第8章-銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理

第8章銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理

▅8.1銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理概述

▅8.2銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)流程

▅8.3銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的初始設(shè)置

▅8.4銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理日常業(yè)務(wù)處理

▅7.5采購(gòu)與應(yīng)付款管理期末業(yè)務(wù)處理

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)第8章銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理9/30/20242第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)銷(xiāo)售是企業(yè)價(jià)值實(shí)現(xiàn)的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的重要構(gòu)成部分。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中所發(fā)生的一切耗費(fèi)的補(bǔ)償以及企業(yè)利潤(rùn)的獲得均需要通過(guò)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)得以實(shí)現(xiàn)。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)能否順利開(kāi)展直接影響著企業(yè)的存續(xù)發(fā)展。在商業(yè)信用日益發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，銷(xiāo)售活動(dòng)多以賒銷(xiāo)形式開(kāi)展，故而如何及時(shí)收回應(yīng)收貨款也成為了企業(yè)不可回避的重要課題。銷(xiāo)售管理與應(yīng)收款管理聯(lián)系緊密，通過(guò)銷(xiāo)售管理與應(yīng)收款管理的聯(lián)合使用，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的一體化處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)物流、資金流和信息流的全面管理與核算。8.1銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理概述9/30/20243第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.1銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理概述銷(xiāo)售是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，企業(yè)通過(guò)出售產(chǎn)品、商品或提供勞務(wù)獲得生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成果、實(shí)現(xiàn)企業(yè)的價(jià)值。銷(xiāo)售活動(dòng)包括兩個(gè)方面：一方面是將生產(chǎn)出的產(chǎn)品發(fā)送給購(gòu)貨單位。另一方面還要按照銷(xiāo)售價(jià)格收取貨款。企業(yè)通過(guò)取得產(chǎn)品銷(xiāo)售收入來(lái)補(bǔ)償已消耗的生產(chǎn)資料、支付工資和其他費(fèi)用、交納稅金并實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)。企業(yè)只有通過(guò)銷(xiāo)售獲得必要的貨幣資金才能使企業(yè)資金運(yùn)動(dòng)持續(xù)進(jìn)行下去，企業(yè)的再生產(chǎn)過(guò)程才能得以進(jìn)行。因此銷(xiāo)售核算和管理是企業(yè)會(huì)計(jì)工作的重要內(nèi)容。同時(shí)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)只有以銷(xiāo)售為龍頭靈活組織生產(chǎn)才能有強(qiáng)大的生命力。因此通過(guò)對(duì)企業(yè)銷(xiāo)售數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分析，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者提供可靠、合理決策依據(jù)也是企業(yè)管理的重要方面。8.1.1銷(xiāo)售和應(yīng)收款核算概述9/30/20244第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.1.1銷(xiāo)售和應(yīng)收款核算概述銷(xiāo)售是指企業(yè)因向客戶提供產(chǎn)品、商品或勞務(wù)活動(dòng)而取得收入的過(guò)程。不同類(lèi)型的企業(yè)銷(xiāo)售活動(dòng)不完全相同，對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)核算也有區(qū)別。具有典型意義的兩類(lèi)企業(yè)是工業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)。以下敘述的內(nèi)容以工業(yè)企業(yè)為主，商業(yè)企業(yè)的不同之處將給以簡(jiǎn)單說(shuō)明。1．銷(xiāo)售收入和費(fèi)用的核算銷(xiāo)售收入是企業(yè)因向客戶提供產(chǎn)成品、商品或勞務(wù)活動(dòng)而獲得的收入。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在發(fā)出商品、提供勞務(wù)，同時(shí)收到價(jià)款或索取價(jià)款的憑據(jù)時(shí)確認(rèn)銷(xiāo)售收入實(shí)現(xiàn)。8.1.1銷(xiāo)售和應(yīng)收款核算概述9/30/20245第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)取得的銷(xiāo)售收入在“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”科目中進(jìn)行核算。該科目核算企業(yè)銷(xiāo)售產(chǎn)成品、自制半成品和提供工業(yè)性勞務(wù)所發(fā)生的收入。對(duì)發(fā)生的銷(xiāo)貨退回應(yīng)沖減本期的銷(xiāo)售收入。企業(yè)銷(xiāo)售過(guò)程中發(fā)生的銷(xiāo)售折扣和折讓也應(yīng)作為本科目的抵減項(xiàng)目處理。企業(yè)發(fā)生的材料銷(xiāo)售、包裝物的出租和運(yùn)輸?shù)确枪I(yè)性勞務(wù)收入在“其他業(yè)務(wù)收入”中進(jìn)行核算。銷(xiāo)售過(guò)程中發(fā)生的費(fèi)用包括：運(yùn)輸、裝卸、包裝、保險(xiǎn)、展覽費(fèi)等在“銷(xiāo)售費(fèi)用”科目中核算。8.1.1銷(xiāo)售和應(yīng)收款核算概述9/30/20246第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2．銷(xiāo)售成本的核算企業(yè)在確認(rèn)銷(xiāo)售收入的同時(shí)確認(rèn)銷(xiāo)售成本。工業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)銷(xiāo)售成本的核算差別較大。工業(yè)企業(yè)的銷(xiāo)售成本通過(guò)產(chǎn)成品結(jié)轉(zhuǎn)，而產(chǎn)成品可以采用計(jì)劃成本也可以采用實(shí)際成本兩種不同的方法計(jì)算，實(shí)際成本和計(jì)劃成本之間的差額通過(guò)“材料成本差異”賬戶核算；商業(yè)企業(yè)的銷(xiāo)售成本也有進(jìn)價(jià)核算和售價(jià)核算兩種不同的方式。這些成本核算方法在會(huì)計(jì)處理上有較大的區(qū)別。銷(xiāo)售成本通過(guò)“主營(yíng)業(yè)務(wù)成本”科目核算。8.1.1銷(xiāo)售和應(yīng)收款核算概述9/30/20247第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)3．銷(xiāo)售過(guò)程中稅金的核算企業(yè)在確認(rèn)銷(xiāo)售收入的同時(shí)確認(rèn)相應(yīng)的銷(xiāo)售稅金及附加。包括：增值稅、城市維護(hù)建設(shè)稅、資源稅和教育費(fèi)附加。其中：增值稅在“應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅”科目中進(jìn)行核算；城市維護(hù)建設(shè)稅、資源稅和教育費(fèi)附加在“稅金及附加”科目中進(jìn)行核算。8.1.1銷(xiāo)售和應(yīng)收款核算概述9/30/20248第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)4．應(yīng)收賬款的核算在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)為了充分利用商業(yè)信用擴(kuò)大銷(xiāo)售，除了通常的繳款付貨的方式外還采用了靈活的銷(xiāo)售方式。這些方式包括：先付貨后收款；先付貨然后分期收款、委托其他單位代銷(xiāo)；也包括預(yù)收貨款后交貨。這些交易方式都會(huì)形成企業(yè)間的債權(quán)、債務(wù)關(guān)系。這些債權(quán)、債務(wù)關(guān)系在“應(yīng)收賬款”科目下核算。有些預(yù)收貨款交易較多的單位設(shè)置“應(yīng)收賬款”和“預(yù)收賬款”科目分別進(jìn)行核算。8.1.1銷(xiāo)售和應(yīng)收款核算概述9/30/20249第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)5．壞賬處理企業(yè)必須采用備抵法進(jìn)行壞賬處理，壞賬準(zhǔn)備的提取金額由企業(yè)自行確定，可以是應(yīng)收賬款的期末余額按規(guī)定百分比計(jì)提也可以使用賬齡分析法。因此應(yīng)收賬款的核算還應(yīng)包括壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提和對(duì)發(fā)生的壞賬的處理。壞賬準(zhǔn)備處理主要內(nèi)容包括：計(jì)提壞賬準(zhǔn)備、發(fā)生還賬和壞賬收回。企業(yè)通過(guò)設(shè)置“壞賬準(zhǔn)備”科目進(jìn)行壞賬處理。8.1.2銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的控制內(nèi)容9/30/202410第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.1.2銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的控制內(nèi)容企業(yè)的銷(xiāo)售與資金回籠都是企業(yè)資金周轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)，是關(guān)乎企業(yè)生死存亡兩個(gè)重要要素。銷(xiāo)售是企業(yè)價(jià)值實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵步驟。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的生產(chǎn)應(yīng)該以銷(xiāo)售為目的，以銷(xiāo)定產(chǎn)應(yīng)該是企業(yè)組織生產(chǎn)的基本原則。因此銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理控制是企業(yè)管理工作的重要方面。企業(yè)的銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理主要應(yīng)包括以下控制內(nèi)容：8.1.2銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的控制內(nèi)容9/30/202411第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)1．售價(jià)的控制企業(yè)為降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障銷(xiāo)售利潤(rùn)率需要對(duì)產(chǎn)品的售價(jià)進(jìn)行控制。2．信用控制企業(yè)為了擴(kuò)大銷(xiāo)售，會(huì)采取放松信用政策的手段，但同時(shí)也是企業(yè)面臨著更大的拒絕付款或延期付款的風(fēng)險(xiǎn)，為防止企業(yè)由于客戶拖欠債務(wù)貨款而發(fā)生現(xiàn)金短缺的問(wèn)題，進(jìn)行信用控制有利于確保兩者保持最佳平衡。8.1.2銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的控制內(nèi)容9/30/202412第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)3．資金流的控制在銷(xiāo)售完成時(shí)，必然要與客戶進(jìn)行結(jié)算。第一，結(jié)算方式、結(jié)算時(shí)間的選擇，對(duì)于市場(chǎng)越來(lái)越規(guī)范的今天非常重要，因?yàn)榭梢誀?zhēng)取到對(duì)企業(yè)最有利的結(jié)算方式，在盡可能短的時(shí)間內(nèi)收回貨款。第二，正確確定結(jié)算的金額。當(dāng)企業(yè)銷(xiāo)售活動(dòng)頻繁時(shí)，與客戶的結(jié)算，可能稍一疏忽就會(huì)出錯(cuò)，尤其在手工方式下。企業(yè)是應(yīng)收款的結(jié)算金額應(yīng)該與銷(xiāo)售訂單上的金額一致。第三，注意應(yīng)收賬款和預(yù)收賬款的管理，定期與客戶對(duì)賬，以防作弊。8.1.2銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的控制內(nèi)容9/30/202413第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)4．物流的控制對(duì)于物流的控制主要是指：出庫(kù)的材料的品種、數(shù)量等應(yīng)該與銷(xiāo)售訂單上的內(nèi)容相一致。由于一項(xiàng)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的完成需要企業(yè)的銷(xiāo)售、倉(cāng)庫(kù)管理、財(cái)會(huì)等多個(gè)部門(mén)的通力協(xié)作，因此銷(xiāo)售與應(yīng)收款的管理還應(yīng)包括合理組織業(yè)務(wù)處理順序、明確各部門(mén)責(zé)任、確定有關(guān)單據(jù)的傳遞方式等。8.1.3銷(xiāo)售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容9/30/202414第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.1.3銷(xiāo)售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容銷(xiāo)售業(yè)績(jī)的好壞直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展和存亡。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的處理實(shí)時(shí)性要求很高，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下僅對(duì)銷(xiāo)售過(guò)程進(jìn)行事后的反映和監(jiān)督是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)銷(xiāo)售管理的需要的。特別是在手工條件下，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的完成需要企業(yè)多個(gè)部門(mén)的協(xié)調(diào)工作，而手工信息的傳遞完全無(wú)法滿足銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)性要求。8.1.3銷(xiāo)售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容9/30/202415第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)例如：銷(xiāo)售部門(mén)在開(kāi)出銷(xiāo)售發(fā)票時(shí)很難隨時(shí)得到庫(kù)存信息。因此難以避免票已開(kāi)出并付了款，貨卻無(wú)法提的問(wèn)題。對(duì)延期付款的業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)處理由銷(xiāo)售部門(mén)進(jìn)行，而結(jié)算則由財(cái)會(huì)部門(mén)負(fù)責(zé)。當(dāng)需要催款時(shí)，銷(xiāo)售部門(mén)不了解結(jié)算情況，而財(cái)會(huì)部門(mén)又往往沒(méi)有客戶資料，造成應(yīng)收賬款無(wú)法及時(shí)催收。至于根據(jù)銷(xiāo)售信息及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)；根據(jù)客戶的歷史資料進(jìn)行賬齡分析估計(jì)客戶的信用情況；提供每個(gè)銷(xiāo)售人員銷(xiāo)售業(yè)績(jī)和貨款回收情況，以便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)合理確定銷(xiāo)售人員的報(bào)酬和獎(jiǎng)勵(lì)。這些管理信息的提供更是無(wú)法完成。因此完全有必要建立一個(gè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)處理和核算一體的；能夠完成事前、事中、事后管理；集銷(xiāo)售業(yè)務(wù)處理、計(jì)劃、核算、監(jiān)督、分析功能的計(jì)算機(jī)銷(xiāo)售子系統(tǒng)，以完成銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的處理和管理，充分提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理就是以此為目的而建立的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)子系統(tǒng)。8.1.3銷(xiāo)售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容9/30/202416第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)針對(duì)不同企業(yè)的特點(diǎn)，以完成銷(xiāo)售核算和管理為目的的系統(tǒng)有不同的構(gòu)成方式。對(duì)于商業(yè)企業(yè)，由于商品的采購(gòu)、保管和銷(xiāo)售是一個(gè)聯(lián)系緊密的有機(jī)整體。為了業(yè)務(wù)處理和核算的方便，除了常見(jiàn)的將購(gòu)、銷(xiāo)、存業(yè)務(wù)相對(duì)獨(dú)立的設(shè)置子系統(tǒng)進(jìn)行處理的模式以外，還有的企業(yè)選擇將購(gòu)、銷(xiāo)、存業(yè)務(wù)處理、核算和管理功能集成在一個(gè)子系統(tǒng)中，形成商業(yè)購(gòu)銷(xiāo)存子系統(tǒng)。由于在商業(yè)企業(yè)中，商品的采購(gòu)和銷(xiāo)售都普遍采用延期付款或分期付款的方式進(jìn)行結(jié)算。所以由此產(chǎn)生的應(yīng)付和應(yīng)收賬款的處理也在這個(gè)系統(tǒng)中完成。8.1.3銷(xiāo)售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容9/30/202417第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)，由于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中存在著一個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)，對(duì)于產(chǎn)成品需要進(jìn)行復(fù)雜的成本核算工作。因此工業(yè)企業(yè)的購(gòu)、銷(xiāo)、存之間無(wú)論是業(yè)務(wù)處理還是數(shù)據(jù)的聯(lián)系都比較松散，購(gòu)、銷(xiāo)、存業(yè)務(wù)一般需要相對(duì)獨(dú)立的進(jìn)行處理。因此對(duì)于工業(yè)企業(yè)往往將每一環(huán)節(jié)作為一個(gè)獨(dú)立的子系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)。各子系統(tǒng)可以獨(dú)立運(yùn)行也可以聯(lián)合運(yùn)行，使系統(tǒng)的組合更加靈活。另外在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，工業(yè)企業(yè)在銷(xiāo)售活動(dòng)中也會(huì)比較多的采用延期付款或分期付款等方式，因此銷(xiāo)售和應(yīng)收賬款間存在必然的因果關(guān)系。為了用戶使用方便一般都將銷(xiāo)售管理子系統(tǒng)和應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)聯(lián)合啟用。本章將以主要針對(duì)工業(yè)企業(yè)的銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理作為分析的對(duì)象。

9/30/202418第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.1.3銷(xiāo)售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容9/30/202419第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2．銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的特點(diǎn)

企業(yè)的銷(xiāo)售活動(dòng)牽涉到企業(yè)內(nèi)部和外部的部門(mén)較多；企業(yè)銷(xiāo)售方式靈活多樣并且實(shí)時(shí)性要求高；銷(xiāo)售管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理過(guò)程中需要經(jīng)常查詢賬務(wù)、庫(kù)存管理等子系統(tǒng)的有關(guān)數(shù)據(jù)。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)處理的這些特點(diǎn)決定了銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理具有如下特點(diǎn)：（1）數(shù)據(jù)量大銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)量大，這對(duì)于銷(xiāo)售商品種類(lèi)很多的商業(yè)企業(yè)是顯而易見(jiàn)的，無(wú)需多作分析。對(duì)于工業(yè)企業(yè)，或者其經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品和零配件的種類(lèi)比較多；或者雖然產(chǎn)品單一但產(chǎn)量大，業(yè)務(wù)處理比較頻繁，因而相關(guān)的往來(lái)單位也比較多。無(wú)論那種情況涉及的數(shù)據(jù)量都會(huì)比較大。8.1.3銷(xiāo)售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容9/30/202420第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（2）日常數(shù)據(jù)處理頻繁且實(shí)時(shí)性要求高企業(yè)的銷(xiāo)售活動(dòng)是企業(yè)經(jīng)常性業(yè)務(wù)，一般來(lái)說(shuō)企業(yè)每天都會(huì)有一定數(shù)量的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)和貨款結(jié)算業(yè)務(wù)需要處理。在進(jìn)行這些業(yè)務(wù)的處理時(shí)需要同時(shí)完成有關(guān)的核算，處理的結(jié)果在進(jìn)行下一業(yè)務(wù)處理時(shí)需要實(shí)時(shí)反應(yīng)。因此系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的實(shí)時(shí)性要求很高。8.1.3銷(xiāo)售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容9/30/202421第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（3）業(yè)務(wù)處理復(fù)雜且可靠性要求高在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的銷(xiāo)售方式和貨款的結(jié)算方式是很靈活多樣的。僅銷(xiāo)售方式就有：錢(qián)貨兩清、延期付款、分期付款、預(yù)收貨款和委托代銷(xiāo)等多種方式。結(jié)算有現(xiàn)金、支票、匯票、托收承付和商業(yè)票據(jù)等多種方式。另外銷(xiāo)售中還會(huì)有銷(xiāo)售折扣和折讓以及銷(xiāo)售退貨等需要處理。而所有這些業(yè)務(wù)處理和核算既涉及到錢(qián)也涉及到物還涉及到稅的合理計(jì)算，容不得任何錯(cuò)誤。因此銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理需要處理的業(yè)務(wù)復(fù)雜且系統(tǒng)處理的可靠性要求很高。8.1.3銷(xiāo)售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容9/30/202422第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（4）與其他會(huì)計(jì)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換多在進(jìn)行銷(xiāo)售業(yè)務(wù)和貨款結(jié)算業(yè)務(wù)的處理時(shí)，需要隨時(shí)調(diào)取庫(kù)存管理系統(tǒng)以及存貨核算系統(tǒng)中的產(chǎn)品庫(kù)存數(shù)據(jù)和發(fā)出產(chǎn)成品的價(jià)格以便處理銷(xiāo)售業(yè)務(wù)和計(jì)算銷(xiāo)售成本。并應(yīng)在銷(xiāo)售完成時(shí)根據(jù)有關(guān)的憑證及時(shí)更新庫(kù)存數(shù)據(jù)。每筆銷(xiāo)售業(yè)務(wù)和貨款和產(chǎn)品收、付業(yè)務(wù)完成后都需要生成記賬憑證以便進(jìn)行賬務(wù)處理。因此銷(xiāo)售系統(tǒng)的每一筆業(yè)務(wù)的處理都要與庫(kù)存管理、存貨核算和賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行密切的、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)交換。8.2銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)流程9/30/202423第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.2.1銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)流程1．銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的內(nèi)部數(shù)據(jù)流程銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)處理從原始數(shù)據(jù)的輸入開(kāi)始。對(duì)于輸入的銷(xiāo)售合同和客戶資料直接進(jìn)入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。輸入的銷(xiāo)售發(fā)票、收款單據(jù)和退貨單暫時(shí)存放于臨時(shí)憑證文件中，待審核確認(rèn)后由系統(tǒng)自動(dòng)更新產(chǎn)品銷(xiāo)售和應(yīng)收賬款主文件。在處理銷(xiāo)售業(yè)務(wù)時(shí)如果需要，可以調(diào)取存貨管理系統(tǒng)的有關(guān)數(shù)據(jù)。8.2.1銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)流程9/30/202424第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一筆銷(xiāo)售業(yè)務(wù)處理完畢，系統(tǒng)將根據(jù)設(shè)置自動(dòng)生成相應(yīng)的記賬憑證存放于記賬憑證文件中，以備輸送到賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行必要的賬務(wù)處理和更新存貨管理系統(tǒng)的庫(kù)存數(shù)據(jù)。期末或在必要時(shí)系統(tǒng)可以根據(jù)產(chǎn)品銷(xiāo)售主文件、應(yīng)收賬款主文件和客戶資料文件輸出用戶需要的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。用戶還可以對(duì)產(chǎn)品銷(xiāo)售主文件和銷(xiāo)售計(jì)劃文件記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比、分析，以便得到相應(yīng)的銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)分析和銷(xiāo)售預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)。2．銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理和其他系統(tǒng)之間的關(guān)系銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理中錄入的銷(xiāo)售訂單、銷(xiāo)售發(fā)貨單傳遞到庫(kù)存管理系統(tǒng)中生成銷(xiāo)售出庫(kù)單并將出庫(kù)情況反饋給銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理，銷(xiāo)售管理與應(yīng)收款管理可以根據(jù)庫(kù)存管理系統(tǒng)的銷(xiāo)售出庫(kù)單生成銷(xiāo)售發(fā)票。8.2.1銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)流程9/30/202425第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)經(jīng)過(guò)審核確認(rèn)的出庫(kù)單傳遞到存貨核算系統(tǒng)中登記存貨明細(xì)賬；存貨核算系統(tǒng)為銷(xiāo)售管理系統(tǒng)提供銷(xiāo)售成本。銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理中銷(xiāo)售發(fā)票記賬、應(yīng)收款核銷(xiāo)等業(yè)務(wù)生成的記賬憑證傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)，在賬務(wù)處理子系統(tǒng)中可進(jìn)行查詢、審核和記賬操作。銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理處理直運(yùn)業(yè)務(wù)時(shí)，銷(xiāo)售管理與應(yīng)收款管理中的銷(xiāo)售訂單會(huì)傳遞到采購(gòu)與應(yīng)付款管理之中生成采購(gòu)訂單；直運(yùn)銷(xiāo)售發(fā)票傳遞到存貨核算系統(tǒng)中登記存貨明細(xì)表，當(dāng)企業(yè)不啟用直運(yùn)銷(xiāo)售必有訂單控制時(shí)，直運(yùn)銷(xiāo)售發(fā)票會(huì)傳遞到采購(gòu)管理系統(tǒng)中，直運(yùn)采購(gòu)發(fā)票可參照直運(yùn)銷(xiāo)售發(fā)票生成。銷(xiāo)售管理與應(yīng)收款管理中的應(yīng)收款與采購(gòu)與應(yīng)付款管理中的應(yīng)付款之間可以進(jìn)行轉(zhuǎn)賬處理。8.2.1銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)流程9/30/202426第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.2.1銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)流程9/30/202427第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.2.3銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)文件9/30/202428第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.2.3銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)文件銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理主要的數(shù)據(jù)文件有三類(lèi)，分別為：存放銷(xiāo)售及結(jié)算業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的銷(xiāo)售主文件和應(yīng)收賬款主文件。存放管理和分析輔助信息的銷(xiāo)售合同文件、客戶資料文件和銷(xiāo)售計(jì)劃文件。存放解決核算需要的記賬憑證文件。除此而外，還有一些存放價(jià)格政策、結(jié)算方式、交易方式、付款條件和稅率等基礎(chǔ)設(shè)置的數(shù)據(jù)文件。這些數(shù)據(jù)文件的作用和結(jié)構(gòu)可分析說(shuō)明如下：8.2.3銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)文件9/30/202429第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)1．主數(shù)據(jù)文件

銷(xiāo)售發(fā)票文件、收款單文件、出庫(kù)單文件和應(yīng)收賬款主文件是銷(xiāo)售與應(yīng)收子系統(tǒng)最基本的數(shù)據(jù)文件。（1）銷(xiāo)售發(fā)票文件用來(lái)存放每一筆銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的詳細(xì)數(shù)據(jù)，有關(guān)銷(xiāo)售的統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)一般均可由這個(gè)文件中的數(shù)據(jù)加工生成。這個(gè)數(shù)據(jù)文件通常包括如下內(nèi)容：

產(chǎn)品代碼

銷(xiāo)售日期

合同號(hào)

發(fā)票號(hào)

客戶單位代碼

銷(xiāo)售部門(mén)

銷(xiāo)售人員

銷(xiāo)售方式

結(jié)算方式

銷(xiāo)售單價(jià)

銷(xiāo)售數(shù)量

總金額

銷(xiāo)售費(fèi)用

稅率

應(yīng)稅金額

代墊費(fèi)用

付款條件

8.2.3銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)文件9/30/202430第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（2）收款單文件用來(lái)存放每一次與客戶進(jìn)行結(jié)算的詳細(xì)情況，該文件一般包含如下內(nèi)容：

客戶單位

合同號(hào)

合同收款日期

收款日期

原始收款單號(hào)

結(jié)算科目

幣種

實(shí)收金額

銀行賬號(hào)（3）應(yīng)收賬款主文件：應(yīng)收賬款主文件用來(lái)存放貨款結(jié)算的余額數(shù)據(jù)。這個(gè)數(shù)據(jù)文件通常包括如下內(nèi)容：

客戶單位代碼

金額

余額方向

由于不同的企業(yè)用戶的需求可能會(huì)有所差別，所以設(shè)計(jì)較好的軟件應(yīng)該允許用戶在基本結(jié)構(gòu)上增加必要的字段。出庫(kù)單文件在庫(kù)存管理系統(tǒng)中進(jìn)行介紹，此處不再贅述。8.2.3銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)文件9/30/202431第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)另外，與銷(xiāo)售主文件、收款單文件和出庫(kù)單主文件相關(guān)的是臨時(shí)憑證文件。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的處理既涉及錢(qián)也涉及物，為了保證數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，對(duì)發(fā)生的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的有關(guān)憑證需要經(jīng)過(guò)審核確認(rèn)才能作為正式記錄存入銷(xiāo)售主文件、收款單主文件。臨時(shí)憑證文件就是為了這一目的而設(shè)立的，它的結(jié)構(gòu)與銷(xiāo)售主文件、收款單主文件的結(jié)構(gòu)基本相同。2．輔助數(shù)據(jù)文件輔助數(shù)據(jù)文件主要用來(lái)存放銷(xiāo)售管理和進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)所需要的輔助信息。在銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理中輔助數(shù)據(jù)文件主要有客戶資料文件和銷(xiāo)售計(jì)劃文件。這兩個(gè)文件的結(jié)構(gòu)設(shè)置應(yīng)該比較靈活以滿足不同用戶的需要。例如客戶資料文件除客戶編碼、客戶單位名稱(chēng)、銀行賬號(hào)、電話、郵政編碼、地址和聯(lián)系人外，一般還應(yīng)設(shè)置幾個(gè)允許用戶自定義的字段供用戶使用。8.2.3銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)文件9/30/202432第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)3．記賬憑證文件記賬憑證文件是為存放系統(tǒng)生成的記賬憑證，以便傳送到賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理使用。該文件與賬務(wù)系統(tǒng)的憑證文件的結(jié)構(gòu)相同，該文件中的記錄是由系統(tǒng)根據(jù)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)處理有關(guān)單據(jù)自動(dòng)生成的，因此對(duì)文件記錄只能讀不能修改。4．其他數(shù)據(jù)文件

銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理還有一些存放價(jià)格政策、結(jié)算方式、銷(xiāo)售方式、付款條件和稅率等基礎(chǔ)設(shè)置的數(shù)據(jù)文件。這些數(shù)據(jù)文件存放的內(nèi)容與數(shù)據(jù)處理的設(shè)計(jì)密切相關(guān)，因此這些數(shù)據(jù)文件從結(jié)構(gòu)到庫(kù)記錄一般都是事先設(shè)計(jì)好的，使用戶可以在初始設(shè)置時(shí)選擇設(shè)置。為了使系統(tǒng)具有一定的通用性和靈活性，這些數(shù)據(jù)文件中的一些內(nèi)容如增值稅稅率到底設(shè)為基本稅率17%還是企業(yè)符合政策規(guī)定享受增值稅低稅率11%可以允許用戶進(jìn)行修改。8.2.4銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的編碼9/30/202433第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.2.4銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的編碼

銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的最主要的編碼是客戶代碼?？蛻舸a是對(duì)每一個(gè)客戶單位進(jìn)行編碼。編碼的原則是客戶代碼與客戶單位一一對(duì)應(yīng)，即每一客戶單位對(duì)應(yīng)唯一的代碼。有了客戶代碼就可以快速、方便的輸入、查詢和修改每一客戶數(shù)據(jù)?？蛻舸a一般采用群碼方式進(jìn)行編碼，以便根據(jù)用戶管理和提供各種銷(xiāo)售信息的需要進(jìn)行分類(lèi)、匯總等處理。例如客戶代碼一般應(yīng)該包括客戶所屬國(guó)家、地區(qū)、客戶單位性質(zhì)等部分，以便分地區(qū)、分客戶單位性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)。客戶代碼設(shè)計(jì)時(shí)既要考慮方便使用也要具有一定的擴(kuò)展性，以便為企業(yè)將來(lái)的發(fā)展需要留有一定的余地。8.2.4銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的編碼9/30/202434第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理使用的另一個(gè)基本代碼是庫(kù)存產(chǎn)品代碼。由于該代碼是系統(tǒng)的基本代碼，因此庫(kù)存產(chǎn)品代碼一般在平臺(tái)基礎(chǔ)編碼的存貨檔案中設(shè)置，銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理需要使用產(chǎn)品代碼時(shí)從存貨檔案中調(diào)用以便保證代碼的一致性。8.2.5銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的功能結(jié)構(gòu)9/30/202435第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.2.5銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的功能結(jié)構(gòu)銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的一般設(shè)置：系統(tǒng)初始設(shè)置、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)處理、查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表輸出和轉(zhuǎn)賬處理，系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖8-3所示。但需要注意的是在銷(xiāo)售管理系統(tǒng)中一般都設(shè)有歷史數(shù)據(jù)卸出功能。該功能用來(lái)清除已完成并結(jié)清的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，目的是減少硬盤(pán)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量。在使用該功能前，為了保存歷史記錄將要清除的數(shù)據(jù)應(yīng)作備份。設(shè)計(jì)較完善的系統(tǒng)在使用此功能時(shí)系統(tǒng)會(huì)給用戶以提示或強(qiáng)制用戶備份。該功能通常設(shè)置在系統(tǒng)管理的賬套庫(kù)菜單下。8.2.5銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的功能結(jié)構(gòu)9/30/202436第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)1．系統(tǒng)初始設(shè)置

銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理初始設(shè)置的主要作用是建立客戶資料和設(shè)置與銷(xiāo)售業(yè)務(wù)有關(guān)的公共碼表。這些公共碼表有些如：銷(xiāo)售部門(mén)、銷(xiāo)售人員等除了可以方便、快速的輸入外，更主要的作用是進(jìn)行各種數(shù)據(jù)分類(lèi)統(tǒng)計(jì)的分類(lèi)依據(jù)。另一類(lèi)碼表是為了業(yè)務(wù)處理使用如：稅率、銷(xiāo)售方式、結(jié)算方式和付款條件。2．銷(xiāo)售業(yè)務(wù)處理銷(xiāo)售業(yè)務(wù)處理主要是銷(xiāo)售訂單、銷(xiāo)售發(fā)票的錄入和貨款結(jié)算及退貨處理。根據(jù)銷(xiāo)售方式的不同，用戶可以從錄入銷(xiāo)售定單開(kāi)始也可以從錄入銷(xiāo)售發(fā)票或收款單開(kāi)始銷(xiāo)售業(yè)務(wù)。一般來(lái)說(shuō)為了方便用戶使用、保持?jǐn)?shù)據(jù)一致性，銷(xiāo)售定單、銷(xiāo)售發(fā)票、收款單應(yīng)該可以互相生成。8.2.5銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的功能結(jié)構(gòu)9/30/202437第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)3．統(tǒng)計(jì)報(bào)表統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能可以輸出用戶需要的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。對(duì)常規(guī)報(bào)表，系統(tǒng)一般設(shè)置模板供用戶使用。由于銷(xiāo)售與應(yīng)收子系統(tǒng)的報(bào)表主要供企業(yè)內(nèi)部管理使用，因此對(duì)系統(tǒng)內(nèi)置的模板可以進(jìn)行少量的修改和項(xiàng)目增刪。由于系統(tǒng)不可能在每一個(gè)子系統(tǒng)中都設(shè)置完善的報(bào)表設(shè)置功能，因此比較理想的處理方式是在系統(tǒng)中設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)輸出功能，該功能可以輸出EXCEL等表處理軟件可以接受的數(shù)據(jù)格式。使用這一功能用戶可以在EXCEL編制自己需要的各種報(bào)表并可進(jìn)行各種數(shù)據(jù)分析。8.2.5銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的功能結(jié)構(gòu)9/30/202438第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)4．轉(zhuǎn)賬處理轉(zhuǎn)賬處理功能的基本目的是根據(jù)輸入的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生成記賬憑證，以便進(jìn)行有關(guān)的賬務(wù)處理。由于銷(xiāo)售與應(yīng)收的會(huì)計(jì)核算科目與結(jié)算和交易方式有明確的對(duì)應(yīng)關(guān)系，因此記賬憑證設(shè)置一般在結(jié)算方式、交易方式中設(shè)置對(duì)應(yīng)科目來(lái)完成；記賬憑證生成一般在業(yè)務(wù)確認(rèn)處理中自動(dòng)生成并進(jìn)行確認(rèn)；在與賬務(wù)系統(tǒng)聯(lián)合運(yùn)行時(shí)，生成的記賬憑證一般是實(shí)時(shí)傳送到賬務(wù)系統(tǒng)。在系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖中將轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)處理單獨(dú)列出，是為了強(qiáng)調(diào)這是系統(tǒng)必不可少的基本功能。理論上記賬憑證的生成與業(yè)務(wù)處理也是兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立的功能。當(dāng)然，為了用戶使用的方便也有一些系統(tǒng)除了在業(yè)務(wù)確認(rèn)的同時(shí)自動(dòng)生成記賬憑證外還設(shè)置了單獨(dú)的記賬憑證設(shè)置功能，以便用戶方便的處理某些難以自動(dòng)生成記賬憑證的特殊業(yè)務(wù)。8.2.5銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的功能結(jié)構(gòu)9/30/202439第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)5．查詢

所有會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)子系統(tǒng)一般都設(shè)有查詢功能。通常來(lái)說(shuō)凡是輸入和輸出的內(nèi)容都應(yīng)有對(duì)應(yīng)的查詢功能。較為理想的查詢功能應(yīng)該可以根據(jù)用戶的查詢條件對(duì)記錄進(jìn)行篩選，而且可以按條件組合進(jìn)行模糊查詢。

9/30/202440第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.3銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的初始設(shè)置9/30/202441第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.3銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的初始設(shè)置銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的初始設(shè)置是為用戶在計(jì)算機(jī)上處理自己企業(yè)的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)準(zhǔn)備一個(gè)適宜的運(yùn)行環(huán)境。并在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理發(fā)生變化時(shí)對(duì)已有的設(shè)置進(jìn)行修改以便適應(yīng)企業(yè)的這種變化。系統(tǒng)的初始設(shè)置主要有：8.3.1賬套建立

建賬設(shè)置的作用是為系統(tǒng)建立各種已清空的數(shù)據(jù)庫(kù)文件和對(duì)系統(tǒng)需要進(jìn)行的客戶代碼等代碼設(shè)置設(shè)定編碼規(guī)則。因此，初始建賬非常重要，一旦設(shè)置錯(cuò)誤，將影響系統(tǒng)的日常處理。而且，設(shè)置時(shí)要考慮到企業(yè)將來(lái)的業(yè)務(wù)發(fā)展。如：初始建賬時(shí)，要設(shè)置客戶、存貨等檔案信息，設(shè)置信息在初始建賬中一旦確定并在后續(xù)日常處理中啟用后將無(wú)法修改。8.3.2基礎(chǔ)檔案信息設(shè)置9/30/202442第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.3.2基礎(chǔ)檔案信息設(shè)置1．客戶檔案設(shè)置

客戶檔案設(shè)置用來(lái)對(duì)購(gòu)貨的客戶建立客戶檔案，以便于對(duì)客戶進(jìn)行管理。在這里最主要的設(shè)置是客戶代碼和客戶單位名稱(chēng)。除此而外客戶的銀行賬號(hào)、電話、郵政編碼等客戶資料也是設(shè)置的內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)客戶代碼一經(jīng)設(shè)置并使用應(yīng)該既不允許刪除也不允許修改，只允許增加新的客戶單位。2．銷(xiāo)售部門(mén)和銷(xiāo)售人員檔案設(shè)置銷(xiāo)售部門(mén)和銷(xiāo)售人員檔案設(shè)置是對(duì)獨(dú)立完成銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的企業(yè)各部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行編碼，以便在銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中明確責(zé)任單位和責(zé)任人和統(tǒng)計(jì)各銷(xiāo)售部門(mén)和銷(xiāo)售人員的銷(xiāo)售業(yè)績(jī)。為了保證數(shù)據(jù)的一致性，銷(xiāo)售部門(mén)和銷(xiāo)售人員的編碼一旦設(shè)定并被使用應(yīng)該既不允許刪除也不允許修改。除編碼以外的其它內(nèi)容應(yīng)該允許修改。8.3銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的初始設(shè)置9/30/202443第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)3．存貨分類(lèi)設(shè)置存貨分類(lèi)用于設(shè)置存貨分類(lèi)編碼、名稱(chēng)等。一般來(lái)說(shuō)，工業(yè)企業(yè)的存貨分類(lèi)可以分為三類(lèi)：材料、產(chǎn)成品、應(yīng)稅勞務(wù)等；商業(yè)企業(yè)的存貨分類(lèi)的一般可以分為兩類(lèi)：商品、應(yīng)稅勞務(wù)。4．計(jì)量單位設(shè)置用于設(shè)置對(duì)存貨的計(jì)量單位組和計(jì)量單位信息。未使用的計(jì)量單位的類(lèi)別可隨時(shí)修改；已被存貨檔案引用的計(jì)量單位所在的計(jì)量單位組的類(lèi)別不能修改。8.3銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的初始設(shè)置9/30/202444第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)5．存貨檔案設(shè)置實(shí)現(xiàn)對(duì)存貨檔案的設(shè)立和管理，隨同發(fā)貨單一起開(kāi)具的應(yīng)稅勞務(wù)等也應(yīng)設(shè)置在存貨檔案中。用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印存貨檔案。存貨檔案設(shè)置中還包含增值稅稅率設(shè)置。不同的產(chǎn)品“應(yīng)交增值稅——銷(xiāo)項(xiàng)稅額”的稅率不同，因此需要根據(jù)企業(yè)銷(xiāo)售產(chǎn)品的納稅要求設(shè)置所適應(yīng)的稅率，以便在處理銷(xiāo)售業(yè)務(wù)時(shí)選擇對(duì)應(yīng)的稅率由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算對(duì)應(yīng)的應(yīng)稅金額。8.3銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理的初始設(shè)置9/30/202445第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)6．結(jié)算方式設(shè)置

企業(yè)銷(xiāo)售貨款的結(jié)算方式主要有：現(xiàn)金、支票、匯兌、銀行匯票、商業(yè)匯票、銀行本票、托收承付和委托收款等。由于不同的結(jié)算方式管理要求不同，如對(duì)支票等需要登記支票號(hào)以便加強(qiáng)對(duì)支票的管理和進(jìn)行銀行對(duì)賬。對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目也可能不同，因此在設(shè)置每種結(jié)算方式時(shí)需要設(shè)置對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目，以便系統(tǒng)自動(dòng)生成相應(yīng)的記賬憑證9/30/202446第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7．付款條件設(shè)置

采用賒銷(xiāo)方式進(jìn)行銷(xiāo)售時(shí)為了促使購(gòu)貨單位及時(shí)支付貨款，當(dāng)滿足一定的付款條件時(shí)銷(xiāo)售單位可以給以一定的折扣。為了處理這種業(yè)務(wù)需要進(jìn)行付款條件的設(shè)置。付款條件主要設(shè)置折扣有效期限、對(duì)應(yīng)折扣率和應(yīng)收賬款的到期天數(shù)。如10天以內(nèi)付款則給以20%的折扣。9/30/202447第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8．銷(xiāo)售類(lèi)型

用戶在處理銷(xiāo)售業(yè)務(wù)時(shí)，可以根據(jù)自身的實(shí)際情況自定義銷(xiāo)售類(lèi)型，用戶在填制發(fā)貨單、銷(xiāo)售出庫(kù)單等單據(jù)時(shí)，會(huì)涉及到銷(xiāo)售類(lèi)型選擇，以便于按銷(xiāo)售類(lèi)型對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。本功能完成對(duì)銷(xiāo)售類(lèi)型的設(shè)置和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印銷(xiāo)售類(lèi)型。

除此之外，銷(xiāo)售與應(yīng)收管理基礎(chǔ)檔案信息設(shè)置中的倉(cāng)庫(kù)檔案、收發(fā)類(lèi)別以及產(chǎn)品結(jié)構(gòu)檔案設(shè)置的具體方式與采購(gòu)與應(yīng)收款管理基礎(chǔ)檔案信息設(shè)置類(lèi)似，在此不再贅述。8.3.3銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202448第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.3.3銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的初始設(shè)置1．期初數(shù)據(jù)錄入為了保證企業(yè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的連續(xù)性，在啟用銷(xiāo)售管理系統(tǒng)之初應(yīng)錄入系統(tǒng)啟用之前的各類(lèi)期初數(shù)據(jù)。期初數(shù)據(jù)審核后有效，在月末結(jié)賬時(shí)記入有關(guān)銷(xiāo)售賬中。期初數(shù)據(jù)只有開(kāi)賬的第一年可以錄入，開(kāi)賬后第一個(gè)會(huì)計(jì)月結(jié)賬后不再允許新增、修改或刪除期初數(shù)據(jù)，但可以對(duì)期初數(shù)據(jù)審核和棄審。期初數(shù)據(jù)通過(guò)各類(lèi)期初單據(jù)輸入到系統(tǒng)中，需錄入的期初單據(jù)包括：期初發(fā)貨單和期初委托代銷(xiāo)發(fā)貨單。期初發(fā)貨單處理銷(xiāo)售管理系統(tǒng)啟用日之前已經(jīng)發(fā)貨、出庫(kù)，但尚未開(kāi)發(fā)票的業(yè)務(wù)，包括普通銷(xiāo)售、分期收款發(fā)貨單。而期初委托代銷(xiāo)發(fā)貨單用于處理銷(xiāo)售管理系統(tǒng)啟用日之前已經(jīng)發(fā)生但未完全結(jié)算的委托代銷(xiāo)發(fā)貨單。8.3.3銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202449第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2．系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置（1）超訂貨量發(fā)貨控制。企業(yè)如允許超訂貨量發(fā)貨可以選擇超訂量發(fā)貨控制選項(xiàng)，此時(shí)銷(xiāo)售發(fā)貨單、銷(xiāo)售發(fā)票在參照銷(xiāo)售訂單生單時(shí)，發(fā)貨單/發(fā)票的累計(jì)發(fā)貨數(shù)量允許超出訂單量。即允許累計(jì)發(fā)貨（開(kāi)票）數(shù)＞訂單數(shù)量，但需要根據(jù)存貨檔案中的發(fā)貨超額上限進(jìn)行控制，即累計(jì)發(fā)貨（開(kāi)票）數(shù)<=訂單數(shù)量（1+存貨檔案的發(fā)貨超額上限）。（2）超發(fā)貨量開(kāi)票控制。銷(xiāo)售發(fā)票在參照銷(xiāo)售發(fā)貨單生成時(shí)，銷(xiāo)售發(fā)票保存時(shí)會(huì)檢查發(fā)貨單的累計(jì)開(kāi)票數(shù)和發(fā)貨數(shù)。如果發(fā)貨單的累計(jì)開(kāi)票數(shù)>發(fā)貨數(shù)量，不允許保存。企業(yè)如允許超發(fā)貨量開(kāi)票可以選擇超發(fā)貨量開(kāi)票控制選項(xiàng)，此時(shí)銷(xiāo)售發(fā)票保存時(shí)不再檢查發(fā)貨單的累計(jì)開(kāi)票數(shù)和發(fā)貨數(shù)，允許單據(jù)保存。

8.3.3銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202450第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（3）最低售價(jià)控制。最低售價(jià)指存貨銷(xiāo)售時(shí)的最低銷(xiāo)售單價(jià)。如果企業(yè)需要在銷(xiāo)售系統(tǒng)中進(jìn)行最低售價(jià)控制可設(shè)置最低銷(xiāo)價(jià)控制口令，控制銷(xiāo)售價(jià)格的上限，限制業(yè)務(wù)員的權(quán)限。此時(shí)銷(xiāo)售存貨，如果銷(xiāo)售單價(jià)低于此最低售價(jià)，系統(tǒng)則要求用戶輸入口令，如果口令輸入正確，方可低于最低售價(jià)銷(xiāo)售，否則不能低于最低售價(jià)銷(xiāo)售。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202451第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置1．會(huì)計(jì)科目設(shè)置（1）基本科目設(shè)置。即對(duì)會(huì)計(jì)核算使用的基本科目進(jìn)行設(shè)置，若用戶未在單據(jù)中指定科目，且控制科目設(shè)置與產(chǎn)品科目設(shè)置中沒(méi)有明細(xì)科目的設(shè)置，則系統(tǒng)制單依據(jù)制單規(guī)則取基本科目設(shè)置中的科目設(shè)置。基本科目是指應(yīng)收款管理系統(tǒng)憑證制單所需要的會(huì)計(jì)科目，主要包括：應(yīng)收科目、預(yù)收科目、銷(xiāo)售收入科目、稅金科目等。如：核算應(yīng)收款的科目設(shè)置為“應(yīng)收賬款”。注意“應(yīng)收賬款”科目必須是按“客戶”輔助核算的科目。核算項(xiàng)項(xiàng)稅的科目設(shè)置為“應(yīng)交稅費(fèi)----應(yīng)交增值稅----銷(xiāo)項(xiàng)稅額”。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202452第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（2）控制科目設(shè)置。進(jìn)行應(yīng)付科目、預(yù)付科目的設(shè)置。如：核算預(yù)收款的科目設(shè)置為“預(yù)收賬款”。控制科目可按客戶分類(lèi)、地區(qū)分類(lèi)、銷(xiāo)售類(lèi)型、存貨分類(lèi)進(jìn)行控制科目的設(shè)置。若單據(jù)上有科目，則制單時(shí)取單據(jù)上科目，若無(wú)，則系統(tǒng)依據(jù)單據(jù)上的客戶信息在制單時(shí)自動(dòng)帶出控制科目。若控制科目沒(méi)有輸入，則系統(tǒng)取基本科目設(shè)置中應(yīng)收、預(yù)收科目。（3）產(chǎn)品科目設(shè)置。進(jìn)行銷(xiāo)售收入科目、應(yīng)交增值稅科目、銷(xiāo)售退回科目的設(shè)置。如：核算存貨采購(gòu)的科目設(shè)置為“材料采購(gòu)”。若產(chǎn)品科目沒(méi)有輸入，則系統(tǒng)取基本科目設(shè)置中銷(xiāo)售收入、稅金科目。如果按存貨分類(lèi)進(jìn)行科目設(shè)置，則可按存貨分類(lèi)+稅率進(jìn)行科目的設(shè)置。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202453第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（4）結(jié)算方式科目設(shè)置：進(jìn)行結(jié)算方式、幣種、科目的設(shè)置。設(shè)置不同結(jié)算方式對(duì)應(yīng)的科目，如：“現(xiàn)金”結(jié)算方式對(duì)應(yīng)的科目應(yīng)設(shè)置為“庫(kù)存現(xiàn)金”，“支票”結(jié)算方式應(yīng)設(shè)置為“銀行存款”。對(duì)于現(xiàn)結(jié)的發(fā)票及收付款單，若單據(jù)上有科目，則制單時(shí)取單據(jù)上科目，若無(wú)，則系統(tǒng)依據(jù)單據(jù)上的結(jié)算方式查找對(duì)應(yīng)的結(jié)算科目，系統(tǒng)制單時(shí)自動(dòng)帶出，若未輸入，則錄入相應(yīng)單據(jù)時(shí)需手工輸入憑證科目。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202454第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2．壞賬準(zhǔn)備設(shè)置壞賬初始設(shè)置是指定義應(yīng)收款管理系統(tǒng)內(nèi)計(jì)提壞賬準(zhǔn)備比率和設(shè)置壞賬準(zhǔn)備期初余額的功能，其作用是應(yīng)收款管理系統(tǒng)根據(jù)應(yīng)收賬款進(jìn)行計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。企業(yè)應(yīng)于期末針對(duì)不包含應(yīng)收票據(jù)的應(yīng)收款項(xiàng)計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，其基本方法是銷(xiāo)售收入百分比法、應(yīng)收賬款余額百分比法、應(yīng)收賬款賬齡百分比法等。計(jì)提壞賬準(zhǔn)備的方法和計(jì)提的有關(guān)參數(shù)設(shè)置在壞賬準(zhǔn)備設(shè)置中完成。例如：當(dāng)在系統(tǒng)參數(shù)中設(shè)置壞賬處理方法為：應(yīng)收賬款余額百分比法時(shí)，相關(guān)參數(shù)設(shè)置包括：計(jì)提比例、壞賬準(zhǔn)備期初余額以及壞賬入賬科目。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202455第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)3．賬齡區(qū)間設(shè)置為了對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，首先應(yīng)在此設(shè)置賬齡區(qū)間，主要設(shè)置各賬齡區(qū)間的天數(shù)。賬齡區(qū)間設(shè)置指用戶定義賬期內(nèi)應(yīng)收賬款或收款時(shí)間間隔的功能，設(shè)置賬齡區(qū)間是便于用戶根據(jù)自己定義的賬款時(shí)間間隔，進(jìn)行賬期內(nèi)應(yīng)收賬款或收款的賬齡查詢和賬齡分析，清楚了解在一定期間內(nèi)所發(fā)生的應(yīng)收款、收款情況。4．逾期賬齡區(qū)間設(shè)置逾期賬齡區(qū)間設(shè)置指用戶定義逾期應(yīng)收賬款或收款時(shí)間間隔的功能，設(shè)置逾期賬齡區(qū)間是便于用戶根據(jù)自己定義的賬款時(shí)間間隔，進(jìn)行逾期應(yīng)收賬款或收款的賬齡查詢和賬齡分析，清楚了解在一定期間內(nèi)所發(fā)生的應(yīng)收款、收款情況。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202456第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)5．系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置（1）受控科目制單方式。應(yīng)收款管理系統(tǒng)提供兩種制單方式：明細(xì)到客戶、明細(xì)到單據(jù)的方式。明細(xì)到供應(yīng)商：當(dāng)將一個(gè)客戶的多筆業(yè)務(wù)合并生成一張憑證時(shí)，如果核算這多筆業(yè)務(wù)的控制科目相同，系統(tǒng)將自動(dòng)將其合并成一條分錄。這種方式的目的是用戶可以在總賬系統(tǒng)中能夠根據(jù)客戶來(lái)查詢其詳細(xì)信息。明細(xì)到單據(jù)：當(dāng)用戶將一個(gè)客戶的多筆業(yè)務(wù)合并生成一張憑證時(shí)，系統(tǒng)會(huì)將每一筆業(yè)務(wù)形成一條分錄。這種方式的目的是用戶在總賬系統(tǒng)中也能查看到每個(gè)客戶的每筆業(yè)務(wù)的詳細(xì)情況。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202457第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（2）應(yīng)收款核銷(xiāo)方式。核銷(xiāo)即收款沖銷(xiāo)應(yīng)收款的操作，應(yīng)收款管理系統(tǒng)提供兩種應(yīng)收款的沖銷(xiāo)方式，即按單據(jù)、按存貨（產(chǎn)品）兩種方式。按單據(jù)核銷(xiāo)：系統(tǒng)將滿足條件的未結(jié)算單據(jù)全部列出，由用戶選擇要結(jié)算的單據(jù)，根據(jù)用戶所選擇的單據(jù)進(jìn)行核銷(xiāo)。按存貨核銷(xiāo)：系統(tǒng)將滿足條件的未結(jié)算單據(jù)按存貨列出，由用戶選擇要結(jié)算的存貨，根據(jù)用戶所選擇的存貨進(jìn)行核銷(xiāo)。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202458第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)5．期初余額錄入用戶需要將正式啟用賬套前的所有應(yīng)收業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，作為期初建賬的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)即可對(duì)其進(jìn)行管理，這樣既保證了數(shù)據(jù)的連續(xù)性；又保證了數(shù)據(jù)的完整性。當(dāng)初次使用應(yīng)收款管理系統(tǒng)時(shí)，要將上期未處理完全的單據(jù)都錄入到應(yīng)收款管理系統(tǒng)，以便于以后的處理。當(dāng)進(jìn)入第二年度處理時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將上年度未處理完全的單據(jù)轉(zhuǎn)成為下一年度的期初余額。在下一年度的第一個(gè)會(huì)計(jì)期間里，可進(jìn)行期初余額的調(diào)整。期初數(shù)據(jù)通過(guò)各類(lèi)期初單據(jù)輸入到系統(tǒng)中，需錄入的期初單據(jù)包括：期初銷(xiāo)售發(fā)票、期初應(yīng)收單、期初預(yù)收單和期初票據(jù)。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202459第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)期初銷(xiāo)售發(fā)票是指還未核銷(xiāo)的應(yīng)收賬款，在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中以發(fā)票的形式列示，已核銷(xiāo)部分金額不顯示。期初應(yīng)收單是指還未結(jié)算的其他應(yīng)收單，在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中以應(yīng)收單的形式列示，已核銷(xiāo)部分金額不顯示。期初預(yù)收單是指提前收取的客戶款項(xiàng)，在系統(tǒng)中以收款單的形式列示。期初票據(jù)是指還未結(jié)算的票據(jù)。8.4銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理日常業(yè)務(wù)處理9/30/202460第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4銷(xiāo)售與應(yīng)收款管理日常業(yè)務(wù)處理銷(xiāo)售管理系統(tǒng)提供的日常業(yè)務(wù)處理內(nèi)容主要包括：銷(xiāo)售報(bào)價(jià)、銷(xiāo)售訂貨、銷(xiāo)售發(fā)貨、銷(xiāo)售出庫(kù)以及銷(xiāo)售開(kāi)票。應(yīng)收款管理系統(tǒng)提供的日常業(yè)務(wù)處理內(nèi)容主要包括：提供應(yīng)收單據(jù)處理、收款單據(jù)處理、核銷(xiāo)處理、壞賬處理、轉(zhuǎn)賬處理以及制單處理。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202461第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理1.銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的輸入銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入可以分成三類(lèi)：一類(lèi)是初始設(shè)置數(shù)據(jù)的輸入，如：結(jié)算方式、交易方式、付款方式和稅率等設(shè)置。一類(lèi)是從其他子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)，如從庫(kù)存管理和存貨核算系統(tǒng)中調(diào)取產(chǎn)品存量和實(shí)際成本等。還有一類(lèi)是日常業(yè)務(wù)處理的原始數(shù)據(jù)。前兩類(lèi)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中主要是為了形成數(shù)據(jù)辭典，以便方便的輸入銷(xiāo)售發(fā)票、銷(xiāo)售定單等銷(xiāo)售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。第一類(lèi)數(shù)據(jù)在初始設(shè)置中已做了詳細(xì)的說(shuō)明。第二類(lèi)數(shù)據(jù)是在與存貨管理子系統(tǒng)聯(lián)合運(yùn)行時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)入。在這里僅對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)處理數(shù)據(jù)的輸入進(jìn)行說(shuō)明。銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常數(shù)據(jù)輸入主要是銷(xiāo)售報(bào)價(jià)單、銷(xiāo)售訂單、發(fā)貨單、出庫(kù)單、銷(xiāo)售發(fā)票和退貨單的輸入。（1）報(bào)價(jià)單的輸入銷(xiāo)售報(bào)價(jià)單是企業(yè)用于向客戶提供貨品、規(guī)格、價(jià)格、結(jié)算方式等信息的單據(jù)。銷(xiāo)售雙方達(dá)成協(xié)議后，銷(xiāo)售報(bào)價(jià)單轉(zhuǎn)為有效力的銷(xiāo)售訂單。企業(yè)可以針對(duì)不同客戶、不同存貨、不同批量提出不同的報(bào)價(jià)、扣率。銷(xiāo)售報(bào)價(jià)單是可選單據(jù)，用戶可根據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)際需要選擇是否輸入銷(xiāo)售報(bào)價(jià)單。銷(xiāo)售報(bào)價(jià)單的輸入界面如圖8-4所示。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202462第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（1）報(bào)價(jià)單的輸入銷(xiāo)售報(bào)價(jià)單是企業(yè)用于向客戶提供貨品、規(guī)格、價(jià)格、結(jié)算方式等信息的單據(jù)。銷(xiāo)售雙方達(dá)成協(xié)議后，銷(xiāo)售報(bào)價(jià)單轉(zhuǎn)為有效力的銷(xiāo)售訂單。企業(yè)可以針對(duì)不同客戶、不同存貨、不同批量提出不同的報(bào)價(jià)、扣率。銷(xiāo)售報(bào)價(jià)單是可選單據(jù)，用戶可根據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)際需要選擇是否輸入銷(xiāo)售報(bào)價(jià)單。銷(xiāo)售報(bào)價(jià)單的輸入界面如圖8-4所示。

9/30/202463第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202464第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2）銷(xiāo)售訂單的輸入

對(duì)于需要組織生產(chǎn)或批量較大的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，一般是從簽訂銷(xiāo)售合同輸入銷(xiāo)售訂單開(kāi)始的。銷(xiāo)售訂單對(duì)應(yīng)于企業(yè)的銷(xiāo)售合同中訂貨明細(xì)部分的數(shù)據(jù)內(nèi)容，這些數(shù)據(jù)包括：訂貨日期、訂單號(hào)、收款條件、銷(xiāo)售部門(mén)、業(yè)務(wù)員、客戶名稱(chēng)、貨品名稱(chēng)、數(shù)量、單位、單價(jià)和稅率等。但由于銷(xiāo)售訂單中沒(méi)有關(guān)于合同中付款內(nèi)容的描述，故而銷(xiāo)售訂單不能完全代替銷(xiāo)售合同。在輸入銷(xiāo)售訂單過(guò)程中凡是可以使用系統(tǒng)提供的菜單選擇輸入功能的項(xiàng)目都應(yīng)該使用選擇輸入，以減少輸入錯(cuò)誤。銷(xiāo)售訂單輸入后需要進(jìn)行確認(rèn)，只有經(jīng)過(guò)審核確認(rèn)的銷(xiāo)售訂單才可以據(jù)以由系統(tǒng)自動(dòng)生成相應(yīng)的銷(xiāo)售發(fā)票。在實(shí)際銷(xiāo)售業(yè)務(wù)處理中，企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)際需要選擇是否輸入銷(xiāo)售訂單。銷(xiāo)售訂單輸入的輸入界面如圖8-5所示。

9/30/202465第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

9/30/202466第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202467第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（3）發(fā)貨單的輸入發(fā)貨單一般由系統(tǒng)根據(jù)銷(xiāo)售訂單自動(dòng)生成。但是，在特殊情況下如小額的現(xiàn)貨交易等也允許在沒(méi)有銷(xiāo)售訂單的情況下由有關(guān)業(yè)務(wù)人員手工輸入。發(fā)貨單是銷(xiāo)售方給客戶發(fā)貨的憑據(jù)，也可作為倉(cāng)庫(kù)出貨的依據(jù)。無(wú)論是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，發(fā)貨單都是銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的核心單據(jù)。發(fā)貨單除了銷(xiāo)售訂單所有的基本內(nèi)容外，一般還應(yīng)有發(fā)貨日期、發(fā)貨單號(hào)、貨物所在倉(cāng)庫(kù)、發(fā)往地址、發(fā)運(yùn)方式等與貨物管理有關(guān)的基本內(nèi)容。發(fā)貨單輸入界面如圖8-6所示。

9/30/202468第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202469第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（4）銷(xiāo)售出庫(kù)單的輸入銷(xiāo)售出庫(kù)單是銷(xiāo)售出庫(kù)業(yè)務(wù)的主要憑據(jù)，在庫(kù)存管理系統(tǒng)中用于存貨出庫(kù)數(shù)量核算，在存貨核算系統(tǒng)中用于存貨出庫(kù)成本核算。銷(xiāo)售出庫(kù)單通常不需要用戶手工輸入，一般由系統(tǒng)自動(dòng)生成或參照相關(guān)銷(xiāo)售單據(jù)生成，用戶僅需對(duì)銷(xiāo)售出庫(kù)單上某些項(xiàng)目的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改即可。企業(yè)可選擇是否在銷(xiāo)售管理系統(tǒng)中生成出庫(kù)單，若不由銷(xiāo)售管理系統(tǒng)生成銷(xiāo)售出庫(kù)單，則銷(xiāo)售出庫(kù)單在庫(kù)存管理系統(tǒng)中根據(jù)銷(xiāo)售發(fā)貨單生成。銷(xiāo)售出庫(kù)單輸入界面如圖8-7所示。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202470第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)銷(xiāo)售出庫(kù)單按進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)方向分為：藍(lán)字銷(xiāo)售出庫(kù)單、紅字銷(xiāo)售出庫(kù)單；按業(yè)務(wù)類(lèi)型分為：普通銷(xiāo)售出庫(kù)單、委托代銷(xiāo)出庫(kù)單、分期收款出庫(kù)單。藍(lán)字出庫(kù)單是銷(xiāo)售出庫(kù)單的正向單據(jù)。藍(lán)字出庫(kù)單中存貨的金額必須大于等于零。紅字出庫(kù)單是銷(xiāo)售出庫(kù)單的逆向單據(jù)。紅字出庫(kù)單中存貨的金額必須小于等于零。在銷(xiāo)售業(yè)務(wù)活動(dòng)中，如果發(fā)現(xiàn)已出庫(kù)的貨物因質(zhì)量等因素要求退貨，則對(duì)普通銷(xiāo)售業(yè)務(wù)進(jìn)行退貨單處理并填制紅色出庫(kù)單。如果發(fā)現(xiàn)已審核的出庫(kù)單數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤（多填數(shù)量等），可以原數(shù)沖回，即將原錯(cuò)誤的出庫(kù)單，以相等的負(fù)數(shù)量填制紅字出庫(kù)單，沖抵原出庫(kù)單數(shù)據(jù)。銷(xiāo)售管理系統(tǒng)啟用時(shí)，用戶可以輸入期初紅字出庫(kù)單。

9/30/202471第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202472第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（5）銷(xiāo)售發(fā)票的輸入銷(xiāo)售發(fā)票是供售出單位內(nèi)部確認(rèn)銷(xiāo)售實(shí)現(xiàn)的依據(jù)，應(yīng)收款管理系統(tǒng)將依據(jù)銷(xiāo)售發(fā)票的記錄生成記賬憑證和銷(xiāo)售有關(guān)的各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。因此銷(xiāo)售發(fā)票上除了銷(xiāo)售訂單的內(nèi)容外還需要輸入：開(kāi)票日期、發(fā)票號(hào)、客戶名稱(chēng)、地址、開(kāi)戶行、銀行賬號(hào)等，銷(xiāo)售發(fā)票的輸入界面如圖8-8所示。銷(xiāo)售發(fā)票是會(huì)計(jì)核算的依據(jù)，銷(xiāo)售產(chǎn)品的價(jià)格與金額由銷(xiāo)售發(fā)票決定，當(dāng)然，與客戶結(jié)算的金額也由它來(lái)決定。銷(xiāo)售發(fā)票可由銷(xiāo)售訂單或銷(xiāo)售發(fā)貨單生成。銷(xiāo)售發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為：藍(lán)字發(fā)票、紅字發(fā)票。銷(xiāo)售發(fā)票按發(fā)票類(lèi)型分為：增值稅專(zhuān)用發(fā)票和普通發(fā)票。銷(xiāo)售普通發(fā)票可以針對(duì)未錄入稅號(hào)的客戶開(kāi)具，而銷(xiāo)售專(zhuān)用發(fā)票不能針對(duì)未錄入稅號(hào)的客戶開(kāi)具。

9/30/202473第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202474第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)需要注意的是這里所說(shuō)的銷(xiāo)售發(fā)票與銷(xiāo)售過(guò)程開(kāi)給客戶的發(fā)票是不同的兩種憑證。雖然從技術(shù)上來(lái)說(shuō)依據(jù)銷(xiāo)售發(fā)票由計(jì)算機(jī)打印提供給用戶的發(fā)票完全沒(méi)有問(wèn)題，但由于發(fā)票管理的原因，目前制度規(guī)定不允許使用普通計(jì)算機(jī)打印的發(fā)票，因此開(kāi)給客戶的發(fā)票只能使用稅務(wù)機(jī)關(guān)提供的專(zhuān)用稅控系統(tǒng)軟件打印發(fā)票。實(shí)際上，在與稅務(wù)機(jī)關(guān)聯(lián)網(wǎng)的條件下，企業(yè)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向稅務(wù)機(jī)關(guān)提出打印發(fā)票的請(qǐng)求，稅務(wù)機(jī)關(guān)記錄銷(xiāo)售金額后傳送給企業(yè)發(fā)票號(hào)，企業(yè)使用得到的發(fā)票號(hào)打印發(fā)票。使用這樣的打印增值稅專(zhuān)用發(fā)票，稅務(wù)機(jī)關(guān)可以記錄每一張發(fā)票的使用情況，其管理的嚴(yán)格程度將比目前的方式要高的多。這種方式應(yīng)該是今后增值稅發(fā)票管理的一個(gè)可行的發(fā)展方向。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202475第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（6）退貨單的輸入退貨單是確認(rèn)退貨發(fā)生的單據(jù)。為了保證退貨單數(shù)據(jù)與原銷(xiāo)售發(fā)票的數(shù)據(jù)一致，輸入退貨單時(shí)首先輸入原銷(xiāo)售發(fā)票號(hào)，由銷(xiāo)售管理系統(tǒng)自動(dòng)將原銷(xiāo)售發(fā)票的客戶、貨品名稱(chēng)、單位、單價(jià)、稅率等數(shù)據(jù)自動(dòng)復(fù)制到退貨單中，用戶只需要輸入退貨數(shù)量即可。

9/30/202476第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202477第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2.銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的處理此處講述的銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理，主要從用戶使用的角度考慮的，主要包括：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入處理、銷(xiāo)售發(fā)貨及銷(xiāo)售開(kāi)票處理、銷(xiāo)售出庫(kù)處理、銷(xiāo)售退貨處理、現(xiàn)收業(yè)務(wù)處理、代墊費(fèi)用處理和常見(jiàn)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)類(lèi)型處理。（1）銷(xiāo)售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入處理從日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入可以看出，銷(xiāo)售管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入項(xiàng)目較多、輸入的的工作量較大，因此輸入出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性也大。為了保證數(shù)據(jù)輸入的正確和可靠，盡量減少輸入的工作量，在系統(tǒng)的輸入設(shè)計(jì)中采用了一些針對(duì)性措施。了解設(shè)計(jì)中的這些處理特點(diǎn)對(duì)于正確、靈活的使用銷(xiāo)售管理系統(tǒng)處理企業(yè)的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)具有重要意義。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202478第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)用戶界面盡量與手工單據(jù)格式一致，減少因使用習(xí)慣差異帶來(lái)的錯(cuò)誤。這種設(shè)計(jì)對(duì)于初次使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的用戶具有重要意義。但是需要注意的是，這種格式的一致是有限的，在格式一致的現(xiàn)象下用戶界面中還包含計(jì)算機(jī)重要的使用特點(diǎn)。這就是在憑證輸入時(shí)為了避免誤操作，每張憑證輸入完畢需要做存盤(pán)操作；輸入下一張憑證前需要做增加操作；增加一條記錄需要做插入操作等。為了用戶使用方便，系統(tǒng)在多數(shù)用戶界面都提供常用增加、插入、刪除等操作的快捷鍵，熟悉這些快捷鍵的標(biāo)志和使用方法是熟練使用系統(tǒng)的基礎(chǔ)。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202479第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)的憑證可以由系統(tǒng)自動(dòng)互相生成。在銷(xiāo)售管理系統(tǒng)中銷(xiāo)售訂單、銷(xiāo)售發(fā)票、發(fā)貨單和收款單是互相關(guān)聯(lián)的一組憑證。為了保證數(shù)據(jù)的一致性，一般采用根據(jù)銷(xiāo)售訂單自動(dòng)生成發(fā)貨單、銷(xiāo)售發(fā)票，根據(jù)銷(xiāo)售發(fā)票自動(dòng)生成收款單。這種相互自動(dòng)生成，主要目的是防止重復(fù)輸入可能發(fā)生的錯(cuò)誤。凡是在初始設(shè)置中進(jìn)行過(guò)設(shè)置的項(xiàng)目如：產(chǎn)品名稱(chēng)、客戶單位、銷(xiāo)售方式、結(jié)算方式、稅率、價(jià)格政策等項(xiàng)目，在輸入的用戶界面對(duì)應(yīng)項(xiàng)目中設(shè)置操作鍵，用以調(diào)出設(shè)置內(nèi)容供用戶選擇輸入。從而減少輸入工作量，保證輸入的正確。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202480第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)通過(guò)輸入的原始數(shù)據(jù)計(jì)算生成的數(shù)據(jù)，如總金額、應(yīng)稅金額等采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)計(jì)算并填入對(duì)應(yīng)項(xiàng)目，供用戶進(jìn)行檢驗(yàn)。作為正式記錄存入系統(tǒng)的憑證應(yīng)該經(jīng)過(guò)確認(rèn)。銷(xiāo)售數(shù)據(jù)直接與企業(yè)的錢(qián)和物有關(guān)，為了保證業(yè)務(wù)的真實(shí)和數(shù)據(jù)的正確，只有經(jīng)過(guò)確認(rèn)的銷(xiāo)售訂單才能夠自動(dòng)生成銷(xiāo)售發(fā)票，同樣只有經(jīng)過(guò)確認(rèn)的銷(xiāo)售發(fā)票才能自動(dòng)生成收款單。數(shù)據(jù)輸入與確認(rèn)的分離和操作權(quán)限的設(shè)置，在銷(xiāo)售管理系統(tǒng)中構(gòu)成了基本的控制體系。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202481第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2）銷(xiāo)售發(fā)貨及銷(xiāo)售開(kāi)票處理銷(xiāo)售發(fā)貨是企業(yè)執(zhí)行與客戶簽訂的銷(xiāo)售合同或銷(xiāo)售訂單，將貨物發(fā)往客戶的行為，是銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的執(zhí)行階段。當(dāng)客戶訂單交期來(lái)臨時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)訂單進(jìn)行發(fā)貨。銷(xiāo)售開(kāi)票是指在銷(xiāo)售過(guò)程中企業(yè)給客戶開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票及其所附清單的過(guò)程，它是銷(xiāo)售收入確定、銷(xiāo)售成本計(jì)算、應(yīng)交銷(xiāo)售稅金確認(rèn)和應(yīng)收賬款確認(rèn)的依據(jù)，是銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的必要環(huán)節(jié)。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202482第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)企業(yè)通常根據(jù)銷(xiāo)售訂單發(fā)貨，但銷(xiāo)售管理系統(tǒng)也提供直接發(fā)貨的功能，即無(wú)需事先錄入銷(xiāo)售訂單可以直接輸入發(fā)貨單將產(chǎn)品發(fā)給客戶。由于銷(xiāo)售出庫(kù)單需根據(jù)銷(xiāo)售發(fā)貨單生成，因此在銷(xiāo)售業(yè)務(wù)處理流程中，銷(xiāo)售發(fā)貨處理是必需的。按照發(fā)貨和開(kāi)票的時(shí)間先后，可以將銷(xiāo)售發(fā)貨業(yè)務(wù)劃分為：先發(fā)貨后開(kāi)票模式和開(kāi)票直接發(fā)貨模式。先發(fā)貨后開(kāi)票模式在先發(fā)貨后開(kāi)票模式下，發(fā)貨單由銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售訂單填制或手工輸入；發(fā)貨單審核后，可以生成銷(xiāo)售發(fā)票、銷(xiāo)售出庫(kù)單。先發(fā)貨后開(kāi)票模式業(yè)務(wù)處理流程如圖8-10所示。

9/30/202483第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202484第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開(kāi)票直接發(fā)貨模式在開(kāi)票直接發(fā)貨模式下，發(fā)貨單由銷(xiāo)售發(fā)票自動(dòng)生成，發(fā)貨單只作瀏覽，不能進(jìn)行修改、刪除、棄審等操作，但可以關(guān)閉、打開(kāi)；銷(xiāo)售出庫(kù)單根據(jù)自動(dòng)生成的發(fā)貨單生成。開(kāi)票直接發(fā)貨模式業(yè)務(wù)處理流程如圖8-11所示。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202485圖8-11開(kāi)票直接發(fā)貨流程圖8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202486第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在這一處理過(guò)程中，銷(xiāo)售發(fā)票既可以直接填制，也可以根據(jù)銷(xiāo)售訂單或銷(xiāo)售發(fā)貨單生成。根據(jù)發(fā)貨單開(kāi)票時(shí)，多張發(fā)貨單可以匯總開(kāi)票，一張發(fā)貨單也可拆單生成多張銷(xiāo)售發(fā)票。（3）銷(xiāo)售出庫(kù)處理銷(xiāo)售出庫(kù)是銷(xiāo)售業(yè)務(wù)處理的必要環(huán)節(jié)，在庫(kù)存管理系統(tǒng)中用于存貨出庫(kù)數(shù)量核算，在存貨核算系統(tǒng)中用于存貨出庫(kù)成本核算。。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202487第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)根據(jù)參數(shù)設(shè)置的不同，銷(xiāo)售出庫(kù)單可在銷(xiāo)售系統(tǒng)中生成；也可以在庫(kù)存管理系統(tǒng)中生成。企業(yè)若選擇在銷(xiāo)售管理系統(tǒng)中生成出庫(kù)單，則由銷(xiāo)售管理系統(tǒng)在發(fā)貨單、銷(xiāo)售發(fā)票、零售日?qǐng)?bào)、銷(xiāo)售調(diào)撥單審核/復(fù)核完成之后自動(dòng)生成銷(xiāo)售出庫(kù)單并傳到庫(kù)存管理系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)。此時(shí)，庫(kù)存管理系統(tǒng)不可修改出庫(kù)數(shù)量，即一次發(fā)貨一次全部出庫(kù)。若不選擇則銷(xiāo)售出庫(kù)單由庫(kù)存管理系統(tǒng)根據(jù)銷(xiāo)售發(fā)貨單生成。此時(shí)，在庫(kù)存管理系統(tǒng)中可以修改本次出庫(kù)數(shù)量，即一次發(fā)貨多次出庫(kù)8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202488第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（4）銷(xiāo)售退貨處理在實(shí)務(wù)中，因貨物質(zhì)量、品種、數(shù)量等不符合要求的原因，客戶可能將已購(gòu)貨物退回給本單位。銷(xiāo)售退貨處理與正常銷(xiāo)售的流程基本一致。具體來(lái)說(shuō)，銷(xiāo)售退貨可分為3種情況：開(kāi)票前全部退貨、開(kāi)票前部分退貨以及開(kāi)票后退貨。開(kāi)票前全部退貨。若需要退貨的貨物并未出庫(kù)，則僅需刪除發(fā)貨單即可；而若貨物已出庫(kù)，則需要填制銷(xiāo)售退貨單和一張全額數(shù)量的紅字銷(xiāo)售出庫(kù)單。開(kāi)票前全部退貨主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-12所示（以貨物已出庫(kù)情況為例）。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202489圖8-12開(kāi)票前全部退貨業(yè)務(wù)處理流程圖8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202490第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開(kāi)票前部分退貨。此時(shí)發(fā)生銷(xiāo)售退貨業(yè)務(wù)根據(jù)貨物是否出庫(kù)業(yè)務(wù)處理流程也有所區(qū)別。貨物未出庫(kù)發(fā)生開(kāi)票前部分退貨，則僅需修改發(fā)貨單數(shù)額，根據(jù)新發(fā)貨單開(kāi)具發(fā)票并生成出庫(kù)單即可。而當(dāng)貨物已出庫(kù)發(fā)生開(kāi)票前部分退貨，則應(yīng)以退貨數(shù)額填制退貨單生成一張對(duì)應(yīng)的紅字銷(xiāo)售出庫(kù)單。同時(shí)，根據(jù)發(fā)貨單和退貨單生成銷(xiāo)售發(fā)票，銷(xiāo)售發(fā)票上的結(jié)果是發(fā)貨單與退貨單的金額差。開(kāi)票前部分退貨主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-13所示（以貨物已出庫(kù)情況為例）。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202491第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202492第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開(kāi)票后退貨。在開(kāi)出銷(xiāo)售發(fā)票后發(fā)生退貨，不論是發(fā)生部分退貨還是全部退貨，處理流程一致。開(kāi)票后退貨的具體處理方法有兩種。一種處理方法是先退貨后開(kāi)票。由于此時(shí)貨物已經(jīng)全部出庫(kù)，故需要填一張退貨單，再填制一張紅字銷(xiāo)售發(fā)票；然后，根據(jù)退貨單生成紅字出庫(kù)單并在存貨核算系統(tǒng)記賬并在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中將紅字銷(xiāo)售發(fā)票記賬，其主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-14所示。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202493第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202494第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)另一種處理方法是開(kāi)票直接退貨。這種方法與第一種的區(qū)別是先填制紅字銷(xiāo)售發(fā)票，發(fā)票復(fù)核通過(guò)后自動(dòng)生成退貨單，其余處理方法完全一致，其主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-15所示。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202495第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

（5）現(xiàn)收業(yè)務(wù)處理現(xiàn)收是在貨款兩訖的情況下，在銷(xiāo)售結(jié)算的同時(shí)向客戶收取貨款。在銷(xiāo)售發(fā)票、銷(xiāo)售調(diào)撥單、零售日?qǐng)?bào)等收到貨款后可以隨時(shí)對(duì)其單據(jù)進(jìn)行現(xiàn)結(jié)處理，現(xiàn)結(jié)操作必須在單據(jù)復(fù)核操作之前。一張銷(xiāo)售單據(jù)可以全額現(xiàn)收，也可以部分現(xiàn)收。現(xiàn)收業(yè)務(wù)處理主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-16所示。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202496第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202497第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（6）代墊費(fèi)用代墊費(fèi)用是指在銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中，隨貨物銷(xiāo)售所發(fā)生的如運(yùn)雜費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等暫時(shí)代墊費(fèi)用，將來(lái)需向?qū)Ψ絾挝皇杖〉馁M(fèi)用項(xiàng)目。代墊費(fèi)用實(shí)際上形成了用戶對(duì)客戶的應(yīng)收款，代墊費(fèi)用的收款核銷(xiāo)由應(yīng)收款管理系統(tǒng)來(lái)處理，在銷(xiāo)售系統(tǒng)僅對(duì)代墊費(fèi)用的發(fā)生情況進(jìn)行登記。代墊費(fèi)用處理主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-17所示。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202498第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（7）零售業(yè)務(wù)處理零售業(yè)務(wù)是處理商業(yè)企業(yè)將商品銷(xiāo)售給零售客戶的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)。如果用戶有零售業(yè)務(wù)，相應(yīng)的銷(xiāo)售票據(jù)是按日匯總數(shù)據(jù)，然后通過(guò)零售日?qǐng)?bào)進(jìn)行處理。這種業(yè)務(wù)常見(jiàn)于商場(chǎng)、超市及企業(yè)的各零售店。零售日?qǐng)?bào)不是原始的銷(xiāo)售單據(jù)，是零售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的日匯總。零售業(yè)務(wù)處理主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-18所示。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202499第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（8）常見(jiàn)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)類(lèi)型處理普通銷(xiāo)售業(yè)務(wù)普通銷(xiāo)售業(yè)務(wù)模式支持正常的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，適用于大多數(shù)企業(yè)的日常銷(xiāo)售業(yè)務(wù)。用戶可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)應(yīng)用，結(jié)合本系統(tǒng)對(duì)銷(xiāo)售流程進(jìn)行可選配置。普通銷(xiāo)售業(yè)務(wù)根據(jù)“發(fā)貨－開(kāi)票”的實(shí)際業(yè)務(wù)流程不同，可以分為兩種業(yè)務(wù)模式:先發(fā)貨后開(kāi)票模式和開(kāi)票直接發(fā)貨模式。系統(tǒng)在處理兩種業(yè)務(wù)模式的流程不同，但允許兩種流程并存。系統(tǒng)判斷兩種流程的本質(zhì)區(qū)別是先錄入發(fā)貨單還是先錄入發(fā)票。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024100第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)先發(fā)貨后開(kāi)票模式，即先錄入發(fā)貨單。在這種模式下，銷(xiāo)售管理系統(tǒng)根據(jù)銷(xiāo)售訂單生成發(fā)貨單，再根據(jù)發(fā)貨單在銷(xiāo)售管理系統(tǒng)中生成發(fā)票并在庫(kù)存管理系統(tǒng)中生成出庫(kù)單，進(jìn)而結(jié)轉(zhuǎn)成本和收入。該模式主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-19所示。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024101第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024102第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開(kāi)票直接發(fā)貨模式，即先錄入發(fā)票。在這種模式下，銷(xiāo)售管理系統(tǒng)根據(jù)銷(xiāo)售訂單生成發(fā)票，發(fā)票復(fù)核時(shí)在銷(xiāo)售管理系統(tǒng)中自動(dòng)生成發(fā)貨單并在庫(kù)存管理系統(tǒng)中生成出庫(kù)單。進(jìn)而結(jié)轉(zhuǎn)成本和收入。該模式主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-20所示。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024103第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024104第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)委托代銷(xiāo)業(yè)務(wù)委托代銷(xiāo)業(yè)務(wù)是指企業(yè)將商品委托他人進(jìn)行銷(xiāo)售但商品所有權(quán)仍歸本企業(yè)的銷(xiāo)售方式。委托代銷(xiāo)商品銷(xiāo)售后，受托方與企業(yè)進(jìn)行結(jié)算，并開(kāi)具正式的銷(xiāo)售發(fā)票，形成銷(xiāo)售收入，商品所有權(quán)轉(zhuǎn)移。故而依據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)處理流程，委托代銷(xiāo)業(yè)務(wù)只能先發(fā)貨后開(kāi)票。委托代銷(xiāo)業(yè)務(wù)處理流程如圖8-21所示。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024105圖8-21委托代銷(xiāo)業(yè)務(wù)處理流程圖8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024106第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)分期收款業(yè)務(wù)分期收款業(yè)務(wù)發(fā)出商品業(yè)務(wù)與委托代銷(xiāo)業(yè)務(wù)類(lèi)似，兩類(lèi)業(yè)務(wù)均是提前將貨物發(fā)給客戶，分期收回貨款。所不同的是分期收款銷(xiāo)售是一次發(fā)貨，當(dāng)時(shí)不確認(rèn)收入；后續(xù)分次確認(rèn)收入，在確認(rèn)收入的同時(shí)配比性地轉(zhuǎn)成本。分期收款業(yè)務(wù)也是只能先發(fā)貨后開(kāi)票。分期收款業(yè)務(wù)處理流程如圖8-22所示。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024107圖8-22分期收款業(yè)務(wù)處理流程圖8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024108第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)直運(yùn)業(yè)務(wù)直運(yùn)業(yè)務(wù)是指產(chǎn)品無(wú)須入庫(kù)即可完成的購(gòu)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，由供應(yīng)商直接將商品發(fā)給企業(yè)的客戶，沒(méi)有實(shí)務(wù)的入庫(kù)處理，財(cái)務(wù)結(jié)算由供銷(xiāo)雙方通過(guò)直運(yùn)銷(xiāo)售發(fā)票和直運(yùn)采購(gòu)發(fā)票分別與企業(yè)結(jié)算。直運(yùn)業(yè)務(wù)適用于大型電器、汽車(chē)和設(shè)備等產(chǎn)品的購(gòu)銷(xiāo)。直運(yùn)銷(xiāo)售涉及的存貨應(yīng)具有“內(nèi)銷(xiāo)”、“外購(gòu)”屬性。同時(shí)需要注意的是直運(yùn)業(yè)務(wù)在訂單非必有模式下，可分為兩種情況：直運(yùn)業(yè)務(wù)有銷(xiāo)售訂單，則必須由銷(xiāo)售和采購(gòu)訂單生成銷(xiāo)售和采購(gòu)發(fā)票；沒(méi)有銷(xiāo)售訂單，直運(yùn)采購(gòu)發(fā)票和直運(yùn)銷(xiāo)售發(fā)票可互相參照。直運(yùn)業(yè)務(wù)處理流程如圖8-23所示。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024109第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024110第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024111第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)3．銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的輸出銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的輸出主要是各種有關(guān)統(tǒng)計(jì)、分析報(bào)表。統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表按其作用和格式可以分成兩類(lèi)：一類(lèi)是各單位常規(guī)管理所需要的各種報(bào)表，如：發(fā)票日?qǐng)?bào)、銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)表、發(fā)貨統(tǒng)計(jì)表、銷(xiāo)售收入明細(xì)表和銷(xiāo)售增長(zhǎng)分析表等。這些報(bào)表作用明確、格式也相對(duì)固定。因此一般由系統(tǒng)提供相應(yīng)模板由用戶根據(jù)需要控制生成。8.4.1銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024112第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)還有一類(lèi)是企業(yè)銷(xiāo)售管理所需要的各種報(bào)表，這些報(bào)表由于不同企業(yè)有不同的管理要求因此也就有各種不同的格式要求。這些報(bào)表是企業(yè)管理的重要依據(jù)，但又是手工方式很難及時(shí)、準(zhǔn)確提供的。在計(jì)算機(jī)條件下系統(tǒng)完全可以方便的提供這些信息，例如：分部門(mén)、按銷(xiāo)售人員或按商品種類(lèi)分類(lèi)的客戶費(fèi)用、部門(mén)費(fèi)用、業(yè)務(wù)員費(fèi)用統(tǒng)計(jì)等。這類(lèi)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表生成報(bào)表時(shí)需按用戶需要確定篩選條件。這類(lèi)報(bào)表也可在系統(tǒng)中根據(jù)用戶的一般需要設(shè)置模板并給用戶一定的自定義字段以方便用戶使用。8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024113第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理1．應(yīng)收款管理系統(tǒng)的輸入應(yīng)收款管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入主要包括：應(yīng)收單據(jù)與收款單的輸入。（1）應(yīng)收單據(jù)的輸入在系統(tǒng)中填制銷(xiāo)售發(fā)票、應(yīng)收單，統(tǒng)稱(chēng)為應(yīng)收單據(jù)。銷(xiāo)售發(fā)票前已述及，不再贅述。這里我們僅對(duì)應(yīng)收單進(jìn)行介紹。8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024114第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)收單用于記錄銷(xiāo)售業(yè)務(wù)之外的應(yīng)收款情況，應(yīng)收單的方向包括正向和負(fù)向。若啟用銷(xiāo)售管理系統(tǒng)則銷(xiāo)售發(fā)票在銷(xiāo)售管理系統(tǒng)錄入而不在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中錄入并傳遞給應(yīng)收款管理系統(tǒng)，僅在應(yīng)收款管理系統(tǒng)進(jìn)行審核。若未啟用銷(xiāo)售管理系統(tǒng)，則應(yīng)在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中錄入銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中的各類(lèi)發(fā)票，以及銷(xiāo)售業(yè)務(wù)之外的應(yīng)收單。應(yīng)收單的輸入界面如圖8-24所示。8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024115第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024116第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（2）收款單的輸入收款單可用于現(xiàn)款結(jié)算、核銷(xiāo)應(yīng)收賬款、收回商業(yè)匯票款或者形成預(yù)收賬款。收款單要求輸入的基本數(shù)據(jù)有：客戶代碼、結(jié)算方式（如：現(xiàn)金、支票、匯票等）、經(jīng)手人代碼、金額、結(jié)算科目、銀行賬號(hào)、幣種等。收款單的輸入界面如圖7-25所示。8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024117第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024118第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2．應(yīng)收款管理系統(tǒng)的處理應(yīng)收款管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理主要包括：?jiǎn)螕?jù)處理、核銷(xiāo)處理、轉(zhuǎn)賬處理、壞賬處理和制單處理四部分。（1）應(yīng)收賬款單據(jù)處理應(yīng)收款管理系統(tǒng)的單據(jù)處理包括：應(yīng)收單據(jù)處理和收款單據(jù)處理兩類(lèi)。應(yīng)收單據(jù)處理應(yīng)收單據(jù)處理即把應(yīng)收單據(jù)進(jìn)行記賬，并在單據(jù)上填上審核日期、審核人的過(guò)程。已審核的應(yīng)收單據(jù)不允許修改及刪除。在銷(xiāo)售系統(tǒng)中增加的發(fā)票也在應(yīng)收系統(tǒng)中審核入賬。

8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024119第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)收款單據(jù)處理收款單據(jù)處理即收款申請(qǐng)的審核，即在單據(jù)上填上審核日期、審核人的過(guò)程。已審核的收款單據(jù)不允許修改及刪除。收款單據(jù)處理有三個(gè)含義，其一確認(rèn)收款，其二是對(duì)單據(jù)輸入的正確與否進(jìn)行審查，第三記入應(yīng)收明細(xì)賬。（2）應(yīng)收賬款核銷(xiāo)處理

應(yīng)收賬款的核銷(xiāo)就是指確定收款單與原始的采購(gòu)發(fā)票、應(yīng)收單之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系的操作。即您需要指明每一次收款是付的哪幾筆銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的款項(xiàng)。明確核銷(xiāo)關(guān)系后，您可以進(jìn)行精確的賬齡分析，更好得管理您的應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款的核銷(xiāo)有按單據(jù)核銷(xiāo)與按存貨（產(chǎn)品）核銷(xiāo)兩種方式。8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024120第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)按單據(jù)核銷(xiāo)表示系統(tǒng)將按單據(jù)進(jìn)行結(jié)算。這種方法下用戶需要將收款單與應(yīng)收單進(jìn)行相關(guān)聯(lián)，從中您可以查詢每一筆應(yīng)收單的結(jié)款情況，以及每一筆收款單的結(jié)算情況。按存貨（產(chǎn)品）核銷(xiāo)表示系統(tǒng)將按存貨（產(chǎn)品）進(jìn)行結(jié)算。這種方法下用戶需要將收款單與應(yīng)收單中的產(chǎn)品進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)，從中您可以查詢每一品種的應(yīng)收情況、收款情況，以及每一筆收款單的結(jié)算情況。（3）應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)賬處理在日常處理中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生以下幾種轉(zhuǎn)賬處理的情況。8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024121第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)收沖應(yīng)收指將客戶、部門(mén)、業(yè)務(wù)員、項(xiàng)目和合同的應(yīng)收款轉(zhuǎn)到另一個(gè)中去。通過(guò)應(yīng)收沖應(yīng)收功能將應(yīng)收賬款在客戶、部門(mén)、業(yè)務(wù)員、項(xiàng)目和合同之間進(jìn)行轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)收款業(yè)務(wù)在不同客戶、部門(mén)、業(yè)務(wù)員、項(xiàng)目和合同間入錯(cuò)戶或合并戶問(wèn)題。應(yīng)收沖應(yīng)付指用某客戶的應(yīng)收賬款，沖抵某供應(yīng)商的應(yīng)付款項(xiàng)。8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024122第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)預(yù)收沖應(yīng)收企業(yè)將應(yīng)收客戶款項(xiàng)與已收客戶款項(xiàng)進(jìn)行對(duì)沖，填制轉(zhuǎn)賬憑證，同時(shí)減少應(yīng)收賬款和預(yù)收賬款賬面余額。紅票對(duì)沖用某客戶的紅字發(fā)票與其藍(lán)字發(fā)票進(jìn)行沖抵。（4）應(yīng)收賬款壞賬處理應(yīng)收賬款壞賬處理包括計(jì)提壞賬準(zhǔn)備、發(fā)生壞賬和壞賬收回等內(nèi)容。8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024123第8章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)計(jì)提壞賬準(zhǔn)備系統(tǒng)提供的計(jì)提壞賬的方法主要有銷(xiāo)售收入百分比法、應(yīng)收賬款余額百分比法和賬齡分析法。不管采用什么方法計(jì)提壞賬，初次計(jì)提時(shí)，如果沒(méi)有進(jìn)行預(yù)先的設(shè)置，首先應(yīng)在初始設(shè)置中進(jìn)行設(shè)置。應(yīng)收賬款的余額默認(rèn)為本會(huì)計(jì)年度最后一天所有未結(jié)算完的發(fā)票和應(yīng)收單余額之和減去預(yù)收款數(shù)額。外幣賬戶用其本位幣余額，可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改