航天會(huì)議管理制度

航天會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為加強(qiáng)航天會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國(guó)航天法》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合航天行業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于航天系統(tǒng)內(nèi)各級(jí)單位召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于工作例會(huì)、專(zhuān)題協(xié)調(diào)會(huì)、技術(shù)評(píng)審會(huì)等。

三、基本原則

1.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、時(shí)間和費(fèi)用。

2.會(huì)議組織應(yīng)遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，確保決策科學(xué)、合理。

3.會(huì)議內(nèi)容應(yīng)注重解決問(wèn)題，提高工作質(zhì)量，禁止召開(kāi)無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的會(huì)議。

四、會(huì)議分類(lèi)

1.按照會(huì)議性質(zhì)，分為工作例會(huì)、專(zhuān)題協(xié)調(diào)會(huì)、技術(shù)評(píng)審會(huì)、座談會(huì)等。

2.按照會(huì)議級(jí)別，分為公司級(jí)會(huì)議、部門(mén)級(jí)會(huì)議、項(xiàng)目級(jí)會(huì)議等。

五、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)組織、籌備和實(shí)施。

2.會(huì)議組織者應(yīng)提前制定會(huì)議議程，明確會(huì)議主題、目標(biāo)、參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)等。

3.會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員，確保參會(huì)人員了解會(huì)議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。

4.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議資料齊全，并在會(huì)議前將相關(guān)資料發(fā)放給參會(huì)人員。

5.會(huì)議組織者應(yīng)做好會(huì)議記錄，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。

六、參會(huì)人員職責(zé)

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，確因特殊情況不能參加者，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。

2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，提出建設(shè)性意見(jiàn)和建議。

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)秩序，禁止隨意離場(chǎng)、喧嘩等行為。

4.參會(huì)人員應(yīng)保守會(huì)議秘密，未經(jīng)許可，不得泄露會(huì)議內(nèi)容和決策事項(xiàng)。

七、本制度的解釋權(quán)歸航天系統(tǒng)各級(jí)單位所有，自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：根據(jù)工作需要，明確會(huì)議要解決的主要問(wèn)題，確定會(huì)議主題和預(yù)期目標(biāo)。

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議的主要議題、討論內(nèi)容、報(bào)告事項(xiàng)等，明確每項(xiàng)內(nèi)容的預(yù)計(jì)時(shí)間。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，邀請(qǐng)與會(huì)議內(nèi)容相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員參加。

4.選擇會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)：避開(kāi)參會(huì)人員的工作高峰期，選擇合適的會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)。

5.發(fā)送會(huì)議通知：提前一定時(shí)間將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人員，通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議主題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽到，確保參會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.按照議程進(jìn)行會(huì)議：會(huì)議主持人引導(dǎo)會(huì)議討論，確保會(huì)議內(nèi)容有序進(jìn)行。

4.會(huì)議記錄：指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括主要發(fā)言、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)等。

三、會(huì)議討論與決策

1.會(huì)議議題討論：針對(duì)每個(gè)議題，由相關(guān)人員進(jìn)行匯報(bào)，參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，展開(kāi)討論。

2.會(huì)議決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，對(duì)議題進(jìn)行表決，形成決策。

3.對(duì)決策事項(xiàng)明確責(zé)任人、完成時(shí)限等，確保決策事項(xiàng)的落實(shí)。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果、決策事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)。

2.對(duì)會(huì)議中提出的問(wèn)題和建議進(jìn)行梳理，明確下一步工作計(jì)劃和改進(jìn)措施。

3.對(duì)參會(huì)人員表示感謝，對(duì)會(huì)議組織工作進(jìn)行評(píng)價(jià)。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束。

2.會(huì)議記錄人將會(huì)議紀(jì)要整理好后，及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員，以便大家了解會(huì)議內(nèi)容。

3.會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備等進(jìn)行檢查，確保場(chǎng)地干凈、設(shè)備完好。

六、會(huì)議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)會(huì)議決策事項(xiàng)，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行督促，確保按期完成。

2.對(duì)會(huì)議中提出的問(wèn)題和建議，進(jìn)行整改和落實(shí)，并及時(shí)反饋給相關(guān)人員。

3.對(duì)本次會(huì)議的效果進(jìn)行評(píng)估，為今后會(huì)議的組織和改進(jìn)提供參考。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議主題、議程、討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限等。

3.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人審核后，及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員和相關(guān)責(zé)任人。

4.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布形式可以是紙質(zhì)文檔、電子文檔或電子郵件等。

二、會(huì)議紀(jì)要的閱讀與確認(rèn)

1.參會(huì)人員和相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的2個(gè)工作日內(nèi)閱讀完畢，并對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)。

2.如有對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容有異議或補(bǔ)充意見(jiàn)，應(yīng)在確認(rèn)時(shí)限內(nèi)向會(huì)議組織者提出。

三、會(huì)議決策事項(xiàng)的落實(shí)與跟蹤

1.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中明確的完成時(shí)限，制定具體實(shí)施計(jì)劃，并開(kāi)始執(zhí)行。

2.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。

3.如遇問(wèn)題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者報(bào)告，尋求支持和協(xié)助。

四、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況的反饋與評(píng)估

1.責(zé)任人應(yīng)在完成決策事項(xiàng)后，向會(huì)議組織者提供完成情況報(bào)告。

2.會(huì)議組織者應(yīng)收集反饋信息，對(duì)會(huì)議決策事項(xiàng)的落實(shí)效果進(jìn)行評(píng)估。

3.對(duì)于未按期完成的決策事項(xiàng)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并重新明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照單位檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.需要查閱會(huì)議紀(jì)要的人員，應(yīng)按照單位相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循保密原則，未經(jīng)許可不得泄露會(huì)議內(nèi)容和決策事項(xiàng)。

六、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況的監(jiān)督與考核

1.會(huì)議組織者應(yīng)建立健全會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)責(zé)任人的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

2.將會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況納入單位績(jī)效考核體系，對(duì)責(zé)任人執(zhí)行不力的情況進(jìn)行問(wèn)責(zé)。

3.對(duì)會(huì)議紀(jì)要落實(shí)工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)工作積極性。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政部門(mén)或會(huì)議室管理部門(mén)提交申請(qǐng)。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議主題、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間、所需設(shè)備等信息。

3.行政部門(mén)或會(huì)議室管理部門(mén)根據(jù)預(yù)訂情況合理安排會(huì)議室，并在預(yù)訂確認(rèn)后通知會(huì)議組織者。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備、白板、會(huì)議桌椅等。

2.定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，對(duì)損壞設(shè)備及時(shí)進(jìn)行維修或更換。

3.會(huì)議室環(huán)境應(yīng)保持整潔、安靜，室內(nèi)溫度、濕度適中，為參會(huì)人員提供舒適的環(huán)境。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘進(jìn)入會(huì)議室，檢查設(shè)備、資料準(zhǔn)備情況等。

2.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，遵守會(huì)議紀(jì)律，保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)大聲喧嘩。

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，禁止亂扔垃圾，愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備。

4.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)組織參會(huì)人員清理會(huì)場(chǎng)，關(guān)閉設(shè)備電源，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀。

四、會(huì)議室保密管理

1.會(huì)議室應(yīng)采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等，確保會(huì)議安全。

2.會(huì)議過(guò)程中，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容和決策事項(xiàng)。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)妥善保管會(huì)議資料，防止信息泄露。

五、會(huì)議室資源優(yōu)化利用

1.提高會(huì)議室使用效率，避免長(zhǎng)時(shí)間占用會(huì)議室，減少空置現(xiàn)象。

2.鼓勵(lì)召開(kāi)視頻會(huì)議，節(jié)省會(huì)議室資源，降低會(huì)議成本。

3.定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為會(huì)議室管理提供決策依據(jù)。

六、會(huì)議室管理責(zé)任與考核

1.明確會(huì)議室管理部門(mén)的管理職責(zé)，對(duì)會(huì)議室預(yù)訂、使用、維護(hù)等工作進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2.建立會(huì)議室管理考核機(jī)制，對(duì)會(huì)議室使用效果、設(shè)備完好率、環(huán)境衛(wèi)生等方面進(jìn)行評(píng)估。

3.對(duì)會(huì)議室管理工作中的問(wèn)題及時(shí)整改，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議室管理流程，提高會(huì)議室