師范教育系會議管理制度

師范教育系會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為進一步提高師范教育系（以下簡稱“我系”）會議效率，確保會議質(zhì)量，規(guī)范會議管理，根據(jù)我系實際情況，特制定本會議管理制度。本制度遵循民主集中、公開透明、務(wù)實高效的原則，旨在加強我系內(nèi)部溝通與協(xié)作，促進決策的科學(xué)化、民主化。

二、適用范圍

本制度適用于我系組織召開的各類會議，包括但不限于系務(wù)會議、教學(xué)工作例會、學(xué)術(shù)研討會等。參會人員應(yīng)嚴格遵守本制度規(guī)定，共同維護會議秩序。

三、會議類別

1.定期會議：根據(jù)我系工作計劃，定期召開的會議，如教學(xué)工作例會、系務(wù)會議等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議，如緊急事項討論、專題研討會等。

四、參會人員

1.必須參會人員：系領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能科室負責(zé)人、教研室主任等。

2.邀請參會人員：根據(jù)會議議題，邀請相關(guān)教職工、學(xué)生代表等參加。

五、會議組織與管理

1.會議組織：由系辦公室負責(zé)統(tǒng)籌安排，包括會議通知、會場布置、會議材料準備等。

2.會議管理：由主持人負責(zé)，確保會議按照預(yù)定議程進行，維護會議秩序。

六、會議紀律

1.參會人員應(yīng)按時參加會議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向主持人請假。

2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，保持會場安靜。

3.參會人員應(yīng)遵守會議紀律，不隨意離席，不交頭接耳，不發(fā)表與會議議題無關(guān)的言論。

4.會議保密事項，參會人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

七、本制度的解釋權(quán)歸師范教育系所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。參會人員應(yīng)認真貫徹執(zhí)行本制度，共同提高我系會議管理水平。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：主持人或會議籌備組根據(jù)工作需要，提前收集議題，明確會議目的，制定會議議程。

2.發(fā)送通知：系辦公室負責(zé)將會議時間、地點、議程等內(nèi)容通知參會人員，并要求相關(guān)人員做好發(fā)言準備。

3.準備會議材料：會議籌備組需提前準備會議相關(guān)材料，包括但不限于會議議程、發(fā)言稿、相關(guān)文件等，并在會議開始前發(fā)放給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達會場，并在簽到表上簽字，以示出席。

2.會議開幕：主持人宣布會議開始，并介紹會議議程、參會人員等。

3.議題討論：根據(jù)會議議程，逐項進行議題討論。發(fā)言人應(yīng)簡明扼要地陳述觀點，其他參會人員可就議題展開討論，提出建議和意見。

4.會議決策：主持人根據(jù)討論情況，匯總意見，形成決策。對于重大事項，可采用投票、舉手等方式進行表決。

三、會議記錄

1.會議記錄：指定專人負責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括議題、討論過程、決策結(jié)果等。

2.記錄整理：會議結(jié)束后，會議記錄員需對會議記錄進行整理，形成會議紀要。

四、會議總結(jié)

1.主持人對會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議決策和下一步工作安排。

2.參會人員對會議效果進行評價，提出改進意見和建議。

五、會議結(jié)束

1.主持人宣布會議結(jié)束，并提醒參會人員關(guān)注會議紀要的發(fā)布。

2.會議記錄員負責(zé)收集參會人員對會議紀要的意見和建議，并在修改完善后及時發(fā)布。

六、會議延期或取消

1.如有特殊情況，主持人或會議籌備組可決定延期或取消會議。

2.延期或取消會議的通知需提前發(fā)送給參會人員，并說明原因。

本章詳細闡述了會議的籌備、召開、記錄、總結(jié)和結(jié)束等流程，旨在確保會議的有序進行，提高會議效率。參會人員應(yīng)嚴格按照會議流程執(zhí)行，共同為提高我系會議質(zhì)量貢獻力量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)準確記錄會議的時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.會議紀要由會議記錄員在會議結(jié)束后及時整理，經(jīng)主持人審核后發(fā)布。

3.會議紀要應(yīng)通過系內(nèi)公告、郵件、微信群等形式，確保所有參會人員及其他相關(guān)人員都能及時獲取。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任單位或個人應(yīng)根據(jù)會議紀要中明確的任務(wù)分工，按時完成相關(guān)工作。

2.主持人或指定專人負責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督，確保決策落到實處。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，應(yīng)及時向主持人匯報，尋求解決方案。

三、會議紀要的反饋與評估

1.參會人員應(yīng)認真閱讀會議紀要，并對其中涉及自身工作的內(nèi)容進行反饋。

2.會議紀要發(fā)布后，主持人可組織相關(guān)人員對會議決策的執(zhí)行效果進行評估，了解實際工作進展。

3.根據(jù)反饋和評估結(jié)果，對會議決策進行必要的調(diào)整和優(yōu)化。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應(yīng)按照我系檔案管理規(guī)定進行歸檔，以備日后查閱。

2.參會人員或其他相關(guān)人員如需查閱會議紀要，應(yīng)向系辦公室提出申請，經(jīng)批準后方可查閱。

五、會議紀要的持續(xù)改進

1.主持人應(yīng)根據(jù)會議紀要的執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后會議的改進提供參考。

2.鼓勵參會人員就會議紀要的編制、發(fā)布、執(zhí)行等方面提出意見和建議，不斷提高會議紀要的質(zhì)量和實用性。

本章對會議紀要的跟蹤落實進行了詳細闡述，旨在確保會議決策的有效執(zhí)行，提升我系工作效率。參會人員及相關(guān)責(zé)任單位應(yīng)高度重視會議紀要的落實，共同為系內(nèi)工作的順利推進貢獻力量。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室使用需提前預(yù)訂，由系辦公室統(tǒng)一安排管理。

2.預(yù)訂會議室的單位或個人需提前填寫會議室預(yù)訂申請表，明確會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

3.系辦公室根據(jù)預(yù)訂申請，合理安排會議室，確保會議的順利進行。

二、會議室設(shè)備與管理

1.會議室應(yīng)配置必要的設(shè)備，如投影儀、音響、話筒、白板等。

2.使用會議室的單位或個人應(yīng)愛護會議室設(shè)備，嚴格遵守設(shè)備操作規(guī)程。

3.若會議室設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時向系辦公室報修，確保設(shè)備正常運行。

三、會議室環(huán)境與布置

1.會議室應(yīng)保持整潔、安靜，室內(nèi)溫度、濕度適中。

2.會議前，相關(guān)人員應(yīng)檢查會議室衛(wèi)生、座位排列、投影設(shè)備等，確保會議環(huán)境舒適。

3.會議結(jié)束后，使用單位或個人負責(zé)整理會議室，恢復(fù)原狀。

四、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)遵循優(yōu)先保障重要會議、緊急會議的原則。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議室管理規(guī)定，保持安靜，不吸煙，不亂丟垃圾。

3.嚴禁在會議室進行與會議無關(guān)的活動，不得私自將會議室轉(zhuǎn)借他人使用。

五、會議室安全與保密

1.會議室使用單位或個人應(yīng)負責(zé)會議期間的安全工作，確保參會人員的人身安全。

2.會議涉及保密事項，參會人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

3.系辦公室應(yīng)定期對會議室進行安全檢查，消除安全隱患。

本章對會議室的管理規(guī)定進行了詳細闡述，旨在為各類會議提供良好的會議環(huán)境，保障會議的順利進行。參會人員及相關(guān)責(zé)任單位應(yīng)嚴格遵守會議室管理規(guī)定，共同維護會議室的正常使用秩序。

第五章