DB1302-T 563-2023 電梯維護(hù)保養(yǎng)檔案管理規(guī)范

ICS01.140.20CCSA14DB1302唐山市市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布ⅠDB1302/T563—2023本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件由遷安市市場(chǎng)監(jiān)督管理局提出。本文件起草單位：唐山市寶瑞通電梯銷售有限公司、唐山市電梯安裝維保行業(yè)協(xié)會(huì)。本文件主要起草人：李靜、付琪瑛、韓光群、王會(huì)權(quán)、彭彥銘、徐澎濤、劉玉新、劉慶華、史美義、張付國(guó)、高佳琪。1DB1302/T563—2023電梯維護(hù)保養(yǎng)檔案管理規(guī)范本文件規(guī)定了電梯維護(hù)保養(yǎng)（以下簡(jiǎn)稱“維?！保n案管理的總體要求、紙質(zhì)檔案管理、電子檔案管理、評(píng)價(jià)與改進(jìn)。本文件適用于從事電梯維護(hù)保養(yǎng)工作的單位（以下簡(jiǎn)稱“維保單位”）對(duì)電梯維保檔案的管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T1檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T13檔號(hào)編制規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則TSGT5002電梯維護(hù)保養(yǎng)規(guī)則3術(shù)語(yǔ)和定義GB/T18894、DA/T1、DA/T13界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1檔案國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。[來(lái)源：DA/T1—2000，2.1]3.2電梯維保檔案電梯維?；顒?dòng)中形成的有保存價(jià)值的記錄，以及與之相關(guān)的其他技術(shù)資料。3.3檔案管理檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等活動(dòng)。[來(lái)源：DA/T1-2000，2.4]3.4電子檔案以數(shù)碼形式存儲(chǔ)，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的檔案。4總體要求2DB1302/T563—20234.1電梯維保檔案管理工作應(yīng)以檔案的完整、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范和查閱的便利作為整體目標(biāo)。4.2應(yīng)建立電梯維保檔案管理制度，制定相應(yīng)的管理措施。4.3應(yīng)指定明確的部門和人員負(fù)責(zé)電梯維保檔案管理工作，人員應(yīng)具有檔案管理的基本知識(shí)和技能。4.4具有檔案保管的軟硬件條件。檔案管理區(qū)域或庫(kù)房位置應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，檔案柜/架擺放整齊，具有防護(hù)設(shè)備和設(shè)施；應(yīng)具有支持電子檔案采集、存儲(chǔ)、閱覽等功能的軟硬件環(huán)境。4.5應(yīng)對(duì)單位內(nèi)所有的電梯維保檔案實(shí)行統(tǒng)一集中保管。4.6電梯維保檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)維保單位的維保工作需求確定，且不低于TSGT5002的期限要4.7電梯維保檔案管理工作應(yīng)納入單位內(nèi)部考核。4.8同一電梯維保檔案同時(shí)存在紙質(zhì)和電子兩種載體形式的，在內(nèi)容、說(shuō)明和描述上應(yīng)保持一致，不一致時(shí)，宜以紙質(zhì)檔案記載信息為準(zhǔn)。5紙質(zhì)檔案管理5.1收集5.1.1應(yīng)根據(jù)具體的建檔需求進(jìn)行電梯維保檔案資料收集，收集范圍包括但不限于TSGT5002中要求的電梯維保記錄內(nèi)容及表1中維保、檢驗(yàn)類資料，可根據(jù)實(shí)際工作需要收集其他相關(guān)資料。表1電梯維保檔案資料收集范圍1234567895.1.2檔案資料收集應(yīng)做到齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確。5.1.3根據(jù)電梯維保及使用狀態(tài)，確定檔案資料的收集及更新時(shí)間如下：a）由本單位新安裝的電梯，應(yīng)在電梯驗(yàn)收合格后10日內(nèi)完成檔案資料的收集；b）由外單位新安裝完成、本單位接手維保的電梯，應(yīng)在維?；顒?dòng)開始1個(gè)月內(nèi)完成檔案資料的收集；c）由本單位持續(xù)維保的電梯，應(yīng)每年不少于1次定期進(jìn)行新獲取資料的收集；d）電梯發(fā)生使用單位變更，應(yīng)在使用單位變更后10日內(nèi)完成檔案資料的更新；e）電梯發(fā)生年檢，應(yīng)在年檢前及時(shí)更新年檢所需資料，并在年檢后取得電梯定期檢驗(yàn)報(bào)告10日內(nèi)完成全部檔案資料的更新；f）電梯進(jìn)行檢查整改，應(yīng)在整改工作完成10日內(nèi)完成檢查整改資料的收集；g）電梯發(fā)生維修、改造、應(yīng)急演練等活動(dòng)，應(yīng)在該項(xiàng)活動(dòng)完成10日內(nèi)完成本項(xiàng)活動(dòng)資料的收集；h）對(duì)檔案資料的補(bǔ)充、完善。3DB1302/T563—20235.2整理5.2.1應(yīng)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行一梯一檔整理，整理的規(guī)則應(yīng)符合DA/T22的要求。5.2.2整理過(guò)程中應(yīng)預(yù)先制定檔案分類方案，并據(jù)此做好檔案資料的分類，可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行多重分類和層級(jí)分類。分類標(biāo)準(zhǔn)包括但不限于時(shí)間、電梯所屬單位、電梯類型、檔案資料記錄的活動(dòng)類別等。5.3立卷5.3.1組卷5.3.1.1經(jīng)收集整理的電梯維保資料應(yīng)及時(shí)組卷。5.3.1.2宜先按單臺(tái)電梯的維保資料進(jìn)行組卷，做到一梯一檔。5.3.1.3在保證一梯一檔的基礎(chǔ)上，也可視情況按月、季度或年度組卷，或由相互關(guān)聯(lián)的若干文件材料等組合而成卷。5.3.1.4按時(shí)間進(jìn)行組卷時(shí)，應(yīng)以電梯維?；顒?dòng)的辦結(jié)日期確定案卷的形成時(shí)間。5.3.1.5案卷內(nèi)材料按案卷封面、卷內(nèi)目錄、電梯維保資料的順序依次排列。5.3.2編號(hào)5.3.2.1電梯維保檔案資料應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號(hào)，檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。5.3.2.2為了便于內(nèi)部管理使用，檔案編號(hào)宜參考多層級(jí)標(biāo)識(shí)方法，層級(jí)結(jié)構(gòu)宜為：5.3.2.3以上結(jié)構(gòu)中，左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時(shí)上、下位代碼之間用連接號(hào)“-”相隔，“×××”不代表各代碼所占的位數(shù)；虛線框中的各元素均為同級(jí)代碼，同級(jí)代碼之間用間隔號(hào)“?”相隔。連接號(hào)和間隔號(hào)各占半個(gè)字位置，上下居中。5.3.2.4各級(jí)代碼的編制方法如下：a）維保單位代碼宜使用“中華人民共和國(guó)特種設(shè)備安裝改造修理許可證”上的編號(hào)；b）使用單位代碼宜使用本單位的統(tǒng)一社會(huì)信用代碼；c）樓宇代碼一般采用阿拉伯?dāng)?shù)字+“#”的形式；d）電梯代碼采用特種設(shè)備使用登記證編號(hào)，沒(méi)有登記的用設(shè)備代碼；e）檔案的形成年度用4位阿拉伯?dāng)?shù)字年代號(hào)標(biāo)識(shí)；f）保管期限用大寫漢語(yǔ)拼音字母或大寫漢語(yǔ)拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字的組合標(biāo)識(shí)，以代碼“Y”標(biāo)識(shí)永久，以代碼“D”+年限標(biāo)識(shí)定期；g）案卷號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，應(yīng)按照實(shí)際數(shù)量確定案卷號(hào)的位數(shù)。4DB1302/T563—20235.3.2.5以上編號(hào)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行擴(kuò)展或縮減，但檔號(hào)包含元素應(yīng)符合DA/T13的相關(guān)要求。5.3.2.6在一梯一檔的基礎(chǔ)上需要匯總形成總檔時(shí)，應(yīng)編制總檔檔號(hào)，并標(biāo)明總檔內(nèi)電梯數(shù)量。5.3.3編目5.3.3.1應(yīng)根據(jù)組卷的實(shí)際情況分別編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、易于查找。5.3.3.2案卷目錄的項(xiàng)目應(yīng)包括序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、總頁(yè)數(shù)、保管期限等，樣式可參照附錄A中表A.1。5.3.3.3卷內(nèi)目錄的項(xiàng)目應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、文件/材料題名、日期、頁(yè)數(shù)等，樣式可參照附錄A中表A.2。5.3.3.4題名應(yīng)能簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)檔案材料的內(nèi)容。5.3.4裝訂5.3.4.1案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂，件的構(gòu)成應(yīng)符合DA/T22的相關(guān)要求。5.3.4.2以件為單位進(jìn)行裝訂的，應(yīng)在文件首頁(yè)空白處注明檔號(hào)和卷內(nèi)文件排列順序。5.3.4.3案卷內(nèi)超出卷盒幅面的文件應(yīng)疊裝，破損文件應(yīng)先行修復(fù)。5.3.5裝盒5.3.5.1裝訂好的檔案應(yīng)按預(yù)先制定好的分類方案歸類，有序裝入檔案盒，不同類別的檔案不宜進(jìn)行混裝。5.3.5.2檔案盒應(yīng)制作封面、盒脊，封面內(nèi)容應(yīng)包括案卷題名、立卷單位、建檔日期、保管期限等，樣式可參照附錄A中圖A.3；盒脊內(nèi)容應(yīng)包括案卷題名、檔號(hào)等，樣式可參照附錄A中圖A.4。5.4排架5.4.1案卷整理完畢裝盒后，應(yīng)按預(yù)先制定的排列方法上架排列，標(biāo)識(shí)清楚，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。5.4.2排架順序應(yīng)保持統(tǒng)一，案卷一般應(yīng)按照從上到下，從左到右的順序排列。5.4.3案卷在柜架上應(yīng)保持適宜的飽和度，避免排放過(guò)擠而增加案卷摩擦或排放太松。5.5保管5.5.1檔案保管應(yīng)確保實(shí)體安全和信息安全，明確專區(qū)存放，專人保管。5.5.2檔案保管區(qū)域應(yīng)具備防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜、防火等功能。5.5.3檔案保管區(qū)域應(yīng)保證采光和通風(fēng)良好，溫、濕度范圍適宜，潔凈度佳。5.5.4檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，不得遺失、撕毀、污損涂寫。5.6利用5.6.1建立檔案借閱、使用登記制度，借閱者應(yīng)履行批準(zhǔn)、登記、簽收手續(xù)。5.6.2檔案應(yīng)在檔案保管現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行查閱，不允許帶出檔案保管區(qū)域。5.6.3必要時(shí)可調(diào)取檔案資料，為電梯維保管理決策或其他業(yè)務(wù)工作提供信息參考，包括但不限于：a）相關(guān)部門進(jìn)行檢查時(shí)，可隨時(shí)調(diào)取檢查資料；b）電梯發(fā)生故障時(shí)，在恢復(fù)電梯使用后或查找問(wèn)題時(shí)，可調(diào)取該臺(tái)電梯之前維修相關(guān)資料；c）電梯年檢時(shí)，可調(diào)出往年年檢資料。5.6.4宜定期分析、改進(jìn)檔案的利用方式和渠道，提高檔案的利用效率。5DB1302/T563—20235.7統(tǒng)計(jì)5.7.1應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容包括但不限定于以下內(nèi)容：a）檔案管理人員情況；b）檔案保管區(qū)域情況；c）檔案接收、保管、利用等情況；d）檔案數(shù)量。5.7.2檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)確保準(zhǔn)確、真實(shí)，統(tǒng)計(jì)表格內(nèi)容應(yīng)字跡工整、清晰。5.8保護(hù)5.8.1應(yīng)采取抽查的方式，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括但不限于以下方面：a）檔案的完整性；b）檔案的完好性；c）檔案存放的適宜性與安全性；d）同類檔案格式的一致性；e）檔案是否在有效期內(nèi)；f）簽署是否完整及有效。5.8.2檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案不全或檔案缺失的應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)資料或檔案。5.8.3對(duì)缺損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)，檔案修復(fù)的條件包括但不限于以下情況：a）檔案資料有損壞的；b）檔案字跡不清晰；c）檔案資料有污跡。5.9移交、鑒定與銷毀5.9.1移交檔案時(shí)，由交接雙方對(duì)照移交清冊(cè)清點(diǎn)核對(duì)檔案數(shù)量，查驗(yàn)檔案內(nèi)容和質(zhì)量，確保檔案真實(shí)完整。5.9.2移交檔案應(yīng)準(zhǔn)確記錄檔案的名稱及檔號(hào)、移交日期、移交原因、移交人及接收人等檔案相關(guān)信5.9.3應(yīng)由單位主管領(lǐng)導(dǎo)、電梯維保職能部門和檔案管理人員組成檔案鑒定小組，定期對(duì)已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。5.9.4經(jīng)鑒定，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，填寫銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀，銷毀清冊(cè)永久保存。6電子檔案管理6.1收集6.1.1電子檔案資料收集的范圍見(jiàn)5.1.1。6.1.2應(yīng)注意保證電子檔案資料來(lái)源的可靠性、資料的真實(shí)性和可用性。6.1.3資料收集過(guò)程中如涉及電梯用戶及個(gè)人信息，應(yīng)注意嚴(yán)格保密。6.1.4宜采用信息技術(shù)手段，實(shí)時(shí)采集相關(guān)信息。6.2整理6.2.1電子檔案資料的整理包括資料的鑒定、清點(diǎn)、審核、確認(rèn)、分類、命名、格式轉(zhuǎn)換、文件排序6DB1302/T563—20236.2.2可根據(jù)實(shí)際需要選擇以件或卷為單位進(jìn)行電子檔案資料的整理。6.2.3為確保準(zhǔn)確性，整理完畢的電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行審核，如有錯(cuò)誤需及時(shí)修正。6.3歸檔儲(chǔ)存6.3.1整理完畢并且審核無(wú)誤的電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目。6.3.2應(yīng)綜合參照電子檔案資料的排序結(jié)果、相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案編號(hào)、其他實(shí)際情況等進(jìn)行檔號(hào)的編制。6.3.3根據(jù)編號(hào)情況在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備中建立文件夾，分門別類、集中有序地儲(chǔ)存電子檔案。6.3.4儲(chǔ)存的電子檔案資料應(yīng)具有離線備份措施。6.4統(tǒng)計(jì)利用6.4.1電子維保檔案的利用包括檔案的檢索、瀏覽、復(fù)制、下載等。6.4.2應(yīng)根據(jù)不同的工作崗位職責(zé)和使用需求設(shè)置不同的利用權(quán)限，在權(quán)限允許的范圍內(nèi)進(jìn)行電子維保檔案利用。6.4.3可利用信息技術(shù)手段對(duì)電子維保檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。7評(píng)價(jià)與改進(jìn)7.1電梯維保檔案管理工作應(yīng)接受上級(jí)主管部門和當(dāng)?shù)貦n案部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。7.2應(yīng)制定電梯維保檔案評(píng)價(jià)與改進(jìn)方案，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題，查找原因，采取糾正和預(yù)防措施，及時(shí)