會(huì)議室借用管理制度

會(huì)議室借用管理制度第一章總則

會(huì)議室借用管理制度

一、目的

為確保公司內(nèi)部會(huì)議的有序進(jìn)行，合理利用會(huì)議室資源，提高會(huì)議效率，特制定本借用管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各部門、單位及子公司召開(kāi)的各種形式的會(huì)議，包括但不限于：工作例會(huì)、項(xiàng)目討論會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、座談會(huì)等。

三、權(quán)責(zé)劃分

1.會(huì)議管理部門：負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)籌安排、借用審批、設(shè)施設(shè)備維護(hù)及日常管理。

2.會(huì)議申請(qǐng)部門：負(fù)責(zé)提前向會(huì)議管理部門提交會(huì)議室借用申請(qǐng)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

3.會(huì)議參與人員：應(yīng)遵守會(huì)議管理制度，按時(shí)參加會(huì)議，愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，保持會(huì)議室衛(wèi)生。

四、基本原則

1.先申請(qǐng)、先審批、先使用。

2.合理安排，避免資源浪費(fèi)。

3.會(huì)議室使用應(yīng)遵循高效、節(jié)儉、環(huán)保的原則。

4.會(huì)議室借用遵循公開(kāi)、公平、公正的原則。

五、借用流程

1.會(huì)議申請(qǐng)部門需提前向會(huì)議管理部門提交會(huì)議室借用申請(qǐng)，填寫(xiě)《會(huì)議室借用申請(qǐng)表》。

2.會(huì)議管理部門在收到申請(qǐng)后，根據(jù)會(huì)議室使用情況，進(jìn)行審批。

3.審批通過(guò)后，會(huì)議申請(qǐng)部門與會(huì)議管理部門簽訂《會(huì)議室借用協(xié)議》，明確雙方權(quán)利義務(wù)。

4.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議申請(qǐng)部門應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，并提交會(huì)議紀(jì)要。

六、違規(guī)處理

1.未經(jīng)審批，擅自使用會(huì)議室的，會(huì)議管理部門有權(quán)立即制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。

2.使用會(huì)議室期間，違反會(huì)議管理制度，造成設(shè)施設(shè)備損壞或丟失的，應(yīng)按公司相關(guān)規(guī)定予以賠償。

3.逾期未歸還會(huì)議室或未按要求恢復(fù)原狀的，會(huì)議管理部門有權(quán)追究相關(guān)責(zé)任。

4.其他違反本制度的行為，會(huì)議管理部門有權(quán)按照公司規(guī)定予以處理。

七、制度修訂

本制度由會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。修訂后的制度需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以公布。

八、實(shí)施時(shí)間

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：明確會(huì)議目的、議題和預(yù)期成果。

2.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題、議題，邀請(qǐng)相關(guān)部門和人員參加。

3.確定會(huì)議時(shí)間：選擇合適的日期和時(shí)間，避免與重要工作沖突。

4.確定會(huì)議地點(diǎn)：根據(jù)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型和所需設(shè)施，選擇合適的會(huì)議室。

二、會(huì)議室預(yù)定

1.提交申請(qǐng)：會(huì)議申請(qǐng)部門需提前向會(huì)議管理部門提交《會(huì)議室借用申請(qǐng)表》，并提供會(huì)議相關(guān)信息。

2.審批流程：會(huì)議管理部門收到申請(qǐng)后，進(jìn)行審批，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋審批結(jié)果。

3.簽訂協(xié)議：審批通過(guò)后，會(huì)議申請(qǐng)部門與會(huì)議管理部門簽訂《會(huì)議室借用協(xié)議》，明確雙方權(quán)利義務(wù)。

三、會(huì)議通知

1.發(fā)布會(huì)議通知：會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

2.通知方式：可采用電子郵件、電話、短信等多種方式通知參會(huì)人員。

3.通知時(shí)間：會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日發(fā)送，緊急會(huì)議除外。

四、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)行。

2.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)組織參會(huì)人員簽到，確保會(huì)議出席情況。

3.會(huì)議議程：主持人按照會(huì)議議程組織討論，確保會(huì)議內(nèi)容全面、深入。

4.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議議題、討論內(nèi)容、結(jié)論等。

五、會(huì)議結(jié)束

1.總結(jié)發(fā)言：主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃。

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給參會(huì)人員確認(rèn)。

3.歸還會(huì)議室：會(huì)議申請(qǐng)部門應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)好門窗，確保設(shè)施設(shè)備完好。

六、會(huì)議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)：會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，確保會(huì)議成果得以落實(shí)。

2.反饋機(jī)制：建立會(huì)議反饋機(jī)制，收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議流程、議題等方面的意見(jiàn)和建議，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議組織工作。

3.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)會(huì)議反饋，會(huì)議管理部門不斷完善會(huì)議流程，提高會(huì)議效率。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要的整理：會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要的審核：會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)主持人審核，確保紀(jì)要內(nèi)容真實(shí)反映會(huì)議討論情況和決策結(jié)果。

3.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要：審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)通過(guò)公司內(nèi)部通訊平臺(tái)發(fā)布，確保參會(huì)人員及時(shí)了解會(huì)議成果。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.任務(wù)分解：根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將決策事項(xiàng)分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.跟蹤機(jī)制：建立會(huì)議決策跟蹤機(jī)制，定期檢查任務(wù)完成情況，確保決策落地。

3.進(jìn)度報(bào)告：責(zé)任人需定期向會(huì)議管理部門匯報(bào)任務(wù)進(jìn)度，及時(shí)解決執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題。

三、會(huì)議成果的評(píng)估與反饋

1.評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)：制定會(huì)議成果評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行量化評(píng)價(jià)。

2.評(píng)估周期：每季度對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行一次全面評(píng)估，分析存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施。

3.反饋渠道：建立多渠道反饋機(jī)制，收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議決策執(zhí)行情況的意見(jiàn)和建議。

四、改進(jìn)措施的制定與實(shí)施

1.制定改進(jìn)措施：根據(jù)會(huì)議成果評(píng)估結(jié)果，制定針對(duì)性的改進(jìn)措施，優(yōu)化會(huì)議組織和管理流程。

2.推進(jìn)實(shí)施：將改進(jìn)措施納入日常工作，明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保改進(jìn)措施得到有效實(shí)施。

3.持續(xù)優(yōu)化：通過(guò)不斷實(shí)踐和反饋，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作，提高會(huì)議決策執(zhí)行力。

五、責(zé)任追究與激勵(lì)機(jī)制

1.責(zé)任追究：對(duì)未按期完成會(huì)議決策任務(wù)的責(zé)任人進(jìn)行提醒、督促，情節(jié)嚴(yán)重的，予以通報(bào)批評(píng)或處罰。

2.激勵(lì)機(jī)制：對(duì)會(huì)議決策執(zhí)行效果良好的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)工作積極性。

3.績(jī)效考核：將會(huì)議決策執(zhí)行情況納入部門績(jī)效考核，推動(dòng)各部門認(rèn)真落實(shí)會(huì)議成果。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂與使用

1.預(yù)訂流程：各部門需提前向會(huì)議管理部門提交會(huì)議室借用申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)施等。

2.使用規(guī)范：會(huì)議室使用應(yīng)遵循先預(yù)訂、先使用原則，未經(jīng)預(yù)訂不得擅自使用。

3.臨時(shí)調(diào)整：如遇特殊情況需調(diào)整會(huì)議室使用，應(yīng)及時(shí)通知會(huì)議管理部門，以便做好協(xié)調(diào)安排。

二、會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理

1.設(shè)施檢查：會(huì)議申請(qǐng)部門在會(huì)議開(kāi)始前應(yīng)檢查設(shè)施設(shè)備是否完好，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修。

2.使用要求：參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，遵循操作規(guī)程，不得擅自拆卸或改動(dòng)。

3.維護(hù)保養(yǎng)：會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保正常運(yùn)行。

三、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生管理

1.清潔衛(wèi)生：會(huì)議申請(qǐng)部門在使用會(huì)議室前，應(yīng)確保會(huì)議室清潔衛(wèi)生，必要時(shí)進(jìn)行打掃。

2.嚴(yán)禁進(jìn)食：除特殊情況外，會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

3.垃圾處理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議申請(qǐng)部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理垃圾，保持會(huì)議室整潔。

四、會(huì)議室安全管理

1.安全意識(shí)：參會(huì)人員應(yīng)提高安全意識(shí)，遵守公司安全規(guī)定，不得在會(huì)議室進(jìn)行危險(xiǎn)行為。

2.疏散通道：確保會(huì)議室疏散通道暢通，遇緊急情況時(shí)，有序疏散參會(huì)人員。

3.防火安全：會(huì)議管理部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室的消防設(shè)施，確保正常使用。

五、會(huì)議室能耗管理

1.節(jié)能減排：會(huì)議室使用過(guò)程中，應(yīng)注重節(jié)能減排，合理使用空調(diào)、照明等設(shè)備。

2.能耗統(tǒng)計(jì)：會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室能耗進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析能耗情況，提出改進(jìn)措施。

3.綠色環(huán)保：鼓勵(lì)采用環(huán)保材料、設(shè)備，提高會(huì)議室綠色環(huán)保水平。

六、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.技術(shù)支持：會(huì)議管理部門為會(huì)議提供必要的技術(shù)支持，如投影、音響等設(shè)備調(diào)試。

2.會(huì)務(wù)服務(wù)：根據(jù)會(huì)議需求，提供會(huì)務(wù)服務(wù)人員，協(xié)助會(huì)議申請(qǐng)部門做好會(huì)務(wù)工作。

3.培訓(xùn)與指導(dǎo)：會(huì)議管理部門定期開(kāi)展會(huì)議室使用培訓(xùn)，提高各部門會(huì)議室使用效率