檔案保管制度

檔案保管制度第一章總則為加強公司檔案管理，確保檔案的安全、完整及有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)范，特制定本檔案保管制度。檔案是記錄公司歷史、員工信息及各類重要事務(wù)的基礎(chǔ)材料，是公司決策、管理及發(fā)展不可或缺的重要依據(jù)。第二章目標(biāo)與適用范圍2.1目標(biāo)本制度旨在規(guī)范公司檔案的收集、整理、保管、查閱和轉(zhuǎn)遞流程，確保檔案管理的科學(xué)化和系統(tǒng)化，提升檔案管理效率，保障公司及員工的合法權(quán)益。2.2適用范圍本制度適用于公司所有部門的檔案管理工作，包括但不限于人事檔案、財務(wù)檔案、合同檔案、項目檔案等各類文件材料。第三章法規(guī)依據(jù)本制度依據(jù)以下法律法規(guī)及相關(guān)政策制定：1.《中華人民共和國檔案法》2.《國家檔案局關(guān)于進(jìn)一步加強檔案管理工作的通知》3.《企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定》4.其他相關(guān)法律法規(guī)第四章檔案工作任務(wù)檔案管理的主要任務(wù)包括：1.收集與整理：各部門應(yīng)及時收集、整理本部門檔案材料，確保檔案完整、真實。2.保管與維護(hù)：對檔案進(jìn)行安全保管，防止損壞、丟失，定期檢查檔案存放情況。3.查閱與借用：建立規(guī)范的查閱、借用流程，保障檔案的合理利用。4.轉(zhuǎn)遞與銷毀：明確檔案轉(zhuǎn)遞及銷毀的流程，確保檔案的安全與合規(guī)性。第五章檔案的收集和歸檔5.1收集檔案材料的收集由各部門負(fù)責(zé)，主要包括：-員工登記表-個人簡歷-考核材料-證書復(fù)印件-獎懲材料-勞動合同-各類審批材料-其他相關(guān)材料5.2歸檔歸檔材料應(yīng)符合以下要求：1.完整性：所有歸檔材料必須包含必要的信息，且內(nèi)容真實、準(zhǔn)確。2.規(guī)范性：材料應(yīng)字跡工整，格式統(tǒng)一。3.審核：歸檔材料需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，由綜合服務(wù)部統(tǒng)一歸檔。第六章檔案的保管6.1保管責(zé)任檔案由綜合服務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)保管，確保檔案的安全性與完整性。6.2存放要求1.檔案應(yīng)存放在專用檔案室內(nèi)，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防盜等安全措施。2.存放檔案時，應(yīng)逐一編號并建立登記冊，確保每份檔案可追溯。3.每年定期進(jìn)行檔案安全檢查，確保檔案完好無損。6.3交接制度檔案交接應(yīng)填寫清單，并由交接雙方簽字確認(rèn)，確保責(zé)任明確。第七章檔案的查閱和借用7.1查閱流程1.員工或外部人員需查閱檔案時，應(yīng)向綜合服務(wù)部提交書面申請。2.綜合服務(wù)部審核后，批準(zhǔn)查閱，并記錄查閱人信息及查閱內(nèi)容。7.2借用規(guī)定1.檔案原則上不外借，特殊情況需外借時，需經(jīng)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)。2.借用檔案時，借用人需簽署借用登記表，記錄借用時間和歸還時間。7.3保密要求查閱和借用檔案時，查閱人須遵守保密制度，嚴(yán)禁對檔案進(jìn)行涂改、圈劃、拆換。第八章檔案的轉(zhuǎn)遞8.1轉(zhuǎn)遞流程1.檔案轉(zhuǎn)遞時，需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，記錄轉(zhuǎn)遞情況。2.轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)由綜合服務(wù)部密封，并禁止個人攜帶。8.2核對要求對轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案，接收部門需及時核對，確保檔案的完整性，并辦理通知單回執(zhí)。第九章檔案的銷毀9.1銷毀流程1.根據(jù)國家法律法規(guī)及公司規(guī)定，對超過保留期限的檔案進(jìn)行銷毀。2.銷毀前需經(jīng)綜合服務(wù)部審核，并填寫銷毀登記表，記錄銷毀檔案的具體情況。9.2銷毀要求銷毀檔案應(yīng)采取安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，確保銷毀后的檔案無法恢復(fù)。第十章監(jiān)督機制10.1監(jiān)督責(zé)任公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。10.2監(jiān)督內(nèi)容監(jiān)督小組定期對檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保各項規(guī)定落實到位。10.3反饋機制各部門及員工可對檔案管理提出意見和建議，監(jiān)督小組應(yīng)及時收集和反饋，并進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。附則1.本制度由綜合服務(wù)部解釋，自頒布之日起實施。2.本制度如需修訂，需經(jīng)綜合服務(wù)部審核，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。結(jié)語本檔案保