秘書文檔管理課件項目九

項目九檔案的鑒定工作項目目標任務(wù)導(dǎo)向技能訓(xùn)練項目目標1．知識點鑒定檔案價值的原則鑒定檔案價值的基本方法鑒定檔案價值的標準2．技能要求

初步掌握鑒定檔案工作的方法任務(wù)導(dǎo)向一、檔案鑒定工作的定義二、鑒定檔案價值的原則三、檔案價值鑒定工作的基本方法四、鑒定檔案價值的標準五、檔案保管期限表一、檔案價值鑒定工作的內(nèi)容和意義

（一）檔案價值鑒定工作的內(nèi)容

檔案的鑒定一般是指對檔案真?zhèn)魏蜋n案價值的鑒定，而經(jīng)常的業(yè)務(wù)工作則是后者。所以，檔案界通常所說的檔案鑒定，是對檔案價值的鑒定。檔案價值鑒定工作是檔案室（館）按照一定的原則、標準和方法，甄別和判定檔案的價值，確定檔案保管期限，剔除失去保存價值的檔案予以銷毀的一項業(yè)務(wù)工作。檔案價值鑒定工作的內(nèi)容主要包括：1.制定檔案價值鑒定的有關(guān)標準，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表等。2.具體判定檔案的價值，確定其保管期限。3.揀出本無保存價值和保管期滿的檔案，按規(guī)定進行銷毀或作相應(yīng)的處理。4.圍繞上述工作而開展的一系列鑒定組織工作。概括上述內(nèi)容，主要是確定哪些檔案需要保存和保存多長時間（即所謂“存”），哪些檔案無須保存即可銷毀（即所謂“毀”）。（二）檔案價值鑒定工作的意義1.便于查找利用有價值的檔案。2.便于檔案的整理和保管。3.便于應(yīng)付突然事變。二、鑒定檔案價值的原則（一）從國家和人民的整體利益出發(fā)去衡量檔案的價值，是鑒定工作總的指導(dǎo)思想，也是檔案價值評價的基本標準。

檔案是整個國家和全體人民寶貴的歷史文化財富，檔案的鑒定工作決不能以個人的好惡和小團體的利益為準則來定奪，必須站在全體人民的立場上，從國家的整體利益出發(fā)，去研究檔案的內(nèi)容實質(zhì)及其他各種因素，充分估計檔案對整個社會發(fā)展所起的作用。（二）用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點判定檔案的價值，是鑒定檔案原則的主要內(nèi)容。

1.全面的觀點

它包括三方面的含義：（1）全面地分析檔案各方面的特征，從檔案的來源、內(nèi)容、時間、文本、外形等方面綜合判定檔案的價值。（2）全面地把握被鑒定檔案與其他檔案的聯(lián)系。（3）全面地預(yù)測社會對檔案利用的需要。

2.歷史的觀點檔案是人類歷史活動的產(chǎn)物，也是歷史事件的真實記錄，它是在一定的歷史條件下形成的，與一定的歷史條件相聯(lián)系。所謂歷史的觀點，就是鑒定檔案價值時，必須尊重歷史，堅持以歷史唯物主義的觀點和方法，根據(jù)檔案形成的時代背景、歷史條件以及在歷史上的作用，來具體分析檔案的內(nèi)容和形式，以及檔案文件之間的相互關(guān)系，結(jié)合現(xiàn)實需要來考慮檔案的價值。

3.發(fā)展的觀點所謂發(fā)展的觀點，就是隨著社會的進步，社會需要利用檔案的因素也在隨之而變，這就要求我們必須用發(fā)展的眼光去認識、估計檔案的價值，既要分析檔案對當前的作用，又要估計檔案對將來的長遠作用。三、檔案價值鑒定工作的基本方法

鑒定檔案價值的基本工作方法，就是直接、具體地審查分析檔案內(nèi)容，判定檔案的價值，通常把這種方法稱為直接鑒定法。它包括以下兩點含義：

（一）直接鑒定法要求檔案鑒定人員逐件、逐頁地審查檔案材料，從檔案的內(nèi)容、責任者、名稱、完整程度、可靠程度等方面，去全面考查分析確定檔案的價值，不能只根據(jù)文件題名、名稱、卷內(nèi)文件目錄、案卷題名、案卷目錄等判斷檔案的價值。（二）鑒定人員必須直接審查檔案材料，根據(jù)檔案的具體情況直接判定其價值。四、鑒定檔案價值的標準鑒定標準是鑒定工作得以順利進行的關(guān)鍵，是鑒定質(zhì)量的重要保證，因此，鑒定標準的確立舉足輕重。

（一）分析文件的內(nèi)容文件內(nèi)容是鑒定檔案價值工作的一個最重要的方面。文件內(nèi)容所記錄的信息和反映的情況，是分析判定檔案價值的關(guān)鍵因素，也是鑒定檔案價值的基礎(chǔ)。

（二）分析文件的形成者

形成者是指文件的責任者或立檔單位。一般說本單位形成的文件比外單位形成的價值大，因此，分析文件的價值，應(yīng)站在本單位的角度，重點保存本單位形成的文件。凡是記述和反映本單位主要職能、中心任務(wù)、基本情況方面的檔案材料，對本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保存。

（三）分析文件的形成時間文件形成時間表明文件產(chǎn)生的歷史。一般來說，文件產(chǎn)生的時間越早，保存下來的就愈少，也就愈顯得珍貴，其價值就大，判定它們價值的尺度就要放寬些。另外，文件形成時間是歷史的標志，在單位重要歷史時期形成的文件具有特殊的保存價值。

（四）分析文件的名稱文件的名稱，表示著文件的不同作用，在一定程度上反映出文件的不同價值。文件名稱不同，用途不同，而保存價值也不同。分析文件名稱，必須和分析文件的內(nèi)容等因素結(jié)合起來，才能準確地判定檔案的價值。

（五）分析歸檔文件的完整程度

在正常情況下，數(shù)量大，檔案材料比較完整的，保管期限可劃嚴一些；如果一年中主要文件散失，那么次要文件保存價值尺度就應(yīng)放寬一些。必須將能夠說明單位歷史及其活動的重要文件保存。

（六）分析文件的可靠程度

文件有正本(原稿、手稿、底稿)、副本、草稿的區(qū)別，它們的法律、行政效用不同，可靠程度不同，影響甚至決定了文件價值的不同。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的正本、底稿是比較可靠的，其價值就大些，而副本、草稿價值就小些。在實際操作中，還可以提出其他一些因素作為檔案價值判斷標準。五、檔案保管期限表

檔案保管期限表，就是用表冊的形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。它是檔案室（館）鑒定檔案價值和確定檔案保管期限的依據(jù)和標準。

（一）檔案保管期限表的作用

1.能夠保證鑒定工作的質(zhì)量和提高鑒定工作的效率。

2.能夠有效地防止任意銷毀文件。

3.便于更好地組卷。（二）檔案保管期限表的類型

1.通用檔案保管期限表它是由國家檔案行政管理機關(guān)編制的，供全國各機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位鑒定檔案時通用的保管期限表。它的特點有二：一是通用性，可供全國各機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位使用；二是依據(jù)性，各系統(tǒng)、各機關(guān)、各企業(yè)、事業(yè)單位可以按照它的原則精神，結(jié)合各自的實際情況來制訂各自范圍的檔案保管期限表。

2.專門檔案保管期限表它是由國家檔案行政管理機關(guān)會同有關(guān)主管部門編制的，供各機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位鑒定專門檔案時使用的檔案保管期限表。

3.同系統(tǒng)機關(guān)檔案保管期限表它是由主管領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)編制的，供同一系統(tǒng)內(nèi)各機關(guān)、單位鑒定檔案時使用的檔案保管期限表。

4.同類型機關(guān)檔案保管期限表它是由檔案事業(yè)管理機關(guān)或主管領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)編制的，供同類型機關(guān)（如廠礦、學校、醫(yī)院、政府機關(guān)等）鑒定檔案時使用的檔案保管期限表。

5.機關(guān)檔案保管期限表它是由各機關(guān)編制的，供本機關(guān)鑒定檔案時使用的檔案保管期限表。（三）檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)檔案保管期限表，一般由順序號、條款、保管期限、附注以及總的“說明”等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項目。

1.順序號檔案保管期限表的各條款系統(tǒng)排列后，必須在各條款前面統(tǒng)一編排順序號碼。編號的目的是固定條款的位置，同時可以作為鑒定工作人員使用檔案保管期限表鑒定檔案時引用條款的代號。

2.條款條款是一組類型相同的文件的名稱或標題。擬制條款一般要求反映出同一組文件的來源、內(nèi)容和形式。條款可以指出具體的作者、問題和文種，也可以概括出其類型（如“省直各局”、“領(lǐng)導(dǎo)性文件”、“各學?！薄ⅰ皥蟊怼钡龋?。文件的來源、內(nèi)容和形式三者并不絕對要求一律俱全，而應(yīng)當根據(jù)檔案保管期限表的適用范圍、各種文件的特點及其價值來決定。3.保管期限

保管期限是根據(jù)各類文件的保存價值所確定的保存年限，列于每一條款之后。根據(jù)2006年9月19日國家檔案局局務(wù)會議審議并原則通過的《關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，文書檔案的保管期限定為永久和定期兩類。定期一般分為30年10年。

（1）永久保管的檔案凡是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。它主要包括：①本機關(guān)制定的屬于法規(guī)政策性的文件；②本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；③本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；④本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；⑤本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；⑥本機關(guān)房屋買賣、土地征用等重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；⑦上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；⑧同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

（2）定期保管的檔案凡是反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。它主要包括：①本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；②本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；③本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；④本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；⑤本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；⑥上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般文件材料；⑦上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；⑧同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；⑨下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

4.附注

附注是在條款之后對條款及其保管期限所作的必要的注解或說明。比如，一些合同、協(xié)議書、借據(jù)的保管期限，往往需要從有效期滿后算起，可在保管期限后注明“失效后”的字樣。

5.說明

說明應(yīng)當指出檔案保管期限表的適用范圍，制定檔案保管期限表的依據(jù)，保管期限表的結(jié)構(gòu)，保管期限的計算方法，以及其他應(yīng)當說明的事項。（四）檔案保管期限表的編制步驟

1.準備工作在編制檔案保管期限表之前，必須仔細考察機關(guān)的工作職能、任務(wù)、地位、組織