公司入職手續(xù)與員工檔案管理規(guī)定

公司入職手續(xù)與員工檔案管理規(guī)定1.前言為保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，管理企業(yè)人力資源，規(guī)范入職手續(xù)和員工檔案的管理，訂立本《公司入職手續(xù)與員工檔案管理規(guī)定》。本規(guī)定適用于公司全體員工的入職流程和檔案管理，旨在確保員工入職程序的有序進行，并維護員工檔案的完整性和機密性。2.入職手續(xù)管理2.1入職申請全部擬錄用員工需提前向人力資源部提交入職申請，并供應以下料子：身份證明（身份證、護照等）成績單或?qū)W歷證明工作經(jīng)過證明個人簡歷2.2入職登記擬錄用員工于入職當日需前往人力資源部進行入職登記。入職登記包含以下內(nèi)容：員工基本信息登記簽署《勞動合同》領取員工手冊和公司規(guī)章制度文件辦理員工工號和電子門禁卡領取訪客證件拍照留存2.3背景調(diào)查與體檢為確保員工資格真實且身體健康，公司將對員工進行背景調(diào)查和入職體檢。背景調(diào)查內(nèi)容包含：學歷驗證前雇主證明個人信用記錄犯罪記錄核查入職體檢由指定醫(yī)院進行，包含常規(guī)檢查和職業(yè)病檢查。2.4簽訂勞動合同公司將依據(jù)員工崗位和職級訂立勞動合同，并在入職登記時與員工簽訂。勞動合同應包含以下內(nèi)容：崗位職責和工作任務工作時間、休假及加班布置薪酬福利待遇工作地方及調(diào)動規(guī)定績效考核與獎懲制度離職及解除勞動關系條款2.5入職培訓入職當日，公司將為新員工組織入職培訓，內(nèi)容包含：公司概況和組織架構(gòu)工作流程和規(guī)范安全與防護措施團隊協(xié)作與溝通技巧3.員工檔案管理3.1檔案建立每位員工在入職登記后，公司將為其建立電子和紙質(zhì)員工檔案。電子檔案包含基本信息、勞動合同、崗位調(diào)動記錄、績效考核及獎懲記錄等；紙質(zhì)檔案包含身份證明、學歷證明、工作經(jīng)過證明等原始料子。3.2檔案保管公司建立完備的員工檔案管理制度，確保員工檔案的機密性和完整性。檔案室設立特地的保管人員，進行檔案的管理、整理、歸檔和檢索。檔案室必需保持乾凈干凈，定期進行防潮、防火和防蛀處理。嚴禁私自取閱、拷貝或泄露員工檔案資料，嚴禁將檔案帶離公司。檔案的借閱和查閱必需經(jīng)過授權，并依照規(guī)定的流程進行申請和登記。3.3檔案使用公司員工檔案僅限于人力資源、勞動關系和安全管理等相關部門使用。員工本人有權查閱其個人檔案。員工個人檔案相關內(nèi)容應當保密，不得隨便泄露給其他員工或外部人員。有關部門在使用員工檔案時，應確保信息的準確性和及時更新，杜絕錯誤和遺漏的發(fā)生。檔案資料的復印件或電子掃描件僅供正常業(yè)務使用，不得私自外傳和濫用。3.4檔案保存員工離職后，公司將員工檔案進行妥當保管，并依照法律法規(guī)規(guī)定的時間進行保管。據(jù)國家規(guī)定，檔案保存期限為五年，超出保存期限的檔案將進行銷毀處理。檔案銷毀必需有合法依據(jù)，并由專人全程監(jiān)督和記錄銷毀過程，保證檔案的機密性。4.附則本規(guī)定的解釋權歸公司管理層全部，并可依據(jù)需要進行修訂和增補。任何違反本規(guī)定的行為，員工將承當相應的紀律處分，并可能追究法律責任。該《公司入職手續(xù)與員工檔案管理規(guī)定》自發(fā)布之日起實施，凡入職公司的員工必需遵守本規(guī)定。結(jié)論公司嚴格遵守相關規(guī)范和法律法規(guī)，以確保入職手續(xù)的規(guī)范性和員工檔案的安全保密性。本規(guī)定作為公司員