部門周會議管理制度

部門周會議管理制度第一章總則

為確保部門周會議的有序、高效進行，提高決策效能，加強團隊協(xié)作，特制定本會議管理制度。本制度適用于部門周會議的召集、組織、召開及會后相關(guān)工作，適用于全體部門成員。

一、目的與原則

1.目的：部門周會議旨在總結(jié)上周工作，布置下周計劃，研究解決工作中存在的問題，提高工作效率，促進部門成員間的溝通與合作。

2.原則：堅持公開、公正、公平；注重實際、實效；鼓勵創(chuàng)新、進?。蛔裱裰骷兄啤?/p>

二、適用范圍

1.本制度適用于部門內(nèi)部每周定期舉行的會議。

2.特殊情況下，如遇緊急事務(wù)需要臨時召開會議，可根據(jù)實際情況參照本制度執(zhí)行。

三、會議類別

1.定期會議：每周一次，由部門負責人主持。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，由部門負責人或相關(guān)部門提出，報請部門負責人同意后召開。

四、參會人員

1.全體部門成員均應(yīng)參加部門周會議。

2.因特殊原因無法參會的，應(yīng)提前向部門負責人請假，并說明原因。

五、會議時間

1.部門周會議原則上在每周五下午舉行。

2.會議時間根據(jù)實際情況調(diào)整，但應(yīng)確保不影響正常工作。

六、會議地點

1.會議地點由部門負責人指定。

2.會議地點應(yīng)具備良好的設(shè)施條件，確保會議順利進行。

七、會議通知

1.會議通知由部門負責人或指定人員提前至少一天發(fā)送至全體部門成員。

2.會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點、議程等內(nèi)容。

八、會議紀律

1.參會人員應(yīng)按時到場，不得遲到、早退。

2.會議期間，應(yīng)保持會場安靜，手機等通訊工具應(yīng)關(guān)閉或調(diào)至靜音狀態(tài)。

3.參會人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)表意見，會后應(yīng)認真執(zhí)行會議決議。

九、本制度的解釋權(quán)歸部門負責人所有。

十、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改。各部門成員應(yīng)嚴格遵守本制度，共同維護會議秩序，提高會議質(zhì)量。

第二章會議流程

一、會前準備

1.會議主題確定：由部門負責人或提議人明確本次會議的主題，包括需討論的重點事項、解決的問題等。

2.議程安排：根據(jù)會議主題，制定會議議程，明確各項議題的討論順序和預(yù)計時間。

3.會議材料準備：相關(guān)部門或人員需提前準備好會議所需的報告、數(shù)據(jù)、方案等材料，并在會前至少一天發(fā)送至全體參會人員。

4.會議通知：發(fā)布會議通知，確保參會人員了解會議主題、議程、時間、地點等信息。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負責參會人員的簽到工作，確保參會人員到齊。

2.會議主持人：由部門負責人擔任會議主持人，負責引導(dǎo)會議進程，確保會議有序進行。

3.會議議程執(zhí)行：按照事先制定的議程，逐一進行議題討論。

a.各議題負責人對議題進行簡要介紹。

b.參會人員圍繞議題展開討論，提出建議和意見。

c.會議主持人對討論進行總結(jié)，形成初步?jīng)Q策。

三、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況，對議題進行梳理，形成明確的決策。

2.對于重要決策，需進行表決。表決方式可以為口頭表決、舉手表決或投票表決，具體方式由會議主持人決定。

3.表決通過后，形成會議決議，由專人記錄。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的討論成果、決策等進行總結(jié)，強調(diào)重點事項。

2.對會議中提出的問題和改進措施，明確責任人和完成時間，確保會后落實。

五、會議記錄

1.會議記錄由專人負責，記錄內(nèi)容包括會議主題、議程、參會人員、討論要點、決策等。

2.會議記錄應(yīng)在會后第一時間整理完畢，并發(fā)送至全體參會人員確認。

3.會議記錄應(yīng)保存至少一年，以備查閱。

六、會后工作

1.跟進落實：各部門成員按照會議決議，積極推進相關(guān)工作，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

2.反饋機制：建立會議決策執(zhí)行情況反饋機制，責任人需定期向部門負責人匯報進展情況。

3.總結(jié)評估：部門負責人定期對會議效果進行評估，針對存在的問題，提出改進措施，不斷提高會議質(zhì)量。

，以下為“部門周會議管理制度”第一章總則的內(nèi)容：

第一章總則

為確保部門周會議的高效、有序進行，加強部門內(nèi)部溝通協(xié)作，提高決策效率，制定本“部門周會議管理制度”。本制度適用于部門每周定期舉行的會議。

一、目的與意義

部門周會議是部門工作的重要組成部分，旨在梳理工作進展，協(xié)調(diào)資源，解決工作中的問題，提升部門整體執(zhí)行力。

二、適用范圍

本制度適用于部門全體成員，包括但不限于以下類型的周會議：

1.部門工作總結(jié)與計劃會議；

2.部門項目協(xié)調(diào)會議；

3.部門問題分析與解決會議。

三、會議性質(zhì)

部門周會議分為定期會議和臨時會議：

1.定期會議：每周固定時間召開，主要對上一周工作進行總結(jié)，布置下一周工作計劃；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，針對突發(fā)事件或特定問題臨時召開。

四、會議組織與管理

1.會議召集：由部門負責人或指定專人負責；

2.會議組織：會議召集人負責組織會議議程、參會人員、會議場地等；

3.會議管理：會議召集人應(yīng)確保會議順利進行，維護會議秩序。

五、參會人員

1.必須參會人員：部門全體成員；

2.特殊情況下，如需請假，應(yīng)提前向部門負責人報告，并指派代理人參加。

六、會議時間與地點

1.會議時間：每周五下午（特殊情況可調(diào)整）；

2.會議地點：由會議組織者指定，應(yīng)具備良好的會議條件。

七、會議通知

會議召集人應(yīng)在會議前至少一天向參會人員發(fā)出會議通知，包括會議主題、時間、地點、議程等。

八、會議紀律

1.參會人員應(yīng)準時參加會議，不得遲到、早退；

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持會場安靜，關(guān)閉手機或其他通訊設(shè)備。

九、會議記錄與跟進

會議記錄由會議組織者負責，會議決定事項應(yīng)明確責任人及完成時限。

十、本制度的解釋與修訂

本制度由部門負責人負責解釋，并根據(jù)實際工作需要適時修訂。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室資源的高效利用，為部門周會議提供良好的會議環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者或指定專人負責。

2.預(yù)訂會議室時，需提供會議主題、參會人數(shù)、使用時間等信息。

3.預(yù)訂成功后，會議組織者應(yīng)提前確認會議室設(shè)施是否齊全，如有需要，可提前進行布置。

二、會議室設(shè)施與維護

1.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，如投影儀、白板、音響設(shè)備等。

2.會議組織者應(yīng)確保會議室設(shè)施在會議前正常運作，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時聯(lián)系相關(guān)部門進行維修。

3.會議室使用完畢后，會議組織者應(yīng)負責檢查設(shè)施是否完好，并確保會議室整潔。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)嚴格按照預(yù)訂時間執(zhí)行，不得隨意占用或提前結(jié)束使用。

2.會議期間，參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，嚴禁亂丟垃圾、亂涂亂畫。

3.嚴禁在會議室吸煙、進食，保持會議室衛(wèi)生。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，會議組織者應(yīng)確保會議室安全，遵守消防安全規(guī)定。

2.嚴禁攜帶易燃、易爆物品進入會議室。

3.會議結(jié)束后，應(yīng)關(guān)閉會議室門窗、電源等，確保設(shè)施安全。

五、會議室鑰匙管理

1.會議室鑰匙由專人負責保管，借用需登記。

2.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后及時歸還鑰匙，如有遺失，應(yīng)立即報告并承擔相應(yīng)責任。

六、會議室資源調(diào)配

1.部門負責人或指定專人負責會議室資源調(diào)配，確保會議室資源合理分配，滿足各部門需求。

2.特殊情況下，如遇緊急會議需求，部門負責人可對會議室預(yù)訂進行調(diào)整。

七、違規(guī)處理

對于違反會議室管理規(guī)定的個人或團隊，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰，包括但不限于通報批評、罰款等。

八、本管理規(guī)定自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改。各部門成員應(yīng)嚴格遵守本規(guī)定，共同維護會議室秩序，提高會議室使用效率。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸部門負責人所