集團(tuán)會(huì)議紀(jì)要管理制度

集團(tuán)會(huì)議紀(jì)要管理制度第一章總則

集團(tuán)會(huì)議紀(jì)要管理制度旨在規(guī)范會(huì)議的組織、召開及后續(xù)跟蹤，確保會(huì)議效率，促進(jìn)決策的貫徹落實(shí)。以下為集團(tuán)會(huì)議紀(jì)要管理制度總則內(nèi)容：

一、目的與原則

1.本制度旨在確保集團(tuán)會(huì)議的有序進(jìn)行，提高決策效率，加強(qiáng)各部門之間的溝通與合作。

2.遵循民主集中制原則，充分發(fā)揮集體智慧，確保決策的科學(xué)性、合理性和有效性。

二、適用范圍

1.本制度適用于集團(tuán)及下屬子公司召開的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題會(huì)等。

2.各部門內(nèi)部會(huì)議可根據(jù)實(shí)際情況參照本制度執(zhí)行。

三、會(huì)議分類

1.按照會(huì)議性質(zhì)，分為例行會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。

2.按照參會(huì)人員范圍，分為全體會(huì)議和部門會(huì)議。

四、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的組織與管理由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)，會(huì)議主持人應(yīng)具備相應(yīng)的職責(zé)和能力。

2.會(huì)議通知應(yīng)由會(huì)議主持人或指定人員提前發(fā)送，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得無(wú)故缺席、遲到或早退。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，不得隨意離場(chǎng)，如有緊急事項(xiàng)需離場(chǎng)，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

3.會(huì)議內(nèi)容應(yīng)保密，未經(jīng)允許不得泄露。

六、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)放

1.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)編制，會(huì)議主持人審核。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議內(nèi)容，主要包括會(huì)議議題、討論情況、決策結(jié)果等。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)發(fā)放給與會(huì)人員，必要時(shí)可抄送相關(guān)部門。

七、制度的修訂與解釋

1.本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。

2.本制度的解釋權(quán)歸集團(tuán)董事會(huì)。

第二章會(huì)議流程

為確保集團(tuán)會(huì)議的高效、規(guī)范進(jìn)行，以下詳細(xì)闡述會(huì)議流程的各個(gè)環(huán)節(jié)。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議主持人根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議議程應(yīng)包括會(huì)議主題、討論事項(xiàng)、預(yù)計(jì)時(shí)間等，會(huì)議議程需提前發(fā)送給與會(huì)人員，以便提前準(zhǔn)備。

3.確定與會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，明確與會(huì)人員范圍，確保涉及議題的相關(guān)部門和人員參會(huì)。

4.會(huì)議通知：會(huì)議通知應(yīng)包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容，通知應(yīng)提前發(fā)送，以確保與會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議簽到表上簽到，會(huì)議主持人或指定人員負(fù)責(zé)簽到工作。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，并介紹會(huì)議主題、議程及與會(huì)人員。

3.會(huì)議議題討論：按照會(huì)議議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，與會(huì)人員應(yīng)充分發(fā)表意見，會(huì)議主持人負(fù)責(zé)把控會(huì)議節(jié)奏，確保討論有序進(jìn)行。

4.決策表決：會(huì)議討論結(jié)束后，對(duì)涉及決策的事項(xiàng)進(jìn)行表決，表決方式可根據(jù)實(shí)際情況采用口頭表決、舉手表決等。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保不遺漏重要信息。

3.會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快整理會(huì)議紀(jì)要。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)決策結(jié)果和下一步工作要求。

2.會(huì)議主持人可根據(jù)需要對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行工作部署，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人宣布散會(huì)。

2.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)收集會(huì)議紀(jì)要的相關(guān)資料，為編制會(huì)議紀(jì)要做好準(zhǔn)備。

六、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)放

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)編制，主要包括會(huì)議主題、議程、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人審核后，發(fā)放給與會(huì)人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門。

3.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放應(yīng)確保及時(shí)、準(zhǔn)確，以便與會(huì)人員了解會(huì)議內(nèi)容并落實(shí)相關(guān)工作。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，為確保會(huì)議決策的貫徹落實(shí)，以下對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、責(zé)任劃分與任務(wù)分配

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)和任務(wù)需明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)認(rèn)領(lǐng)任務(wù)，對(duì)涉及跨部門的任務(wù)，由會(huì)議主持人協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同推進(jìn)。

3.會(huì)議紀(jì)要中涉及的任務(wù)分配應(yīng)公平、合理，確保各責(zé)任人具備完成任務(wù)的資源和能力。

二、任務(wù)執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任人根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的要求，制定具體實(shí)施方案，并按計(jì)劃推進(jìn)。

2.責(zé)任人應(yīng)定期匯報(bào)任務(wù)進(jìn)展情況，會(huì)議主持人或指定人員負(fù)責(zé)監(jiān)督任務(wù)執(zhí)行。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)溝通、協(xié)調(diào)，確保問(wèn)題得到妥善解決。

三、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況反饋

1.責(zé)任人完成會(huì)議紀(jì)要任務(wù)后，需向會(huì)議主持人匯報(bào)落實(shí)情況。

2.會(huì)議主持人對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行評(píng)估，對(duì)未完成的任務(wù)要求責(zé)任人說(shuō)明原因，并督促其盡快完成。

3.會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況應(yīng)定期進(jìn)行匯總，形成書面報(bào)告，并在下一次會(huì)議中進(jìn)行通報(bào)。

四、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)的激勵(lì)機(jī)制

1.集團(tuán)應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的責(zé)任人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

2.對(duì)于未按期完成或落實(shí)不力的責(zé)任人，應(yīng)視情況給予通報(bào)批評(píng)、績(jī)效考核等處理。

3.激勵(lì)機(jī)制的建立旨在提高會(huì)議紀(jì)要落實(shí)的積極性和效果，促進(jìn)工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

五、會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要落實(shí)完成后，應(yīng)進(jìn)行歸檔管理，以便查閱和追溯。

2.歸檔的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照一定的分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，便于查找和利用。

3.會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理應(yīng)遵循保密原則，確保信息安全。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室資源的高效利用，為集團(tuán)會(huì)議提供良好的硬件環(huán)境，以下對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議申請(qǐng)人提前向行政部門或指定人員提交會(huì)議室申請(qǐng)。

2.會(huì)議申請(qǐng)人需提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等信息，以便行政部門合理分配會(huì)議室資源。

3.預(yù)訂成功后，會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)按照預(yù)訂時(shí)間、地點(diǎn)召開會(huì)議，不得隨意更改或占用他人預(yù)訂的會(huì)議室。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要設(shè)施，如會(huì)議桌椅、投影儀、音響設(shè)備等，以滿足不同類型會(huì)議的需求。

2.行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)施的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)施正常運(yùn)行。

3.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行清潔、消毒，保持環(huán)境整潔、衛(wèi)生。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守使用規(guī)范，不得隨意損壞或私自帶走會(huì)議室物品。

2.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議申請(qǐng)人負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室，確保設(shè)施完好、場(chǎng)地整潔，如有損壞，需及時(shí)報(bào)修并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.會(huì)議室使用過(guò)程中，如需調(diào)整設(shè)施布局，應(yīng)提前與行政部門溝通，得到允許后方可進(jìn)行。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全隱患排查，確保消防設(shè)施、用電安全等方面符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得在會(huì)議室吸煙、使用明火等。

3.行政部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室的安全巡查，對(duì)違反安全規(guī)定的行為及時(shí)制止并處理。

五、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室的開放時(shí)間應(yīng)根據(jù)集團(tuán)工作實(shí)際需求制定，原則上應(yīng)為工作日的正常工作時(shí)間。

2.特殊情況下，如需在非工作時(shí)間使用會(huì)議室，會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)，并根據(jù)實(shí)際情況支付額外費(fèi)用。

第五章附則

為確保集團(tuán)會(huì)議紀(jì)要管理制度的實(shí)施效果，以下為附則內(nèi)容：

一、