檔案收集歸檔制度

檔案收集歸檔制度篇一:檔案收集整理制度檔案收集整理與管理制度一、文書檔案的收集整理與管理1、堅持做到文件材料統(tǒng)收、統(tǒng)管。凡本機關(guān)所有收文必須交辦公室拆封、登記，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱后，及時送有關(guān)部門或人員辦理，辦好后負責收回歸檔。2、本機關(guān)制發(fā)文件禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆或藍復(fù)寫紙等不利于檔案材料長期保存的書寫材料，并做到發(fā)文擬稿必須送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核稿、簽發(fā)。再交辦公室統(tǒng)一編號、登記、封發(fā)，然后將底稿和兩份正文歸檔。3、加強清退文件的管理。凡上三級文件不得遺失。本機關(guān)所有文件材料堅持每季度清退一次，年終徹底清理，并做到辦理完畢的文件材料隨時歸檔整理。4、按照本級機關(guān)文件材料歸檔范圍及保管期限表對收集的文件材料進行鑒定，凡屬本機關(guān)歸檔范圍的文件材料必須齊全完整，任何人不得據(jù)為已有。5、機關(guān)檔案人員，應(yīng)在次年五月底前，將平時整理的檔案材料編目裝盒。6、按時向市檔案局報送檔案統(tǒng)計年報表及相關(guān)資料。7、借閱文書檔案按照借閱制度執(zhí)行，檔案人員要做好借閱登記和利用檔案典型事例的記載。二、會計檔案的收集整理與管理1、會計檔案的收集范圍包括會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算材料。具體包括:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;總賬、明細帳、日記賬、銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬;年報、季報、月報;銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。2、按照財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，本單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當由財務(wù)會計部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。3、憑證每月包角裝訂成冊，帳薄、報表和其他會計核算材料年終整理。每個保管單位（冊、卷）封面各項均應(yīng)填寫清楚，移交前編好案卷號，歸檔號，填寫好案卷目錄等。4、會計檔案的整理要達到分類清楚，裝訂結(jié)實美觀，編目系統(tǒng)正確，封面書寫清楚整齊，便于查找和利用。5、當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務(wù)會計部保管一年，期滿后，由會計部編制移交清冊，移交綜合檔案室保管。出納人員不得兼管會計檔案。移交綜合檔案室的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷的封裝。個別需要拆封重新整理的，綜合檔案室應(yīng)當會同會計部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。6、凡是采用電子計算機做帳的，除將數(shù)據(jù)刻錄光盤保存外，還必須保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。7、堅持借閱登記，嚴守檔案機密，本部門職工因工作需要查閱會計檔案，應(yīng)進行登記，經(jīng)批準后方可利用。外單位前來借閱會計檔案，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方能查閱。8、會計檔案管理人員調(diào)動工作時，必須辦理好交接手續(xù)，方能離職。三、基建檔案的收集整理與管理1、基建檔案有關(guān)文件材料的收集由主管基建的工作人員負責。收集范圍包括:立項計劃、預(yù)決算材料、材質(zhì)檢驗報告、隱蔽工程材料、竣工資料和圖紙、表冊等。2、基建項目完成后，由負責人將材料清理核對清楚，按照《科技檔案案卷構(gòu)成一般標準要求》進行立卷整理。整理要達到項目區(qū)分清楚，整理規(guī)范標準，編目系統(tǒng)正確。3、在項目竣工完成后兩個月內(nèi)，將整理規(guī)范的基建檔案移交綜合檔案室保存，交接雙方按照科技檔案目錄清點辦理交接手續(xù)。4、本單位職工借閱基建檔案，要進行登記;外單位借閱基建檔案需經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)同意方可借閱復(fù)印。四、聲像檔案的收集整理與管理1、收集范圍:本單位各項活動中形成的具有保存價值的各種照片、錄音帶、錄像帶。2、收集方法:由本單位人員拍攝和錄制的，由負責拍攝和錄制的人員收集;聘請外單位人員拍攝和錄制的，由綜合辦公室主任負責收集。3、對收集的聲像檔案年底按照有關(guān)規(guī)范標準要求進行整理編目，對數(shù)碼相機拍攝的照片不僅要保存沖洗的照片還應(yīng)將其刻錄成光盤保存。4、凡刻錄成盤的數(shù)碼照片，每五年翻刻一次，錄音帶和錄像帶每年要按規(guī)定倒帶。5、錄音帶、錄像帶和光盤要存放在防磁柜里。五、電子檔案的收集整理與管理1、收集的范圍:本單位在職能活動，行政管理以及業(yè)用計算機鋪助設(shè)計,鋪助制造等技術(shù)形成的單獨承擔文件職責的具有查考利用價值的數(shù)據(jù)文件、圖形文件;采用數(shù)字設(shè)備采集制作的圖像文件;使用視頻捕獲設(shè)備錄入或使用動畫軟件生成的影像文件;用音頻設(shè)備錄入的聲音文件軟件開發(fā)活動中形成的程序文件;支持文件順利讀取的軟硬件和相關(guān)數(shù)據(jù)。2、收集的方法:由負責計算機管理的人員平常注意積累電子文件材料，每年12月31日前，將應(yīng)該歸檔保存的電子檔案收集齊全。3、電子檔案的整理:由綜合檔案室檔案員負責將已收集齊全的電子檔案分類整理，編目造冊。4、電子檔案應(yīng)存放在防磁柜里保存，并按規(guī)定提供借閱和利用。光盤每五年翻刻一次。六、實物檔案的收集整理與管理1、收集的范圍:凡是本單位獲得或者形成的具有保存價值的獎狀、獎牌、獎杯、證書、獎旗、印章等實物，都屬于收集范圍。2、收集的方法:由辦公室負責對獲獎的實物進行收集登記。3、整理的方法:全部實物采取以實物形式結(jié)合實物形成的時間進行排列，并從第1件開始編流水號，然后登記造冊。4、年底由檔案員對收集的實物按規(guī)定進行整理、編目。5、實物檔案的借閱利用按照規(guī)定執(zhí)行，檔案員做好登記和利用效果記錄。篇二:檔案收集制度檔案收集制度一、檔案收集包括檔案的接收、征集以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)采集等方式。二、檔案材料收集范圍:各類原始材料都屬于檔案收集范圍。三、任何個人都不得以任何理由拒絕向辦公室歸檔移交對單位有價值的檔案材料。四、檔案材料收集應(yīng)該形成定期送交制度和聯(lián)系催要制度。(一）定期送交制度。形成檔案材料的各職能部門，應(yīng)在文件材材料辦理完畢的第二年，按照檔案館的歸檔時間、歸檔質(zhì)量的要求，歸檔到檔案館。(二）聯(lián)系催要制度。檔案工作人員應(yīng)經(jīng)常了解和掌握形成檔案材料的信息，及時向形成材料的部門催收應(yīng)歸檔的材料。五、收集材料的要求。(一）收集的材料必須是辦理完畢的原始材料（原件），要完整齊全、真實、文字清楚。(二)）不符合歸檔要求的檔案材料，檔案館將責成檔案材料形成的相關(guān)職能部門按要求完成。1.載體紙張要求。歸檔材料統(tǒng)一使用A4(80G）規(guī)格的辦公用紙（(專業(yè)特殊要求的除外）。2.載體字跡要求。只能用炭素墨水、藍黑、黑色墨水書寫。禁止使用純藍、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。3.現(xiàn)代化設(shè)備形成的材料要求。禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔;禁止傳真形成材料歸檔。(三）材料必須齊全、完整。各部門完成的當年工作職責應(yīng)該有相應(yīng)材料佐證。包括錄音、錄像、照片、幻燈片、圖片、表格及文字材料。篇三:2人事人事1．凡收集歸檔的人事檔案材料，要按照《干部檔案整理工作細則》規(guī)定的要求，做到分類清楚、時間順序準確，進行整理后歸檔。2．人事檔案材料的收集檔范圍包括:干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎勵、入黨、入團、履歷、自傳、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)、政審、工資、退休以及學(xué)習成績等工作中反映德、能、勤、績的有關(guān)材料。3．人事檔案管理部門，應(yīng)掌握形成干部人事檔案材料的信息，建立與檔案材料形成部門的收集聯(lián)系制度，根據(jù)各部門形成人事檔案材料的途徑不同，定期收集歸檔材料。4．收集歸檔的檔案材料，必須是組織上形成的或者是組織上審定認可的，辦理完畢的正式文件材料;材料必須完整、齊全、文字清楚、對象明確，有承辦單位印章和文件形成時間。凡規(guī)定應(yīng)由組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規(guī)定要同本人見面的材料（如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論等）須有本人簽字，特殊情況，本人見面后未簽字的，可由組織說明。對于考察任免等材料，必須注明批準機關(guān)名稱，時間和文號。對不符合要求的材料不能收集歸檔，須及時通知形成檔案材料的部門，按規(guī)定重新辦理，以保證歸檔材料的質(zhì)量。5．凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉(zhuǎn)業(yè)干部，都應(yīng)填寫“干部履歷表”，審核后，補充進干部人事檔案。6．人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個月內(nèi)，將材料主動送交主管人事檔案的部門歸