第三章-文書的處理

第3章文書的處理3.1組織和機(jī)關(guān)3.1.1國(guó)家機(jī)構(gòu) 國(guó)家機(jī)構(gòu)是統(tǒng)治階級(jí)為行使國(guó)家權(quán)力而建立的一整套國(guó)家機(jī)關(guān)的總稱。我國(guó)現(xiàn)行國(guó)家機(jī)構(gòu)主要有以下五類。 （1）國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)：全國(guó)人民代表大會(huì)、地方各級(jí)人民代表大會(huì)。 （2）國(guó)家行政機(jī)關(guān)：國(guó)務(wù)院、地方人民政府。 （3）國(guó)家軍事機(jī)關(guān)：中華人民共和國(guó)中央軍事委員會(huì)。 （4）國(guó)家審判機(jī)關(guān)：人民法院。 （5）國(guó)家檢察機(jī)關(guān)：人民檢察院。3.1.2政黨和社會(huì)團(tuán)體 政黨是代表某個(gè)階級(jí)、階層和集團(tuán)并為實(shí)現(xiàn)其利益而進(jìn)行政治斗爭(zhēng)的政治組織。社會(huì)團(tuán)體是各種群眾性組織的總稱。 1）中國(guó)共產(chǎn)黨 （1）黨的最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān):黨的全國(guó)人民代表大會(huì)和由它產(chǎn)生的中央委員會(huì)。 （2）黨的地方領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān):黨的地方各級(jí)人民代表大會(huì)和由它產(chǎn)生的委員會(huì)。 （3）黨的基層組織:根據(jù)工作需要和黨員人數(shù)，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)，各企事業(yè)單位、人民解放軍連隊(duì)等，分別設(shè)立黨的基層委員會(huì)、總支部委員會(huì)、支部委員會(huì)。2）民主黨派 3）中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議 4）社會(huì)團(tuán)體3.1.3企業(yè)、事業(yè)組織 企業(yè)、事業(yè)組織,通常也稱企業(yè)、事業(yè)單位。企業(yè)單位指從事商品的生產(chǎn)、流通或從事各種服務(wù)性活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)組織,實(shí)行自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、經(jīng)濟(jì)核算。事業(yè)單位指不從事物質(zhì)生產(chǎn)、沒(méi)有生產(chǎn)收入、一般不進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算、由國(guó)家經(jīng)費(fèi)開支的社會(huì)組織。3.1.4組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)3.1.5組織機(jī)構(gòu)之間的組織關(guān)系 組織機(jī)構(gòu)之間的組織關(guān)系指組織機(jī)構(gòu)是否屬于同一組織系統(tǒng),有無(wú)領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系等。 1）機(jī)關(guān)之間的組織關(guān)系 （1）同一組織系統(tǒng)內(nèi)機(jī)關(guān)之間的組織關(guān)系。 （2）非同一組織系統(tǒng)機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。 2）政府職能部門（機(jī)關(guān)）與企事業(yè)單位之間的關(guān)系 （1）政府職能部門與企業(yè)之間的關(guān)系。 （2）政府職能部門與事業(yè)單位之間的關(guān)系。3.2行文制度 行文制度是指機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)之間的行文必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定。行文必須遵守嚴(yán)密的行文關(guān)系,按照一定的行文方向,通過(guò)相應(yīng)的行文方式進(jìn)行,所以行文關(guān)系、行文方向、行文方式構(gòu)成了行文制度。3.2.1行文關(guān)系 行文關(guān)系是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間文件的往來(lái)關(guān)系，也就是說(shuō)機(jī)關(guān)、組織之間的相互關(guān)系體現(xiàn)在行文過(guò)程中即為行文關(guān)系。我國(guó)行政機(jī)關(guān)的行文關(guān)系一般包括兩個(gè)類別: 1）隸屬關(guān)系 同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)，既有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，又有下級(jí)被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，上下級(jí)機(jī)關(guān)之間就構(gòu)成了領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的隸屬關(guān)系。 2）非隸屬關(guān)系 非隸屬關(guān)系指行文機(jī)關(guān)之間，不是上下級(jí)關(guān)系，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。非隸屬關(guān)系包括以下三種關(guān)系: （1）上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門和下級(jí)業(yè)務(wù)部門之間具有業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)關(guān)系； （2）非同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間，無(wú)論級(jí)別高低，既無(wú)領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，又無(wú)上下級(jí)業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)關(guān)系，是不相隸屬的關(guān)系； （3）不同系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)之間和同一系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)之間的關(guān)系，屬于平行關(guān)系。3.2.2行文方式 1）逐級(jí)行文 逐級(jí)行文是指向直接的上級(jí)機(jī)關(guān)或直屬的下級(jí)機(jī)關(guān)行文,即一級(jí)一級(jí)地向上級(jí)機(jī)關(guān)或下級(jí)機(jī)關(guān)行文。 2）多級(jí)行文 多級(jí)行文是指向兩個(gè)或兩個(gè)以上級(jí)別的機(jī)關(guān)行文。 3）越級(jí)行文 越級(jí)行文是指越過(guò)直接的上級(jí)機(jī)關(guān)向更高一級(jí)的機(jī)關(guān)行文。 4）直達(dá)行文 直達(dá)行文,也叫通行行文,指向本機(jī)關(guān)所管轄范圍內(nèi)的所有各級(jí)機(jī)關(guān)、單位行文。 在下述特殊情況下可以越級(jí)行文: （1）發(fā)生特別緊急的情況，若逐級(jí)上報(bào)會(huì)延誤時(shí)機(jī)，造成損失。例如，爆發(fā)戰(zhàn)爭(zhēng)，遭到嚴(yán)重自然災(zāi)害等。 （2）多次向直接上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，但問(wèn)題長(zhǎng)期得不到解決。 （3）上級(jí)機(jī)關(guān)交辦并指定越級(jí)上報(bào)材料。 （4）對(duì)直接上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行檢舉、揭發(fā)和控告。 （5）與直接上級(jí)機(jī)關(guān)有無(wú)法解決的爭(zhēng)議事項(xiàng)。（6）詢問(wèn)或聯(lián)系無(wú)須經(jīng)過(guò)直接的上級(jí)機(jī)關(guān)或下級(jí)機(jī)關(guān)的某些具體事項(xiàng)。例如，詢問(wèn)和解答問(wèn)題，催辦，聯(lián)系調(diào)查、參觀等具體事項(xiàng)。3.2.3行文規(guī)則 行文規(guī)則，指撰擬公文及發(fā)送公文時(shí)必須遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則。《辦法》規(guī)定的行文規(guī)則內(nèi)容如下: （1）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。 （2）行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。 （3）政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、審批事項(xiàng)，以及詢問(wèn)或答復(fù)問(wèn)題外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。 （4）同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體及具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。 （5）屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文，聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明“經(jīng)政府同意”。 （6）屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題,應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。 （7）部門之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。 （8）向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。（9）“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事,一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。（10）除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。（11）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文,必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送另一上級(jí)機(jī)關(guān)。3.3.1文書處理程序的概念文書處理程序就是指文件在機(jī)關(guān)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過(guò)的一系列環(huán)節(jié)。 一般地說(shuō),機(jī)關(guān)文書處理工作通?？梢苑譃槭瘴奶幚?、發(fā)文處理和文件管理三個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)處理程序。3.3.2文書處理程序的特點(diǎn) 1）確定性 2）連續(xù)性 3）規(guī)范性3.4發(fā)文處理 發(fā)文處理是公文形成的重要階段,是指各種社會(huì)組織為制發(fā)公文所進(jìn)行的公文創(chuàng)制、處置與管理活動(dòng)。其具體環(huán)節(jié)包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等。3.4.1草擬草擬即擬寫文稿,它是整個(gè)發(fā)文處理過(guò)程的第一個(gè)環(huán)節(jié)。 1）交擬 交擬是指機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)或文秘部門的負(fù)責(zé)人向擬稿人交代撰擬任務(wù)的過(guò)程。 2）起草 （1）起草。根據(jù)《辦法》規(guī)定，起草文稿應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn): 第一，符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。 第二，情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。 第三，公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。 第四，擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。 第五，人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。 第六,結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“（一）”,第三層為“1.”,第四層為“（1）”。 第七,應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 第八,文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。 第九,公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 （2）定式。公文起草完成時(shí)，應(yīng)在本機(jī)關(guān)發(fā)文稿紙上確定公文草稿的體式，稱為公文草稿的定式。定式包括兩方面內(nèi)容:一是將修改過(guò)的公文草稿謄寫在發(fā)文稿紙的正文處，或按照公文的格式書寫在本機(jī)關(guān)的稿紙上；二是在發(fā)文稿紙上填寫有關(guān)欄目，包括“緩急、密級(jí)、主送、抄送、擬稿單位、擬稿人、附件、主題詞、標(biāo)題”。 表3—1×××機(jī)關(guān)發(fā)文稿紙發(fā)第號(hào)緩急密級(jí)簽發(fā)會(huì)簽主送抄送擬稿單位擬稿核稿打字人校對(duì)份數(shù)附件主題詞標(biāo)題 （3）主題詞的標(biāo)引。主題詞,是在公文主題詞表中經(jīng)過(guò)規(guī)范化了的詞,在文件中表達(dá)文件的主題,在文件檢索中從主題角度表達(dá)檢索文件的需求。 標(biāo)引,指對(duì)文件主題分析,把自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)化為檢索語(yǔ)言,即對(duì)主題分析的結(jié)果賦予檢索標(biāo)志。對(duì)文件給予分類號(hào)標(biāo)志稱為分類標(biāo)引；對(duì)文件給予主題詞標(biāo)志,稱為主題標(biāo)引。 主題詞標(biāo)引,指對(duì)文件進(jìn)行主題分析形成主題概念,在公文主題詞表中選取一組主題詞進(jìn)行組配表達(dá)文件的主題概念,將選取的一組主題詞按照一定的順序標(biāo)注在公文指定的位置上。 主題詞標(biāo)引的方法與要求: 第一步，分析文件的主題，文件的標(biāo)題通常表達(dá)了文件的主題。 第二步，選定主題詞，第三步，將選定的主題詞按順序填寫在文件末頁(yè)的“主題詞”標(biāo)志之后和發(fā)文稿紙的“主題詞”欄。詞目之間空1個(gè)字。3.4.2審核 審核又稱核稿，是指文稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，對(duì)文稿的內(nèi)容、體式等進(jìn)行全面的檢查審定。根據(jù)《辦法》規(guī)定，審核的重點(diǎn)應(yīng)包括以下幾點(diǎn): （1）是否確需行文。 （2）行文方式是否妥當(dāng)。 （3）是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求。 （4）公文格式是否符合《辦法》的規(guī)定。 （5）文稿的文字表述是否簡(jiǎn)明、通順，是否符合語(yǔ)法、邏輯規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用是否正確，文字有無(wú)錯(cuò)漏，文稿的段落、條款之間是否有相互矛盾、前后不一致以及重復(fù)交叉等現(xiàn)象。 審核完畢，應(yīng)在擬稿部門意見欄相應(yīng)的欄目?jī)?nèi)填寫審核意見，并簽署姓名與日期。經(jīng)審核后，修改較多的文稿應(yīng)交擬稿人謄清后再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.4.3簽發(fā) 簽發(fā)是機(jī)關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最后的審定后，在發(fā)文稿紙上簽署批準(zhǔn)發(fā)文的意見，并簽注自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。 領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文，一般作如下分工: （1）重要的或涉及面廣的公文，須由機(jī)關(guān)正職領(lǐng)導(dǎo)或主持日常工作的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。 （2）一般事務(wù)性公務(wù)或雖重要但有既定方針、政策的公文，經(jīng)授權(quán)由機(jī)關(guān)分管該項(xiàng)工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。 （3）辦公廳（室）根據(jù)授權(quán)發(fā)布的公文，由被授權(quán)的辦公廳（室）秘書長(zhǎng)或主任簽發(fā)。 （4）聯(lián)合發(fā)文，須經(jīng)所有聯(lián)署機(jī)關(guān)或部門的負(fù)責(zé)人，在發(fā)文稿紙的“會(huì)簽”欄分別簽署批準(zhǔn)發(fā)出意見，并簽署姓名和審批時(shí)間。3.4.4復(fù)核 復(fù)核是指公文在正式印刷前，文秘部門對(duì)其進(jìn)行復(fù)查審核，重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。 復(fù)核公文一般由機(jī)關(guān)秘書部門專職或兼職的公文審核人員承擔(dān)。復(fù)核的任務(wù)和內(nèi)容如下: 1）審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備 2）復(fù)核文稿的形式內(nèi)容 3）確定發(fā)文字號(hào) 4）確定文件的分送單位和需要印制文件的總份數(shù) 5）確定文件的發(fā)出方式 6）批注印制文件的總份數(shù)和文件的發(fā)出方式 7）下達(dá)印制文件任務(wù) 8）完善文件定稿格式 9）發(fā)文登記 表3—2打印任務(wù)單標(biāo)題擬稿部門打印方式打字油印復(fù)印謄影速印膠印裝訂打印份數(shù)完成期限完成時(shí)間打印人字?jǐn)?shù)差錯(cuò)字?jǐn)?shù)差錯(cuò)率校對(duì)人 表3—3發(fā)文目錄賬簿文號(hào)文件標(biāo)題簽發(fā)人擬稿部門密級(jí)緩急發(fā)往范圍總份數(shù)登記日期發(fā)出日期封套號(hào)明細(xì)賬頁(yè)歸卷號(hào)表3—4發(fā)文明細(xì)賬簿文號(hào)文件標(biāo)題總份數(shù)發(fā)往機(jī)關(guān)份數(shù)份號(hào)發(fā)往機(jī)關(guān)份數(shù)份號(hào)存檔余存3.4.5繕印 1）繕印 繕印是根據(jù)發(fā)文定稿制成文件正本的過(guò)程?！翱槨敝缚槍懼`清；“印”指印制，有打印、鉛印、膠印、復(fù)印等方式?？樣?yīng)注意以下問(wèn)題: （1）必須忠實(shí)于經(jīng)過(guò)審核簽發(fā)的定稿，不允許隨意改動(dòng)原稿的文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、格式，也不允許調(diào)換原稿的段落。 （2）版面設(shè)計(jì)要美觀大方；用紙、格式、印刷等要符合相應(yīng)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，符合《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》中的相應(yīng)規(guī)定等；字體大小得當(dāng)，疏密相宜，字?jǐn)?shù)和頁(yè)數(shù)的多少相適應(yīng)，要避免出現(xiàn)末頁(yè)無(wú)正文的現(xiàn)象；繕印過(guò)程中要防止出現(xiàn)多頁(yè)、缺頁(yè)、倒頁(yè)的問(wèn)題。 （3）繕印過(guò)程中應(yīng)注意做好保密工作，不得讓無(wú)關(guān)人員隨意翻閱原稿和印制的文件。 （4）繕印程序如有必要還應(yīng)建立相應(yīng)的登記制度。 2）校對(duì) 校對(duì)，是指以簽發(fā)的原稿（即定稿）為底本，對(duì)繕印的校樣進(jìn)行格式和文字核對(duì)校正工作。校對(duì)應(yīng)注意以下問(wèn)題: （1）初校與復(fù)校相結(jié)合。 （2）以定稿為依據(jù)。 （3）校改時(shí)文字要牽出版心。 （4）校對(duì)工作完畢后，還應(yīng)對(duì)文件的格式、各類附加標(biāo)記作全面的復(fù)查，復(fù)查無(wú)誤后，在發(fā)文稿紙的校對(duì)人欄目中填寫校對(duì)人的姓名日期，然后付印?！狙a(bǔ)充閱讀材料3—2】校對(duì)的方法3.4.6用印 1）用印 用印，是指在印制或繕寫好的文件落款處加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)或部門的印章。以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義的發(fā)文，應(yīng)當(dāng)加蓋領(lǐng)導(dǎo)人的名章。 用印需注意以下幾點(diǎn): （1）用印必須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由掌管機(jī)關(guān)印章的專門人員經(jīng)手進(jìn)行。 （2）用印文件的制發(fā)機(jī)關(guān)必須與印面一致，用印文件的內(nèi)容必須與簽發(fā)的定稿相符，否則不得用印。 （3）用印時(shí)，印面要端正清晰，用印的位置要正確。 （4）要根據(jù)發(fā)文的印數(shù)核實(shí)用印的份數(shù)，超過(guò)印數(shù)的不能用??；要防止將印章錯(cuò)蓋在漏印的空白紙上。 （5）送印刷廠印制的文件，如需套印機(jī)關(guān)印章時(shí)，應(yīng)派專人送取。 （6）通過(guò)報(bào)刊等發(fā)布文件時(shí)，簽發(fā)稿上應(yīng)加蓋印章。 （7）文件蓋印后，應(yīng)將文件定稿和存本留下歸檔。 表3—5

用印登記簿日期用印部門用印文件標(biāo)題件數(shù)批準(zhǔn)人用印人經(jīng)手人備注 2）裝訂 裝訂是制作公文的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。裝訂文件的方法是將文件每張一摞按頁(yè)碼順序排列放置,按順序在每摞上拿下一張,組合成一份文件。每份文件不缺頁(yè)、不多頁(yè)、不倒頁(yè)。把每份文件的下邊和右邊整理齊,在文件左側(cè)裝訂。每份文件應(yīng)上下裝訂兩個(gè)訂書釘。兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷纳舷赂?/4處,允許誤差4mm。釘鋸距離左紙邊為3～5mm。3.4.7登記 登記,是指文件用印之后、封發(fā)之前,對(duì)文件主要內(nèi)容進(jìn)行登記、檢查的環(huán)節(jié)。其作用主要是為了便于對(duì)發(fā)文的管理、統(tǒng)計(jì)和核查。 發(fā)文登記一般使用簿冊(cè)式。采用簿冊(cè)登記,一般以年度為單位,每年使用一冊(cè)。一個(gè)單位常常有三種發(fā)文登記簿,即內(nèi)收發(fā)的“發(fā)文登記簿”（見表3—6）、內(nèi)收發(fā)對(duì)外收發(fā)的“送文登記簿”和外收發(fā)的“分發(fā)文件登記簿”。 表3—6發(fā)文登記簿順序號(hào)文號(hào)文件標(biāo)題簽發(fā)人擬稿部門密級(jí)緩急發(fā)往機(jī)關(guān)總份數(shù)發(fā)出方式登記日期發(fā)出日期封套號(hào)歸卷號(hào)3.4.8分發(fā)分發(fā),是指對(duì)印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放范圍進(jìn)行分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)。分發(fā)環(huán)節(jié)由文秘部門的內(nèi)收發(fā)擔(dān)任,工作內(nèi)容有書寫封面、裝入文件、封口和發(fā)送。文件印制完畢即交內(nèi)收發(fā),內(nèi)收發(fā)在分發(fā)程序進(jìn)行前,應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)待發(fā)文件的份數(shù)（含附件數(shù)）,并檢查有無(wú)遺漏（如漏蓋公章等）和錯(cuò)誤（如缺頁(yè)或倒頁(yè)等）。然后根據(jù)主送、抄送機(jī)關(guān)分別裝封,正確書寫封皮內(nèi)容,如有需要,還要加蓋密級(jí)、急件印戳,經(jīng)核對(duì)封皮及封裝的文件之后,將封口封緘。絕密文件還應(yīng)在封口處加蓋專用密封章或粘貼密封標(biāo)簽。 表3—7發(fā)文通知單發(fā)往單位:第一聯(lián)年月日文件名稱文號(hào)（或文件內(nèi)容）份數(shù)起止份號(hào)備注登記人收件人收到日期年月日說(shuō)明：此聯(lián)由發(fā)文機(jī)關(guān)保存。發(fā)文通知單發(fā)往單位:第二聯(lián)年月日文件名稱文號(hào)（或文件內(nèi)容）份數(shù)起止份號(hào)備注登記人收件人收到日期年月日說(shuō)明：此聯(lián)請(qǐng)收件人簽名并加蓋公章退回。

××××辦公室3.5收文處理 《辦法》指出:“收文處理指對(duì)收到的公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核擬辦、批辦、承辦、催辦等程序?！?.5.1簽收 簽收是收文處理的首要環(huán)節(jié)。只有對(duì)發(fā)送來(lái)的文件進(jìn)行了簽收，能對(duì)收文進(jìn)行處理。一般大中型機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，在辦公室都設(shè)立外收發(fā)和內(nèi)收發(fā)。外收發(fā)一般設(shè)在本單位門崗的收發(fā)室，負(fù)責(zé)簽收郵電部門投遞來(lái)的非保密的掛號(hào)件、速遞件、電報(bào)、傳真件和外單位派人送來(lái)的非保密的函件。外收發(fā)在簽收文件時(shí)，要進(jìn)行清點(diǎn)，逐件檢查封套上的收件單位名稱是否是本單位，若封套破損、散包、被拆封，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)查明原因，作適當(dāng)處理。經(jīng)清點(diǎn)檢 查無(wú)誤后，才能簽名驗(yàn)收。3.5.2登記 1）收文登記 收文登記是指將收到的需要登記的文件的有關(guān)特征和日后處理文件的有關(guān)情況在“收文登記賬簿”（見圖3—8）上進(jìn)行記載。“收文登記賬簿”是收文的總賬,記載了收文的基本特征和運(yùn)轉(zhuǎn)處理過(guò)程的軌跡,是收文處理過(guò)程中重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),目的是為了便于處理和管理好文件、查找統(tǒng)計(jì)文件,便于追查問(wèn)題責(zé)任。收文登記要做到“日清日結(jié)日分送”。 表3—8收文登記賬簿收文編號(hào)收文日期來(lái)文單位來(lái)文字號(hào)文件標(biāo)題密級(jí)份數(shù)承辦部門簽收人處理結(jié)果歸卷號(hào)備注 2）收文登記的范圍 需要登記的收文: （1）上級(jí)機(jī)關(guān)或上級(jí)主管部門發(fā)來(lái)的指令性、指導(dǎo)性、需辦理和參閱性的文件。 （2）下級(jí)單位報(bào)送來(lái)的請(qǐng)示性、報(bào)告性、建議性或批評(píng)性的文件。 （3）其他單位發(fā)來(lái)的商洽性或需要答復(fù)的來(lái)函。 （4）上級(jí)機(jī)關(guān)召開會(huì)議印發(fā)的會(huì)議文件材料。 （5）帶有密級(jí)的文件、刊物、資料等。 不需要登記的收文:（1）事務(wù)性通知（征訂報(bào)刊、書籍的通知等）；與本單位無(wú)關(guān)的人事任免通知和啟用印章通知。 （2）日常事務(wù)性公文（介紹信、請(qǐng)柬、感謝信、回執(zhí)單、便函、啟事等）。 （3）無(wú)保密要求的內(nèi)部刊物、資料（工作簡(jiǎn)報(bào)、情況交流、業(yè)務(wù)通訊、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等）。 （4）公開發(fā)布的公文和私人信件等。 3）收文登記的方法 通常使用簿冊(cè)式登記，先將收文進(jìn)行分類，然后按流水順序登記，每類設(shè)一個(gè)賬簿，或在一個(gè)賬簿上用口取紙分類，在口取紙上注明文件類別。一般按如下幾種類別分類: （1）按來(lái)文是否需要保密分類，可分為普通文件和保密文件。保密文件必須單獨(dú)設(shè)立一個(gè)登記賬簿。 （2）按來(lái)文機(jī)關(guān)級(jí)別分類，可分為上級(jí)來(lái)文、下級(jí)來(lái)文、其他單位（平級(jí)、不相隸屬機(jī)關(guān)）來(lái)文。 （3）按來(lái)文的處理要求分類，可分為參閱性公文、承辦性公文。 4）收文登記的要求 （1）及時(shí)、全面。若同一天收文較多,先登記急件和重要件,再登記一般件。在收文處理過(guò)程中,對(duì)于各個(gè)環(huán)節(jié)的處理情況,也應(yīng)及時(shí)登記,以全面掌握收文處理情況,控制收文的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。 （2）登記要字跡工整、清晰,要用鋼筆、碳素筆,不能隨意涂改文字。3.5.3審核分送 收文的審核指內(nèi)收發(fā)人員對(duì)簽收、登記的收文進(jìn)行審查核對(duì),以便分送處理收文。分送收文,指收發(fā)人員對(duì)收文審核后,按照既定的分發(fā)辦法和領(lǐng)導(dǎo)人的批示意見,對(duì)收文進(jìn)行分流處理,或?qū)⑹瘴姆謩e送達(dá)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦部門,供閱文或擬辦、批辦、承辦。收文的審核是分送收文的前提和基礎(chǔ)。 1）收文的審核 《辦法》指出:“收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用公文格式是否規(guī)范。”收文經(jīng)審核后，將不符合《辦法》規(guī)定的公文，經(jīng)辦公廳負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，退回呈報(bào)單位并說(shuō)明理由。 ２）分送收文的原則 （1）按照既定的分發(fā)辦法和領(lǐng)導(dǎo)人的批示意見分送收文。 （2）分送收文要主次分明。首先要分清收文的主次,以保證重要和緊急的收文得到及時(shí)、有效地處理；其次要分清分送對(duì)象的主次,就要遵循“三主”優(yōu)先的原則,即主要領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先、主管領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先、業(yè)務(wù)主管部門優(yōu)先。 （3）分送收文要及時(shí)準(zhǔn)確。分送人員在收文登記、擬辦、批辦之后,都應(yīng)及時(shí)分送收文,并且嚴(yán)格按照分送的范圍分送,不要遺漏和錯(cuò)送。 3）收文的傳閱 收文的傳閱是指分送人員按照辦公室主任的指示或領(lǐng)導(dǎo)人的批示,將單份收文按照一定順序送給幾位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人及部門負(fù)責(zé)人,供閱知或閱批。傳閱的收文一般為單份,不準(zhǔn)或不便或不必復(fù)印收文,又需要分送幾位領(lǐng)導(dǎo)人及部門負(fù)責(zé)人供閱文和閱批收文的情況下,才需要采用傳閱方式分送收文。傳閱收文主要有4種方式,即輪輻式、集中傳閱式、閱文室傳閱式、回傳式,分送人員應(yīng)根據(jù)具體情況選用合適的傳閱方式。對(duì)需要傳閱的文件,傳閱前應(yīng)填寫“文件傳閱單”（見表3—9）,將其附在文件前面,隨文件一起運(yùn)轉(zhuǎn),供領(lǐng)導(dǎo)人閱后簽字和填寫批示意見。 表3—9文件傳閱單來(lái)文單位文件字號(hào)密級(jí)收到日期收文號(hào)標(biāo)題（內(nèi)容）：姓名分送時(shí)間簽字退回時(shí)間批示備注： 4）分送收文的要求 （1）在分送收文時(shí),應(yīng)當(dāng)鑒定文件價(jià)值。對(duì)需要?dú)w檔保存的收文,在分送前應(yīng)當(dāng)在文件首頁(yè)右上角加蓋本機(jī)關(guān)收文章,還可加蓋清退文件的戳記,以促進(jìn)文件的收集。(2）對(duì)承辦性收文,在文件前面附上“收文批辦單”（見表3—10）后分送,供擬辦、批辦、承辦使用。 （3）對(duì)較長(zhǎng)的收文,秘書應(yīng)撰寫“提要”或“摘要”,附在文件前面,然后分送領(lǐng)導(dǎo)人供參閱。 （4）嚴(yán)格分送手續(xù)。分送收文,包括傳閱收文,應(yīng)當(dāng)履行簽字手續(xù)。（５）分送收文,應(yīng)當(dāng)及時(shí)在“收文登記賬簿”上記載收文運(yùn)轉(zhuǎn)辦理情況。表3—10收文批辦單來(lái)文單位收文號(hào)文件標(biāo)題擬辦意見：年月日批辦（示）意見：年月日處理結(jié)果：年月日3.5.4擬辦1）擬辦的概念 擬辦是對(duì)需要辦理和答復(fù)的收文提出的初步辦理意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。 2）擬辦的人員和文件范圍 擬辦人員有兩類:一是秘書部門的擬辦人員，包括辦公廳主任或大機(jī)關(guān)辦公室專職擬辦的秘書，負(fù)責(zé)對(duì)綜合性的、分送人員難于確定承辦部門的、方針政策性的、問(wèn)題重大的、偶發(fā)性問(wèn)題的承辦性收文和上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文提出擬辦意見。二是業(yè)務(wù)部門的擬辦人員，包括業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人或收文承辦人員，負(fù)責(zé)對(duì)專業(yè)性較強(qiáng)的承辦性收文提出具體辦理意見。 3）擬辦意見 提出擬辦意見,是擬辦的核心工作。擬辦人員應(yīng)對(duì)不同情況的收文提出不同的擬辦意見。 （1）擬辦人員提出建議主管領(lǐng)導(dǎo)批示由某個(gè)業(yè)務(wù)主管部門承辦的意見。例如,“請(qǐng)××同志批示,擬由××部門辦理”；“請(qǐng)××同志批示,擬以××部門為主,會(huì)同××部門辦理”。 （2）擬辦人員對(duì)不能確定應(yīng)該由某個(gè)業(yè)務(wù)部門承辦或不便提出辦理方案的重大問(wèn)題的收文,可提出請(qǐng)某位領(lǐng)導(dǎo)人批示的意見。例如,“請(qǐng)××同志批示”。 （3）擬辦人員要充分發(fā)揮參謀助手的作用,應(yīng)提出請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人閱文批示如何辦理的具體意見,不能將擬辦意見按一個(gè)模式都寫成“請(qǐng)××同志批示”。 4）擬辦的要求 （1）擬辦意見應(yīng)當(dāng)符合文件的要求又切實(shí)可行。對(duì)緊急公文,還要提出辦理收文的時(shí)限。 （2）擬辦意見應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要,文字準(zhǔn)確,書寫在“收文批辦單”“擬辦”一欄內(nèi),擬辦人應(yīng)簽署姓名和時(shí)間。 （3）應(yīng)將跟收文有關(guān)的文件、背景資料隨同收文一并呈送給領(lǐng)導(dǎo)人,供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。3.5.5批辦 1）批辦的概念 批辦,指機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)人或主要領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)收文如何辦理批示意見。 2）批辦的人員和文件范圍 機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)分管工作的有關(guān)承辦性收文進(jìn)行批辦。主要領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)綜合性、重要的承辦性收文進(jìn)行批辦。凡擬辦的收文,都必須由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批辦。 3）批辦意見 （1）秘書部門提出擬辦意見的收文（擬辦意見中沒(méi)有提出具體辦理方案）,領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)其中的重要文件一般先批示請(qǐng)其他領(lǐng)導(dǎo)人員閱示的意見,在征求其他領(lǐng)導(dǎo)人的意見后,再批示辦理收文的部門、原則和方法；對(duì)一般文件直接批示辦理收文的部門、原則和方法；對(duì)緊急公文還要提出辦理收文的時(shí)限。 （2）領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)提出具體辦理方案的擬辦意見批示表態(tài)性意見。若同意擬辦意見,可批示“同意”；若基本同意擬辦意見,應(yīng)當(dāng)批示補(bǔ)充意見；若不同意擬辦意見,應(yīng)當(dāng)批示糾正意見。 4）批辦的要求 （1）批辦人應(yīng)當(dāng)研討收文,考慮或提出辦理收文的原則意見和基本方法,審查擬辦意見是否合適,及時(shí)批辦。不能不閱讀,輕易表態(tài)批示。 （2）批辦意見應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明,寫在“收文批辦單”的“批辦”欄內(nèi),簽署姓名和日期。批辦意見不要寫在文件的天頭或頁(yè)邊處。對(duì)需要幾個(gè)部門共同承辦的收文,應(yīng)批明主辦部門和協(xié)辦部門,避免幾個(gè)部門責(zé)任不清,相互推諉,影響收文的辦理。3.5.6承辦 《辦法》指出:“承辦部門