會議工作室社團管理制度

會議工作室社團管理制度第一章總則

一、為了加強會議工作室社團的管理，提高會議效率，保障會議的嚴肅性和執(zhí)行力，根據社團實際情況，特制定本管理制度。

二、本管理制度適用于會議工作室社團（以下簡稱“社團”）召開的各類會議，包括但不限于理事會、常務會、專題會等。

三、社團會議應遵循以下原則：

1.議題明確、重點突出，確保會議高效、務實；

2.會前充分準備，保證會議質量；

3.會中充分討論，形成共識，確保決策民主、科學；

4.會后及時總結，跟蹤落實，確保決策執(zhí)行到位。

四、社團成員應嚴格遵守本管理制度，積極參與會議，認真履行職責，共同推進社團工作。

五、社團應定期對本管理制度進行修訂和完善，以適應社團發(fā)展和工作需要。

六、本管理制度自發(fā)布之日起實施，社團成員應認真學習、廣泛宣傳、嚴格遵守。如有違反，將按照相關規(guī)定予以處理。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和議題，明確會議目標；

2.制定會議議程，合理分配會議時間；

3.確定參會人員范圍，通知參會人員，并在會議前至少三天將會議議程及相關資料送達參會人員；

4.安排會議場地、設備、資料、茶水等服務保障工作；

5.對于重大會議，應提前組織預備會，對議題進行充分醞釀。

二、會議召開

1.會議主持人按議程主持會議，確保會議有序進行；

2.會議開始時，主持人介紹會議主題、目標和議程，明確會議要求；

3.與會人員圍繞議題展開討論，各抒己見，充分發(fā)表意見和建議；

4.會議主持人根據討論情況，引導與會人員形成共識，必要時可進行表決；

5.會議記錄人認真記錄會議內容，特別是決策事項、責任人和完成時限。

三、會議決策

1.會議主持人對討論情況進行總結，明確決策事項；

2.對于重大決策，應進行表決，表決方式可為舉手、口頭或書面；

3.表決結果應及時公布，并記錄在案；

4.會議決策應充分尊重少數(shù)意見，對于不同意見，應予以記錄并在會議紀要中體現(xiàn)。

四、會議總結

1.會議主持人對會議進行總結，強調決策事項和責任人；

2.與會人員對會議效果進行評價，提出改進意見；

3.會議記錄人整理會議紀要，將會議結果及時通知未參會人員；

4.會議結束后，會議紀要應在三個工作日內完成審批流程，并發(fā)送給全體與會人員。

五、會議資料的歸檔

1.會議紀要、表決結果、會議照片等資料應及時歸檔，以備查閱；

2.對于涉及機密內容的會議資料，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理；

3.會議資料的歸檔工作由專人負責，確保資料完整、準確、安全。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與審批

1.會議結束后，會議記錄人應根據會議內容及時整理會議紀要，明確列出會議決策事項、責任人和完成時限；

2.會議紀要應全面、準確、簡明扼要地反映會議內容，特別是決策結果和重要觀點；

3.會議紀要編制完成后，應提交給會議主持人審核，確保紀要內容準確無誤；

4.審核通過的會議紀要，應在規(guī)定時間內發(fā)送給全體與會人員，以便跟蹤落實。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.責任人應根據會議紀要明確的任務和要求，制定具體的執(zhí)行計劃，并按計劃推進工作；

2.會議主持人或指定專人負責對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督，確保決策落到實處；

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，責任人應及時向會議主持人匯報，尋求支持和幫助；

4.會議主持人應定期組織會議，對執(zhí)行情況進行評估，并根據實際情況調整工作計劃。

三、會議紀要的反饋與改進

1.責任人應在規(guī)定時限內完成工作任務，并向會議主持人匯報執(zhí)行情況；

2.會議主持人應對執(zhí)行結果進行評估，對存在的問題提出改進意見；

3.根據會議紀要的執(zhí)行情況，對相關管理制度和流程進行修訂完善，以提高會議質量和決策執(zhí)行力；

4.定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行總結，分析存在的問題，為今后會議的召開提供借鑒。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要經過審批后，應按照規(guī)定進行歸檔，以便查閱和追溯；

2.建立會議紀要查閱制度，確保會議紀要的安全、保密和便捷使用；

3.對于重要會議紀要，應定期進行復習和回顧，以提高團隊對決策事項的認識和執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，需提前至少三個工作日向會議室管理部門提交申請；

2.申請應包括會議主題、時間、參會人數(shù)、所需設備等詳細信息；

3.會議室管理部門根據申請情況進行統(tǒng)籌安排，確保會議室資源合理分配；

4.若會議室資源緊張，按照申請?zhí)峤坏南群箜樞蜻M行安排。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應嚴格遵守預定時間，不得提前占用或延遲退場；

2.會議室內應保持安靜、整潔，禁止吸煙、進食；

3.使用會議室時，應愛護室內設施設備，如遇問題及時向管理部門報修；

4.會議室內不得私拉亂接電源線，確保用電安全；

5.嚴禁在會議室內進行違反法律法規(guī)、公司規(guī)定的行為。

三、會議室設備管理

1.會議室管理部門負責設備的日常維護、保養(yǎng)和更新，確保設備正常運行；

2.會議前，會議組織者應提前檢查設備是否正常，如有問題及時與管理部門聯(lián)系；

3.會議結束后，會議組織者應確保設備關閉，并恢復原狀；

4.對于特殊設備使用，會議組織者應提前向管理部門申請，并接受相關培訓。

四、會議室清潔與安全

1.會議室管理部門負責定期對會議室進行清潔和消毒，保證會議環(huán)境整潔；

2.會議室內應配置必要的消防設施，并定期檢查，確保安全；

3.會議組織者應關注會議室內人員安全，遇到緊急情況及時采取措施；

4.會議室管理部門應定期對會議室內設施進行安全檢查，消除安全隱患。

五、會議室保密工作

1.對于涉及機密內容的會議，應選擇具備保密條件的會議室；

2.會議組織者應提醒與會人員注意保密事項，并在會議室內設置保密提示；

3.會議室管理部門應加強會議室內監(jiān)控設備的管理，確保會議內容的安全；

4.嚴格遵守公司保密規(guī)定，對涉及機密的會議資料、記錄等進行妥善保管。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準。