淺談如何做好高校校辦秘書工作

淺談如何做好高校校辦秘書工作牛鐳（西北大學(xué)校長(zhǎng)辦公室陜西西安710127）【摘要】做好高校校辦秘書工作應(yīng)做到熟悉職業(yè)內(nèi)涵，發(fā)揮校辦秘書的樞紐作用、助手作用、參謀作用、協(xié)調(diào)作用；鍛煉職業(yè)素養(yǎng)，提高職業(yè)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)；積極開(kāi)展工作，做到求真務(wù)實(shí)和做“學(xué)習(xí)型”秘書，督辦工作重協(xié)調(diào)、文秘工作重規(guī)范、信息工作重質(zhì)量，提升工作品質(zhì)。【關(guān)鍵詞】高校；校辦；秘書；工作高校辦公室秘書是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐。在高等教育快速發(fā)展的新形勢(shì)下，這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作的必要性和重要性已經(jīng)得到充分認(rèn)識(shí)。然而，在工作實(shí)踐中，如何做好高校辦公室秘書工作是一個(gè)值得思考的課題。一、熟悉職業(yè)內(nèi)涵，發(fā)揮秘書作用在高校管理系統(tǒng)中，校長(zhǎng)辦公室處于中樞地位，是承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外和協(xié)調(diào)左右的橋梁和紐帶，工作性質(zhì)和所處的位置決定了其需要承擔(dān)起學(xué)校的綜合協(xié)調(diào)工作，校長(zhǎng)辦公室秘書就是這項(xiàng)工作的實(shí)施者，因此，高校校辦秘書工作具有十分重要的作用?！案咝Ｃ貢邳h政機(jī)關(guān)所承擔(dān)的角色,更集中地體現(xiàn)在高校領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中以及高校秘書與高校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系中。概括地說(shuō),高校秘書基本角色是高校領(lǐng)導(dǎo)的助手，基本職責(zé)和作用是協(xié)助高校領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展高校領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和政務(wù)活動(dòng)”。[1]高校校辦秘書在扮演好自己的角色時(shí)，一般會(huì)發(fā)揮這樣五個(gè)方面的作用：1、校辦秘書的樞紐作用校辦秘書具有承上啟下的樞紐作用，秘書部門具有上級(jí)部門與下級(jí)部門、下級(jí)部門與下級(jí)部門、本校與其他各兄弟院校之間，承上啟下，聯(lián)系左右的樞紐作用。2、校辦秘書的助手作用校辦秘書具有領(lǐng)導(dǎo)的助手作用，助手作用一般體現(xiàn)為協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，比如辦文、辦會(huì)、辦信等等。通過(guò)秘書的服務(wù)來(lái)運(yùn)轉(zhuǎn)，使領(lǐng)導(dǎo)有更多的精力和時(shí)間從事更加重要的事務(wù)。3、校辦秘書的參謀作用高校辦公室秘書的參謀作用體現(xiàn)在日常工作的方方面面，如：文件的草擬，信息的采集，事務(wù)預(yù)案的提供，對(duì)事務(wù)的建議等等。4、校辦秘書的協(xié)調(diào)作用學(xué)校的發(fā)展離不開(kāi)校內(nèi)每個(gè)部門的緊密配合及與校外相關(guān)部門的精誠(chéng)合作，而校辦秘書處在承上啟下、聯(lián)系左右、內(nèi)外的位置，對(duì)于協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系發(fā)揮著巨大作用。二、鍛煉職業(yè)素養(yǎng)，提高職業(yè)意識(shí)高校校辦工作涉及方方面面，就工作職能而言，辦公室承擔(dān)參與政務(wù)、管理事務(wù)、做好服務(wù)三項(xiàng)基本職能。因此，辦公室能否做好，較大程度上取決于秘書所具備的良好的職業(yè)意識(shí)。具體來(lái)說(shuō)校辦秘書的職業(yè)意識(shí)包括三點(diǎn)：1、提高服務(wù)意識(shí)辦公室工作千頭萬(wàn)緒，但究其根本，服務(wù)是中心，以服務(wù)求支持，以貢獻(xiàn)求發(fā)展。因此，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)是做好辦公室秘書工作的思想基礎(chǔ)。體現(xiàn)在具體工作中，就是把為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、為院系部處、為廣大師生服務(wù)作為己任，把服務(wù)貫穿于文秘工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，真正做到上為領(lǐng)導(dǎo)分憂，下為師生解難。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)歸根結(jié)底是為院系部處服務(wù)、為廣大師生服務(wù)、為學(xué)校中心工作服務(wù)。2、提高創(chuàng)新意識(shí)辦公室工作講求堅(jiān)持原則、照章辦事，但一個(gè)優(yōu)秀的辦公室秘書，不能循規(guī)蹈矩，墨守成規(guī)，成為一個(gè)只會(huì)履行職能的機(jī)器。面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)，我們必須跳出僅憑經(jīng)驗(yàn)辦事的舊思維，要培養(yǎng)和不斷強(qiáng)化自己的創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新制度，創(chuàng)新方法，創(chuàng)新辦文辦事的新路子。即校辦秘書要具有應(yīng)變能力，“一些突發(fā)性的事件，往往會(huì)影響管理活動(dòng)的正常進(jìn)行。有時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)不在場(chǎng)，或由于其它客觀原因不能臨時(shí)決策時(shí)，行政秘書就必須具有見(jiàn)機(jī)行事、靈活變通、機(jī)智敏捷的應(yīng)變能力，處理或參與處理這種突發(fā)事件”。[1]3、提高質(zhì)量意識(shí)高校校辦秘書身處學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，直接或間接參與領(lǐng)導(dǎo)黨務(wù)活動(dòng)和政務(wù)活動(dòng)，在高校生活中負(fù)有重要責(zé)任，具有較大作用和影響。因此，必須強(qiáng)化質(zhì)量意識(shí)，培養(yǎng)強(qiáng)烈的政治責(zé)任感和社會(huì)責(zé)任感。日常工作中要從綜合協(xié)調(diào)、公文處理、督查督辦、機(jī)要保密、信息報(bào)送、來(lái)信來(lái)訪等各個(gè)方面確定工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格要求，嚴(yán)加管理，通過(guò)自身樹(shù)立學(xué)校窗口單位的良好形象。即“秘書工作者要高質(zhì)量履行好擔(dān)負(fù)的職責(zé)，完成好上級(jí)賦予的工作任務(wù)”。[2]三、積極開(kāi)展工作，做到求真務(wù)實(shí)要做一名優(yōu)秀的高校校辦秘書，在認(rèn)真做好辦公室日常工作的基礎(chǔ)上，要秉承求真、務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，著重做好三項(xiàng)工作：1、督辦工作重協(xié)調(diào)校辦秘書應(yīng)對(duì)政府教育部門確定的教育工作重點(diǎn)任務(wù)和校黨委和校行政做出的工作要點(diǎn)及時(shí)進(jìn)行細(xì)化分解，分階段進(jìn)行督辦，并抓好各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的督查落實(shí)工作，確保所有督辦事項(xiàng)件件有回音，事事有著落，這就需要秘書講究協(xié)調(diào)策略?！霸诂F(xiàn)代社會(huì)中，協(xié)調(diào)是一種廣泛的社會(huì)活動(dòng)，協(xié)調(diào)能力已成為一種主要的公共關(guān)系能力。這種能力是現(xiàn)代人生活和生存之必需，高校行政秘書尤其需要這種能力”。[3]校辦秘書由于工作中貼近機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，在部門眼中處于一種比較特殊的位置，因此，秘書在傳達(dá)任務(wù)、督辦工作的時(shí)候,都應(yīng)該恪守謙虛謹(jǐn)慎、嚴(yán)于律己的職業(yè)道德。要站在基層部門的角度給予更多的理解，了解其中矛盾，把握協(xié)調(diào)難點(diǎn)，以良好的心態(tài)，融洽各部門之間的關(guān)系，明確各部門的職責(zé)，達(dá)到認(rèn)識(shí)統(tǒng)一，提高工作積極性。2、文秘工作重規(guī)范“文秘工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)辦文辦事的綜合性工作，擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和后勤服務(wù)等任務(wù)，處于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位,具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能”。[4]文秘工作是高校辦公室秘書所具備的基本技能，應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)校機(jī)關(guān)公文辦理程序，加強(qiáng)公文處理每個(gè)環(huán)節(jié)的審核把關(guān)工作，認(rèn)真做好文書檔案的收集、登記和存檔工作，嚴(yán)格遵守機(jī)要文件管理制度和保密工作制度，加強(qiáng)對(duì)自身的培訓(xùn)，用規(guī)范的工作去推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)工作的開(kāi)展，力求使學(xué)校公文處理工作水平有明顯提高。即文秘工作要精，“‘精’是對(duì)公文處理等基本業(yè)務(wù)要精通，明確公文處理規(guī)范”。3、信息工作重質(zhì)量信息是秘書工作必需的重要資源，準(zhǔn)確、及時(shí)的信息是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際、正確地制定工作方針、政策的主要依據(jù)。做一個(gè)好秘書，必須建立一個(gè)高質(zhì)量的信息體系，通過(guò)多收集、整理有用的信息，研究信息內(nèi)容、反映信息情況、提供信息咨詢等形式進(jìn)行信息處理，最終協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策。從事高質(zhì)量信息工作的基本要領(lǐng)是：及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、適用。特別是在瞬息萬(wàn)變的信息時(shí)代，高校秘書人員更應(yīng)強(qiáng)化信息意識(shí)，拓寬信息渠道，建立校內(nèi)校外的信息網(wǎng)絡(luò)，提高對(duì)信息的處理質(zhì)量，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策提供高質(zhì)量的信息資源。一些重要會(huì)議的召開(kāi)、重要文件的出臺(tái)、重要講話的發(fā)表、重大事件的發(fā)生都可能為協(xié)調(diào)工作創(chuàng)造有利時(shí)機(jī)，高校秘書工作人員必須提高信息素養(yǎng)，掌握信息來(lái)源，加強(qiáng)分析能力，要做好‘信息員’。一名優(yōu)秀的信息員不僅要做到腿勤手快，廣泛收集，又要善于合理分析，綜合評(píng)價(jià)，以此來(lái)解決協(xié)調(diào)工作中的‘熱點(diǎn)、難點(diǎn)’，保證綜合協(xié)調(diào)的效率和效力”?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】[1]秦浩波,崔永江.淺談高校秘書的角色意識(shí)[J].佳木斯大學(xué)社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào)，2003（1