項目1：公文制作

項目1：公文制作教師：電話：輔導時間：郵箱：第一部分Word2016高級應用案例知識技能點頁邊距與版心的設置Word文檔的基本排版和格式化每頁行數(shù)和每行字數(shù)的設置多發(fā)文機構排版設置水平線的各項設置奇偶頁頁碼不同的設置將文檔保存為模板，以方便重復使用文檔的安全保護設置如何輸入生僻字導出PDF文檔1.1項目背景公文，全稱公務文書，是指行政機關、社會團體、企事業(yè)單位在行政管理活動或處理公務活動中產生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的、格式制定的具有傳遞信息和記錄事務作用的載體。作為一種特定格式的文體，公文在國家政治生活、經濟建設和社會管理活動中起著十分重要的作用。根據國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會發(fā)布的《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）要求，規(guī)定了公文通用紙張、排版和裝訂要求、公文格式各要素的國家標準，適用于各級黨政機關制發(fā)的公文。公文中一般包含了版頭、編號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、簽發(fā)人、版頭中的分隔線、標題、主送機關、抄送機關、正文、成文日期、附件等，但并不是每一份公文都包含了上述這些內容。1.1項目背景應屆畢業(yè)生小張考上了某部的公務員，擔任秘書工作，主要工作任務根據既定的內容完成公文文件的排版制作。這天，小張接到領導的安排，要求制作一個公文文書，發(fā)送給相關部門，為保證文書的安全，要求對文檔的操作權限進行設置，為了保證文檔在不同版本的系統(tǒng)下能正確瀏覽，需要將文檔保存為PDF格式，同時對生僻字要能正確輸入，頁面排版要符合國家相關標準的規(guī)定等要求。1.2項目簡介圖1-1公文版面布局圖1-2公文樣本1.3項目制作1.3.1新建并保存文檔（1）啟動Word2016；（2）單擊【文件】-【新建】，選擇【空白文檔】，如圖1-3所示；（3）點擊保存按鈕，或點擊【文件】-【保存】，選擇【瀏覽】，選擇適當位置；（4）在【文件名】輸入框中輸入“政府公文制作”，如圖1-4所示；（5）點擊保存按鈕。圖1-3新建文檔圖1-4保存文檔1.3.2文字錄入在Word文檔內輸入如下的文字，如圖1-5所示圖1-5錄入文字1.3.3.頁邊距與版心尺寸設置按照公文格式要求，紙張大小采用標準A4大小，天頭（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。步驟1：設置紙張大小為標準A4，尺寸大小為21厘米ⅹ29.7厘米。選擇菜單【布局】->【紙張大小】，確認選擇【A4】，如圖1-6所示步驟2：設置天頭和訂口公文中所說“天頭”，即為通常所說的上頁邊距，訂口即左頁邊距。選擇菜單【布局】->【頁邊距】->【自定義頁邊距…】，如圖1-7所示。步驟3：選擇【確定】按鈕。至此，頁面的天頭、訂口位置確定完畢。圖1-6選擇紙張大小圖1-7選擇自定義邊距選項在圖1-8所示的窗口中，上頁邊距定義為3.7厘米（即37mm），左頁邊距定義為2.8厘米（即28mm），為了確保圖1所示的版心大?。?56mmⅹ225mm）,需要同時設置下邊距為3.5厘米（即35mm），右邊距為2.6厘米（即26mm）。版心大小的寬為21-2.8-2.6=15.6（厘米），高為29.7-3.7-3.5=22.5（厘米），契合正式公文的版心大小要求?！拘≠N士】如果需要更改頁邊距的度量單位，如將厘米改為毫米為單位，可通過選擇Word【文件】->【選項】->【高級】，選擇【顯示】組，將度量單位選擇為“毫米”，如圖1-9所示。圖1-8定義頁邊距圖1-9更改顯示單位設置每頁行數(shù)和每行字數(shù)正式公文中，一般要求每頁排22行，每行排28個字，并撐滿版心，特定情況可以作適當調整。步驟1：選擇【布局】菜單，在【頁面設置】功能組中，點擊右下角的三角箭頭，如圖1-10所示。圖1-10更多頁面設置步驟2：如圖1-11，選擇【文檔網格】選項卡，點擊【字體設置】按鈕，彈出如圖1-11所示窗口。圖1-11文檔網格選項卡步驟3：設置字體由于公文中的正文字體要求仿宋三號字體，因此，需要先設置字體后，設置的行數(shù)和每行的字符數(shù)才能正確顯示。如圖1-12，設置正文的【中文字體】為“仿宋”，【字號】為“三號”，點擊確定，回到【文檔網絡】窗口圖1-12設置字體步驟4：設置每頁行數(shù)和每行的字符數(shù)如圖1-13，在【網格】部分，選擇【指定行和字符網格】，在【字符數(shù)】部分，每行處輸入“28”，在【行數(shù)】部分，每頁處輸入“22”，并記住行數(shù)部分的跨度“28.95”，點擊確定?！拘≠N士】也可以通過設置跨度值來實現(xiàn)每頁的行數(shù)和每行的字符數(shù)，當點擊符號，前面的數(shù)字改變時，行數(shù)和字符數(shù)會自動發(fā)生變化。圖1-13設置跨度值步驟5：設置段落的行間距如圖1-14，選擇【開始】菜單，點擊【段落】功能組右下角的下三角符號，彈出“段落設置”窗口。圖1-14打開段落設置對話框設置段落間距，【段前】和【段后】都設置為“0行”，【行距】設為“固定值”，在【設置值】處輸入“28.95磅”，確定，如圖1-15。按上述設置完畢后，數(shù)一下行數(shù)和每行的字符數(shù)，以確保所做的設置是正確的。如果設置不正確，請重點檢查步驟3和步驟5的設置。圖1-15設置段落的間距1.3.5.版頭各部分內容設置1.公文份號設置公文的份號，一般用6位3號字體的阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行?？梢钥焖倏焖僭O置字體和字號，最后效果如圖1-16所示。圖1-16快速設置字體2. 密級和保密期限字體、字號設置如需標注密級和保密期限，一般用宋體3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注，快速設置方法與圖1-16類似，選擇合適的字體和字號即可?！拘≠N士】“★”號的輸入法：【插入】菜單->【符號】-【其他符號】，在【子集】處選擇“幾何圖形符”，如圖1-17所示。圖1-17輸入星號1.3.6.單發(fā)文機構設置由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以直接使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，而不加“文件”二字。發(fā)文機關居中排列，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則?？焖僭O置方法與圖1-16類似，選擇合適的字體和字號即可?！拘≠N士】一般情況下，“方正小標宋簡體”字體并未安裝，需要我們自行安裝該字體，方法如下：（1）搜索“方正小標宋簡體字體下載”，找到相應下載地址并下載到本電腦，文件名一般為“方正小標宋體字.TTF”，若是壓縮包，要解壓出來；（2）鼠標右擊“方正小標宋體字.TTF”文件，選擇“安裝”，或者雙擊，點擊“安裝”按鈕即可，如下圖所示。（3）安裝完畢后，即可在字體選擇下拉列表處找到相應字體進行設置。圖1-18方正小標宋簡體字體安裝圖1-19方正小標宋簡體字體安裝1.3.7.多發(fā)文機構名稱排版多機構聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將機構名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機構名稱右側，以聯(lián)署發(fā)文機構名稱為準上下居中排列。圖1-20兩個發(fā)文單位排版示例圖1-21多發(fā)文單位排版示例1.利用“雙行合一”功能制作兩發(fā)文單位文件頭如圖1-20，文件頭由兩個發(fā)文單位和“文件”二字組成，可以利用“雙行合一”功能來實現(xiàn)。步驟1：選擇文字“國家能源局人力資源社會保障部辦公廳”，在【開始】菜單中，選擇“中文版式”按鈕，選擇“雙行合一”命令，如圖1-22所示：圖1-22選擇雙行合一命令步驟2：在“雙行合一”對話框中，在兩個發(fā)文單位中插入空格，直到“預覽”區(qū)域中兩個單位分別位于兩行中，點擊確定，如圖1-23所示。步驟3：選擇兩個發(fā)文單位內容，點擊“增大字號”按鈕，將字號調整到合適大小。用同樣方法設置“文件”二字的文字大小，如圖1-24所示。步驟4：設置分散對齊。選擇發(fā)文單位的所有文字，點擊【開始】菜單，在【段落】功能組，點擊分散對齊按鈕，如圖1-25所示，完成多發(fā)文機關設置。圖1-23調整雙行合一文字圖1-24設置字體圖1-25設置分散對齊2.用“表格”實現(xiàn)多發(fā)文單位文件頭若發(fā)文單位超過2個，最快捷的方式，是采用表格的方式來完成。下面以完成圖1-21所示的三個發(fā)文單位為例說明如何用表格實現(xiàn)多發(fā)文單位文件頭的排版?！拘≠N士】雙發(fā)文單位的“雙行合一”功能，也可以采用表格來完成。步驟1：點擊【插入】菜單->【表格】按鈕，拖動鼠標，確定表格的行數(shù)和列數(shù)，此處選擇3行2列。也可以點擊【插入表格】命令，分別輸入表格的行數(shù)和列數(shù)，如圖1-26和圖1-27所示。圖1-26拖動鼠標確定表格行和列圖1-27輸入表格行和列步驟2：調整左右兩列寬度，輸入內容，合并單元格。在每個單元格內輸入相應內容，選擇“文件”二字所在的列，點擊鼠標右鍵，選擇“合并單元格”，如圖1-28所示。

步驟3：設置字體。選擇發(fā)文單位內容，點擊“增大字號”按鈕，調整到合適大小。同樣方法設置“文件”二字的字號大小，字體選擇“方正小標宋簡體”，字體顏色為紅色。步驟4：設置表格邊框樣式。選中表格全部行和列，點擊【開始】菜單->【段落】功能組中的“表格”按鈕，選擇“無邊框”功能，如圖1-29所示。圖1-29設置表格邊框樣式步驟5：設置發(fā)文單位分散對齊。選中所有發(fā)文單位，選擇【段落】功能組中的“分散對齊”按鈕，完成設置。1.3.8.發(fā)文字號設置發(fā)文字號編排在發(fā)文機關標志下空兩行位置，居中排列。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字，“仿宋”字體，“三號”大小1.3.9.水平分割線設置分割線有版頭中和版記中的分割線。發(fā)文字號之下居中一條與版心等寬的紅色分割線，稱為版頭分割線，推薦高度為2磅，在公文末尾與版心等寬的分割線，稱為版記分割線。版記中的首條分割線和末條分割線用粗線（推薦高度為1磅），中間的分隔線用細線（推薦高度為約為0.75磅），首條分割線位于版記中第一個要素之上。步驟1：插入直線。點擊【插入】菜單->【形狀】按鈕，選擇“直線”命令。繪制水平直線，在按住鼠標左鍵的同時，按住Shift鍵，水平拖動鼠標可以畫出一條水平的直線。步驟2：設置直線樣式。選中直線，單擊【格式】選項卡，點擊【形狀樣式】組中的右下箭頭，如圖1-31所示，將【線條】設為“實線”，【線條顏色】設為紅色，“寬度”設為2磅，同時設置直線寬度為15.6厘米（與版心寬度一致），如圖1-32和圖1-33所示。步驟3：用同樣方式設置版記中的分割線。【小貼士】選擇直線，按住Ctrl鍵的同時，用鍵盤的上、下、左、右箭頭鍵，可以小范圍移動圖像位置。圖1-31繪圖工具欄圖1-32設置線條寬度圖1-33設置線條樣式1.3.10.正文文字設置公文首頁必須顯示正文，一般采用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左邊空兩個字，回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層次用黑體字、第二層次用楷體字、第三和第四層次用仿宋字體。1.3.11.頁碼設置公文頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，頁碼數(shù)字左右各放一條一字線，如-1-，-2-，-3-，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。具體操作如下：步驟1：選擇【插入】菜單->【頁腳】->【編輯頁腳】命令，彈出頁眉頁腳的“設計選項卡”。步驟2：設置“奇偶頁不同”。在“設計”選項卡中，選擇“奇偶頁不同”復選框，表示需要單獨設置奇數(shù)頁和偶數(shù)頁頁碼格式，如圖1-34所示。圖1-34設計奇偶頁不同步驟3：添加奇數(shù)頁頁碼。進入奇數(shù)頁頁腳，選擇【設計】選項卡->【頁碼】->【頁面底端】->【普通數(shù)字3】，選擇頁碼靠右位置的選項。如圖1-35所示：圖1-35設置奇數(shù)頁頁碼位置步驟4：設置頁碼格式。點擊圖1-35中的“設置頁碼格式”命令，彈出“頁碼格式”對話框，在“編號格式”處選擇“-1-，-2-，-3-…”樣式，點擊確定，完成奇數(shù)頁頁碼設置。如圖1-36所示。圖1-36設置頁碼格式步驟5：添加偶數(shù)頁頁碼。進入偶數(shù)頁頁腳，選擇【設計】選項卡->【頁碼】->【頁面底端】->【普通數(shù)字1】，選擇頁碼靠左位置的選項，可參照圖1-35進行設置。頁碼格式設置與步驟4相同。步驟6：設置頁碼左右各空一字。在單頁碼右邊輸入一個空格，雙頁碼左邊輸入一個空格。關閉頁眉和頁腳，完成頁碼的設置。1.4.將設置好的格式保存為模板公文具有固定的格式，若每一次制作都要重復設置，不但費時費力，并且還不一定能保持一致的格式。為了解決這個問題，可以將設置好格式的文檔格式，保存為模板，方便在后期制作公文時，用該模板文件快速新建公文。本節(jié)講解如何將文檔保存為模板，同時用模板新建公文文檔的方法。步驟1：將文檔另存為模板文件。打開設置好的公文文件，選擇【文件】->【另存為】，選擇適當?shù)谋４嫖恢茫热纭癈:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\Templates\2052”，輸入文件名，文件類型選擇“Word模板（.dotx）”，確定，模板即保存成功。如圖1-37所示。圖1-37另存為模板步驟2：用模板新建文件。啟動Word，選擇【文件】->【新建】->【個人】選項，選擇已保存的模板文件，新建文件，在此基礎上修改文檔，保存文件即可。如圖1-38所示。圖1-38用自定義模板新建文檔1.5.構造或輸入生僻字在處理公文的過程中，可能會遇到一些生僻的字，如姓名、地名或者特殊的專業(yè)名詞，要正確輸入這些漢字，需要用特殊的處理方法來實現(xiàn)。一般可以采用兩種方法來輸入：通過構造新字或者用拼音輸入法的特殊方法法實現(xiàn)。【小貼士】目前支持特殊輸入的拼音輸入法有搜狗拼音輸入法和百度拼音輸入法。1.5.1.構造生僻字以構造“槻”這個字為例，介紹用windows10的“專用字符編輯程序”構造生僻字的過程，思路為：“槻”由三部分組成，“木”，“夫”和“見”組成，分別從其他含有“木”、“夫”和“見”的字中，將這三部分分別截取出來，組合拼接為“槻”字。步驟如下：【小貼士】也可以將“槻”拆成由“木”和“規(guī)”組成。用這種方法拼接的字，插入到文檔中，將顯示為一張圖片，推薦使用下一種方法來完成。步驟1：進入控制面板，搜索“專用字符編輯程序”，點擊進入【專用字符編輯程序】面板。選擇一個空白格子，點擊【確定】按鈕，進入編輯環(huán)境。如圖1-39所示圖1-39選擇專用字符編輯程序步驟2：點擊菜單【窗口】，選擇【參照】按鈕，在頁面下部輸入含有“木”字旁的文字，如“枝”，點擊【確定】按鈕。如圖1-40所示圖1-40輸入參考文字步驟3：在“參照”窗口，按住鼠標，選擇“木”部分，拖動到左邊“編輯窗口”，如圖1-41所示圖1-41拖動文字到編輯窗口步驟4：用“橡皮擦”工具，將左邊編輯窗口多余的部分擦除，確保只保留“木”。步驟5：在繼續(xù)輸入參照文字“規(guī)”和“覲”，分別選擇“夫”和“見”，拖入到左邊“編輯”窗口，擦除多余的部分，拼接成“槻”字。如圖1-42所示步驟6：選擇字符，選擇復制，即可粘貼到文檔之中。圖1-42生僻字拼接完畢1.5.2.用拼音輸入法輸入生僻字用構造法拼接生僻字過程比較復雜，并且生成的字形狀可結構可能不很美觀，因此，在日常使用過程中，我們常常采用拼音輸入的方法來完成生僻字的輸入，用拼音輸入法輸出的字，與傳統(tǒng)的文字并相同，可以設置字體、字號等。同樣以輸入“槻”為例，來說明用拼音輸入的方式輸入該字的方法。步驟1：在搜狗拼音輸入法或百度拼音輸入法中，切換到中文輸入狀態(tài)，首先輸入字母“u”，出現(xiàn)如圖1-43所示的輸入狀態(tài)?！拘≠N士】U模式是專門為輸入不會讀的字所設計的。說明：輸入u鍵——依次輸入一個字的筆順。筆順講解：h橫、s豎、p撇、n捺、z折，當輸入到一定程度時，就可以得到該字。同時小鍵盤上的1、2、3、4、5也代表h、s、p、n、z。圖1-43用拼音輸入法輸入生僻漢字步驟2：可以用筆畫的形式輸出，如輸入“uhspnhhpns”即可出現(xiàn)需要的字。如圖1-44所示。更快捷的方法，如果生僻字可以拆分成不同的字，也可以采用拼字的方法輸入。如輸入“umugui”，也可以找到該字。其中拼音“mu”代表左邊的“木字旁”，“gui”表示需要輸入右邊的“規(guī)”，如圖1-45所示。在實際使用中，根據生僻字的組成，采用合適的輸入法，一般情況，采用拆字的方法能快捷。圖1-44用筆畫輸入生僻字圖1-45拼字輸入生僻字1.6.文檔的安全防護針對重要的文檔進行保護，是信息安全一個重要要求。針對Word文檔的安全防護措施，包括設置文檔的密碼、操作權限、通過數(shù)字簽名簽署文件等方法。1.6.1.將文檔設置為最終狀態(tài)通過將文檔“設置為最終狀態(tài)”，表明此文檔為最后版本，不允許修改，其他人只能讀，不能修改。打開文檔，點擊窗口最左上角【文件】選項，進入文件【信息】面板，點擊【保護文檔】按鈕，選擇【標記為最終狀態(tài)】命令，如圖1-46所示。在彈出的對話框中選擇【確定】按鈕，完成設置。設置完畢后，將在【保護文檔】處顯示為“此文檔已標記為最終狀態(tài)以防止編輯”，如圖1-47所示。設置為最終狀態(tài)的文檔，當再次打開該文檔時，會提醒該文檔已經設置為最終版本，不允許修改。要取消標記為“最終狀態(tài)”的文檔，僅需再次點擊【保護文檔】，點擊【標記為最終狀態(tài)】即可。圖1-46將文檔標記為最終狀態(tài)圖1-47最終狀態(tài)標記結果1.6.2.設置文件打開密碼通過給文檔設置密碼，使用者需要通過密碼才能打開文件，具體過程下：打開文檔，點擊最左上角的【文件】選項，進入信息面板，點擊【保護文檔】按鈕，選擇【用密碼進行加密】，在彈出的對話框中連續(xù)兩次輸入密碼后，點擊【確定】按鈕即可。設置完畢后，在【保護文檔】處提示“必須使用密碼才能打開文檔”。如圖1-48所示。圖1-48使用密碼打開文檔提示【小貼士】1、請將密碼保存在安全位置，當忘記密碼后，將無法打開文檔。2、要修改密碼，再次打開【保護文檔】下的【用密碼進行加密】，輸入新密碼，即完成打開密碼的修改。3、要刪除密碼，同樣再次打開