中心校小會(huì)議室管理制度

中心校小會(huì)議室管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為確保中心校小會(huì)議室（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“會(huì)議室”）的高效運(yùn)行，規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議質(zhì)量，保障會(huì)議安全，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校的管理規(guī)定，特制定本管理制度。

二、適用范圍

本管理制度適用于在會(huì)議室召開(kāi)的一切校內(nèi)會(huì)議，包括但不限于教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等各類(lèi)會(huì)議。

三、基本原則

1.統(tǒng)一管理：會(huì)議室實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議資源合理分配。

2.優(yōu)先保障：對(duì)于重要會(huì)議和緊急會(huì)議，會(huì)議室予以?xún)?yōu)先保障。

3.高效利用：提高會(huì)議室使用效率，減少閑置時(shí)間，降低會(huì)議成本。

4.安全環(huán)保：確保會(huì)議室設(shè)施設(shè)備安全運(yùn)行，營(yíng)造良好的會(huì)議環(huán)境。

四、會(huì)議分類(lèi)

1.教學(xué)科研會(huì)議：包括但不限于課程建設(shè)、教學(xué)改革、科研項(xiàng)目、學(xué)術(shù)交流等。

2.管理服務(wù)會(huì)議：包括但不限于學(xué)校行政、人事、財(cái)務(wù)、后勤等管理工作會(huì)議。

3.黨團(tuán)活動(dòng)會(huì)議：包括黨內(nèi)會(huì)議、團(tuán)內(nèi)會(huì)議、黨團(tuán)共建活動(dòng)等。

4.其他會(huì)議：除上述三類(lèi)會(huì)議外的其他各類(lèi)會(huì)議。

五、組織機(jī)構(gòu)

1.會(huì)議室管理部門(mén)：負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、維護(hù)、預(yù)訂、協(xié)調(diào)等工作。

2.會(huì)議組織部門(mén)：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織、實(shí)施、總結(jié)等工作。

3.相關(guān)部門(mén)：協(xié)助會(huì)議室管理部門(mén)和會(huì)議組織部門(mén)，共同保障會(huì)議的順利進(jìn)行。

六、責(zé)任與義務(wù)

1.會(huì)議室管理部門(mén)：嚴(yán)格按照本管理制度，做好會(huì)議室的管理工作。

2.會(huì)議組織部門(mén)：遵守會(huì)議管理制度，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

3.參會(huì)人員：遵守會(huì)議紀(jì)律，愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，保持會(huì)議環(huán)境整潔。

4.相關(guān)部門(mén)：積極配合會(huì)議室管理部門(mén)和會(huì)議組織部門(mén)，共同保障會(huì)議的順利進(jìn)行。

七、管理與監(jiān)督

1.定期檢查：會(huì)議室管理部門(mén)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.投訴處理：設(shè)立投訴舉報(bào)渠道，對(duì)于違反會(huì)議管理制度的行為，一經(jīng)查實(shí)，嚴(yán)肅處理。

3.意見(jiàn)反饋：鼓勵(lì)參會(huì)人員提出改進(jìn)會(huì)議室管理工作的意見(jiàn)和建議，不斷提高管理水平。

八、解釋與修訂

1.本管理制度的解釋權(quán)歸中心校所有。

2.本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有修訂，以最新版為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議預(yù)訂

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、參會(huì)人數(shù)、時(shí)間安排等因素，提前向會(huì)議室管理部門(mén)提出預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)明確會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人員、所需設(shè)備等內(nèi)容。

3.會(huì)議室管理部門(mén)在收到預(yù)訂申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)審核并反饋預(yù)訂結(jié)果。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前，向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

2.會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間做好準(zhǔn)備。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作。

2.簽到表應(yīng)記錄參會(huì)人員的姓名、單位、簽到時(shí)間等信息。

3.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)定期對(duì)簽到情況進(jìn)行匯總，以便于統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員出勤情況。

四、會(huì)議議程

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和目標(biāo)，制定詳細(xì)的會(huì)議議程。

2.會(huì)議議程應(yīng)包括會(huì)議議題、發(fā)言順序、討論時(shí)間等。

3.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前，將會(huì)議議程發(fā)送給參會(huì)人員。

五、會(huì)議發(fā)言

1.會(huì)議主持人應(yīng)按照議程安排，組織參會(huì)人員進(jìn)行發(fā)言。

2.發(fā)言人應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地闡述觀點(diǎn)，注意控制發(fā)言時(shí)間。

3.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)確保會(huì)議發(fā)言秩序井然，避免出現(xiàn)混亂局面。

六、會(huì)議討論

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議議題，引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行充分討論。

2.討論過(guò)程中，應(yīng)尊重不同意見(jiàn)，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言。

3.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)記錄重要觀點(diǎn)和共識(shí)，為會(huì)議紀(jì)要的編寫(xiě)提供依據(jù)。

七、會(huì)議決策

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)討論結(jié)果，形成會(huì)議決策。

2.會(huì)議決策應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)間，確保決策的落實(shí)。

3.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)將會(huì)議決策及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員。

八、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、議程、討論情況、決策結(jié)果等內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)送給參會(huì)人員，以便于了解會(huì)議成果。

九、會(huì)議資料的歸檔與保管

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要、簽到表等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔。

2.會(huì)議資料的保管期限按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3.歸檔后的會(huì)議資料應(yīng)便于查閱，確保會(huì)議決策的落實(shí)和追溯。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)編寫(xiě)，經(jīng)會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后發(fā)布。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通過(guò)郵件、公告等方式傳達(dá)給所有參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門(mén)。

3.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)應(yīng)確保時(shí)效性，以便于相關(guān)部門(mén)和人員及時(shí)了解會(huì)議決策和行動(dòng)計(jì)劃。

二、責(zé)任分解與任務(wù)分配

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決策和行動(dòng)計(jì)劃應(yīng)進(jìn)行責(zé)任分解，明確各責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人。

2.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)決策內(nèi)容，將具體任務(wù)分配給相關(guān)部門(mén)和人員，并明確完成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

三、執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)建立會(huì)議決策執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控機(jī)制，定期跟蹤任務(wù)執(zhí)行情況。

2.責(zé)任部門(mén)和人員應(yīng)按時(shí)向會(huì)議組織部門(mén)報(bào)告工作進(jìn)展，確保會(huì)議決策的順利實(shí)施。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難，應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議組織部門(mén)，以便于協(xié)調(diào)解決。

四、協(xié)調(diào)與支持

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)協(xié)調(diào)校內(nèi)相關(guān)部門(mén)，為執(zhí)行部門(mén)提供必要的支持和資源。

2.針對(duì)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的跨部門(mén)協(xié)作問(wèn)題，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)主動(dòng)介入，推動(dòng)問(wèn)題的解決。

3.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)定期召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議，確保會(huì)議決策的執(zhí)行不受阻礙。

五、結(jié)果評(píng)估與反饋

1.任務(wù)完成后，責(zé)任部門(mén)和人員應(yīng)對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行自我評(píng)估，并向會(huì)議組織部門(mén)提交評(píng)估報(bào)告。

2.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行審查，確保決策目標(biāo)得到實(shí)現(xiàn)。

3.對(duì)于未達(dá)到預(yù)期效果的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在下一次會(huì)議中進(jìn)行反饋。

六、持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會(huì)議管理流程。

2.對(duì)于反復(fù)出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)深入分析原因，制定長(zhǎng)期改進(jìn)計(jì)劃，提高會(huì)議決策的執(zhí)行效率。

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行回顧，持續(xù)提升會(huì)議管理水平和決策執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室使用原則

1.會(huì)議室使用應(yīng)遵循高效、節(jié)約、環(huán)保的原則，合理安排會(huì)議時(shí)間，減少無(wú)效和重復(fù)會(huì)議。

2.會(huì)議室優(yōu)先保障學(xué)校重要會(huì)議和緊急會(huì)議的需求，同時(shí)兼顧各部門(mén)的日常會(huì)議需求。

3.鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議、電話會(huì)議等遠(yuǎn)程會(huì)議形式，減少對(duì)實(shí)體會(huì)議室的依賴(lài)。

二、會(huì)議室預(yù)訂管理

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門(mén)需提前向會(huì)議室管理部門(mén)提交預(yù)訂申請(qǐng)。

2.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)建立預(yù)訂信息系統(tǒng)，實(shí)時(shí)更新會(huì)議室使用情況，提高預(yù)訂透明度和效率。

3.預(yù)訂成功后，預(yù)訂部門(mén)應(yīng)按時(shí)使用會(huì)議室，如需取消或變更，應(yīng)提前通知會(huì)議室管理部門(mén)。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議前檢查所需設(shè)備，如有問(wèn)題及時(shí)與會(huì)議室管理部門(mén)溝通解決。

3.參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)備，遵守設(shè)備使用規(guī)范，防止人為損壞。

四、會(huì)議室環(huán)境管理

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)保持會(huì)議室的清潔、整齊，提供良好的會(huì)議環(huán)境。

2.參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室安靜，不在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，不在白板、墻面等處亂涂亂畫(huà)。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，恢復(fù)原狀。

五、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)制定安全管理制度，確保會(huì)議室內(nèi)的消防安全、信息安全等。

2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室安全規(guī)定，不得攜帶易燃、易爆等危險(xiǎn)物品進(jìn)入會(huì)議室。

3.對(duì)于涉及敏感信息的會(huì)議，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)采取保密措施，防止信息泄露。

六、會(huì)議室使用監(jiān)督與處罰

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室使用的監(jiān)督，定期檢查會(huì)議紀(jì)律和設(shè)備使用情況。

2.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，會(huì)議室管理部門(mén)有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)給予通報(bào)批評(píng)、罰款等處罰。

3.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)建立健全投訴舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)師生員工共同監(jiān)督會(huì)議室使用情況。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)