行政采購(gòu)管理制度及流程

第7頁(yè)共7頁(yè)行政采購(gòu)管理制度目錄TOC\o"1-2"\h\z\u一、總則 2二、適用范圍 2三、職責(zé) 2四、工作程序 3（一）、供方的選擇 3（二）、合格供方的控制 3五、采購(gòu) 3（一）采購(gòu)物資綜述 3（二）采購(gòu)物資的撤銷 4（三）采購(gòu)事宜處理期限 4（四）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià) 5六、到貨物資檢驗(yàn)結(jié)果的處理 5七、領(lǐng)用物資管理辦法 5八、整理付款 6九、庫(kù)房管理制度 6十、物品采購(gòu)、領(lǐng)用流程圖 7起草人審核人批準(zhǔn)人部門職務(wù)姓名簽名日期頒發(fā)部門/報(bào)告部門執(zhí)行日期/報(bào)告日期一、總則為加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理，提高采購(gòu)工作的效率，嚴(yán)正采購(gòu)工作流程，特制定本制度。行政類采購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開(kāi)展采購(gòu)工作。副總經(jīng)理對(duì)采購(gòu)人員及庫(kù)管員進(jìn)行統(tǒng)一考核和管理。二、適用范圍本制度適用于武漢中有藥業(yè)有限公司人事行政部采購(gòu)及與采購(gòu)相關(guān)的所有事宜。三、職責(zé)1.人事行政部采購(gòu)人員負(fù)責(zé)行政辦公用品采購(gòu)的控制，并組織相關(guān)部門對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià)。2.其他部門負(fù)責(zé)提供其部門月度所需辦公用品的分類別采購(gòu)清單，如個(gè)別用品有特殊要求，須在備注里注明。交部門負(fù)責(zé)人簽批的采購(gòu)清單到人事行政部登記存檔，由人行部匯總采購(gòu)清單進(jìn)行月度統(tǒng)一采購(gòu)。3.總經(jīng)理及副總經(jīng)理審核并簽批人事行政部匯總的采購(gòu)清單。（四）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)1.采購(gòu)人員接獲采購(gòu)單匯總后應(yīng)依采購(gòu)物資的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)以電話詢價(jià)之外，另需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。采購(gòu)人員要嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，大件采購(gòu)在訂貨、采購(gòu)工作中實(shí)行“貨比三家”的原則，詢價(jià)后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)供應(yīng)商，不得私自訂購(gòu)和盲目進(jìn)貨。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后服務(wù)好的前提下，選購(gòu)低價(jià)物資，做到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。同時(shí)要實(shí)行跟蹤辦事負(fù)責(zé)到底的責(zé)任制，不得無(wú)故積壓或拖延辦理有關(guān)采購(gòu)方面的工作。2.若供方報(bào)審的規(guī)格與采購(gòu)材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采?gòu)人員應(yīng)在“采購(gòu)單”上予以說(shuō)明，經(jīng)人行經(jīng)理核發(fā)后，告知使用部門或采購(gòu)部門簽批后方可通知供貨方進(jìn)行供貨。3.對(duì)于供貨方的報(bào)價(jià)有疑問(wèn)時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價(jià)。4.人事行政部接到采購(gòu)部門以電話聯(lián)絡(luò)方式的緊急采購(gòu)物資，人事行政經(jīng)理應(yīng)立即指定采購(gòu)人員先行詢價(jià)、議價(jià)，待接到采購(gòu)部門采購(gòu)清單后，按一般采購(gòu)程序優(yōu)先辦理。六、到貨物資檢驗(yàn)結(jié)果的處理1.審核合格的物資，審核人員應(yīng)將物資入庫(kù)定位。2.不符合審核標(biāo)準(zhǔn)的物資，審核人員應(yīng)告知供貨方不良原因，經(jīng)使用部門經(jīng)理（或使用人員）核實(shí)后，再辦理退貨，如特殊采購(gòu)時(shí)則應(yīng)據(jù)需要審核入庫(kù)。七、領(lǐng)用物資管理辦法1.物資采購(gòu)入庫(kù)后，申購(gòu)部門應(yīng)填寫其全部采購(gòu)物品領(lǐng)用清單，并由領(lǐng)出人簽字，攜出其部門所采購(gòu)物品。2.領(lǐng)用工具類材料時(shí)，領(lǐng)用人應(yīng)到倉(cāng)庫(kù)辦理借用手續(xù)。3.使用部門對(duì)于領(lǐng)用的物資，在使用時(shí)如遇有物品質(zhì)量異常，物資變更或用余時(shí)，使用部門應(yīng)將用余物資繳回人事行政倉(cāng)庫(kù)。4.物品質(zhì)量異常欲退回時(shí)，應(yīng)先向人事行政部說(shuō)明質(zhì)量問(wèn)題原因，經(jīng)人事行政部審核后，確有質(zhì)量問(wèn)題的，再將物品繳回人事行政倉(cāng)庫(kù)。5.對(duì)于退回的物品，人行倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)檢查核實(shí)退回原因的具體情況，研判處理對(duì)策，如原因系由于供應(yīng)商造成，采購(gòu)員應(yīng)立即協(xié)調(diào)供應(yīng)商處理（換貨或退貨）。八、整理付款1.人事行政部應(yīng)依據(jù)實(shí)際請(qǐng)購(gòu)單及實(shí)際到貨數(shù)量并有供貨方提供總的正規(guī)發(fā)票進(jìn)行月度結(jié)賬付款。2.不在實(shí)際到貨范圍的物資財(cái)務(wù)部應(yīng)依據(jù)具體審核到貨物資清單付款。九、庫(kù)房管理制度1．庫(kù)房由專人管理，各種貨物登記，做到帳物相符，非庫(kù)房管理人員不得私自進(jìn)入庫(kù)房，拒絕任何人在庫(kù)房逗留。2．保持庫(kù)房的整潔、有序。庫(kù)區(qū)禁止吸煙，杜絕煙火隱患，如有違反罰款100元。3．所有貨物依據(jù)實(shí)際，合理存放。4．任何出入庫(kù)物品都要按規(guī)定履行手續(xù)，見(jiàn)單發(fā)貨，領(lǐng)用登記。5．保證貨物完整出庫(kù)，保證貨物和備品的及時(shí)、準(zhǔn)確出庫(kù)。6．庫(kù)管員每月月底對(duì)庫(kù)房進(jìn)行盤點(diǎn)。7．違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款20-200元。十、物品采購(gòu)、領(lǐng)用流程圖◆物品采購(gòu)流程：填寫《物品申購(gòu)單》確認(rèn)申購(gòu)數(shù)量并簽批填寫《物品申購(gòu)單》確認(rèn)申購(gòu)數(shù)量并簽批主管領(lǐng)導(dǎo)部門負(fù)責(zé)人需求部門主管領(lǐng)導(dǎo)部門負(fù)責(zé)人需求部門確定購(gòu)買單位及價(jià)格簽批簽批確定購(gòu)買單位及價(jià)格簽批簽批購(gòu)買人出車流程行政部購(gòu)買人出車流程行政部采購(gòu)行政二人購(gòu)買委派購(gòu)買人采購(gòu)行政二人購(gòu)買委派購(gòu)買人驗(yàn)收入庫(kù)填寫報(bào)銷單驗(yàn)收入庫(kù)填寫報(bào)銷單財(cái)務(wù)申報(bào)流程購(gòu)買人財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)