如何引導高效會議(三)-引導高效虛擬會議

如何引導高效會議（三）——引導高效虛擬會議如何引導高效會議（三）引導高效虛擬會議知識點一、什么是虛擬會議二、虛擬會議的挑戰(zhàn)三、虛擬會議會前準備四、虛擬會議會中事項五、虛擬會議會后事項一、什么是虛擬會議隨著科技的發(fā)展，組織的發(fā)展的域壁壘逐漸被打破，就是說一個公司的員工，可能通過技術在天南地北進行工作并相互配合。同時，虛擬會議現(xiàn)在有一個正在增長的趨勢，越來越多的會議通過電話、互聯(lián)網(wǎng)等虛擬的形式召開。二、虛擬會議的挑戰(zhàn)讓我們看一下召開虛擬會議遇到的一些挑戰(zhàn)：虛擬會議遇到的一些挑戰(zhàn)虛擬會議引因為開會的人彼此都看不見對方，所以感覺這樣的會議缺少人與人互動的感覺，人與人之間缺少連接因為看不到對方，人們的互動過程會顯得僵硬和呆板，這樣的會議就變成單向的信息共享參會人員必須等發(fā)言機會，因此虛擬會議常常會耗費很長的時間

有時參會人員要坐著聽對方在電話中發(fā)表很長時間的講話，而自己什么也做不了由于虛擬會議彼此看不見對方，因此無法使用肢體語言等非語言的形式來感知別人的感受或判斷對方是否全神貫注于本次會議過程如果發(fā)生了不同觀點的沖突，虛擬會議很難對其進行有效管理，不容易把其他人加入該電話交談中，也很難幫助雙方達成共同認可的解決方案虛擬會議常常會后才發(fā)給大家會議紀要，在交談過程中，無法在白板紙上做記錄讓每個人都能看到，因此在推動會談時有些難度虛擬會議的參與者在開會的同時也許會做很多個人的事，比如看書吃東西、在電腦前工作或整理書桌，因此很難保證他們全力參與虛擬會議中，參會人員能夠隨意進出而不被其他人發(fā)現(xiàn)如果沒有提前準備好材料并發(fā)給大家，在會議現(xiàn)場就很難有效發(fā)布和處理新的信息引導虛擬會議的一項重要原則就是只需要設計需要實時互動的部分，虛擬會議不應該把時間花在只是通報情況、分享信息上，這些可以在網(wǎng)絡上提前分享。三、虛擬會議的會前準備1、取得聯(lián)系通過電話或電子郵件與參會人員取得聯(lián)系，收集大家的意見，根據(jù)大家的貢獻調整會議議程。

2、制定議程制定一個詳細的會議議程，設計好過程說明，確定會議屬于哪種性質：信息共享，制訂計劃，解決問題，改善人際關系。3、時間安排明確誰將在虛擬會議的哪個時間段進行發(fā)言，讓每個成員準備好所需的信息。把會議議程發(fā)送給每個參會人員，這樣他們就能夠提前做好功課，并告知大家在什么時候加入會議中。四、虛擬會議的會中事項1、記錄期待準備一個花名冊來記錄將要參會的人員。如果可行的話，讓每個人告知自己想在會議中得到什么。記錄下這些個人期待，并讓他們知道引導者已經把他們的需求記在心里。2、找到控場人準備一張白板紙，上面寫好參會人員的名字。在每個名字旁邊，寫下他們對會議的期待。會議過程中，將他們的每次發(fā)言都在名字旁邊做好標記。這將提醒你誰正在發(fā)言，以及他們的需要，同樣還能幫助你確定誰應該參與到當前的對話中。3、制定規(guī)則明確虛擬會議的規(guī)則，引導者先提出一些虛擬會議規(guī)則，參會人員可以修改并最終認可。

虛擬會議的規(guī)則（示例）為了保證本次虛擬會議富有成效，我們將：表達盡可能清楚和簡明。通過提出問題、表達自己觀點的方式鼓勵他人參與會談。如果覺得有必要，請?zhí)釂柌⒄垖Ψ竭M行澄清。自由地表達觀點和擔心。如果我們注意到自己沉默太久或其他人的談話應該做個總結時就應該直接說出來盡可能集中精力，保持注意力聚焦。當我們認為需要重新聚焦時，可以請求做個小結。離開虛擬會議的時候，要告知大家。五、虛擬會議的會后事項1、結束時回顧每項議題的總結和要執(zhí)行的行動計劃。2、邀請每個人講述自己在本次會議的目標是否已經達到，或者講講自己在本次會議的感受。3、在電話中做一個簡單的會后評估，詢問大家會議的哪些部分。4、做得很好，哪些還有不足，以及下次改進虛擬會議效率的想法。5、如果這種方式當場不方便，可以通過