工程建設(shè)監(jiān)理有限公司檔案管理制度

工程建設(shè)監(jiān)理有限公司檔案管理制度第一章總則為加強(qiáng)工程建設(shè)監(jiān)理有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）的檔案管理，保障檔案的安全、完整和有效利用，依據(jù)國(guó)家及行業(yè)相關(guān)法規(guī)、政策，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。本制度旨在明確檔案管理的職責(zé)、流程及規(guī)范，確保公司檔案管理工作的科學(xué)化、系統(tǒng)化和現(xiàn)代化。第二章適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及項(xiàng)目部涉及的各類(lèi)檔案管理工作，包括但不限于項(xiàng)目監(jiān)理檔案、技術(shù)檔案、合同檔案、財(cái)務(wù)檔案等。所有員工、管理人員及相關(guān)外部單位在檔案管理過(guò)程中均需遵循本制度。第三章檔案管理目標(biāo)1.保障檔案安全性：通過(guò)科學(xué)的保管措施和管理流程，確保檔案不受損失或泄露。2.提高檔案利用效率：建立規(guī)范的查閱和借用流程，提高檔案的使用效率，方便相關(guān)人員獲取信息。3.實(shí)現(xiàn)檔案信息化：逐步推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、信息化，提升檔案管理水平。4.完善檔案監(jiān)督機(jī)制：建立健全的監(jiān)督、評(píng)估和反饋機(jī)制，確保檔案管理工作持續(xù)改進(jìn)。第四章檔案管理規(guī)范4.1檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)按照項(xiàng)目需要，及時(shí)收集與項(xiàng)目相關(guān)的所有檔案材料，包括但不限于：-項(xiàng)目合同-技術(shù)文件-監(jiān)理日志-會(huì)議記錄-進(jìn)度報(bào)告-費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證2.檔案材料的收集應(yīng)確保完整性和準(zhǔn)確性，收集人員需對(duì)材料進(jìn)行初步審核，確保資料符合要求。4.2檔案整理與歸檔1.所有檔案材料需在項(xiàng)目結(jié)束后按照公司統(tǒng)一的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和歸檔。檔案的分類(lèi)應(yīng)包括：-項(xiàng)目基本信息-監(jiān)理活動(dòng)記錄-質(zhì)量控制資料-合同及變更記錄2.歸檔材料應(yīng)按時(shí)間順序或項(xiàng)目階段進(jìn)行編號(hào)，并記錄在檔案管理系統(tǒng)中，確保查找方便。4.3檔案保管1.檔案應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，存放于專(zhuān)用檔案室，采取防火、防潮、防盜等安全措施。2.檔案室應(yīng)保持環(huán)境適宜，定期檢查檔案的保存狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.檔案的交接需填寫(xiě)詳細(xì)的交接清單，由交接雙方簽字確認(rèn)，確保檔案管理的連續(xù)性和完整性。4.4檔案查閱與借用1.檔案查閱應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，明確查閱目的和時(shí)間。2.借用檔案需報(bào)經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，填寫(xiě)借用登記表，借用期間不得擅自更改檔案內(nèi)容。3.查閱和借用檔案的人員應(yīng)遵守保密制度，嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行涂改、圈劃或拆換，確保檔案的原始性和完整性。4.5檔案轉(zhuǎn)遞1.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)由檔案管理專(zhuān)員負(fù)責(zé)，采用密封方式進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，確保檔案不被外泄。2.轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)必須填寫(xiě)轉(zhuǎn)遞通知單，并附上清單，確認(rèn)轉(zhuǎn)遞內(nèi)容的準(zhǔn)確性。3.對(duì)于轉(zhuǎn)入的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)，并辦理回執(zhí)，確保檔案的管理有序進(jìn)行。第五章監(jiān)督機(jī)制5.1監(jiān)督管理1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和評(píng)估，確保本制度的落實(shí)。2.各部門(mén)應(yīng)定期向監(jiān)督小組報(bào)告檔案管理工作情況，出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。3.監(jiān)督小組有權(quán)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，確保檔案管理的規(guī)范性和有效性。5.2評(píng)估與反饋1.每年對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面評(píng)估，分析存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。2.對(duì)于檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，以激勵(lì)全員參與檔案管理工作。3.建立反饋機(jī)制，鼓勵(lì)員工提出對(duì)檔案管理工作的建議和意見(jiàn)，以便不斷優(yōu)化管理流程。第六章附則1.本制度由公司檔案管理監(jiān)督小組解釋?zhuān)园l(fā)布之日起實(shí)施。2.本制度如需修訂，必須經(jīng)公司管理層審核通過(guò)，方可實(shí)施。3.本制度自發(fā)布之日起生效，所有員工應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本制度，確保檔案管理工作高效、有序進(jìn)行。---通過(guò)上述制度的制定與