企業(yè)辦公會(huì)議管理制度

企業(yè)辦公會(huì)議管理制度第一章總則

為保證企業(yè)辦公會(huì)議的效率與效果，規(guī)范會(huì)議的組織與管理，特制定本會(huì)議管理制度。本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有層級(jí)、部門召開的辦公會(huì)議。

一、會(huì)議目的

1.提高決策效率，確保企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；

2.加強(qiáng)部門間的溝通與協(xié)作，促進(jìn)信息共享；

3.解決工作中存在的問題，推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作的開展；

4.增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，提高員工工作積極性。

二、會(huì)議原則

1.精簡、高效、務(wù)實(shí)；

2.會(huì)前充分準(zhǔn)備，會(huì)中認(rèn)真討論，會(huì)后及時(shí)落實(shí)；

3.盡量減少會(huì)議次數(shù)，控制會(huì)議規(guī)模，縮短會(huì)議時(shí)間；

4.遵循保密原則，會(huì)議內(nèi)容涉及企業(yè)機(jī)密事項(xiàng)的，與會(huì)人員需簽訂保密協(xié)議。

三、適用范圍

1.本制度適用于企業(yè)內(nèi)各類辦公會(huì)議，包括但不限于：總經(jīng)理辦公會(huì)議、部門例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等；

2.本制度不適用于企業(yè)外部會(huì)議、培訓(xùn)、慶典等活動(dòng)。

四、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定時(shí)間、周期召開的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等；

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的會(huì)議；

3.專題會(huì)議：針對(duì)某一特定主題或問題召開的會(huì)議。

五、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的組織與管理由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)，會(huì)議主持人應(yīng)具備相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)；

2.會(huì)議組織者需提前做好會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議材料等準(zhǔn)備工作；

3.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論；

4.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并跟蹤落實(shí)。

六、制度修訂

本制度可根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要和實(shí)際運(yùn)行情況進(jìn)行修訂。修訂程序如下：

1.提交修訂方案；

2.報(bào)請(qǐng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批；

3.公布修訂后的制度；

4.修訂后的制度自公布之日起生效。

本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)辦公會(huì)議管理部門所有。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)企業(yè)會(huì)議的秩序與效率。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)企業(yè)工作計(jì)劃或?qū)嶋H工作需要，明確會(huì)議主題；

2.確定會(huì)議類型：根據(jù)會(huì)議主題，選擇合適的會(huì)議類型；

3.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議討論的主要議題，明確各議題討論的時(shí)間安排；

4.確定與會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，邀請(qǐng)相關(guān)人員參加會(huì)議；

5.發(fā)送會(huì)議通知：提前一定時(shí)間向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息；

6.準(zhǔn)備會(huì)議材料：收集與會(huì)議議題相關(guān)的資料，制作會(huì)議PPT、報(bào)告等材料。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員按時(shí)到達(dá)會(huì)場，進(jìn)行簽到；

2.會(huì)議主持人開場：會(huì)議主持人簡要介紹會(huì)議主題、議程和與會(huì)人員，宣布會(huì)議開始；

3.按議程進(jìn)行討論：依次對(duì)會(huì)議議程中的各議題進(jìn)行討論，鼓勵(lì)與會(huì)人員積極發(fā)言；

4.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、結(jié)論和待解決問題；

5.會(huì)議控制：會(huì)議主持人需掌握會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議按照議程進(jìn)行，避免偏題和拖延；

6.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束時(shí)，會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作安排。

三、會(huì)議紀(jì)要

1.整理會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要；

2.會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容：包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、討論內(nèi)容、結(jié)論和待解決問題等；

3.發(fā)送會(huì)議紀(jì)要：將整理好的會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給與會(huì)人員，以便大家對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行回顧和落實(shí)；

4.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔：將會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行歸檔，以備日后查閱。

四、會(huì)議落實(shí)

1.任務(wù)分配：根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，明確各責(zé)任人和完成時(shí)限；

2.跟蹤進(jìn)度：會(huì)議組織者需對(duì)會(huì)議任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)工作按時(shí)完成；

3.反饋與匯報(bào)：責(zé)任人定期向會(huì)議組織者匯報(bào)工作進(jìn)展，對(duì)存在的問題及時(shí)反饋；

4.評(píng)估與改進(jìn)：對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會(huì)議流程。

五、會(huì)議結(jié)束

會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，對(duì)會(huì)議效果、會(huì)議流程等方面進(jìn)行評(píng)估，為下一次會(huì)議提供參考。同時(shí)，關(guān)注與會(huì)人員對(duì)會(huì)議的評(píng)價(jià)和建議，以便持續(xù)改進(jìn)會(huì)議組織工作。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與確認(rèn)

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快整理完成，并在最短時(shí)間內(nèi)由會(huì)議組織者進(jìn)行審核；

2.審核無誤后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通過企業(yè)內(nèi)部通訊系統(tǒng)、郵件或紙質(zhì)形式發(fā)送給所有與會(huì)人員；

3.與會(huì)人員收到會(huì)議紀(jì)要后，需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)收到，并對(duì)紀(jì)要內(nèi)容提出意見或建議；

4.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)收到的反饋進(jìn)行整理，必要時(shí)對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行調(diào)整。

二、任務(wù)分解與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行責(zé)任人，并詳細(xì)描述任務(wù)要求和完成標(biāo)準(zhǔn)；

2.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的任務(wù)要求，制定具體的行動(dòng)計(jì)劃和時(shí)間表；

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查任務(wù)執(zhí)行情況，確保每項(xiàng)任務(wù)都有明確的執(zhí)行進(jìn)度和責(zé)任人；

4.對(duì)于跨部門的任務(wù)，會(huì)議組織者應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，確保協(xié)作順暢。

三、進(jìn)度監(jiān)控與問題解決

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議組織者匯報(bào)任務(wù)進(jìn)展，遇到的問題和需要的支持；

2.會(huì)議組織者應(yīng)建立任務(wù)跟蹤機(jī)制，對(duì)任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行干預(yù)和解決；

3.對(duì)于重大問題或困難，會(huì)議組織者應(yīng)召集相關(guān)人員召開臨時(shí)會(huì)議，共同商討解決方案；

4.進(jìn)度和問題解決情況應(yīng)記錄在案，作為下次會(huì)議的參考資料。

四、成果評(píng)估與反饋

1.會(huì)議組織者應(yīng)在任務(wù)完成后，組織相關(guān)人員對(duì)執(zhí)行成果進(jìn)行評(píng)估；

2.評(píng)估內(nèi)容包括任務(wù)完成情況、目標(biāo)達(dá)成度、資源利用效率等；

3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)責(zé)任人的工作進(jìn)行反饋，對(duì)優(yōu)秀表現(xiàn)給予表彰，對(duì)不足之處提出改進(jìn)建議；

4.將評(píng)估結(jié)果和反饋意見整理成報(bào)告，作為企業(yè)管理和決策的參考。

五、持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期收集與會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)情況的意見和建議；

2.分析會(huì)議紀(jì)要落實(shí)過程中的問題和不足，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施；

3.不斷優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的格式和內(nèi)容，提高會(huì)議紀(jì)要的可操作性和實(shí)用性；

4.通過持續(xù)改進(jìn)，提高會(huì)議效率和執(zhí)行力，確保企業(yè)決策的有效實(shí)施。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政部門或指定管理人員提出申請(qǐng)；

2.預(yù)訂時(shí)需提供會(huì)議主題、時(shí)間、預(yù)計(jì)人數(shù)等信息，以便安排合適的會(huì)議室；

3.預(yù)訂成功后，會(huì)議組織者應(yīng)遵守預(yù)定時(shí)間，如需變更或取消，需提前通知行政部門；

4.行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理會(huì)議室預(yù)訂情況，確保會(huì)議室資源合理分配。

二、會(huì)議室布置

1.根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)，行政部門負(fù)責(zé)安排會(huì)議室座位、音響、投影儀等設(shè)備；

2.會(huì)議組織者應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議室，檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行，確認(rèn)會(huì)議材料是否齊全；

3.對(duì)于重要會(huì)議，會(huì)議室門口應(yīng)設(shè)置會(huì)議引導(dǎo)牌，方便與會(huì)人員找到會(huì)場；

4.會(huì)議室布置應(yīng)簡潔大方，符合企業(yè)形象。

三、會(huì)議室使用

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)進(jìn)入會(huì)議室，遵守會(huì)議紀(jì)律，保持手機(jī)靜音或關(guān)機(jī)；

2.會(huì)議期間，禁止在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食或大聲喧嘩；

3.愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，使用完畢后，應(yīng)將設(shè)備歸位，關(guān)閉電源，確保會(huì)議室整潔；

4.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)安排與會(huì)人員有序離開會(huì)議室。

四、會(huì)議室維護(hù)

1.行政部門負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

2.對(duì)于損壞或故障的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，避免影響會(huì)議進(jìn)行；

3.保持會(huì)議室環(huán)境整潔，定期進(jìn)行衛(wèi)生打掃，確保會(huì)議室空氣質(zhì)量；

4.會(huì)議室的鑰匙、設(shè)備遙控器等物品由行政部門統(tǒng)一管理，借用需登記。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室應(yīng)配備消防器材，并定期進(jìn)行安全檢查；

2.會(huì)議期間，會(huì)議室門應(yīng)保持關(guān)閉，禁止無關(guān)人員進(jìn)入；

3.如遇緊急情況，會(huì)議組織者應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，確保與會(huì)人員安全；

4.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)確認(rèn)無人遺留物品在會(huì)議室，關(guān)閉門窗，