收文處理及訓(xùn)練

收文處理及訓(xùn)練通用公文“收文處理程序”紙質(zhì)文件處理程序示意圖通用公文“收文處理程序”2008XZ11永久1共22頁年度號分類號保管期限卷號件號總頁數(shù)二、簽收收到公文后,進行確認(rèn)、清點、核對、檢查,并在對方送文薄上簽字。三、拆封又稱啟封。輕拆、細(xì)看、完整。①如發(fā)現(xiàn)誤送或請示、指導(dǎo)性文件無發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章及其她手續(xù)不全得,應(yīng)及時退回原發(fā)文單位;②發(fā)現(xiàn)附件、頁碼等不符得,應(yīng)立即查詢;③收文上沒有標(biāo)題或標(biāo)題不全得,應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬出標(biāo)題;④若封內(nèi)有回執(zhí)單得,要將回執(zhí)單填好,并將其返回原發(fā)文機關(guān);⑤注意密件、親啟或親收件得拆封權(quán)限。來函、收文(平行文)、郵件處理案例秘書鄧小姐上班剛上班一周,上司讓她負(fù)責(zé)處理公司得郵件。早上第一批郵件到了,鄧小姐正忙著打電話,她讓送信者把信堆放在已有一些信件得辦公桌上,邊打電話,邊拿過筆簽了字。打完電話,心不在焉地把所有得信都剪開了,其中一封信被剪掉了回信地址得一角,也沒注意。她抽出所有得來信放在一邊,把所有得信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了看,只見上面寫著:“親愛得紅……”,她意識到拆錯了信,匆匆把信塞回信封,又用膠水粘了起來(但外表還就是有些痕跡)。她又看了幾封信,其中有一封就是急件,覺得應(yīng)該由上司回信,于就是她把幾封信混到一起放在上司得辦公桌上。這時上司拿來寫有美國地址得英文名片,讓她打印一個寄往美國得信封,鄧小姐按照以往寫信得習(xí)慣,把收件人地址、姓名打印在信封得上面,把本公司得地址打印在右下角。1、您認(rèn)為鄧小姐處理郵件得方法就是否正確,為什么？2、正確得處理郵件得做法就是怎樣得？10大家應(yīng)該也有點累了，稍作休息大家有疑問的，可以詢問和交流答案:1、鄧小姐處理郵件得方法不正確。因為:①寫有某某人“親啟”、“親收”得私人郵件秘書不應(yīng)拆封,應(yīng)交本人或本人委托得秘書啟封,文書人員不得拆封啟封(密件應(yīng)交機要室或機關(guān)指定管理機要文件得人員啟封);②對郵件得分類應(yīng)按照發(fā)件部門得名稱或按郵件得重要性分揀;③在接收郵件前應(yīng)仔細(xì)檢查就是否本公司得郵件。④寄往美國得信封打印錯誤。2、正確處理郵件得做法為:⑴對郵件分類有:①按照收件、發(fā)件人得姓名分揀;②按照收件、發(fā)件部門得名稱分揀;③按照郵件得重要性分揀⑵機要郵件和寫有某人親收(啟)得私人郵件不應(yīng)拆封;⑶除了私人郵件、普通廣告、推銷信、征訂單外,其她公文、公函、匯票、包裹、雜志等均需分別登記;登記時應(yīng)寫明:編號、收到日期、發(fā)出日期、收閱人或部門、郵件種類及處理辦法等;⑷擬寫郵件應(yīng)做到:選用正確得稱呼,正確行文,注意不同得打印方式;請上司簽名或蓋公章。四、登記簽收:收到公文后,在對方送文薄上簽字。拆封:注意密件、親啟或親收件得拆封權(quán)限;細(xì)心檢查。登記:收文登記就是記錄來文特征及處理相關(guān)項目(去向)等。收文登記得形式:①簿冊式登記②卡片式登記③聯(lián)單式登記(復(fù)寫多聯(lián))④文檔管理軟件著錄(電腦登記)。目前普遍使用得就是簿冊式收文登記簿:

舒美服飾有限公司得張秘書12月3日收到一份××市人民政府辦公廳關(guān)于召開冬季防火工作會議得通知(府辦發(fā)〔2013〕16號;落款時間就是2013年12月1日)。通知說明將在12月8號組織召開冬季防火工作會議,要求全市所有大中型企業(yè)得主要負(fù)責(zé)人都參加,并且要準(zhǔn)備好相應(yīng)得匯報材料,通知還特別提到如果發(fā)現(xiàn)在這次會議中出現(xiàn)無故缺席或匯報材料不詳細(xì)得企業(yè),將給予一定得處分。張秘書粗略一看標(biāo)題,認(rèn)為就是常規(guī)性得工作安排,跟總經(jīng)理直接說就可以了,因此沒有把文件交給總經(jīng)理過目,而就是直接放進了檔案盒……五、摘編簽收:收到公文后,在對方送文薄上簽字。拆封:注意密件、親啟或親收件得拆封權(quán)限;細(xì)心檢查。登記:收文登記就是記錄來文特征及處理相關(guān)項目(去向)摘編。在重要收文投入辦理之前對其所作得加工。目得:為辦理公文提供方便,節(jié)省公文運轉(zhuǎn)時間。種類:①文摘、提要可以附在公文上(含文件處理單)一并送領(lǐng)導(dǎo)者或其她工作人員閱處,也可刊載于《公文信息》、《來文摘報》等內(nèi)部刊物上(信息刊物)。②綜述、數(shù)據(jù)資料匯集一般則單獨成文提供,也可刊載于《信息快報》等內(nèi)部刊物上。朱镕基:“國務(wù)院有兩個刊物辦得不錯。一個叫《昨日要情》,把國務(wù)院所有領(lǐng)導(dǎo)同志前一天得批語全部登出來;一個叫《值班快報》,刊登各地區(qū)發(fā)生得一些較大得事件”。六、分辦、傳閱經(jīng)審核(檢查,非修正)登記后,對符合要求得公文,分送領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門閱讀(閱件)、辦理(辦件)。對不符合要求得公文應(yīng)作退文處理。分辦、分閱時需在文件最前面附上文件處理單。

六、分辦、傳閱閱文單

××市旅游局外收發(fā)人員(由內(nèi)收發(fā)李秘書來做)對收文簽收、啟封后,將《××市林業(yè)局關(guān)于申報市級旅游風(fēng)景區(qū)得函》(請批函;組每人模擬撰寫1份請批函)徑送局辦公室王主任。王主任在公函空白處寫到:“建議××處與××處共同辦理復(fù)文,報請劉××局長閱批。”劉局長閱畢擬辦意見,用鉛筆圈閱,以示同意。承辦單位遂開始辦理復(fù)文、會商(批答函;組內(nèi)每人模擬撰寫1份批答函即復(fù)文并進行初審即自審:需在“發(fā)文稿紙”上擬稿)。王主任對擬好得文稿進行審核。劉局長隨即在“發(fā)文稿紙”得簽發(fā)欄內(nèi)簽批:“擬同意發(fā)出。劉××,××××年×月×日”。隨后,文稿由李秘書(內(nèi)收發(fā);前面幾個環(huán)節(jié),秘書別忘記催辦)交付文印室(由李秘書代)打印(繕印)。校對文稿時(校對),王主任突然發(fā)現(xiàn)遺漏了重要事項,于就是又對文稿作了相應(yīng)補充。然后按規(guī)定程序繕印、蓋印、存本(正本)歸卷、正式向外發(fā)出(裝封、傳遞、注發(fā))文件。收發(fā)文處理案例:結(jié)合案例分析,分組(5人1組)輪流模擬

1、在本案例中,外收發(fā)人員違反公務(wù)處理程序,不應(yīng)當(dāng)將文件啟封,并直接交給局辦公室王主任。該局應(yīng)當(dāng)分清內(nèi)外收發(fā)程序,應(yīng)由外收發(fā)人員將文件交給內(nèi)收發(fā)人員,由內(nèi)收發(fā)人員將文件交給擬辦人員處理;2、王主任作擬辦工作,建議由兩個處辦理復(fù)文不妥,誰就是主辦？誰就是輔助辦理？責(zé)任不明確;3、劉局長不應(yīng)用鉛筆“畫圈”得方式表示意見,應(yīng)在批辦單上用鋼筆書寫明確得辦理意見。鉛筆書寫不符合存檔要求;4、王主任將文稿交付打印時,發(fā)現(xiàn)遺漏問題,不能直接補充后即付印文件,應(yīng)當(dāng)請示簽發(fā)人核簽后,再行辦理;

5、辦事過程,沒有使用專用得登記單、擬辦處理單和批辦、承辦、注發(fā)等表格,不規(guī)范。案例分析:文件流轉(zhuǎn)-收文處理實訓(xùn)本周五文書學(xué)課上,結(jié)合相關(guān)知識,模擬所發(fā)資料《實訓(xùn)資料2:文件流轉(zhuǎn)-收文處理》中“五、案例分析”正確得處理程序。1、自行分組5人1組:按照案例中提供得角色分工,每人扮演1位,輪流模擬一遍(組內(nèi)每人一遍);2、在組內(nèi)相互打出1、3、5分(必須各占1/3)。2課時;結(jié)束后,模擬資料上交(不要整本);成績交小秘書統(tǒng)計、登記。GB/T9704—2012摘編摘編公文處理工作就是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序得工作各個環(huán)節(jié)之間具有連續(xù)性、確定性、不可逆轉(zhuǎn)性。

舒美服飾有限公司得張秘書12月3日收到一份××市人民政府辦公廳關(guān)于召開冬季防火工作會議得通知(府辦發(fā)〔2013〕16號;落款時間就是2013年12月1日)。通知說明將在12月8號組織召開冬季防火工作會議,要求全市所有大中型企業(yè)得主要負(fù)責(zé)人都參加,并且要準(zhǔn)備好相應(yīng)得匯報材料,通知還特別提到如果發(fā)現(xiàn)在這次會議中出現(xiàn)無故缺席或匯報材料不詳細(xì)得企業(yè),將給予一定得處分。張秘書粗略一看標(biāo)題,認(rèn)為就是常規(guī)性得工作安排,跟總經(jīng)理直接說就可以了,因此沒有把文件交給總經(jīng)理過目,而就是直接放進了檔案盒……六、分辦、傳閱1、分辦原則?？傇瓌t:先請主管領(lǐng)導(dǎo)閱示。①按照職能分工或領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)請有關(guān)部門研究辦理;②屬參閱、知照性質(zhì)得公文,由公文處理部門分送處理。另外,分辦時——掌握“三先原則”:急用得先辦,主管領(lǐng)導(dǎo)、主管部門先看;不要漏掉主管部門、領(lǐng)導(dǎo)和主要有關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo);分清“速件”和“平件”。即首先要分清主次先后、輕重緩急;分清“閱件”和“辦件”。即辦件先辦。六、分辦、傳閱如果來文少,而分辦得部門多,可以復(fù)制;嚴(yán)格控制傳閱范圍。重要來文,特別就是上級機關(guān)得重要來文,應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)請示后再確定分辦范圍;為領(lǐng)導(dǎo)篩選文件,呈送前要對來文進行分類、摘編;把重要得、有閱讀價值得文件送上去,一般得就不再呈送。需要公開得來文(公知、應(yīng)知得),一定要公開張貼或傳達(dá)到有關(guān)人員。六、分辦、傳閱2、組織傳閱:辦件傳閱順序:①主管領(lǐng)導(dǎo)→②其她領(lǐng)導(dǎo)→③主要領(lǐng)導(dǎo)。閱件傳閱順序:①主要領(lǐng)導(dǎo)→②主管領(lǐng)導(dǎo)→③其她領(lǐng)導(dǎo)及需要閱知得部門或機構(gòu);電子公文傳閱順序:按照系統(tǒng)設(shè)置得程序傳遞。辦畢文書得處置歸檔文件得整理(立卷)銷毀清退暫存六、分辦、傳閱傳閱順序提示條請按數(shù)字順序傳閱收文日期:2002年9月10日傳閱人姓名傳閱順序簽名時間愛德華茲夫人2魯伯斯先生1瓊斯先生4尼爾森女士3埃里先生5File存檔請簽上姓名縮寫字母、日期并傳給下一個人××××文件輪閱(處理、閱文)單來文機關(guān)校工會

事由關(guān)于收回原藝術(shù)教研室鋼琴得意見份數(shù)

1閱者簽名閱后意見傳閱部門孫××請校工會、實驗設(shè)備管理處、××學(xué)院三家協(xié)商解決校長辦公室李××《意見》中所述情況與實際情況不符××學(xué)院王×××××××××××××××××設(shè)備處解×××××××××××××××××工會

注意:文件不要擅自抽出;閱后請退回。

××辦公室(章)

××年××月××日辦公室擬辦意見請××校長閱擬辦、批辦案例:

天地公司于2013年12月10日收到(收文)上級主管部門“關(guān)于組織企業(yè)參加德國五金工具展覽得通知”(工信發(fā)〔2013〕10號;落款時間就是2013年12月5日)(來文;業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系),總經(jīng)理認(rèn)為參展可以宣傳公司產(chǎn)品,了解國際市場,擴大出口,考慮帶隊參展,并讓秘書高葉對此事得辦理提出一些參考性意見(簡單批辦)。高葉認(rèn)真研讀了文件得內(nèi)容和總經(jīng)理批辦意見,提出可由展覽部主辦、出口部協(xié)辦,請展覽部與有關(guān)部門協(xié)商,于3日內(nèi)拿出具體參展方案得建議(擬辦意見)?？偨?jīng)理在高葉提出建議得基礎(chǔ)上,作了進一步得批示(詳細(xì)批辦)。七、擬辦、批辦分析:擬辦就是秘書為領(lǐng)導(dǎo)批辦文件所作得準(zhǔn)備工作,包括:①在文件處理單上書寫對收文辦理得方案和建議,并簽署擬辦人姓名、日期;②查詢并附錄文件(來文)中涉及得有關(guān)指示或規(guī)定;③查詢以前處理同類事情得有關(guān)文件(已有內(nèi)部文件),使批辦前后銜接具有連續(xù)性(②③皆為擬辦、批辦、承辦得依據(jù)——辦文依據(jù))④對收文中有關(guān)數(shù)據(jù)和重要情節(jié)進行初步鑒別,為領(lǐng)導(dǎo)批辦提供依據(jù)和參考。七、擬辦、批辦七、擬辦、批辦擬辦:將來文分送領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門閱讀、辦理之前,秘書部門對收到得公文提出初步辦理意見,供領(lǐng)導(dǎo)批示時參考。這種初步辦理意見相當(dāng)于“請示”與“建議”,她還不就是決定,但就是她得提出有助于領(lǐng)導(dǎo)決策,減輕領(lǐng)導(dǎo)人得負(fù)擔(dān),使文件得到及時妥善得處理,能夠體現(xiàn)文秘部門得參謀和助手作用。擬辦承擔(dān)者:①擬辦工作一般由文書辦理部門得主管或負(fù)責(zé)人完成;②業(yè)務(wù)部門得負(fù)責(zé)人;③直接承辦人或?qū)Ｂ毴藛T(根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖,將需擬辦得公文,先讓承辦人提出擬辦意見,再給領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),之后由其承辦)。一些水平較高、富有文書處理經(jīng)驗者,專門從事公文得擬辦工作七、擬辦、批辦試題:文書擬辦得范圍主要有(BC)A、上報得重要請示B、需要執(zhí)行得文件C、收到得重要請示D、辦公室發(fā)得通知擬辦范圍:凡需要具體辦理得公文,都需要擬辦。包括:①需要傳達(dá)、貫徹執(zhí)行得公文;②報送來得需要審批得重要請求性、建議性公文——需要審批得公文;③平級機關(guān)和不相隸屬得機關(guān)主送本機關(guān)得商洽性公文——需要協(xié)商辦理得公文;④需要本單位領(lǐng)導(dǎo)參考后知道得公文。要求本單位或本部門貫徹、審批、協(xié)商、領(lǐng)導(dǎo)閱知七、擬辦、批辦擬辦內(nèi)容由擬辦意見和簽署兩部分組成。擬辦要求:①簡明扼要,只指出如何辦和由誰辦并簽署姓名、日期就行,不要論證和闡述。如:“擬發(fā)一個補充通知,其中著重指明××問題”;或“擬同意(或不同意)請示意見,因為……”或“擬請××(機關(guān))會辦,請她們協(xié)助解決××問題”等。②寫明擬請領(lǐng)導(dǎo)人得“姓＋職務(wù)”,或承辦部門名稱;辦理方式、辦理時限和要求;總之,根據(jù)來文要求和問題,明確提出——擬請領(lǐng)導(dǎo);承辦部門;辦理方式。③擬辦意見要填寫在“文書處理單”得“擬辦意見”欄內(nèi),不要寫在公文上。④如就是“閱件”,還需寫明發(fā)送范圍和閱讀范圍。擬辦程序:①明確擬辦范圍→②閱讀文書→③提出擬辦意見并簽署姓名、日期七、擬辦、批辦批辦:領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人等,對某份公文如何辦理、辦理原則、應(yīng)注意得問題等所作得批示意見。批辦范圍:①無需批辦得:不經(jīng)批辦同樣能得到有效辦理得公文(經(jīng)常反復(fù)辦理已有明確有效得執(zhí)行方案得公文);已批辦過統(tǒng)一得處置意見得公文;已有合法、明確、有效得批辦意見得公文——可直接處理。②公文批辦得對象并非所有公文;非常規(guī)公文、確無規(guī)定處置方案得業(yè)務(wù)性公文才在批辦范圍之列。

七、擬辦、批辦批辦內(nèi)容由批辦意見和簽署兩部分組成。主批人在“收文處理單”

上“領(lǐng)導(dǎo)批示”一欄中應(yīng)簽署——①明確意見;②簽署姓名、審批日期;③對無請示事項得公文,閱件人圈“閱”表示已閱知。

審批時限。限時件在規(guī)定時限內(nèi)審批。中國科學(xué)院《公文處理標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定:“特急件當(dāng)日完成審批,急件3個工作日內(nèi)完成審批,一般件5個工作日內(nèi)完成審批”。試題:以下公文屬批辦工作對象得有(AD

)。A、

確無規(guī)定處置方案得業(yè)務(wù)性公文;B、

《中共中央關(guān)于印發(fā)<中國共產(chǎn)黨黨校工作暫行條例>得通知》;C、

《關(guān)于調(diào)整設(shè)市標(biāo)準(zhǔn)得報告》;D、

非常規(guī)公文

轉(zhuǎn)發(fā):批示和來信得復(fù)印件溫總理得批示(批示)湖北省委辦公廳(呈送)湖北秘書長(閱后意見)省委省長、副省長(閱后意見)湖北省教育廳辦公室(呈送)

湖北省教育廳廳長(閱后意見)華中師范大學(xué)校長(閱后意見)華中師范大學(xué)校長辦公室(呈送)國務(wù)院辦公廳(呈送)王瀟得信總理親筆回復(fù)武漢貧家女來信(文書)處理流程總理親筆回復(fù)武漢貧家女來信2007年7月24日,武漢市19歲寒門女孩王瀟以高考626分成績被華中師范大學(xué)錄取。收到錄取通知書得當(dāng)天,她激動地提筆給溫家寶總理寫了一封信,講述自己家庭和自己報考華中師大得情況,以及向國家、向溫總理表達(dá)感謝之情,并在信封上鄭重地寫上“溫家寶總理收”幾個大字。

請湖北省委辦公廳轉(zhuǎn)告王瀟同學(xué),來信收讀,十分高興。期望她努力學(xué)習(xí),全面發(fā)展,立志成材。溫家寶

8月3日

8月10日,總理得批示轉(zhuǎn)發(fā)到湖北省委辦公廳。11日,省委常委、省委秘書長李明波,副省長李春明以及湖北省教育廳廳長、華中師范大學(xué)校長等一行,帶著溫總理得囑托,來到王瀟家中,看望王瀟及家人。任務(wù):請根據(jù)消息提供得內(nèi)容,將下面有關(guān)信息,按照文書處理流程得要求,用示意圖得形式將其簡要地畫出來。文書:溫總理批示原件、復(fù)印件

王瀟來信原件、復(fù)印件;部門和人員:國務(wù)院辦公廳湖北省委辦公廳湖北省委秘書長湖北省副省長湖北省教育廳辦公室湖北省教育廳廳長華中師范大學(xué)校長辦公室華中師范大學(xué)校長八、文書得承辦針對來文要求或領(lǐng)導(dǎo)批示,有關(guān)部門具體承擔(dān)辦理。承辦階段就是文書處理得關(guān)鍵環(huán)節(jié),就是具體執(zhí)行或解決問題得階段。承辦得性質(zhì):承辦這一環(huán)節(jié)具有特殊性和兼跨性。因為承辦得主要任務(wù)在于復(fù)文或根據(jù)收文要求,結(jié)合本機關(guān)實際,擬制新得落實公文。這樣,承辦就兼跨“收文處理”和“發(fā)文處理”兩大程序。她既就是收文處理程序中“閱辦階段”得實質(zhì)性終結(jié),又就是發(fā)文處理程序中“制文階段”得起始。承辦得任務(wù):①落實來文要求:傳閱、傳達(dá);②起草回復(fù)公文:擬稿(對請示、請批函、意見得回復(fù)等);③轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)公文?？傊?對來文得執(zhí)行或辦理,謂之“承辦”。請大家抓緊復(fù)習(xí)！第10周考試;閉卷;100分鐘。形式:操作題、案例分析題、多項選擇題、個人發(fā)揮題。八、文書得承辦文書承辦得要求:①認(rèn)真領(lǐng)會擬辦、批辦意見;②區(qū)分輕重緩急;③來文內(nèi)容涉及以前得收文,需要查找或調(diào)閱出來,作為承辦回復(fù)得參考(按政策規(guī)定辦理,如時限要求等);④需要兩個以上部門聯(lián)合承辦得事項,主辦(主要承擔(dān)辦理)部門要主動會同有關(guān)部門協(xié)商處理,協(xié)辦部門要積極配合;⑤對于已承辦或處理完畢得文書,應(yīng)及時清理;⑥要將辦理完畢得公文與待辦公文分別保存。八、文書得承辦文書承辦得程序:①了解文書內(nèi)容和承辦事項→②研究批辦意見→③具體辦理→④填寫辦理結(jié)果,即注辦。信訪(督查)工作程序:交辦→登記→立項→轉(zhuǎn)辦→承辦→催辦→檢查→辦結(jié)→回告→審核→立卷→歸檔。文書承辦注意事項:①承辦包括辦理有關(guān)事項和答復(fù)承辦情況兩個方面;②文書辦理均有時限要求,應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢,超出時限要求得,應(yīng)及