公司文件管理與保密制度

公司文件管理與保密制度第一條概述為確保公司文件的安全、保密和合規(guī)管理，提高辦公效率，建立完善的文件管理制度，訂立本公司文件管理與保密制度。第二條文件分類與管理公司文件的分類：內(nèi)部文件：僅供公司內(nèi)部員工參閱和使用的文件，包含內(nèi)部通訊、報(bào)告、備忘錄等。外部文件：面向外界溝通和對(duì)外呈現(xiàn)的文件，包含合同、協(xié)議、宣傳料子等。機(jī)密文件：具有商業(yè)敏感性和緊要性的文件，包含商業(yè)計(jì)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、戰(zhàn)略規(guī)劃等。文件管理責(zé)任：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)本部門文件的分類、整理和存檔工作，并建立書面管理程序。公司備案管理員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、審核和監(jiān)督公司文件的管理工作。公司安全部門負(fù)責(zé)文件的安全保密工作，并定期進(jìn)行安全隱患排查。第三條文件存檔與歸檔文件存檔規(guī)范：文件應(yīng)依照分類要求，采用統(tǒng)一的編號(hào)、命名和分類方式進(jìn)行存檔。存檔文件應(yīng)放置在指定的文件柜中，每個(gè)文件柜應(yīng)有相應(yīng)的柜標(biāo)和檔案目錄，便于查找和整理。文件柜應(yīng)放置于防潮、防火、防塵和安全的環(huán)境中，確保文件的保管和保護(hù)。文件歸檔周期：內(nèi)部文件應(yīng)依據(jù)使用頻次和緊要性，定期進(jìn)行歸檔，存檔期為一年。外部文件依據(jù)合同商定和實(shí)際情況，決議歸檔期限，最長(zhǎng)不超出五年。機(jī)密文件存檔期限為五年，過期文件應(yīng)及時(shí)銷毀，防止泄密。文件查找與借閱：?jiǎn)T工需要查找和借閱存檔文件時(shí)，應(yīng)填寫借閱登記表，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限最長(zhǎng)不超出一個(gè)月，逾期需重新申請(qǐng)。第四條文件傳遞和傳輸文件傳遞方式：內(nèi)部文件可以通過公司內(nèi)部郵件、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等電子手段進(jìn)行傳遞。外部文件涉及合同簽署等事宜，應(yīng)采用加密或?qū)Ｓ脗鬏斖ǖ肋M(jìn)行傳遞，以確保信息安全。文件傳輸注意事項(xiàng)：傳輸途中應(yīng)保證傳輸通道的安全性和穩(wěn)定性，防止信息泄露和傳遞錯(cuò)誤。傳輸過程中發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告安全部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。第五條文件保密與權(quán)限掌控文件保密等級(jí)劃分與標(biāo)識(shí)：公司文件依照緊要性和保密等級(jí)進(jìn)行劃分，標(biāo)注密級(jí)并簽署保密協(xié)議。密級(jí)標(biāo)識(shí)應(yīng)明確，嚴(yán)禁擅自涂改、拆卸或移動(dòng)。文件權(quán)限掌控：公司內(nèi)部文件應(yīng)依據(jù)員工職責(zé)和工作需要，實(shí)行權(quán)限掌控，確保文件的安全性和可控性。嚴(yán)禁將文件、電子文檔和信息外傳，禁止私自復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)和存儲(chǔ)在個(gè)人設(shè)備中。第六條文件銷毀與報(bào)廢文檔銷毀管理：文件存檔期限屆滿后，應(yīng)進(jìn)行文件銷毀，確保文件信息的安全和保密。文件銷毀應(yīng)由指定的銷毀人員進(jìn)行，銷毀過程應(yīng)記錄并交由備案管理員備查。文檔報(bào)廢管理：文件存在遺失、損壞等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)廢并辦理相關(guān)手續(xù)，避開信息外泄和不良影響。報(bào)廢文件應(yīng)經(jīng)備案管理員審批，并進(jìn)行書面記錄和保管。第七條異地文件管理異地文件傳輸：公司各分支機(jī)構(gòu)之間的文件傳輸應(yīng)遵從本制度的要求，并及時(shí)報(bào)告?zhèn)浒腹芾韱T。異地文件傳輸應(yīng)采用加密傳輸、外帶存儲(chǔ)介質(zhì)等方式，確保文件安全不被竄改、泄露。異地文件保管：各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)建立文件管理制度，并負(fù)責(zé)本地文件的存儲(chǔ)、查找和歸檔工作。分支機(jī)構(gòu)應(yīng)將緊要文件備份并存儲(chǔ)在安全可靠的地方，防止遺失和不行控因素對(duì)文件的影響。第八條文件管理監(jiān)督與檢查文件管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)：公司備案管理員負(fù)責(zé)文件管理全過程的協(xié)調(diào)、審核和監(jiān)督工作，并維護(hù)相關(guān)記錄。公司安全部門負(fù)責(zé)對(duì)文件管理制度的執(zhí)行、安全隱患排查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作。文件管理檢查：公司備案管理員定期對(duì)文件管理制度進(jìn)行檢查，并記錄檢查結(jié)果和整改看法。安全部門定期開展文件安全保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行整改和報(bào)告。第九條附則本制度自頒布之日起執(zhí)行，并不時(shí)進(jìn)行修訂和完善。本制度中未涉及的相關(guān)事項(xiàng)，可參照相關(guān)法律法規(guī)和公司其他管理制度執(zhí)行。對(duì)違反本制度的行為，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，予以相