內(nèi)部的各個部門。本屆根據(jù)多數(shù)企業(yè)日常接待的實際情況，重點介紹了客戶接待和參觀接待兩個方面的內(nèi)容，以制度例文的方式闡述了日常接待過程中客戶接待的程序和注意事項,參觀接待的管理辦法以及接待費用的支出控制辦法，并提供了簡單明了的流程圖和實用的工具表單。日常接待管理制度日常接待管理制度主要包括客戶接待管理辦法和參觀接待管理辦法兩方面。客戶接待管理辦法以下列出XXX公司的客戶接待管理辦法，以供讀者閱讀參考。XX公司客戶接待管理辦法執(zhí)行部門檔案編號審批人員批準(zhǔn)日期第一章總則第一條本制度制定的目的是為了使公司的日常接待工作有所遵循，實現(xiàn)日常接待工作的規(guī)范化管理，從而樹立企業(yè)良好的形象.本制度使用于本公司所有的客戶接待工作?？蛻艚哟氊?zé)公司各部門負(fù)責(zé)本部門職權(quán)范圍內(nèi)的客戶接待工作。公司行政部為各部門的接待工作提供必要的配合支持。客戶接待的原則注重禮節(jié)，誠懇熱情。同等對待，規(guī)格對等。對口接待,控制費用.第五條接待的規(guī)格根據(jù)客戶身份，確定相應(yīng)的接待規(guī)格，避免規(guī)格過高或過低，接待的規(guī)格分為以下三種:高格接待，主指要陪同人員比來賓的職位要高的接待，如上級領(lǐng)導(dǎo)派工作人員來了解情況,傳達意見，或者兄弟企業(yè)派人來商議重要事情等，需采取高格接待。低格接待,指只要陪同人員比客人的職位要低的接待,如上級領(lǐng)導(dǎo)或主管部門領(lǐng)導(dǎo)到基層視察，宣采取低格接待。對等接待，指主要要陪同人員與客人的職位同等的接待,這也是最常用的接待規(guī)格.接待人員要求與接待場所管理客戶接待人員需求接待人員應(yīng)明確掌握公司的基本情況.接待人員應(yīng)對來訪事項所涉及的公司業(yè)務(wù)有較深入的了解。接待人員須具備良好的應(yīng)變能力以及語言表達能力。接待人員應(yīng)穿著大方整潔,熱情周到，舉止文明，有耐心。客戶接待場所管理公司設(shè)置休閑廳和洽談室作為日常接待的專用場所。必須保持接待場所整潔，茶葉，一次性水杯等常用物品需拜訪在固定區(qū)域并隨時注意添加。因特殊情況需使用專用場所外的接待場地時，需事先征得行政部同意，并經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)?？蛻艚哟绦蚣靶枨蟾鶕?jù)預(yù)約情況將來訪客戶劃分為客戶與預(yù)約客戶兩類。預(yù)約客戶接待接到客戶來訪預(yù)約后，應(yīng)發(fā)放客戶接待通知,及時通知前臺接待人員與相關(guān)業(yè)務(wù)部門，做好接待的準(zhǔn)備工作.明確接待場地，餐飲住宿,交通車輛,返程票預(yù)訂等相關(guān)事宜，確定接待人員和業(yè)務(wù)洽談人員，準(zhǔn)備好所需的業(yè)務(wù)資料。對于非本地的客戶，應(yīng)安排接站，或到公司門口迎接.對于本地客戶,應(yīng)道公司門口迎接?？蛻舻竭_后，將其引領(lǐng)至事先安排的接待場所，按照既定的接待規(guī)格實施接待.在接待過程中,應(yīng)注意避免影響正常的生產(chǎn)經(jīng)營秩序，并注意保守公司秘密?？蛻粼L問結(jié)束離開時。應(yīng)安排人員到站臺或公司門口送客。預(yù)計客人到達的時間,詢問客人的到達情況。接待工作結(jié)束后，整理相關(guān)票據(jù),統(tǒng)計，報銷接待費用。編制《閱讀接待情況匯總分析表》存檔保管。未預(yù)約客戶接待客人到訪后,前臺接待人員應(yīng)熱情接待，并問清客人來訪目的，填寫《客戶來訪接待記錄表》。立即電話通知有關(guān)部門，準(zhǔn)備接待的相關(guān)事宜。明確接待規(guī)格，選擇陪同人員和業(yè)務(wù)洽談人員.其他接待過程與預(yù)約客戶的接待辦法相同.其他注意事項相關(guān)部門需要主動邀請對方來訪時，應(yīng)填寫《接待申請表》，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后,向?qū)Ψ桨l(fā)出正式邀請。有預(yù)約來訪時，應(yīng)事先掌握來訪時間,來訪內(nèi)容,帶隊領(lǐng)導(dǎo)的姓名，職務(wù)等詳細(xì)信息，根據(jù)實際情況妥善進行安排，做好各項準(zhǔn)備工作。按接待準(zhǔn)備的內(nèi)容應(yīng)包括:準(zhǔn)備來賓用車與住宿.組織安排主接待人際陪同人員。組織安排接送人員。準(zhǔn)備接待物品。宴請準(zhǔn)備.準(zhǔn)備來賓在公司參觀的相關(guān)事宜。安排安全保衛(wèi)工作。預(yù)訂安排來賓機票，車票等。接待過程中,接待人員須嚴(yán)格遵守公司的禮儀行為規(guī)范。對于要求會見公司領(lǐng)導(dǎo)的客人，應(yīng)先問清客人姓名，單位來訪意圖,向公司領(lǐng)導(dǎo)請示后再作安排。在與客人洽談過程中，如果遇到超出自身權(quán)限范圍的事項，須及時向上請示。在辦公室接待客人過程中需要離開時，應(yīng)將文件、資料及其他貴重物品收好，以免泄露或丟失。需要為客人安排用餐或住宿等時，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定認(rèn)真落實，確保另客人滿意。提前到達迎賓地點眷僕客人,切忌讓客人等待.根據(jù)具體情況安排合適的接待人員，一般情況下，接待人員要和主要來客的神身份對等，或者與對方有相似的知足范圍，以能讓客人感覺到接待方對他的尊敬，友好和重視為宜。如果到車站，機場等場所迎接來客，需要使用接站牌或歡迎條語時,應(yīng)注意牌子,條語的端正整潔，字跡要清晰，切忌錯字，缺字現(xiàn)象,且不可使用白紙黑字的牌子或條語。掌握客人來訪意圖,有針對性的做好所需資料，文件等相關(guān)事宜的準(zhǔn)備工作。仔細(xì)研究客戶資料，詳細(xì)了解來訪者的民族及興趣喜好等，根據(jù)客人需要或風(fēng)俗習(xí)慣安排活動內(nèi)容及餐飲等相關(guān)事宜。公司內(nèi)的警示標(biāo)志應(yīng)保持清晰醒目。提前實地考察安排的住宿地點，關(guān)注房間的設(shè)施、周圍環(huán)境,安全等細(xì)節(jié)?？腿说焦镜霓k公區(qū)域參觀時，工作人員須集中精力做事，切忌東張西望,客人有與工作人員進行交流的意圖時,工作人員應(yīng)起身問好?；顒咏Y(jié)束來賓離開時，應(yīng)提醒或幫助其檢查是否遺忘物品。在門口,電梯口或汽車旁與客人告別時，要與客人熱情握手，目送客人上車或離開并握手致意，等客人遠去后再返回，送別重要客人時應(yīng)送到機場或車站。嚴(yán)格遵循公司的接待標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁以接待為由超標(biāo)小費,特殊情況須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。原則上，接待人員不得中途離開,特殊情況，可委婉地向客人說明情況并請其；諒解。與客人接洽過程中須注意遵守公司的保密制度，嚴(yán)防公司機密外泄。接待過程中,不得收受客人禮物紅包,確實無法拒絕時，應(yīng)上交公司,由行政部妥善處理.行政部須負(fù)責(zé)將所有來訪客戶的聯(lián)系方式，需求情況等相關(guān)資料及接待情況進行記錄,并整理成冊,妥善保管。前臺接待人員應(yīng)根據(jù)經(jīng)驗初步甄別,判斷來訪者身份，對推銷人員或其他閑雜人等應(yīng)婉言謝絕其入內(nèi)。接待工作結(jié)束后，需及時通知相關(guān)部門清潔接待場所.第五章附則本辦法的最終解釋權(quán)歸公司行政部所有。本辦法自發(fā)布起實行。參觀接待管理辦法以下列出XX公司的參觀接待管理辦法，以供讀者閱讀參考。 XX公司參觀接待管理辦法執(zhí)行部門檔案編號審批人員批準(zhǔn)日期總則本辦法制定的目的是為了規(guī)范各種參觀接待活動，從而展示企業(yè)良好的形象。本辦法適用于公司所有的參觀接待工作。參觀接待的原則.注重禮節(jié)，熱情周到.對口接待，控制費用。路線合理，安排有序.參觀接待細(xì)則參觀的種類團體參觀：學(xué)?；蛏鐣F體約定到公司參觀.貴賓參觀：行政主管部門，社會知名人士，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)等到公司參觀.普通參觀：一般客戶或相關(guān)業(yè)務(wù)人員來公司參觀。臨時參觀：因業(yè)務(wù)需要臨時決定來公司參觀。參觀接待方式團體參觀：由行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門,確定陪同人員，并在會議室,會客宣備好茶水招待。貴賓參觀：由公司高層管理人員陪同，按照相應(yīng)的接待規(guī)格，備好咖啡，糕點，冷飲，煙茶等招待。參觀申請與許可欲參觀公司者，必須事先與行政辦公室聯(lián)系，提出正式申請，填寫《參觀申請表》,交相關(guān)部門審批.相關(guān)部門批準(zhǔn)后，由行政辦公室負(fù)責(zé)安排參觀路線等接待事宜。確定好參觀路線等事項后，交公司總經(jīng)理審批。參觀通知團體參觀和貴賓參觀：參觀申請經(jīng)公司批準(zhǔn)后，在參觀前三天行政辦公宣須向各相關(guān)部門發(fā)送參觀通知單,請各部門做好相關(guān)準(zhǔn)備，臨時參觀須先電話通知后,再補填通知單。普通參觀：需在參觀前一天將參觀通知單送達相關(guān)部門，參觀范圍涉及兩個部門以上的，視為團體參觀.臨時參觀：須在參觀前一個小時電話通知各相關(guān)部門，如參觀范圍涉及兩個部門以上的,應(yīng)同其協(xié)調(diào)辦理。參觀管理規(guī)定任何人欲參觀公司，必須事先得到允許,并嚴(yán)格遵守公司管理規(guī)定，否則一律不得入內(nèi)。參觀安排不得影響公司的正常生產(chǎn)經(jīng)營秩序。原則上，禁止參觀者在作業(yè)現(xiàn)場拍照,參觀者有拍照要求時,必須向行政副總請示.獲準(zhǔn)拍照時,應(yīng)由公司指定專人對所需部分進行拍照，并以公文形式將照片寄給參觀者。未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得擅自更改已批準(zhǔn)的參觀路線。接待人員必須保守公司秘密，不得讓客人隨意查閱資料和超規(guī)定范圍參觀.如客人提出超范圍要求，接待人員應(yīng)婉言謝絕，特殊情況，須向行政副總請示.如果先客人違反公司規(guī)定，應(yīng)禮貌制止,并妥善處理，同時及時向行政副總報告。接待過程中應(yīng)確保參觀者的人身安全及物品，在危險區(qū)域應(yīng)采取適當(dāng)措施并設(shè)置醒目的警示標(biāo)志。參觀結(jié)束后，應(yīng)請參觀者填寫《參觀意見表》,作為總結(jié)經(jīng)驗，改進日后工作的有效依據(jù)。第三章附則本辦法如有未盡事宜需隨時修改。經(jīng)公司核準(zhǔn),本辦法自公布其施行.接待費用管理制度以下列出XX公司的接待費用管理制度,以供讀者閱讀參考。XX公司接待費用管理制度執(zhí)行部門檔案編號審批人員批準(zhǔn)日期總則本制度制定的目的是為了規(guī)范公司接待費用的使用,有效控制費用支出,從而降低公司的經(jīng)營成本。本公司有關(guān)客戶,供應(yīng)商及其他外部關(guān)系者的接待費開支均須嚴(yán)格遵照本制度執(zhí)行.有關(guān)接待費的申請，批準(zhǔn)，記賬，結(jié)算等,均須遵照本制度規(guī)定的手續(xù)進行辦理,如有違反,所有對外接待費用，公司概不負(fù)責(zé)。接待費用管理接待人員應(yīng)事先填寫《接待費用申請單》,報部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可到財務(wù)部報支接待費用。接待費預(yù)算金額在5000元以上的，必須報請董事長進行審批.本制度所指接待費，包括以下各項費用項目：會議費。研討費。招待費。交際費。典禮費.捐贈。接待費用管理規(guī)定各部門的接待費用應(yīng)本著節(jié)約有效的原則進行分別預(yù)算及合理安排。各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)接待費用支出情況的審核供左，支出項目應(yīng)與接待用途及目的保持一致。接待費用超出預(yù)算范圍時,應(yīng)報公司總經(jīng)理進行審批，未經(jīng)審批而擅自做主者,所超出部分的費用公司有權(quán)不予報銷。各級領(lǐng)導(dǎo)必須對每次接待任務(wù)及接待方式進行充分的審核，并給予接待任務(wù)的執(zhí)行者以適當(dāng)?shù)闹甘?在接待任務(wù)完成后的一周內(nèi)，接待費用申請部門須憑相關(guān)的收支憑證到財務(wù)部結(jié)算。無法提供有效票據(jù)或收支憑證的，由個人自理。各部門應(yīng)嚴(yán)格控制接待次數(shù)，原則上每人每月不可超過3次,但不超過200元的開支不在此列。盡量避免同樣內(nèi)用和對象的重復(fù)接待。填寫《接待申請表》時，接待原因接以下類別填寫：招待新交易伙伴關(guān)系戶。慶祝建立合作關(guān)系。銷售收入提高后的致謝.出訪時的請客。來訪時的招待。接納某種建議后的致謝。達到某種目的后的致謝.重要的節(jié)日或慶典。接待當(dāng)次和宴請標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)接待對象，目的及場合，將接待活動分為以下3檔：A檔:適用于極為重要和重大的接待.B檔：適用于較為重要和重大的接待。C檔：只用于普通的接待.接待場所根據(jù)接待當(dāng)次分為以下3類：高檔場所：主要是指高級飯店，餐館等，適用于A檔接待活動，中檔場所：即中高檔餐館,適用于B檔接待活動。抵擋場所：主要指中低檔大眾用餐場所,適用于C檔接待活動.宴請標(biāo)準(zhǔn)宴請外賓標(biāo)準(zhǔn)：公司領(lǐng)導(dǎo)親自宴請，宴請標(biāo)準(zhǔn)為140—150元/人/餐，部門經(jīng)理等中層干部出面宴請，宴請標(biāo)準(zhǔn)為100-110元/人/餐，冷餐,酒會和茶會的費用標(biāo)準(zhǔn)分別為70元/人/餐，60元/人/餐，50元/人/餐各類宴請中酒水，飲料和水果等費用，不得超過其全部費用的1/3.根據(jù)相關(guān)規(guī)定和實際需要嚴(yán)格控制陪餐人數(shù)。宴請內(nèi)賓標(biāo)準(zhǔn)：公司領(lǐng)導(dǎo)親自宴請，宴請標(biāo)準(zhǔn)為100元/人/餐。部門經(jīng)理等中層干部出面宴請，宴請標(biāo)準(zhǔn)為80元/人/餐。部門主管級以下人員出面宴請，宴請標(biāo)準(zhǔn)為50元/人/餐.酒水等費用和陪餐人數(shù)參照外賓宴請標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行.附則經(jīng)總經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)，本制度自頒布之日起開始執(zhí)行，修改時亦同。日常接待管理流程客戶接待管理流程當(dāng)客人來訪時，前臺接待人員可參照以下流程進行接待工作：(1）訪客來訪時,前臺人員應(yīng)主動起身問好并詢問來意。（2）根據(jù)來訪者意圖確定適當(dāng)?shù)慕哟藛T以及接待方式。（3）必要時為客人安排用餐和住宿。(4）接待完畢，禮貌送客。（5）被找人員臨時不在或不便接待的客人,前臺人員可請其留言,或采用委婉的方式拒絕。xx公司客戶接待管理流程執(zhí)行部門檔案編號審批人員批準(zhǔn)日期來訪人員前臺人員被訪人數(shù)提出要求主動起身問好詢問意見問清來意確定接待人員以及接待方式領(lǐng)導(dǎo)接待職能部門接待秘書接待安排用餐、住宿等事宜委婉拒絕禮貌送客參觀接待管理流程前臺接待人員在接待客人參觀時，可參照以下流程進行管理：行政部接到參觀申請后，根據(jù)參觀日的填寫參觀路線等安排.參觀申請須經(jīng)董經(jīng)理批準(zhǔn)后方可實施。如團體參觀和貴賓參觀等重要參觀，須及時通知相關(guān)部門和人員做好接待準(zhǔn)備.普通參觀可按照公司批準(zhǔn)的參觀申請內(nèi)容實施。參觀活動結(jié)束后,應(yīng)收集相關(guān)意見和建議，完成事后總結(jié)。行政部門負(fù)責(zé)整理關(guān)于參觀活動的文檔資料,并妥善保管，作為改進共工作的參考依據(jù).XX公司參觀接待管理流程執(zhí)行部門檔案編號審批人員批準(zhǔn)日期來訪人員前臺人員相關(guān)部門總經(jīng)理提出申請收到申請?zhí)顚懡哟才牌胀▍⒂^重要參觀普通參觀重要參觀通知通知事先準(zhǔn)備接待參觀委婉拒絕禮貌送客事后總結(jié)整理歸檔配合配合審批通過未通過日常接待管理表格前臺接待人員在日常接待接待時，要熟練運用先關(guān)表格，填寫內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，為接待結(jié)束后存檔做好準(zhǔn)備.客戶來訪接待記錄表客戶來訪接待記錄表填制部門檔案編號來訪日期來訪者所屬單位來訪者姓名來訪者職位到訪時間來訪原因被訪部門接見人員備注說明客戶來訪通知單客戶來訪通知單填制部門檔案編號客戶姓名歸屬單位職位/聯(lián)系方式客戶姓名計劃來訪時間來訪人數(shù)預(yù)約時間來訪原因接待申請表接待申請表填制部門檔案編號申請部門申請人姓名接待時間接待對象來訪人數(shù)接待原因接待地點備注說名接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算金額備注說明部門經(jīng)理：總經(jīng)理：接待費用申請單接待費用申請單填制部門檔案編號填制人：填表日期：年月日來賓單位來賓人數(shù)接待日期主賓姓名職位停留時間來訪原因費用預(yù)算餐飲費用合計住宿其他備注說明部門經(jīng)理簽字：總經(jīng)理簽字：月度接待情況匯總分析表月度接待情況匯總分析表填制部門檔案編號部門：日期訪客姓名歸屬單位來訪原因來訪時間處理結(jié)果接待地點接待人員接待費用備注說明餐費住宿其他 匯總情況接待人數(shù)接待費用總額典型接待記錄遺留問題意見和建議制表：審核：卡片告知。把待辦事項寫在一張小卡片上，遞給上司。借助工具。用公司的內(nèi)線電話通知上司。這種方式不用直接面對客人，因而更為委婉且顯得更為職業(yè)化。重要接待管理重要接待是指對企業(yè)的重要客人實行的更高規(guī)格、更為正式和隆重的接待方式,實施重要接待前，必須制訂詳細(xì)的接待計劃,以確保接待工作順利進行。重要接待管理是對日常接待管理的補充和完善,本節(jié)以制度列文的方式介紹了主管部門接待、媒體接待和涉外接待三個方面的內(nèi)容，并將三種接待類型的過程進行概括總結(jié)，畫出了通用的重要接待的流程圖，還提供了一系列接待工作中常用的工具表單。重要接待管理制度根據(jù)大部分企業(yè)的實際狀況，本節(jié)著重介紹要接待管理中管理部門的接待辦法，媒體接待辦法和涉外接待辦法三個方面的內(nèi)容。主管部門接待辦法以下列出XX公司的主管部門接待辦法，以供讀者閱讀參考。XX公司不管部門接待辦法執(zhí)行部門檔案編號審批人員批準(zhǔn)日期總則本辦法制定的目的是為了進一步完善公司的接待制度,規(guī)范主管部門接待的行為和標(biāo)準(zhǔn)，從而建立并維持良好的政企關(guān)系.本辦法只用于公司所有主管部門的接待工作。接待原則：注重禮節(jié)，熱情周到，對等接待。節(jié)約從簡。接待部門公司行政部負(fù)責(zé)總體協(xié)調(diào)主管部門接待活動。公司其他職能部門的主管部門接待活動，由所在部門自行承辦，行政部富足登記備案并給予必要的支持協(xié)助。細(xì)則根據(jù)主管部門級別派遣適當(dāng)級別的陪同人員：主管部門局長以上客人來訪，原則上應(yīng)由公司總經(jīng)理作陪，總經(jīng)理辦公室,行政等部門領(lǐng)導(dǎo)以及對口工作人員由行政部容易安排陪同。主管部門副局長級、固有企業(yè)負(fù)責(zé)人等客人來訪，應(yīng)由公司副總經(jīng)理作陪,總經(jīng)理應(yīng)安排時間會談，其他對口部門工作人員同時作陪.主管部門其他級別客人來訪，應(yīng)按其級別派遣相應(yīng)界別的管理人員及對口工作人員陪同。接待費用接待對象為局長以上客人,原則上人均120元以內(nèi)，人均酒水控制在標(biāo)準(zhǔn)的40%以內(nèi)為計。接待對象為副局長，國有企業(yè)負(fù)責(zé)人的，原則上人居100元以內(nèi),人均酒水控制在標(biāo)準(zhǔn)的30％以內(nèi)為計。其他接待對象原則上人均60元以內(nèi),人均酒水控制在20%以內(nèi)另計。接待細(xì)則主管部門到訪前，行政部應(yīng)發(fā)出到訪公告,通知相關(guān)部門做好接待準(zhǔn)備.食宿安排應(yīng)本著節(jié)約從簡原則，嚴(yán)謹(jǐn)鋪張浪費，毀壞公司形象。參觀范圍應(yīng)以與主管部門對口的部門為主，必要時可做相應(yīng)的擴大。事先做好先關(guān)準(zhǔn)備工作,避免因主管部門到訪而影響正常的生產(chǎn)秩序，同時注意防范臨時狀況的發(fā)生而擾亂接待計劃。安排組織會談，認(rèn)真聽取主管部門對公司的建議.加強安保措施，確保主管部門領(lǐng)導(dǎo)的人身安全。事后進行工作總結(jié)，統(tǒng)計接待費用，制訂工作政透播施并組織實施。附則本辦法的最終解釋權(quán)歸公司行政部所有.本辦法自發(fā)布起實行媒體接待辦法以下列出XX公司的媒體接待辦法，以供讀者閱讀參考。XX公司媒體接待辦法執(zhí)行部門檔案編號審批人員批準(zhǔn)日期總則本辦法制定的目的是為了規(guī)范公司的媒體接待工作標(biāo)準(zhǔn),從而維護企業(yè)形象.本辦法中的指媒體包括：報紙，雜志，電視，廣播，網(wǎng)站等,本辦法適用于公司對上述各種媒體的接待工作。原則上，行政部負(fù)責(zé)具體的媒體接待工作，其他各部門給予積極的支持及協(xié)助.接待原則注重禮節(jié)，熱情周到。公正公開,城市守信。實事求是，嚴(yán)守機密。媒體接待管理規(guī)定除以下人員外,其他任何人不得擅自接受媒體采訪：總經(jīng)理。副總經(jīng)理。各職能中心總監(jiān)。企劃部經(jīng)理.銷售總監(jiān)。行政部經(jīng)理。媒體接待采訪的主要溝通內(nèi)容:公司的發(fā)展戰(zhàn)略,發(fā)展方向，發(fā)展目標(biāo)，發(fā)展規(guī)劃以及經(jīng)營方針等.公司已公開披露的經(jīng)營管理信息及相應(yīng)的說明，包括生產(chǎn)經(jīng)營狀況，財務(wù)狀況，新產(chǎn)品或新技術(shù)的研發(fā)等.公司已公開披露的重大事件及相應(yīng)的說明，包括公司的重大投資，資產(chǎn)重組，重大訴訟或仲裁，管理層變動及股東變化等.企業(yè)文化建設(shè)方面的內(nèi)容。其他依法可以披露的相關(guān)信息內(nèi)容及已公開披露的信息內(nèi)容.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)接受采訪的,應(yīng)事先經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)明確采訪內(nèi)容。新聞媒體來訪，應(yīng)事先聯(lián)系行政部門預(yù)約,并提供書面形式的采訪提綱。根據(jù)媒體的采訪內(nèi)容安排相應(yīng)的接待人員，并認(rèn)真做好媒體采訪記錄。需安排攝影,攝像的，應(yīng)提前與攝像人員進行協(xié)調(diào)溝通，明確告知預(yù)期效果,并請準(zhǔn)備好所需器材。公司全體員工應(yīng)強化主人翁意識,堅持真實正面的宣傳原則，保持口徑一致，驗收公司機密,恪守職業(yè)道德，樹立企業(yè)良好的形象。被采訪者對采訪中所需提供的相關(guān)數(shù)據(jù),材料等應(yīng)事先認(rèn)真核實，并報行政部進行審定，對于采訪中的敏感問題切記擅自作答，應(yīng)先向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示后再做決定。公司相關(guān)人員應(yīng)密切關(guān)注媒體，對刊登的公司的負(fù)面報道，應(yīng)及時采取有效解決措施,調(diào)查時間真相，以防事態(tài)擴大。公司全體員工對采訪的記者均應(yīng)禮貌對待，切記推脫或無禮行為。新聞稿件管理公司可根據(jù)實際需要，選擇適當(dāng)?shù)膶嶋H和新聞媒體發(fā)布信息，但對于重大的，尚未公開的信息,應(yīng)避免通過媒體報道的形式披露。公司可邀請相關(guān)媒體參加公司股東大會或其他重大事件,以和媒體建立密切的關(guān)系，但其報道不得先于公司信息披露指定媒體的報道時間。發(fā)現(xiàn)媒體的報道與公司的實際信息不一致或可能對公眾產(chǎn)生誤導(dǎo)時，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)做詳細(xì)的匯報并與相關(guān)媒體進行溝通協(xié)商,力求更正。行政部應(yīng)對媒體稿件中涉及的相關(guān)數(shù)據(jù)，材料等進行認(rèn)真仔細(xì)的核實，并報總經(jīng)理審定。新聞媒體發(fā)稿前，必須將稿件交由被采訪部門審核并簽字認(rèn)可.公司指明行政部或其他人員采寫的新聞稿，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可傳給媒體。附則第二十一條本辦法的最終解釋權(quán)歸行政部所有,經(jīng)總經(jīng)理辦公室會議通過頌行。涉外接待辦法以下列出XX公司的涉外接待辦法，以供讀者閱讀參考。XX公司涉外接待辦法執(zhí)行部門檔案編號審批人員批準(zhǔn)日期總則本辦法制定的目的是為了規(guī)范公司的涉外接待工作，提高涉外接待水平，從而樹立企業(yè)良好的形象.本辦法適用于公司所有的涉外接待工作。接待職責(zé)原則上,涉外接待須由公司總經(jīng)理或其他高級管理人員親自接待。具體接待事宜由行政部配合相關(guān)部門驚醒協(xié)調(diào)安排。涉外接待的原則認(rèn)真負(fù)責(zé)，熱情周到.不卑不亢，言行得體。嚴(yán)守機密，節(jié)約費用.細(xì)則接待準(zhǔn)備掌握外賓得基本情況及抵達的日期,地點等相關(guān)信息。準(zhǔn)備有關(guān)儀式的講話稿以及會談,簽約的相關(guān)文字資料。安排參觀，考察的地點和路線。安排交通車料以及陪同人員。詳細(xì)的日程安排.明確宴請標(biāo)準(zhǔn)與席位安排。安排必要的文娛活動。準(zhǔn)備互贈紀(jì)念品。會見和宴請禮節(jié)性回見的時間一般為30分鐘左右為宜。會見地點應(yīng)選擇在會議室或會客室，會見場所內(nèi)應(yīng)有雙語對照的歡迎標(biāo)牌或橫幅.宴請應(yīng)根據(jù)具體情況，分別采用宴會，茶會，工作餐等形式，在事先安排好的涉外飯店或賓館內(nèi)進行，時間一般不宜超過90分鐘。宴請時陪同人數(shù)應(yīng)少于外方。外事接待細(xì)則涉外接待工作直接受總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，一切事宜均須事先向總經(jīng)理請示.外事接待過程中,應(yīng)尊重來賓的生活習(xí)慣，切記將中國的習(xí)慣以及觀念強加給來賓。接待人員須嚴(yán)守公司機密。根據(jù)來訪者意圖準(zhǔn)備相應(yīng)的外文版中字資樣，并在公司內(nèi)設(shè)置西藥的外文版警示標(biāo)志，必要時可懸掛兩國國旗。陪同參觀人員數(shù)量不宜過多,原則上，陪同人員不得中途離開或中途更換。外賓接待標(biāo)準(zhǔn)按照內(nèi)賓相當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)接待，特殊情況須由公司總經(jīng)理核準(zhǔn)。贈送紀(jì)念品應(yīng)本著合理節(jié)約的原則，依據(jù)對方國家的風(fēng)俗習(xí)慣選擇既有紀(jì)念意義，又有地方特色，適宜對外宣傳，便于攜帶的物品，切忌盲目選擇貴重的物品.加強接待過程中的安全保衛(wèi)工作,確保外賓的安全。附則本辦法的最終解釋權(quán)歸行政部所有。重要接待管理流程在重要客人來訪時，行政接待人員就要啟用重要接待管理，并要嚴(yán)格按企業(yè)規(guī)定的流程辦理,防止因工作上的疏忽給企業(yè)造成的損失。由重要客人來訪時，相關(guān)部門應(yīng)填寫貴賓接待申請，由總經(jīng)理審批。審批通過后交行政部，由行政部負(fù)責(zé)制訂詳細(xì)的接待計劃。接待計劃需要由接待相關(guān)部門審核。行政部負(fù)責(zé)接待計劃的落實與實施,相關(guān)部門應(yīng)給與必要的支持與配合。行政部總結(jié)匯報接待情況。下面所列的是XX公司重要接待管理流程，以供讀者參考。XX公司重要接待管理流程執(zhí)行部門